馬安娜

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來(lái)的背景下，大數(shù)據(jù)對(duì)人類的生活方式產(chǎn)生了較大的影響，有利于提高人們的生活效率。檔案管理在高校工作中扮演著重要的角色，其任務(wù)相對(duì)繁重，數(shù)據(jù)信息量大且種類多，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式并不能夠適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要。本文主要探討大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革與優(yōu)化，從而提高高校檔案管理水平，更加高效的為內(nèi)部人員提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)，時(shí)代，高校，檔案管理，模式

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，高校必須要重視大數(shù)據(jù)的有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化，從而順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，創(chuàng)新檔案管理模式，提高高校檔案管理效率，更好的為高校內(nèi)部人員提供高質(zhì)量的服務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式變革

1）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。高校在以往的檔案管理過(guò)程中主要是通過(guò)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存和管理，紙質(zhì)檔案在保存管理的過(guò)程中耗費(fèi)的時(shí)間和精力相對(duì)較多且成本較大[1]，但是在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，充分的利用計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)不僅僅方便查詢和儲(chǔ)存，同時(shí)也能夠提高對(duì)數(shù)據(jù)的利用效率，而且有利于降低工作人員的工作壓力，提高檔案的使用效率。

2）有利于部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。在高校對(duì)于檔案管理的過(guò)程中，各個(gè)職能部門都有檔案數(shù)據(jù)，因此高校必須要針對(duì)不同的部門，從而建立相關(guān)的數(shù)據(jù)管理制度，在需要檔案信息時(shí)加強(qiáng)各部門之間的同步協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)資源信息的快速提取，保證檔案使用的時(shí)效性。

3）制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。結(jié)合實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校的檔案管理工作是體現(xiàn)其核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料的整理，有利于推動(dòng)學(xué)校工作的順利開(kāi)展，因此高校管理人員必須要意識(shí)到檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略所發(fā)揮的重要作用[2]，從而利用龐大的資源對(duì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行研究，保證能夠?qū)崿F(xiàn)豐富資源，并加快查詢速度，最終實(shí)現(xiàn)互動(dòng)性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)管理戰(zhàn)略。

4）對(duì)檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和處理分析。高校在對(duì)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，可以先在原有的數(shù)據(jù)上進(jìn)行基本的整合工作，根據(jù)各個(gè)學(xué)院的實(shí)際情況對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行分類，從而納入數(shù)據(jù)庫(kù)[3]，其次要對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)施相關(guān)的校對(duì)，對(duì)一些超過(guò)年限的數(shù)據(jù)及時(shí)的進(jìn)行刪除，保證數(shù)據(jù)管理的模式化，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，最后利用數(shù)據(jù)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的管理工作。

5）注重對(duì)數(shù)據(jù)的歸檔和保存，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分類。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效運(yùn)用，能夠?qū)n案的數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置，從而保證其時(shí)效性，因此為了使檔案數(shù)據(jù)查詢的過(guò)程中更加方便快捷，我們可以按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，保證數(shù)據(jù)管理更加科學(xué)化，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化

1）滲透現(xiàn)代化的檔案管理理念。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，各種智能設(shè)備已經(jīng)覆蓋到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，因此檔案管理模式必須要緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐不斷的進(jìn)行改革和創(chuàng)新，高校也要及時(shí)的滲透現(xiàn)代化的檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率[4]。高校必須要對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理理念不斷的宣傳和推廣，對(duì)其帶來(lái)的重要意義進(jìn)行宣講，同時(shí)也要使檔案管理部門不僅僅是完成檔案的儲(chǔ)存工作，更是能夠?qū)n案資料能夠被人們?cè)俅卫茫岣邫n案的使用價(jià)值。在對(duì)檔案歸檔和查詢的過(guò)程中，也要加強(qiáng)各部門和學(xué)生之間的聯(lián)系，從而提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參考。

2）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。在信息化快速發(fā)展的背景下，高校必須要意識(shí)到檔案管理水平的提高至關(guān)重要，因此高校首先要不斷的完善對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而對(duì)部分落后的基礎(chǔ)設(shè)施要及時(shí)的進(jìn)行淘汰。同時(shí)高校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的設(shè)施系統(tǒng)，及時(shí)的進(jìn)行系統(tǒng)更新變投入更多的資金，從而使檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí)[5]。除此之外，高校也要注重檔案數(shù)據(jù)管理的有效利用，檔案數(shù)據(jù)來(lái)源于學(xué)校的各個(gè)職能部門，因此在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中必須要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分門別類，并通過(guò)對(duì)檔案管理軟件和硬件的不斷使用，加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，由于檔案管理對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴性相對(duì)較大，因此我們也要重視在檔案信息掃描的過(guò)程中信息的準(zhǔn)確性。

3）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校在檔案管理的過(guò)程中必須要重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。高校在檔案管理的過(guò)程中首先應(yīng)該注重有計(jì)劃地對(duì)檔案進(jìn)行管理，按照預(yù)期的目的對(duì)檔案針對(duì)性的制定相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。只有在這樣的前提下才能夠預(yù)防檔案管理工作出現(xiàn)混亂狀態(tài)，及時(shí)的避免在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)信息錯(cuò)誤的狀況，提高檔案管理的工作效率[6]。同時(shí)，高校要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的熟練使用，保證對(duì)檔案信息準(zhǔn)確的錄入，并提供在線閱讀等各種檔案服務(wù)形式，對(duì)相關(guān)的工作人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的普及，定期對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，為大家使用檔案過(guò)程中提供最優(yōu)化的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)。

4）重視檔案安全保障系統(tǒng)的建立。高校在對(duì)檔案管理的過(guò)程中必須意識(shí)到信息安全是開(kāi)展檔案管理工作的前提條件，由于高校在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中常常出現(xiàn)檔案被盜或者是發(fā)生火災(zāi)等各種問(wèn)題，因此，高校會(huì)對(duì)檔案的管理工作采取防蟲(chóng)、防潮、防盜、防火等各種安全措施，避免檔案出現(xiàn)安全問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，我們對(duì)檔案的管理主要通過(guò)科學(xué)技術(shù)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于信息數(shù)據(jù)的檔案文件我們必須要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全保障[7]?；趯?duì)傳統(tǒng)檔案管理的保護(hù)措施，現(xiàn)階段高校也必須要注重檔案網(wǎng)絡(luò)安全的有效建設(shè)，可以對(duì)相關(guān)的專業(yè)人員進(jìn)行聘用，及時(shí)的排查網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中存在的安全隱患，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)的采用相關(guān)的補(bǔ)救措施。除此之外，高校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的不斷更新與維護(hù)，并且運(yùn)用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)防火墻等方式，對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全監(jiān)控，避免出現(xiàn)檔案信息泄露等狀況，并使檔案管理工作人員具備一定的法律意識(shí)，及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)。

5）重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。在高校對(duì)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，必須意識(shí)到相關(guān)的檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是保證檔案管理工作的基本條件，由于現(xiàn)在的管理模式主要是依據(jù)于計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此在高校對(duì)檔案管理過(guò)程中，相關(guān)的工作人員不具備專業(yè)的操作能力必然無(wú)法保障工作的有序開(kāi)展。所以高校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須要選取具備于信息技術(shù)的相關(guān)人員來(lái)參與檔案管理工作，并定期地對(duì)大管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使其掌握檔案管理信息化的操作技能與方法，同時(shí)也要開(kāi)展繼續(xù)教育，提高檔案管理工作人員的理論水平，只有高校在重視培養(yǎng)多元化人才的前提下，才能夠滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的需求，保證在出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)具備一定的處理能力，提高高校檔案管理的安全性和保密性。

3 小結(jié)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域越來(lái)越重視數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用，因此高校在檔案管理的過(guò)程中必須要注重現(xiàn)代化水平的提高，不僅僅為人們提供網(wǎng)上資料查閱、檔案接收等功能，同時(shí)也要保障信息采集和資源共享等服務(wù)，為學(xué)校決策提供一定的參考，但是，由于數(shù)據(jù)信息量相對(duì)較為龐大且包含的種類較多，所以高校必須要突破傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的弊端，加強(qiáng)對(duì)檔案管理模式的改革，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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