郭曉娟

摘 要：高職院校學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間實(shí)踐實(shí)訓(xùn)、學(xué)業(yè)成績(jī)、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等各種情況，直接影響學(xué)生今后的就業(yè)擇業(yè)和成長(zhǎng)發(fā)展。然而，當(dāng)下高職院校對(duì)于學(xué)生檔案管理的重要性缺少認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理存在各種問(wèn)題，使學(xué)生的就業(yè)、學(xué)校的發(fā)展均受到負(fù)面影響。新時(shí)代下，高職院校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，做好教育教學(xué)工作的同時(shí)，應(yīng)針對(duì)學(xué)生檔案管理予以應(yīng)有的重視，與時(shí)代接軌，加快學(xué)生檔案的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化管理。本文首先就高職院校院系學(xué)生檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行闡述，再就高效實(shí)用的管理策略展開探究。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;學(xué)生檔案

前言

高職院校院系學(xué)生檔案是社會(huì)各組織考核、任用、選拔學(xué)生的可靠依據(jù)，也是高校人才培養(yǎng)依據(jù)，主要記錄了學(xué)生在校期間的動(dòng)態(tài)變化情況，包括參加校內(nèi)外實(shí)踐活動(dòng)的情況和在校期間的學(xué)習(xí)和生活情況。在學(xué)生健康成長(zhǎng)、全面發(fā)展過(guò)程中，學(xué)生檔案不可獲取，有著無(wú)法取代的價(jià)值。高職院校要從思想上重視院系學(xué)生檔案管理，并立足實(shí)際采取行之有效的策略，不斷充實(shí)學(xué)生檔案管理內(nèi)容，完善學(xué)生檔案管理體系，督促學(xué)生奮力向前、積極向上，推動(dòng)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展。

一、高職院校院系學(xué)生檔案管理特點(diǎn)

要想建立完善的檔案管理體系，首先要了解并掌握高職院校院系學(xué)生檔案管理特點(diǎn)，只有掌握這些信息，才能有的放矢地制定科學(xué)的管理策略。高職院校院系學(xué)生檔案與普通高校學(xué)生檔案相比具有一些不同，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.多樣化

高職院校院系學(xué)生數(shù)量多、生源范圍廣，既有五年一貫制的學(xué)生，也有普通高中學(xué)生，而且不同的學(xué)生進(jìn)入高職院校的方式、途徑不一樣，加上家庭背景、社會(huì)經(jīng)驗(yàn)等各個(gè)方面存在不同，學(xué)生之間差異突出。所以，院系學(xué)生檔案管理具有多樣化特點(diǎn)，管理人員要認(rèn)真把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量關(guān)，這樣才能保證每一個(gè)學(xué)生的檔案內(nèi)容記錄得準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.周期性

高職院校院系學(xué)生的學(xué)制通常是兩三年，具有較強(qiáng)的流動(dòng)性。這也意味著，院系學(xué)生檔案管理具有周期性特點(diǎn)。

3.應(yīng)用性

為社會(huì)培養(yǎng)高水準(zhǔn)應(yīng)用型人才，這是高職院校人才培養(yǎng)目標(biāo)。因此，在教學(xué)實(shí)踐中，學(xué)校不僅要重視理論知識(shí)教學(xué)，還要給學(xué)生創(chuàng)造實(shí)踐和鍛煉的條件。而學(xué)生檔案記錄學(xué)生在校期間的一切動(dòng)態(tài)變化，所以既包括學(xué)生理論學(xué)習(xí)情況，還包括相關(guān)的技能鍛煉、實(shí)踐活動(dòng)情況。

4.滯留性

高職院校學(xué)生畢業(yè)之后，大多數(shù)都是自謀出路或者選擇進(jìn)入企業(yè)，對(duì)于自身的檔案缺乏重視。而且很多學(xué)生畢業(yè)之后不再與學(xué)校聯(lián)系。這種情況下，學(xué)校檔案部門就會(huì)滯留很多過(guò)時(shí)檔案，這在一定程度上增加了學(xué)校管理學(xué)生檔案的難度。

二、高職院校院系學(xué)生檔案管理的重要性

高職院校檔案記載著學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、工作經(jīng)歷、成長(zhǎng)過(guò)程、綜合表現(xiàn)及參加各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等，關(guān)系到學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)乃至發(fā)展，對(duì)社會(huì)、學(xué)校和學(xué)生個(gè)人有著重要意義。對(duì)高職院校目前學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀的分析研究，高職院校在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，院系學(xué)生檔案管理工作具有重要意義，具體表現(xiàn)為：

1.有助于為領(lǐng)導(dǎo)人員提供準(zhǔn)確決策依據(jù)

高職院校的院系檔案中記錄了各個(gè)專業(yè)的建設(shè)信息、校內(nèi)與校外實(shí)習(xí)基地建設(shè)信息、師資隊(duì)伍信息、學(xué)生就業(yè)信息、教學(xué)管理信息、教學(xué)質(zhì)量信息等等，科學(xué)開展相關(guān)的檔案管理工作，可以為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)人員提供更多決策依據(jù)，有效提升各方面的決策工作質(zhì)量和水平，在科學(xué)開展決策工作的情況下，從根本上增強(qiáng)管理工作效果，促使高職院校教育工作與各方面管理工作的高效化實(shí)施和發(fā)展。

2.有助于為教學(xué)評(píng)估、教學(xué)改革提供依據(jù)

高職院校在院系檔案學(xué)生檔案管理工作中，可以將學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)信息、學(xué)習(xí)成績(jī)信息、素質(zhì)發(fā)展信息等記錄在檔案中，便于在教學(xué)評(píng)估的過(guò)程中提供準(zhǔn)確依據(jù)。與此同時(shí)，院系學(xué)生檔案管理期間，還能按照檔案內(nèi)容全面了解各個(gè)專業(yè)學(xué)生的實(shí)際情況，針對(duì)性制定人才培養(yǎng)方案和課程標(biāo)準(zhǔn)，有效開展課程改革工作，培養(yǎng)新時(shí)期社會(huì)的優(yōu)秀人才。

3.有助于提升學(xué)生教育管理效果

高職院校在開展院系學(xué)生檔案管理工作的過(guò)程中，強(qiáng)化各方面的檔案管理力度，可以結(jié)合學(xué)生的信息、學(xué)習(xí)情況等，制定完善的教育管理方案和計(jì)劃，提升高職院校的院系教育工作效果。與此同時(shí)，還能按照學(xué)生的檔案內(nèi)容，提供相應(yīng)的就業(yè)教育指導(dǎo)、職業(yè)規(guī)劃教育指導(dǎo)的服務(wù)，為學(xué)生指明未來(lái)的職業(yè)發(fā)展方向，形成良好的教育指導(dǎo)作用。

由此可見，在高職院校實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，院系學(xué)生檔案管理工作非常重要，高職院校必須要予以一定重視，在工作中強(qiáng)化院系學(xué)生的檔案管理力度，制定完善的工作方案和計(jì)劃，提升整體管理工作效果。

三、高職院校院系學(xué)生檔案管理策略

1.從思想上重視院系學(xué)生的檔案管理

對(duì)于學(xué)生檔案的管理，很多高職院校并未給予應(yīng)有重視。觀念意識(shí)淡薄導(dǎo)致很多高職院校院系學(xué)生檔案管理工作漏洞百出。由于重視程度不夠，學(xué)校資金設(shè)備配套不齊全，檔案管理工作不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，信息收集不全面或不完善。要想改變這一現(xiàn)狀，需從以下兩個(gè)方面著手：

首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想上重視院系學(xué)生的檔案管理，而且要從上到下提高認(rèn)識(shí)，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生等，對(duì)于院系學(xué)生檔案管理的重要性做到充分認(rèn)識(shí)。在這個(gè)過(guò)程中，學(xué)校各個(gè)部門、管理人員之間應(yīng)當(dāng)互相協(xié)調(diào)，積極做好配合工作，對(duì)學(xué)生檔案管理內(nèi)容及時(shí)補(bǔ)充、及時(shí)收集。學(xué)校要將管理學(xué)生檔案這項(xiàng)工作納入到日常管理體系之中，作為一項(xiàng)重要工作提上日程，甚至作為一項(xiàng)對(duì)相關(guān)部門、管理人員綜合素質(zhì)的考核標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)生檔案管理成為學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

此外，要充分認(rèn)識(shí)班主任、輔導(dǎo)員在學(xué)生檔案管理工作中的作用。從某種程度上說(shuō)，班主任、輔導(dǎo)員與學(xué)生接觸時(shí)間多，對(duì)學(xué)生在?；厩闆r了解最多，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起檔案管理第一責(zé)任人的責(zé)任，及時(shí)補(bǔ)充檔案內(nèi)容，包括學(xué)生個(gè)人經(jīng)濟(jì)情況、心理測(cè)評(píng)、體格檢查等。在實(shí)際工作中，學(xué)校可以通過(guò)校園網(wǎng)、學(xué)校官方微博、微信公眾號(hào)等針對(duì)學(xué)生檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，通過(guò)這種方式增強(qiáng)全校師生的檔案管理意識(shí)，充分調(diào)動(dòng)師生主觀能動(dòng)性。

2.明確檔案管理內(nèi)容并有針對(duì)性完善

學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間的活動(dòng)記錄，包括成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況等。內(nèi)容具有全面性、綜合性、真實(shí)性。然而，當(dāng)下部分高職院校院系學(xué)生檔案內(nèi)容缺乏全面性，或者有所側(cè)重，僅僅詳細(xì)記錄著學(xué)生的學(xué)業(yè)狀況和水平、健康狀況等，而對(duì)學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷、思想狀況等沒(méi)有記錄或者記錄較少。這樣的檔案內(nèi)容不夠完善，導(dǎo)致其價(jià)值和效能的發(fā)揮受到限制。高效管理視角下，管理部門及相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)學(xué)生檔案管理內(nèi)容進(jìn)行明確，然后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行有針對(duì)性的完善，以保證學(xué)生檔案內(nèi)容的科學(xué)性、系統(tǒng)性。一般來(lái)說(shuō)，學(xué)生檔案管理內(nèi)容包含以下幾點(diǎn)：

第一，能力檔案。高職院校強(qiáng)調(diào)學(xué)生技能的培養(yǎng)，學(xué)生的想象力、動(dòng)手力、注意力、思維力、記憶力、觀察力等對(duì)學(xué)生未來(lái)的工作有直接影響，當(dāng)前社會(huì)非?？粗袑W(xué)生的實(shí)踐操作能力、創(chuàng)新能力、問(wèn)題解決能力等。所以，能力檔案是學(xué)生檔案體系中不可或缺的一部分。

第二，素質(zhì)檔案。素質(zhì)檔案主要反映和記載學(xué)生在校期間年度考核、社會(huì)實(shí)踐、黨團(tuán)活動(dòng)、道德修養(yǎng)、思想政治等各個(gè)方面的情況。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、整理學(xué)生參加活動(dòng)的信息資料，并進(jìn)行歸檔，這可以為用人單位了解學(xué)生素質(zhì)情況提供重要參考。

第三，心理檔案。心理檔案涵蓋的內(nèi)容體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是反映學(xué)生心理特點(diǎn)和心理狀況的信息，即學(xué)生職業(yè)能力傾向類型、學(xué)習(xí)心理特征、心理健康狀況、個(gè)性特征、智力水平等。另一方面是影響學(xué)生心理變化的信息，即學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活情況、家庭生活情況、個(gè)人基本情況等。

第四，信用檔案。信用檔案是關(guān)于學(xué)生誠(chéng)信行為記錄的檔案，包括學(xué)生品行記錄、經(jīng)濟(jì)信息、個(gè)人基本信息。其中，品行記錄包括打架斗毆、論文抄襲、考試作弊等不良記錄和助人為樂(lè)、見義勇為等各種榮譽(yù);經(jīng)濟(jì)信息包括勤工助學(xué)、社會(huì)服務(wù)、困難補(bǔ)貼、助學(xué)金等;個(gè)人基本信息包括學(xué)生擔(dān)任的職務(wù)、特長(zhǎng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、專業(yè)、學(xué)籍情況、家庭住址、身份證明等。

檔案管理部門及相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在明確學(xué)生檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上有的放矢地彌補(bǔ)和完善檔案信息，以保證學(xué)生檔案的完整性，提升檔案管理實(shí)效性。

3.重視并加強(qiáng)學(xué)生檔案的信息化管理

高職院校院系學(xué)生檔案的內(nèi)容具有多樣性、豐富性、集中性、真實(shí)性、時(shí)效性等特點(diǎn)，很多信息需要?jiǎng)討B(tài)收集和管理，工作量非常大。要想完成這些工作，僅僅靠手工操作的方式去管理，不僅容易出錯(cuò)，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。為了打破這種費(fèi)時(shí)低效的檔案管理局面，管理人員應(yīng)及時(shí)革新教育理念、與時(shí)俱進(jìn)，重視并加強(qiáng)檔案的信息化管理，通過(guò)信息技術(shù)的介入建立現(xiàn)代化管理體系，從根本上解決學(xué)生信息涵蓋不全、利用率低、管理效率低等問(wèn)題。

第一，做好信息入機(jī)工作。在院系學(xué)生檔案管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)、完整、及時(shí)地將學(xué)生基本信息錄入專用的電腦之中，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。

第二，做好信息共享工作?；谛畔⒈Ｃ艿那疤嵯拢鱾€(gè)管理部門、管理人員應(yīng)相互協(xié)調(diào)，做好資源共享工作，確保在需要的情況能夠隨時(shí)統(tǒng)計(jì)、查詢學(xué)生的個(gè)人信息，隨時(shí)為有資質(zhì)的用人單位以及上級(jí)部門考核學(xué)生提供可靠的學(xué)生個(gè)人信息資料。這樣既能節(jié)省財(cái)力和物力人力，還能提升檔案管理的高效性和準(zhǔn)確性，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，這對(duì)利用和開發(fā)學(xué)生檔案信息具有重要意義。

除此之外，在學(xué)生檔案管理的工作中必須要積極采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，按照學(xué)生檔案的管理特點(diǎn)，采用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)挖掘?qū)W生的信息，豐富、充實(shí)其中的檔案信息內(nèi)容，統(tǒng)一開展院系學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作、整合工作和協(xié)調(diào)工作，確保在大數(shù)據(jù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，提升高職院校院系檔案管理工作的自動(dòng)化水平與先進(jìn)性水平，打破傳統(tǒng)工作的局限性，提升各方面的院系檔案管理工作質(zhì)量。

4.針對(duì)學(xué)生檔案管理建立完善的制度

完善的制度是高效管理的前提條件，這一點(diǎn)同樣適用于高職院校院系學(xué)生檔案管理工作。高職院校院系學(xué)生檔案屬于人事檔案，這一類型的檔案具有保密性特點(diǎn)。高職院校應(yīng)當(dāng)立足學(xué)校實(shí)際情況，在遵循國(guó)家法律法規(guī)的前提下建立健全學(xué)生檔案管理制度，針對(duì)院系學(xué)生檔案的移交、整理和收集提出規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)明確檔案材料查閱程序以及查閱范圍。

學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立專門的檔案管理室，并且為學(xué)生檔案管理配備專業(yè)的管理人員。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，及時(shí)更新其檔案管理理念和方法。在這個(gè)基礎(chǔ)上，建立相關(guān)的責(zé)任制度，明確檔案管理負(fù)責(zé)人，一方面可以防止后期工作中出現(xiàn)各種扯皮現(xiàn)象，另一方面也能提高管理人員的對(duì)檔案管理的重視程度。管理人員要積極配合學(xué)校的日常工作。

對(duì)于學(xué)生檔案，院系不能存放，相關(guān)材料應(yīng)當(dāng)要定時(shí)歸檔。為了方便后期查閱和應(yīng)用，管理人員應(yīng)當(dāng)以收集材料的時(shí)間為順序?qū)n案進(jìn)行排列。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于學(xué)生檔案材料的采集和整理，以一學(xué)年或者一學(xué)期為單位，相關(guān)部門將學(xué)生檔案材料定期移交到專門的檔案管理室。與此同時(shí)，檔案管理室也要根據(jù)實(shí)際情況建立科學(xué)的檔案材料索要制度，不定期或定期向?qū)W校相關(guān)部門、教職工索要需要?dú)w檔的檔案材料，為學(xué)生檔案內(nèi)容的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性提供可靠的保障。

除此之外，針對(duì)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出也要建立相關(guān)制度，確保一人一袋，還要做好相關(guān)的登記工作，保證學(xué)生離校的時(shí)候檔案隨著人走，相關(guān)管理人員要注明學(xué)生檔案的去向、數(shù)量、材料名稱、轉(zhuǎn)出時(shí)間等信息。為了確保高職院校院系檔案管理工作質(zhì)量和水平，在實(shí)際工作中還需制定完善的責(zé)任制度，明確各個(gè)人員的工作責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)在院系學(xué)生檔案管理工作中存在問(wèn)題，必須要嚴(yán)格懲罰負(fù)責(zé)人，從根本上增強(qiáng)院系學(xué)生檔案管理人員的工作積極性，自覺按照規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行任務(wù)，歸納總結(jié)豐富經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真履行自身的職責(zé)，提升整體的院系學(xué)生檔案管理有效性。

結(jié)論

作為高技能高素質(zhì)的專門型勞動(dòng)者，高職學(xué)校是當(dāng)前社會(huì)勞動(dòng)群體中的主力軍，發(fā)揮著重要作用。高職院校要重視并加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，這是培養(yǎng)高職學(xué)生綜合素質(zhì)中不可或缺的環(huán)節(jié)，對(duì)于學(xué)生走得更高更遠(yuǎn)、獲得長(zhǎng)足發(fā)展具有重要意義。面對(duì)當(dāng)前學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題，高職院校及相關(guān)管理人員應(yīng)從思想上給予重視，并針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行深入研究，以問(wèn)題為切入點(diǎn)，從各個(gè)方面進(jìn)行加強(qiáng)、深化，完善學(xué)生檔案管理體系，將學(xué)生檔案的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

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（作者單位：山西衛(wèi)生健康職業(yè)學(xué)院）