麥婉霞

摘 要：檔案管理工作是政府機(jī)關(guān)極為重要的管理活動(dòng)之一。開展檔案管理可以為單位的進(jìn)一步發(fā)展提供更加完整、真實(shí)、有效的原始資料信息，從而對(duì)各項(xiàng)資源進(jìn)行科學(xué)、合理的配置，同樣也對(duì)完善政府機(jī)關(guān)的整個(gè)管理體系起著重要的積極作用。但由于受到傳統(tǒng)管理觀念和模式的影響，檔案管理工作始終處于邊緣化狀態(tài)，制定的制度、采用的工作方法、管理隊(duì)伍的素質(zhì)和能力等方面仍存在一些問(wèn)題。因此在日益復(fù)雜的社會(huì)新環(huán)境中，機(jī)關(guān)檔案管理工作也要順應(yīng)政府改革政策和要求，在吸取傳統(tǒng)工作的精髓的過(guò)程中與時(shí)俱進(jìn)，遵循一定的原則完成工作的質(zhì)的蛻變。在此文章就詳細(xì)的論述了檔案管理工作的內(nèi)容及原則，分析了工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并對(duì)此提出了對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策，作為工作的參考。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān);檔案管理;內(nèi)容原則;存在問(wèn)題;解決對(duì)策

1 引言

檔案管理在政府機(jī)關(guān)單位的發(fā)展過(guò)程中起著非常重要的作用，它是一切活動(dòng)開展所依據(jù)的最原始的憑證，是各項(xiàng)資源得以合理配置的重要參考和指導(dǎo)，它貫穿于單位各項(xiàng)管理活動(dòng)的始終。尤其是在社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理工作的價(jià)值和地位愈加突出和明顯。政府機(jī)關(guān)與其他的企事業(yè)單位不同，它的工作范圍、領(lǐng)域涉及面十分廣泛、繁瑣且對(duì)社會(huì)管理、對(duì)民生發(fā)展都有著極其重要的意義，那么檔案管理工作就必須承擔(dān)起這些責(zé)任和任務(wù)，嚴(yán)謹(jǐn)、有序。從另一方面講，隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案資料的形式和載體也不再局限于紙質(zhì)材料，而是向著紙質(zhì)、視頻、影像、錄音等多元方向發(fā)展，這樣的轉(zhuǎn)變也需要檔案管理工作予以創(chuàng)新和發(fā)展，以此來(lái)滿足當(dāng)前全新的工作需求。但通過(guò)觀察和研究，在具體的工作開展過(guò)程中雖然進(jìn)行相應(yīng)的工作調(diào)整，在一些細(xì)節(jié)之處還是出現(xiàn)了很多問(wèn)題，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

2 檔案管理的內(nèi)容以及原則

2.1 檔案管理工作的內(nèi)容

檔案管理是社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的檔案管理部門直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是各項(xiàng)檔案資料、信息和數(shù)據(jù)的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。從廣義上講，檔案管理工作是一個(gè)極為復(fù)雜的管理體系，在對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行劃分時(shí)也具有一定的層次性。第一層次是檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩部分，而檔案實(shí)體管理又分為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);信息開發(fā)部分則分為信息加工和信息輸出兩部分，其中信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。反映在具體的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中則主要側(cè)重于檔案信息的收集、整理、鑒定、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研這八大環(huán)節(jié)。

2.2 管理原則

政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展必須要遵循以下原則：1）實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。這就要求機(jī)關(guān)單位要建立一個(gè)統(tǒng)一的綜合檔案管理室，并明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作具體責(zé)任人，對(duì)檔案實(shí)行“四統(tǒng)一、一集中”的管理。2）維護(hù)檔案的安全性與完整性原則。要確保檔案數(shù)量和質(zhì)量的完整，也要確保檔案資源能長(zhǎng)期使用、能免于泄露。3）文檔要便于社會(huì)各方面的利用的原則。檔案是否具有價(jià)值，是否能對(duì)社會(huì)、用戶起到積極作用這是管理的根本目的。

3 檔案管理系統(tǒng)目前存在的問(wèn)題

3.1 工作制度不完善

由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理工作并未受到高度的重視，致使管理制度處于滯后性的狀態(tài)，沒有結(jié)合當(dāng)前的工作實(shí)際需求，甚至?xí)赜靡郧暗闹贫葋?lái)管理和指導(dǎo)現(xiàn)在的工作，出現(xiàn)了新瓶裝舊酒的現(xiàn)場(chǎng)。最明顯的就是在檔案的管理、收集環(huán)節(jié)并不規(guī)范。政府機(jī)關(guān)的事務(wù)多而雜，部門之間、工作人員之間都沒有明確的分工和合作，初步形成的檔案資料基本都集中在管理者那里，一旦工作忙碌起來(lái)，會(huì)有遺忘或丟失的可能;同時(shí)由于工作任務(wù)的加重，再加上一些工作性的文件的增多，他們一般都會(huì)關(guān)注到文件的主件，而忽略文件的附件，這些情況的發(fā)生都會(huì)導(dǎo)致資料的不完整。

3.2 工作方法不創(chuàng)新

一般很多管理人員都還是習(xí)慣于人工操作或者是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，對(duì)于信息技術(shù)和設(shè)備的開發(fā)、利用并不徹底，整體的利用率較低;另外數(shù)字化的檔案資源相對(duì)匱乏，也沒有統(tǒng)一的規(guī)范的檔案資源數(shù)據(jù)來(lái)源，幾乎都是每項(xiàng)活動(dòng)、每個(gè)項(xiàng)目需要哪些資料就整理哪些資料，整體上資料的來(lái)源和完整性不高，并且不同部門的信息也是不同的，導(dǎo)致信息的整體性、共享性差。

3.3 工作隊(duì)伍不健全

政府機(jī)關(guān)工作是十分平穩(wěn)的，因此很多工作人員已經(jīng)習(xí)慣了這種現(xiàn)狀，他們并不會(huì)積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)新的知識(shí)來(lái)提升自己，用新的思維和方法來(lái)創(chuàng)新工作，整體上看就缺少了現(xiàn)代的管理意識(shí)和管理能力。再加上專業(yè)的技術(shù)人員數(shù)量較少，很多信息技術(shù)的運(yùn)用也受到了限制。

4 針對(duì)相關(guān)問(wèn)題的解決方案

4.1 完善工作管理機(jī)制

政府機(jī)關(guān)要全面分析當(dāng)前檔案管理工作中的問(wèn)題和漏洞，找出原因積極改正，并且要嚴(yán)格按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定、結(jié)合本單位的實(shí)際發(fā)展情況和工作的實(shí)際需求，制定出更加完善的、科學(xué)的檔案管理機(jī)制，具體而明確的提出對(duì)檔案文件在記錄、收集、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)中的要點(diǎn)、注意事項(xiàng)、原則等，以此來(lái)引導(dǎo)管理人員，提高工作的規(guī)范性。尤其是在檢索方便性和保管安全性上更要有明確的規(guī)定;其次，要按照資料的價(jià)值高低、部門屬性等因素進(jìn)行相關(guān)的分類，通過(guò)整合之后錄入到計(jì)算機(jī)相應(yīng)的軟件功能模塊中，既能在查閱的時(shí)候一目了然，也能克服檔案過(guò)多、過(guò)雜的問(wèn)題，更重要的是能避免文件的缺漏或遺失。

4.2 加快信息化建設(shè)

要充分且科學(xué)的利用各類先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，提高工作效率。通過(guò)利用各類應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作。在此過(guò)程中要注意不同的檔案管理機(jī)制有著不同的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，因此在構(gòu)建信息網(wǎng)路系統(tǒng)的時(shí)候要依照相應(yīng)的資源體系來(lái)進(jìn)行。另外在進(jìn)行合理的合作數(shù)據(jù)庫(kù)選擇上，應(yīng)保證對(duì)基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障促進(jìn)，通過(guò)其相應(yīng)的時(shí)間調(diào)整，從而確保對(duì)信息傳遞的精確性保障。對(duì)于數(shù)字檔案的規(guī)格管理，其實(shí)際的數(shù)據(jù)目錄，其實(shí)際的服務(wù)體驗(yàn)，也有了較大的成本規(guī)劃處理。最重要的是利用信息技術(shù)來(lái)規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價(jià)值的文獻(xiàn)、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以應(yīng)使用不可擦除型光盤，以免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)導(dǎo)致信息的丟失。

4.3 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

可以與高校合作，從中選擇那些對(duì)口專業(yè)的畢業(yè)生，另一方面在招聘社會(huì)人才的時(shí)候也要注重其思想、作風(fēng)、曾經(jīng)的工作經(jīng)歷、具備的技能等方面，確保應(yīng)聘人員能有安全意識(shí)、保密意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。另外，對(duì)于在職人員，單位要定期組織管理方面、信息技術(shù)方面以及檔案知識(shí)方面的專項(xiàng)講座、教育培訓(xùn)會(huì)等，讓管理人員能及時(shí)的更新、補(bǔ)充和完善自己的知識(shí)框架和業(yè)務(wù)技能，尤其是信息技術(shù)方面的人才更是重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象?？梢怨膭?lì)管理人員參加一些社會(huì)舉辦的培訓(xùn)班，或者聘請(qǐng)專家、教授來(lái)單位開展信息技術(shù)教育活動(dòng)，全面提升管理隊(duì)伍的素質(zhì)和能力。

5 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期，機(jī)關(guān)部門要重視檔案管理工作，并在全面分析工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從制度、隊(duì)伍建設(shè)以及工作模式等方面入手，提出創(chuàng)新舉措，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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