卓丹丹

摘? 要：隨著我國(guó)對(duì)高等院校資金投入力度日益加大，高校財(cái)務(wù)工作也變得更加復(fù)雜，在會(huì)計(jì)人員數(shù)量不足的情況下，工作效率問(wèn)題導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員與報(bào)銷師生的矛盾也越來(lái)越多。為了解決該矛盾，越來(lái)越多的高校開(kāi)始推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式，實(shí)現(xiàn)了由窗口式報(bào)銷到網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的轉(zhuǎn)變。然而，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式在發(fā)揮優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，在實(shí)施過(guò)程中也存在不足和問(wèn)題，作為一名高校會(huì)計(jì)人員，非常有必要對(duì)此進(jìn)行研究，并思考下一步的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上預(yù)約;報(bào)銷模式;高校財(cái)務(wù)

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)高等教育日益重視，在人才強(qiáng)國(guó)和科教興國(guó)等戰(zhàn)略的引導(dǎo)下，高校不斷拓寬籌措資金的渠道，財(cái)務(wù)工作量也隨之激增。盡管財(cái)務(wù)部門(mén)采取了措施，如增加報(bào)銷窗口、延長(zhǎng)報(bào)銷時(shí)間等，依然解決不了報(bào)銷難、排長(zhǎng)隊(duì)、工作環(huán)境差等問(wèn)題，反而加大了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，更加深了與報(bào)銷師生之間的矛盾。針對(duì)這一情況，部分高校開(kāi)始積極借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，更新財(cái)務(wù)管理理念，科學(xué)化發(fā)展，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)隨之上線。新事物的產(chǎn)生有利有弊，應(yīng)適時(shí)的進(jìn)行科學(xué)分析，為擴(kuò)大優(yōu)勢(shì)、減少問(wèn)題提出合理的建議。

一、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式在高校財(cái)務(wù)工作中的優(yōu)勢(shì)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式的產(chǎn)生是為了解決傳統(tǒng)報(bào)銷模式中存在的問(wèn)題，我們從報(bào)銷人視角和財(cái)務(wù)人員視角兩個(gè)方面來(lái)分析。

（一）財(cái)務(wù)人員視角

第一，財(cái)務(wù)分工科學(xué)化，業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，面值小、數(shù)量多的票據(jù)會(huì)耗費(fèi)大量的精力去計(jì)算歸集，如出租車票、市內(nèi)公交票、停車費(fèi)等;國(guó)際差旅費(fèi)、會(huì)議注冊(cè)費(fèi)、國(guó)外網(wǎng)站購(gòu)買(mǎi)材料的票據(jù)等，則需要財(cái)務(wù)人員逐筆查詢匯率將其折算成人民幣;憑證摘要、結(jié)算方式等具體信息均需手工錄入，降低了工作效率。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，報(bào)銷人員承擔(dān)了計(jì)算、匯率折算等基本工作，智能的系統(tǒng)設(shè)置能夠自動(dòng)計(jì)算、控制標(biāo)準(zhǔn)，如差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)不超標(biāo)等。新的憑證錄入方式下，在系統(tǒng)里提取預(yù)約單號(hào)，便自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證、資金結(jié)算方式，財(cái)務(wù)人員只需進(jìn)行確認(rèn)和必要的修改，縮短了單筆業(yè)務(wù)的時(shí)間，減少了手動(dòng)輸入的錯(cuò)誤率，提高了工作效率。

第二，核算工作量均衡化。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，經(jīng)常排隊(duì)報(bào)銷的師生對(duì)每個(gè)窗口的情況很了解，哪些會(huì)計(jì)手腳麻利，哪些會(huì)計(jì)偷懶?；?，時(shí)間久了，就造成工作量的不均衡，引發(fā)內(nèi)部不滿。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，所有業(yè)務(wù)均由預(yù)審窗口統(tǒng)一接單并分單，每人的工作量基本均衡，就不會(huì)出現(xiàn)勤快的會(huì)計(jì)工作量越來(lái)越多、耍滑的會(huì)計(jì)越干越輕松的情況，有效避免了因工作量分配不均導(dǎo)致的內(nèi)部矛盾，也提升了總體效率。

第三，改善了財(cái)務(wù)人員的工作環(huán)境，增加了自主安排工作的靈活度。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，長(zhǎng)長(zhǎng)的隊(duì)伍讓報(bào)銷窗口擁擠嘈雜，財(cái)務(wù)人員的心理壓力也隨之增大，尤其是年底，這種環(huán)境容易讓雙方情緒焦躁，當(dāng)報(bào)銷人被告知缺少材料或手續(xù)不全時(shí)，負(fù)面情緒就會(huì)暴發(fā)，產(chǎn)生沖突和爭(zhēng)吵。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，財(cái)務(wù)核算人員不用直接面對(duì)報(bào)銷師生，窗口也不再有人排長(zhǎng)隊(duì)，安靜的環(huán)境極大的緩解了他們的心理壓力，從而更專心高效的投入到工作中去。同時(shí)，所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)均在后臺(tái)處理，每個(gè)人在保證按時(shí)完成工作的前提下，可以根據(jù)自己手中報(bào)銷單的具體情況安排核算順序和資金結(jié)算的時(shí)間。

（二）報(bào)銷人視角

第一，有效的緩解了排長(zhǎng)隊(duì)問(wèn)題，節(jié)省了報(bào)銷人員的時(shí)間精力。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，只有排到隊(duì)的師生才能報(bào)銷，為了能順利報(bào)銷，會(huì)很早來(lái)排隊(duì)，排了半天輪到自己的時(shí)候，被告知手續(xù)不全需要回去補(bǔ)材料，之前的排隊(duì)就白費(fèi)了。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，只要有網(wǎng)絡(luò)，報(bào)銷人可以根據(jù)自己的時(shí)間安排隨時(shí)填寫(xiě)報(bào)銷單，選擇報(bào)銷時(shí)間，時(shí)間靈活性增大;同時(shí)，財(cái)務(wù)增加了預(yù)審接單、分單的流程，在預(yù)審階段，第一時(shí)間就可以發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的票據(jù)或者是缺少材料的情況，讓報(bào)銷人及時(shí)補(bǔ)充，大大節(jié)約了報(bào)銷人的時(shí)間。

第二，報(bào)銷信息科學(xué)化，達(dá)到了資金預(yù)算管理實(shí)時(shí)控制的效果。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，由于對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)定不了解、課題報(bào)銷人不固定、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷信息無(wú)法及時(shí)互通等因素，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因預(yù)算超支而調(diào)賬、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度不清楚等問(wèn)題。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，報(bào)銷人在系統(tǒng)提交報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，需要詳細(xì)錄入經(jīng)費(fèi)的各種信息，更好的掌握了資金使用情況和進(jìn)度，在結(jié)題審計(jì)時(shí)更加胸有成竹，提高了參與度;另外，在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，科技處或財(cái)務(wù)處可以在系統(tǒng)中設(shè)置各類支出的預(yù)算控制額度，報(bào)銷人在網(wǎng)上填制時(shí)，若金額超出預(yù)算控制額度，系統(tǒng)會(huì)無(wú)法保存，項(xiàng)目決算時(shí)也不需要反復(fù)進(jìn)行賬目調(diào)整，有利于報(bào)銷人合理規(guī)劃各項(xiàng)開(kāi)支，自主監(jiān)管各種經(jīng)費(fèi)。

第三，無(wú)現(xiàn)金支付增加了報(bào)銷賬款的安全性和便捷性。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，在記賬憑證完成后，報(bào)銷人需要去出納窗口排隊(duì)，以取得現(xiàn)金、現(xiàn)金卡、支票的形式完成本輪報(bào)銷，一般情況下，刷現(xiàn)金卡僅限于在本校開(kāi)戶銀行辦理的銀行卡，若是沒(méi)有或者忘記帶了，只能取支票去銀行提現(xiàn)，支票是存在有效期的，對(duì)報(bào)銷人來(lái)說(shuō)并不方便。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式取消了現(xiàn)金結(jié)算，開(kāi)通了銀校直聯(lián)的網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)，實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)賬實(shí)時(shí)到賬，避免了報(bào)銷人攜帶現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)，也解決了拿著支票到銀行辦理時(shí)可能造成的時(shí)間延誤。

二、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式在實(shí)踐中存在的不足

第一，報(bào)銷人對(duì)流程和系統(tǒng)不了解，信息填制不規(guī)范，報(bào)銷單返工率較高。新事物的普及不是一個(gè)容易的過(guò)程。年紀(jì)大的教師對(duì)電腦操作不熟悉，缺乏嘗試新事物的積極性， 會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒，想要獨(dú)立完成網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷環(huán)節(jié)是比較困難的。雖然高校教師的學(xué)歷普遍很高，但是財(cái)務(wù)制度有很強(qiáng)的專業(yè)性，一般教師會(huì)了解甚少。即便是財(cái)務(wù)部門(mén)在推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)初期已經(jīng)對(duì)各部門(mén)、學(xué)院有針對(duì)性的開(kāi)展專題培訓(xùn)，依然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，例如，對(duì)系統(tǒng)的操作流程不夠熟練，報(bào)銷信息錄入比較困難;隨意改變資金用途和開(kāi)支范圍，票據(jù)整理匯總后不知該填在哪一類等，各類的不規(guī)范填寫(xiě)增加了退單風(fēng)險(xiǎn)，打擊了報(bào)銷人的信心。

第二，溝通模式的轉(zhuǎn)變，影響雙方溝通，降低報(bào)銷效率。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員是面對(duì)面交流，報(bào)銷單出現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)溝通。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式下，當(dāng)財(cái)務(wù)人員在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，最常采用的方式是打電話，如果報(bào)銷單上預(yù)留的經(jīng)辦人電話號(hào)碼不準(zhǔn)確、或者報(bào)銷人不方便接聽(tīng)電話，就會(huì)錯(cuò)過(guò)及時(shí)溝通的機(jī)會(huì)，影響報(bào)銷進(jìn)度。即使順利的打通電話，想要讓報(bào)銷人清楚了解此次報(bào)銷存在的問(wèn)題也需要解釋較長(zhǎng)的時(shí)間，如果溝通不順利，或者雙方意見(jiàn)產(chǎn)生分歧，會(huì)耽誤其他工作的效率，不利于財(cái)務(wù)工作的順利開(kāi)展。