鄧益青

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674- 1145（2020）03- 106- 02

摘 要 在信息化技術(shù)水平不斷提升的背景下，社會各個領(lǐng)域的檔案管理工作在向信息化管理方向發(fā)展。傳統(tǒng)形式下的人工檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足信息化社會檔案管理的需求。尤其是針對交通檔案管理工作而言，想要提升檔案管理工作效率，就要通過正確運用信息化技術(shù)的方式，對檔案進(jìn)行高效保存與管理，使交通檔案管理工作向信息化方向進(jìn)行全面轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞 交通部門 檔案管理 信息化技術(shù)

城市的發(fā)展與進(jìn)步離不開交通建設(shè)工作，運用信息化技術(shù)正確開展交通檔案管理工作，能夠為后續(xù)高效開展交通建設(shè)工作提供充足的數(shù)據(jù)資源。即便現(xiàn)階段，在實際開展交通檔案管理工作期間，已經(jīng)構(gòu)建了相應(yīng)的檔案管理體系，但是在實際落實該項工作期間，仍然存在一些不足。本文就是開展交通檔案信息化管理工作的重要性入手，圍繞其實際管理現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，針對如何全面提升交通檔案管理信息化質(zhì)量進(jìn)行深入探討。

一、開展交通檔案信息化管理工作的重要性

（一）緊跟信息化發(fā)展趨勢的重要舉措

交通檔案信息化管理工作，是我國交通部門提升服務(wù)質(zhì)量的重要工作環(huán)節(jié)。社會整體發(fā)展?fàn)顩r不斷變化，信息化技術(shù)被交通部門開展檔案管理工作充分運用。通過正確開展該項工作，能夠提升交通部門檔案管理工作效率，保證檔案管理工作的精準(zhǔn)性。傳統(tǒng)形式的交通檔案管理模式下，交通檔案都是都是紙質(zhì)版的，不利于查找和管理。而在充分利用信息化技術(shù)的狀況下，能夠?qū)煌n案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，積極構(gòu)建交通檔案信息管理網(wǎng)站，這樣就可以直接到相應(yīng)網(wǎng)站上查找檔案資料，既能提升交通檔案管理服務(wù)質(zhì)量，同時也能滿足信息化社會發(fā)展需求。

（二）創(chuàng)新交通檔案管理模式的具體表現(xiàn)

交通檔案管理工作量比較大，在實際開展該項工作期間，需要投入大量的時間和精力。而運用信息化技術(shù)開展交通檔案管理工作，能夠節(jié)省相應(yīng)的人力資源和管理時間，對于全面提升交通檔案信息管理效率具有重要幫助[1]。交通檔案管理的內(nèi)容多種多樣，不能只是依賴人工方式對其進(jìn)行管理；為了能夠有效提升管理質(zhì)量、提供檔案服務(wù)質(zhì)量，就要對交通檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，將交通檔案管理的具體內(nèi)容與信息化技術(shù)進(jìn)行融合，推動交通檔案信息化建設(shè)工作順利開展。

（三）提升交通部門服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

交通檔案是我國交通檔案管理部門執(zhí)法過程中運用的重要材料，在處理交通相關(guān)工作內(nèi)容期間，具有重要的應(yīng)用價值。交通檔案管理工作質(zhì)量與交通部門開展各項管理工作具有緊密關(guān)聯(lián)，為了能夠為交通部門工作人員提供工作便利，在實際開展交通檔案管理工作期間，運用信息化技術(shù)，這樣能夠為其高效查找檔案、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、樹立公信力提供重要幫助。

二、交通檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）信息化平臺運用效率低

交通檔案管理部門運用信息化技術(shù)，不僅能夠降低整體行政成本，同時也能讓交通檔案信息需求人員高效率的查找相關(guān)檔案。但是在實際開展交通檔案信息化管理工作期間，交通部門在投入相應(yīng)資金構(gòu)建信息化平臺之后，交通檔案管理人員對信息化平臺的實際運用效率比較低，其并沒有參加專業(yè)性的信息化管理培訓(xùn)活動，導(dǎo)致信息化平臺無法充分發(fā)揮功能作用，對交通檔案信息化管理水平的提升具有相應(yīng)的阻礙作用。

（二）信息化平臺維護(hù)與更新速度緩慢

運用信息化技術(shù)開展交通檔案管理工作的過程中，經(jīng)常會因為信息老化的原因，影響檔案管理效率的提升。如：已經(jīng)建立好的交通檔案內(nèi)容經(jīng)過長時間的保存，如果沒有及時對其進(jìn)行維護(hù)和更新，就會無法保證信息化交通檔案管理的有效性。一些信息化檔案管理人員，主觀認(rèn)為該項工作無需對其進(jìn)行后期維護(hù)與監(jiān)管，導(dǎo)致其信息化管理系統(tǒng)長時間沒有進(jìn)行優(yōu)化和更新，久而久之就會產(chǎn)生系統(tǒng)故障問題，將無法為交通檔案需求者提供相應(yīng)的服務(wù)，并會使檔案資料受損。

（三）信息化管理軟件缺乏統(tǒng)一性

在信息化社會不斷發(fā)展的影響下，我國交通部門實際開展的信息化檔案管理工作，正在向完善性進(jìn)行轉(zhuǎn)變。但是與此同時，交通檔案管理信息化軟件缺乏統(tǒng)一性的現(xiàn)象普遍存在。交通檔案管理人員在運用信息軟件錄入檔案信息的過程中，因為其格式不統(tǒng)一，在后續(xù)查找并運用交通檔案的過程中，就會出現(xiàn)“檔案信息不兼容”的現(xiàn)象，這樣就會打亂交通檔案管理順序[2]。在實際開展交通檔案信息化管理工作期間，我國目前還沒有形成完全統(tǒng)一的軟件格式標(biāo)準(zhǔn)，其就會降低交通檔案管理的實際效果。

三、提升交通檔案信息化管理質(zhì)量的重要方式

（一）強化信息化管理宣傳力度，提升信息平臺利用率

在傳統(tǒng)檔案信息管理模式的影響下，實際開展交通檔案管理工作期間，都是以紙質(zhì)版的交通檔案為主，其存在不易保存、容易破損、不易查找的弊端；在對交通檔案信息進(jìn)行記錄期間，需要耗費大量的時間和精力等。為了能夠全面提升交通檔案信息化管理效率，就要強化信息化檔案管理宣傳力度，讓人們認(rèn)識到運用信息化技術(shù)開展管理工作的重要性，使信息化檔案管理模式成為主流發(fā)展趨勢。交通檔案管理部門針對信息化方案管理的優(yōu)勢，對工作人員進(jìn)行詳細(xì)講解和宣傳，讓工作人員在實際工作期間積極配合交通檔案管理人員工作，進(jìn)而減少工作阻力。此外，還要讓交通檔案信息化管理人員從思想觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，緊跟信息化社會發(fā)展趨勢，提升信息化交通檔案管理平臺運用率[3]。交通檔案管理工作與其他部門管理工作相互協(xié)作，保證檔案信息資料的有效性；每一個信息化管理崗位都要配備具有專業(yè)性的信息軟件操作人員，在做好本職工作的基礎(chǔ)上，全面提升信息化交通檔案管理質(zhì)量。

（二）規(guī)范軟件操作流程，提升信息化建設(shè)效率

很多交通檔案管理人員在利用信息軟件開展管理工作期間，經(jīng)常會產(chǎn)生交通檔案信息錄入格式不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象。為了能夠有效解決這一問題，保證交通檔案信息管理的有效性，就要明確規(guī)定信息化檔案軟件操作流程，明確設(shè)定檔案信息錄入格式，保證信息化管理一致性。如：可以在全國范圍內(nèi)構(gòu)建相同的交通檔案信息納入標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建統(tǒng)一性的檔案信息錄入規(guī)范的，這樣就能夠防止交通檔案信息產(chǎn)生混亂的現(xiàn)象；做好電子交通檔案與紙質(zhì)檔案的銜接工作，防止交通檔案信息產(chǎn)生丟失的現(xiàn)象[4]。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升交通檔案的可查找性和有效性；與IT部門積極溝通互動，信息軟件人員研發(fā)有利于交通檔案管理人員開展管理工作的數(shù)字化軟件；做好交通檔案信息管理人員培訓(xùn)工作，保證實際工作崗位上的檔案管理人員具備準(zhǔn)確使用信息化軟件的能力，進(jìn)而使交通檔案信息化管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。