林妙影

摘 要：醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃的依據(jù)，是醫(yī)院建設(shè)活動的重要記錄，基建檔案管理是醫(yī)院加強制度建設(shè)、提高管理效率的重要保證。當前社會發(fā)展更加注重信息的有效使用，在信息化背景下，增強醫(yī)院基建檔案的信息化建設(shè)對醫(yī)院的發(fā)展具有重要作用，充分利用基建檔案可以幫助醫(yī)院合理規(guī)劃建設(shè)項目，保障醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展，進一步促進我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案;發(fā)展建設(shè);作用

1 前言

醫(yī)院的基建檔案記錄了醫(yī)院全部的基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展建設(shè)項目，不僅包括醫(yī)院建設(shè)項目的施工計劃、施工圖紙、竣工圖、驗收文件等圖文信息，也包括了項目初始以及后續(xù)的使用情況、維修工程等等信息，這些內(nèi)容是醫(yī)院發(fā)展過程的重要記錄，也是工程項目決策和執(zhí)行過程的體現(xiàn)，基建檔案是基建管理中的重要組成部分，施工人員可以通過基建檔案準確了解工程相關(guān)信息，方便對醫(yī)院未來工程項目進一步規(guī)劃和設(shè)想。醫(yī)院的基建檔案與其他檔案的區(qū)別主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，基建檔案具備現(xiàn)實性，檔案中包含的內(nèi)容是醫(yī)院已經(jīng)實施的項目信息，也是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證，未來醫(yī)院的建筑維修、管道維護、器材管理都離不開基建檔案，它可以為醫(yī)院發(fā)展提供現(xiàn)實依據(jù)。第二是基建檔案具備專業(yè)性，醫(yī)院的基建檔案通常由施工人員或者醫(yī)院內(nèi)部的專業(yè)人士編寫，項目通常涉及醫(yī)學(xué)和建筑領(lǐng)域的內(nèi)容，這些內(nèi)容具有專業(yè)性，對醫(yī)院發(fā)展有重要意義。第三，基建檔案通常包含了建筑項目的詳細信息，包括圖文資料、相關(guān)數(shù)據(jù)、工程合同等，醫(yī)院的所有建筑工程都可以在基建檔案中找到，是基建項目發(fā)展完善的重要依據(jù)。第四，基建檔案建立的時間跨度比較長，從醫(yī)院的選址、初期設(shè)計規(guī)劃、地質(zhì)勘測到施工過程記錄和驗收，再到后續(xù)的維修擴建，整個工程持續(xù)時間很長，涉及的文件資料也非常多。

2 醫(yī)院基建檔案管理的作用分析

2.1 充分反映醫(yī)院基建項目的發(fā)展歷程

醫(yī)院的基建檔案通常會記錄醫(yī)院從建立之初到最后建成這段時間內(nèi)的各種建設(shè)信息，充分反映醫(yī)院的各項工程項目，通過基建檔案人們可以清晰了解醫(yī)院的發(fā)展軌跡，包括建立之前對于建設(shè)項目的整體規(guī)劃和初始設(shè)想，建設(shè)項目的具體選址和所在地點的地質(zhì)勘測、水文、地形地貌;建立過程中進行的各項工程實施情況、規(guī)模大小、工程進度和增減變動以及建設(shè)完成后的維護修理、使用情況等等信息，這些信息不僅能夠讓人了解醫(yī)院基建項目的相關(guān)情況，也能夠為醫(yī)院后期的發(fā)展提供依據(jù)?；诨n案對醫(yī)院未來發(fā)展進行規(guī)劃可以有效避免錯誤決策從而規(guī)避風(fēng)險，例如有的項目可能過去制定過但被否決，通過基建檔案中的可行性研究可以剔除不合理的項目，避免重復(fù)進行錯誤決策。

2.2 幫助醫(yī)院進行后期維修工作

醫(yī)院在發(fā)展時可能也會更換地址，在日常運行中也免不了要對一些建筑項目進行維修或者擴建，這些決策通常要基于很多詳細信息，在分析項目的利弊之后綜合決定。為了讓決策過程更有效率，管理者可以利用基建檔案避免失誤，例如基建檔案中對于選址、水文、地質(zhì)等的分析都可以成為未來醫(yī)院擴建的重要參考依據(jù)，檔案中關(guān)于工程項目實施情況的記錄也可以給工程維護提供參考?；n案詳細記錄了醫(yī)院建設(shè)過程中的項目結(jié)構(gòu)、水電工程、管線分布等信息，如果醫(yī)院要對某些建筑布局進行調(diào)整就可以在此基礎(chǔ)上改進，制定科學(xué)的施工方案提高工作效率。完善的基建檔案可以減輕項目實施人員的壓力，如果檔案本身就能夠反映過去實行的項目的情況，即便曾經(jīng)的施工人員以及相關(guān)負責人不在現(xiàn)場也可以準確了解醫(yī)院建筑以及水電管線的信息，以便進行維護工作。

2.3 保障醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展

隨著社會的發(fā)展以及醫(yī)療條件的改善，醫(yī)院以往的規(guī)?？赡懿蛔阋灾挝磥淼陌l(fā)展。醫(yī)院如果要進行擴建來獲得更好的發(fā)展就會考慮到工程項目的成本問題，控制成本是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的重要一環(huán)，如何在有限的項目預(yù)算內(nèi)保證工程項目的質(zhì)量、獲得最大的經(jīng)濟效益是擴建工程的重要目標之一。醫(yī)院的基建檔案恰好可以為這一目標提供助力，基建項目相關(guān)信息可以充分反應(yīng)醫(yī)院建筑布局以及結(jié)構(gòu)，施工人員可以把握擴建項目的施工重點，對項目施工時間、施工細節(jié)、成本預(yù)算等問題做好明確的規(guī)劃，基于以往的信息對擴建工程進行考察，避免施工造成的經(jīng)濟損失，保證擴建工程的有效進行。

3 信息化背景下醫(yī)院基建檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 檔案管理工作重視程度不高，管理意識有待提升

由于基建檔案通常無法給醫(yī)院創(chuàng)造直接的收益，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于基建檔案管理工作缺乏重視，沒有建立科學(xué)合理的基建檔案管理方式。一些醫(yī)院管理者認為基建檔案在醫(yī)院日常經(jīng)營中發(fā)揮的作用非常有限，這就導(dǎo)致相關(guān)管理人員缺乏應(yīng)有的責任心，輕視基建檔案的編寫工作，往往在工程項目即將驗收時才安排人員開始編寫檔案內(nèi)容，但因為工程持續(xù)時間比較長，很多原始材料可能會丟失且不能及時彌補，導(dǎo)致基建檔案專業(yè)性降低，參考價值也隨之降低。另外，基建檔案的保存和調(diào)取使用都需要專業(yè)人員記錄以便防止相關(guān)人員對檔案進行改動，但很多醫(yī)院缺乏專業(yè)的基建檔案管理人員對檔案進行管理，一旦檔案質(zhì)量出現(xiàn)問題，可能會給醫(yī)院造成一定的經(jīng)濟損失。醫(yī)院本身的不重視也使得施工單位缺乏基建檔案管理的意識，只重視施工進程，忘記給醫(yī)院提供詳細的施工數(shù)據(jù)、圖文信息等，也可能造成信息的遺漏。

3.2 缺乏專業(yè)的基建檔案編制人員

基建檔案的編制缺乏專業(yè)人員負責，大部分醫(yī)院的基建檔案都是負責施工的工程人員代為編寫的，施工人員只清楚工程的細節(jié)，不了解醫(yī)院對基建檔案的要求，也缺乏基建檔案編制的專業(yè)性，因此很多基建檔案都會出現(xiàn)細節(jié)缺失的問題，例如檔案資料中一些表格格式缺乏規(guī)范性，文字材料不細致，重要證明材料丟失等等。施工單位對于基建檔案的重視程度也不高，針對醫(yī)院的基建檔案不會設(shè)立專門的人員和制度進行保管，在編制完成后可能由于保存不當造成檔案的損壞或者丟失。另一方面，由于基建檔案也包括了很多工程造價、投標價格、相關(guān)合同等，這些內(nèi)容是后期醫(yī)院接受審計調(diào)查的重要參考依據(jù)，也是防范醫(yī)院內(nèi)部貪污受賄問題的有力工具，基建檔案編制的不合理會給醫(yī)院帶來很大的風(fēng)險和隱患。

3.3 基建檔案的管理方法有待提高

很多醫(yī)院缺乏基建檔案的管理工作依然采取的是傳統(tǒng)的方法，即人工收集資料、記錄信息以及對檔案進行分類，這使得基建檔案的管理工作效率不高，也無法滿足當前醫(yī)院發(fā)展的需要。醫(yī)院的基建檔案大多采取紙質(zhì)方式保存，檔案可能會因為天氣、存放時間等因素發(fā)生腐爛或者破損問題，也可能會產(chǎn)生字跡不清晰的狀況，降低基建檔案的質(zhì)量，也給后續(xù)使用基建檔案帶來困難。人工管理基建檔案受限于員工的專業(yè)程度、人員流動性、職業(yè)道德、保密意識等條件，這些都給基建檔案的安全性帶來了威脅。

4 信息化背景下醫(yī)院基建檔案管理發(fā)展對策

4.1 加強相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，引入相關(guān)人才

基建檔案管理過程中離不開專業(yè)技術(shù)人員的支持，基建檔案本身的專業(yè)性要求管理人員具備很強的專業(yè)知識和安全意識，提升相關(guān)管理人員的專業(yè)技能在很大程度上可以保障基建檔案管理的工作處于較高的水平。醫(yī)院應(yīng)當定期邀請專業(yè)人員對相關(guān)管理人員進行知識和技能培訓(xùn)，讓管理人員具備強烈的責任意識和安全意識，熟悉基建檔案管理的規(guī)范化程序和步驟，掌握相關(guān)設(shè)備和軟件的使用方法，做好對基建檔案的分類整理和歸檔工作，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。另外，如果醫(yī)院內(nèi)部缺乏相關(guān)管理人才也可以及時引入，在高校內(nèi)招募有能力、專業(yè)實力強的年輕人，在實際管理過程中不斷提升技能和熟練程度，將他們培養(yǎng)成為有用的人才，為醫(yī)院的未來發(fā)展做出貢獻。

4.2 提升基建檔案管理的重視程度

信息化背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當及時更新管理理念，明確基建檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中的重要性，加強對基建檔案管理工作的重視程度，在醫(yī)院建立起完善的檔案管理制度，制定統(tǒng)一的檔案管理標準和原則，確保檔案管理有章可循、有據(jù)可依。醫(yī)院應(yīng)當支持將信息技術(shù)和設(shè)備引入到基建檔案管理中，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和信息化管理，在醫(yī)院內(nèi)部建立起數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，方便信息在各個部門之間迅速傳播，重視基建檔案的安全工作，定期對網(wǎng)絡(luò)進行維護，保護現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，也可以通過舉辦相關(guān)會議提高相關(guān)部門主管和工作人員的責任意識，提高管理工作的規(guī)范性，優(yōu)化基建檔案管理人員的選拔，同時可以在醫(yī)院內(nèi)部明確責任劃分，以便督促相關(guān)人員謹慎完成工作，提升管理質(zhì)量。

4.3 建設(shè)基建檔案信息化管理中心，規(guī)范管理程序

在當前的信息化背景下，信息的有效性得到了充分挖掘，數(shù)據(jù)信息化也得到越來越多人的重視，醫(yī)院的基建檔案管理應(yīng)當充分運用信息化的思想，發(fā)揮數(shù)據(jù)在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，讓數(shù)據(jù)變得更有價值，這就離不開一些信息軟件的支持，醫(yī)院可以引入信息化管理軟件來規(guī)范基建檔案管理的程序，也可以在醫(yī)院建立一個信息化管理中心，安排專門的人員負責相關(guān)工作，對基建檔案中有價值的數(shù)據(jù)進行挖掘和分析，對信息進行歸類，方便在需要的時候及時調(diào)取信息，保障信息使用的方便快捷。另外，醫(yī)院也可以建設(shè)專門的團隊負責對基建檔案進行管理，在實踐中不斷改進管理方法，創(chuàng)新管理思維，改善檔案管理工作的效率和效果。信息化管理中心建設(shè)完成后還要聘請專家對具體的工作進行指導(dǎo)，進行優(yōu)化和改進，使基建檔案能更好的保障醫(yī)院發(fā)展。

5 結(jié)束語

總而言之，醫(yī)院基建檔案可以給醫(yī)院提供很多有價值的信息，能夠幫助醫(yī)院明確未來的發(fā)展方向，對醫(yī)院長遠發(fā)展有重要作用，它是醫(yī)院各種建設(shè)項目的歷史依據(jù)，能夠給醫(yī)院未來項目維修和改進提供參考，也能夠保障醫(yī)院獲得良好的經(jīng)濟效益。當前的醫(yī)院基建檔案管理依然存在一些問題，在信息化的背景下，醫(yī)院應(yīng)當改進觀念，認識到基建檔案的重要性并采取有力措施改進相關(guān)工作，通過人才引進和培訓(xùn)提高人員的知識技能，引入信息化網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備提高工作效率，規(guī)范管理程序，充分運用信息化思維改進管理程序和方法，提升基建檔案信息的利用效率，從而幫助醫(yī)院獲得長期穩(wěn)定和諧的發(fā)展。

參考文獻

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