摘 要：高職院校的檔案管控是目前校內(nèi)管控工作開展的重要構(gòu)成環(huán)節(jié)，其包含了極為多元化的教學(xué)資源，因此對(duì)于高職院校的教學(xué)運(yùn)作和學(xué)生管控都有著極為重要的輔助作用。檔案管控是高職院校整體管控工作開展的核心依據(jù)，也是持續(xù)化增進(jìn)學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)化管控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。立足于此，本文將針對(duì)現(xiàn)階段高職院校檔案管控工作應(yīng)該怎樣提升合理化的相關(guān)問題展開整體化探究。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高職院校;檔案管控

檔案管控是高職院校發(fā)展運(yùn)作的基礎(chǔ)依據(jù)所在，不過目前國內(nèi)諸多的高職院校對(duì)于檔案管控工作開展的意義認(rèn)知不夠深入，同時(shí)因?yàn)闄n案其整體內(nèi)容極為的系統(tǒng)化，而相關(guān)的管控體制相對(duì)不健全，這也讓諸多高校的檔案管控工作開展相對(duì)不標(biāo)準(zhǔn)，甚至沒有高校的檔案管控工作更只是賦予形式。在這樣的運(yùn)作背景之下，需要相關(guān)的高職院校從認(rèn)知上充分對(duì)于檔案管控的理解，持續(xù)化提升對(duì)于檔案管控體制的革新以及優(yōu)化，從而達(dá)到全面提升高職院校整體管控工作開展的品質(zhì)效果。

1 高職院校檔案管控工作存在的普遍性問題解析

1.1 檔案管控體制不夠健全

現(xiàn)階段，大部分高職院校都專門設(shè)置了檔案室，不過卻沒有創(chuàng)建有關(guān)的深入化管控體制，在管控工作人員以及設(shè)施方面存在著嚴(yán)重不足的情況，從而也進(jìn)一步導(dǎo)致了管控流程開展不完善，管控責(zé)任劃分不清晰等問題，這需要高職院校的管理層加強(qiáng)此方面關(guān)注，創(chuàng)建健全的檔案管控體制可以全面提高檔案管控的運(yùn)作效率，也可以起到有效保護(hù)檔案整體性的作用，是非常關(guān)鍵的管控舉措。

1.2 管控工作匱乏密切配合

檔案管控工作核心分為收集、整理、存檔、分類等諸多環(huán)節(jié)，收集和整理是其中核心的運(yùn)作環(huán)節(jié)，特別是收集學(xué)生的相關(guān)資料，這需要學(xué)校的所有部門開展全面的密切配合，將各部門管轄范圍內(nèi)的相關(guān)資料文檔匯總給檔案室，讓檔案室開展統(tǒng)一的整理和分類。不過如今諸多的高職院校檔案管控開展進(jìn)程中，通常會(huì)認(rèn)為檔案管控是檔案室其本職工作，跟其它部門沒有太大的關(guān)系，所以相關(guān)部門往往不會(huì)太重視配合檔案室進(jìn)行檔案收集相關(guān)工作的開展，這也直接導(dǎo)致檔案資料收集的效率難以得到充分保障，最終會(huì)引發(fā)檔案收集不完整亦或者是受阻等一系列的問題產(chǎn)生。

1.3 管控方式相對(duì)落后

伴隨著國內(nèi)科技的迅速化發(fā)展，信息化技術(shù)也被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，這也成為當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息化技術(shù)的充分運(yùn)用對(duì)于檔案管控工作而言，無疑是一次非常好的革新機(jī)遇，其可以有效削減管控的人力資源成本，也可以很大程度上提升檔案管控效率，不過國內(nèi)目前的高校檔案管控大部分仍然運(yùn)用以往的紙質(zhì)式檔案，其核心是借助人力來開展分類以及搜索，無疑此種模式已經(jīng)完全無法滿足于信息化時(shí)代的發(fā)展需求，特別是如今檔案的分類更為細(xì)化，內(nèi)容方面也更為豐富化，此種方式對(duì)于檔案管控工作的高效開展無疑起到了一定的阻礙的負(fù)面效果。

1.4 檔案管控工作人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍較低

諸多高職院校在開展整體管控的進(jìn)程中，通常將工作重心幾乎全部放在了教學(xué)水準(zhǔn)以及任課教師的專業(yè)教學(xué)素養(yǎng)方面，針對(duì)檔案管控工作人員的要求相對(duì)較低，因?yàn)橐酝臋n案管控工作核心是通過純?nèi)肆Φ姆绞竭M(jìn)行開展，檔案相關(guān)數(shù)據(jù)資料的收集以及整理的工作效率難以保障，特別是很多檔案管理工作人員的專業(yè)技能還完全停留在相對(duì)傳統(tǒng)的運(yùn)作層面當(dāng)中，對(duì)于諸如信息化技術(shù)的運(yùn)用相對(duì)有限，這便更加需要增強(qiáng)檔案管控工作人員的整體專業(yè)素養(yǎng)提升，讓其可以充分適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從而更好實(shí)現(xiàn)檔案管控的信息化發(fā)展。

1.5 檔案管控隨意性太過凸顯

在高職院校的檔案管控進(jìn)程中，運(yùn)作隨意性相對(duì)比較顯著、相關(guān)檔案資料的無規(guī)則堆放情況較為嚴(yán)重。從校內(nèi)檔案資料的收集、整理、編輯、分類一直到運(yùn)用進(jìn)程中，高職院校的檔案工作人員無法做到面面俱到，諸多具有非常寶貴價(jià)值的檔案資料往往在第一時(shí)間被檔案室收集和入檔，這也造成了很多檔案資源的流失。在檔案類別劃分以及編制進(jìn)程中，嚴(yán)重匱乏合理性分類以及系統(tǒng)化的資源排列，檔案的編目嚴(yán)重匱乏層次性，對(duì)于檔案的分類范疇、周期、方式等相對(duì)比較模糊，相關(guān)的編制問題極為混亂。在檔案存儲(chǔ)的進(jìn)程中，資料的形式、體量等環(huán)節(jié)匱乏統(tǒng)一和規(guī)范化的要求，這也往往造成了人為性對(duì)于檔案的破壞以及相關(guān)珍貴檔案資料流失的問題頻頻發(fā)生。

2 規(guī)范高職院校檔案管控工作的舉措解析

2.1 增強(qiáng)對(duì)于檔案管控的重視度

要?jiǎng)?chuàng)建完善科學(xué)的檔案管控體制，首先需要在意識(shí)層面上充分認(rèn)知檔案管控工作的全面高效化開展對(duì)于高職院校整體教學(xué)工作開展的具體作用，從工作思維層面充分改變對(duì)于檔案管控工作的態(tài)度，這也需要相關(guān)學(xué)校管理層對(duì)于檔案管控開展深入化宣傳，提升教職工對(duì)于檔案管控的意識(shí)，在新生入學(xué)時(shí)候的相關(guān)資料填寫需要全面獲得學(xué)生的有效配合，學(xué)校的其它部門也需要對(duì)于檔案資料的收集和整理貢獻(xiàn)出應(yīng)有的力量，只有進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)校整體對(duì)于檔案管控的重視度，并且在各個(gè)工作環(huán)節(jié)全面推進(jìn)檔案管控的規(guī)范化開展，才可以在很大程度上全面提升檔案管控工作的品質(zhì)。

2.2 健全檔案管控體制

高職院校要充分順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的有效發(fā)展，讓檔案管控工作變得更為科學(xué)規(guī)范化，不僅僅是需要在思想層面上進(jìn)行深入認(rèn)知，同時(shí)還需要全面健全檔案管控體制，運(yùn)用目前國內(nèi)最新的《檔案法》來創(chuàng)建完善科學(xué)的管控體制，明晰具體是工作分工和責(zé)任，創(chuàng)建高標(biāo)準(zhǔn)的管理流程，與此同時(shí)也需要對(duì)于管控工作人員展開全面培訓(xùn)，增強(qiáng)其的他的專業(yè)技術(shù)，并且創(chuàng)建相關(guān)的考核機(jī)制，從而進(jìn)一步促進(jìn)相關(guān)的檔案管控工作人員可以進(jìn)一步依照制定的規(guī)章流程來開展其自身工作。

2.3 增進(jìn)信息化技術(shù)的運(yùn)用

伴隨著信息化時(shí)代的全面發(fā)展，如今充分運(yùn)用信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也成為當(dāng)下各個(gè)領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢(shì)，同樣，高職院校的檔案管控工作也需要緊跟時(shí)代的變遷和發(fā)展。特別是以往的檔案管控工作存在著諸多的弊端，比如整理收集工作效率較低、檢索查閱的流程相對(duì)復(fù)雜、紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間資源等，在通過充分運(yùn)用信息化技術(shù)，可以通過將數(shù)據(jù)資料統(tǒng)一錄入到校內(nèi)終端信息平臺(tái)當(dāng)中，可以全面地彌補(bǔ)以往檔案管控的缺陷之處，節(jié)約各項(xiàng)成本的支出，提升檔案管控效率，有助于檔案管控流程的規(guī)范化開展。

3 結(jié)束語

綜上所述，高職院校的檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管控當(dāng)中所逐步形成和收集且具有保留意義的相關(guān)珍貴數(shù)據(jù)資料，因此可以說高職院校的檔案管控是院校的基礎(chǔ)性保障工作。而在全新發(fā)展時(shí)期下高職院校的檔案管控工作也面臨著諸多的問題，諸如信息化水準(zhǔn)相對(duì)較低、管控體制不健全、相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升等。所以，需要加速推進(jìn)高職院校檔案管控工作的運(yùn)作化流程，同時(shí)進(jìn)一步提升檔案管控的信息化水準(zhǔn)，持續(xù)化完善有關(guān)管控體制，同時(shí)增強(qiáng)對(duì)于檔案管控人員的專業(yè)化培訓(xùn)。只有如此，才可以保障高職院校的檔案管控工作，可以在全新的時(shí)期下充分發(fā)揮出其價(jià)值，同時(shí)也充分起到增強(qiáng)高職院校日常管控品質(zhì)的效果。

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作者簡(jiǎn)介

龍萍（1984-），女，苗族，貴州省安順市西秀區(qū)，助理館員，本科，安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：檔案管理。