趙小茗

摘 要：檔案是一種文化，是對(duì)人類文明信息進(jìn)行記錄的一種比較前衛(wèi)的科學(xué)方法。而且整個(gè)社會(huì)文明和科學(xué)知識(shí)的傳承與發(fā)展，都與檔案管理水平息息相關(guān)。檔案管理是檔案管理機(jī)構(gòu)為了人們能快速的查閱所需資料建立的一個(gè)便捷橋梁?？茖W(xué)的檔案管理，能有效的促進(jìn)檔案管理模式的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高效;思考

檔案管理是一種信息管理形式，它不單單是對(duì)檔案進(jìn)行收藏和保存，同時(shí)也要對(duì)檔案進(jìn)行收集和分類，確保用戶更快速簡(jiǎn)便的進(jìn)行信息檢索和檔案的查閱。檔案管理資料是隨時(shí)都在增加的，對(duì)于檔案管理的機(jī)要人員來說，檔案資料的數(shù)量是相當(dāng)大的，所以他們的工作量也可想而知。并且檔案的管理是對(duì)資料的更改和分類的途徑，里面有很多的細(xì)節(jié)工作都是有重復(fù)性的，所以對(duì)他們工作的準(zhǔn)確性和管理檔案的工作效率要求都很高。如果不能確保檔案的確切性，所需人員不能搜索出需要的正確資料，那檔案管理也失去了它的意義。

檔案管理體制的運(yùn)用，是所有相關(guān)部門的建立和治理界限的劃分。各方面的體系和準(zhǔn)則。自新中國成立以來，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)代替了以往的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)，這樣的經(jīng)濟(jì)變遷對(duì)我國的整體發(fā)展有著及其深遠(yuǎn)的影響。同時(shí)也推動(dòng)了我國每個(gè)行業(yè)的整頓與改革。檔案管理體系在我國的行政管理體系中必不可少。新中國成立以來，檔案管理工作就被我國行政部門提上了日程，受到了當(dāng)合國家的重視，并對(duì)檔案管理體制進(jìn)行了多次改革，每次改革都有力的推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、當(dāng)前我國檔案管理的現(xiàn)狀

上個(gè)世紀(jì)七八十年代我國就已經(jīng)設(shè)立了檔案管理體系，也是國際上最早用信息化管理檔案的國家之一，由于社會(huì)的迅速發(fā)展，信息化技術(shù)的發(fā)展也不甘示弱，檔案管理方式的改革和數(shù)據(jù)進(jìn)化的進(jìn)程也越來越快，檔案管理對(duì)人民大眾的服務(wù)體系也日益完善，檔案管理體制也比較穩(wěn)定可靠了。我國檔案管理系統(tǒng)的建立以社會(huì)主義計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制為基礎(chǔ)，并且與同統(tǒng)一的的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制相融合。新中國成立后，國家還處于茫然時(shí)期，檔案管理體制也沒有得到集中的管理狀態(tài)。就當(dāng)時(shí)我國國情來看，國家正處于一塌糊涂的境地，只有高度集中才能積極調(diào)動(dòng)現(xiàn)有的一切資源，推動(dòng)我國社會(huì)主義的整體發(fā)展的步伐。在行政管理體制的重要組成部分里就有檔案管理體制的存在，因此我國的廣大民眾對(duì)此不容忽視。

二、關(guān)于檔案管理的問題因素

1.檔案管理不被大眾和領(lǐng)導(dǎo)重視。當(dāng)今社會(huì)很多人對(duì)檔案管的認(rèn)識(shí)過于片面，還沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)我們的生活所產(chǎn)生的重要影響。在當(dāng)前人們的心中，檔案機(jī)構(gòu)是一個(gè)無關(guān)輕重的單位，無所謂有或沒有。其次就是行政部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理在行政管理中和對(duì)公民合法權(quán)益進(jìn)行保護(hù)的可行性并不認(rèn)可，對(duì)檔案管理的意識(shí)比較薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要能把經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展搞好就行，檔案工作就無關(guān)大局。正因?yàn)闄n案管理工作還沒有完全被大眾認(rèn)可，檔案的管理工作才沒有的向更好的方向發(fā)展。

2.檔案管理的法律法規(guī)不盡完善。檔案管理對(duì)整個(gè)社會(huì)的規(guī)范性比較多，檔案管理還保障了整個(gè)社會(huì)公民的合法權(quán)益。關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)給予廣大群眾權(quán)利和義務(wù)是法律規(guī)范檔案管理的核心內(nèi)容，法律主體享有權(quán)利也必須承擔(dān)義務(wù)。但是，現(xiàn)有的法律法規(guī)對(duì)在檔案管理中參與的私人企業(yè)、檔案中介的團(tuán)體和個(gè)人等社會(huì)和市場(chǎng)主體的權(quán)利和義務(wù)建立的不盡完善。不能有效激發(fā)社會(huì)主體、市場(chǎng)主體和公民參與檔案管理的積極性，不利于激發(fā)各檔案管理主體參與協(xié)同治理的內(nèi)在動(dòng)力。

3.社會(huì)公眾對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)比較片面。社會(huì)檔案意識(shí)就是要求人們對(duì)于檔案和檔案的管理工作的認(rèn)知和重視程度的高低。更是對(duì)一個(gè)國家和地區(qū)的社會(huì)文明成度的一個(gè)衡量標(biāo)尺。目前我國公民對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)在一定程度上還處于萌芽階段，認(rèn)為檔案跟自己的生活掛不上鉤，直接忽略了檔案在我們生活中存在的重要性。作為與我們大眾生活息息相關(guān)的民生檔案，民眾自身要學(xué)會(huì)利用檔案管理的程度和效率，來反映社會(huì)人民對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度。目前有許多人認(rèn)識(shí)不到檔案管理存在的優(yōu)勢(shì)和在我們生活中的作用，對(duì)檔案的儲(chǔ)存，利用檔案管理解決生活中存在的問題認(rèn)識(shí)還不夠高。所以，只有在民眾把檔案運(yùn)用到我們的生活中，才能真正感受到檔案管理對(duì)于我們生活的重要性。這就需要檔案管理的工作者進(jìn)一步的加大檔案管理的宣傳，并適時(shí)地對(duì)民眾進(jìn)行指導(dǎo)，從而提高整體社會(huì)的檔案管理意識(shí)。

4.管理不夠靈活，設(shè)備比較落后?？茖W(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，高新技術(shù)也在不斷的研發(fā)與推廣，許多新生事物不斷的涌現(xiàn)出來，這就意味著檔案管理的形式和內(nèi)容不不在單一，檔案的領(lǐng)域也進(jìn)一步擴(kuò)大。但是，還有很多部門的檔案管理系統(tǒng)比較傳統(tǒng)。有很多檔案管理部門尤其是比較低級(jí)別的檔案工作室，相應(yīng)的硬件設(shè)備不夠齊全，也可能沒有相應(yīng)的軟件工具，更沒有專業(yè)的應(yīng)用人才。檔案管理部門因沒有應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的條件而不能更好的進(jìn)行檔案管理工作，這樣就導(dǎo)致了檔案工作的宣傳力度不夠廣，不夠大。由于檔案管理工作在社會(huì)上的影響不夠大，大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作的了解不夠全面。而檔案管理工作對(duì)整個(gè)社會(huì)群體所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，還沒有被大眾所接納。很多人普遍認(rèn)為檔案管理機(jī)構(gòu)就是保管一些資料，是一個(gè)無關(guān)痛癢的單位。所以，要想促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理部門一定要改變傳統(tǒng)的工作方式，并且通過各種變革，加大檔案管理工作的宣傳力度，促使檔案管理工作能得到人民群眾的理解和支持，與此同時(shí)還要提高檔案管理者自身的檔案管理意識(shí)，使之深入大眾，深入社會(huì)的各個(gè)層次，使得檔案管理工作能有效開展開來。

三、對(duì)檔案管理問題的對(duì)策分析

1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，拓展服務(wù)領(lǐng)域。要想改變以往的檔案管理方式，就要把知識(shí)經(jīng)濟(jì)當(dāng)做核心內(nèi)容，把檔案管理工作的主要內(nèi)容轉(zhuǎn)換為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各種事業(yè)的發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)日程上來。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)與檔案工作的共同進(jìn)步。在提高行政機(jī)構(gòu)檔案工作整體效益的同時(shí)，要把企業(yè)和科學(xué)事業(yè)單位作為重點(diǎn)，從而使檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

2.完善法律法規(guī)，使檔案管理制度有效開展。檔案管理多元主體的協(xié)同治理必須在法律的框架內(nèi)進(jìn)行，出現(xiàn)的各種問題也必須通過完善法律制度來解決，這也是依法治檔的必要途徑。值得慶幸的是，在社會(huì)的不斷發(fā)展中，我國對(duì)檔案的法律法規(guī)的設(shè)定也在不斷的改進(jìn)和完善，檔案行政部門在社會(huì)群體中的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)作用在其中明確的體現(xiàn)了出來。同時(shí)還要鼓勵(lì)信息化產(chǎn)業(yè)和研究單位積極參與檔案的管理和新系統(tǒng)的研究和實(shí)施，以實(shí)現(xiàn)共同推進(jìn)我國檔案的信息化和現(xiàn)代化建設(shè)的最終目標(biāo)。

3.加大檔案宣傳力度，提高社會(huì)群眾的檔案意識(shí)。檔案的管理利用反映了檔案社會(huì)意識(shí)的高低，“以人為本”是檔案管理利用的重點(diǎn)內(nèi)容，同時(shí)也社會(huì)檔案意識(shí)的重點(diǎn)，檔案管理在社會(huì)上能否得到重視與檔案部門和檔案工作者有著直接的關(guān)系，而國民檔案意識(shí)的高低卻直接反映了檔案管理在社會(huì)中的作用價(jià)值。檔案工作者和民眾檔案意識(shí)的相互影響也會(huì)促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。所以要提高社會(huì)人民對(duì)檔案管理的意識(shí)程度，首先要提高檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視度，檔案管理工作看成重中之重。再有就是基于檔案管理人員是與人民群眾直接接觸的群體，更是直接反映了檔案管理機(jī)構(gòu)在外的形象，而且為檔案管理工作形象的傳播有著重要的作用。檔案管理者的服務(wù)素質(zhì)是否良好，會(huì)對(duì)公民對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有著一定的影響。因此，我們的檔案管理人員要時(shí)刻樹立自己在公民心目中的良好形象，積極有效的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宣傳。在對(duì)待服務(wù)對(duì)象是要做到得心應(yīng)手、認(rèn)真細(xì)致、溫和耐心的為人民講解，擺正自己的思想位置，全心全意的為人民服務(wù)。最后，檔案管理人員是檔案管理機(jī)構(gòu)的中心人物，提高人民群眾的檔案管理意識(shí)對(duì)促進(jìn)檔案管理利用的發(fā)展有著及其深遠(yuǎn)的影響。檔案管理者自身業(yè)務(wù)水平和思想素質(zhì)的提高，保障了對(duì)人民群眾的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。與此同時(shí)，人民群眾也要提高自身的檔案管理意識(shí)，密切的關(guān)注與自己有關(guān)檔案管理情況，按照檔案管理制度的要求和過程進(jìn)行查詢和運(yùn)用。兩者之間的相互溝通與配合就能夠推動(dòng)檔案管理的發(fā)展和利用，從而使檔案管理能更好的服務(wù)大眾。

4.加強(qiáng)對(duì)社會(huì)公民檔案信息化的思想教育。檔案管理機(jī)構(gòu)人員的檔案主觀思想和適時(shí)地接受最新檔案管理思維的意識(shí)必須要進(jìn)一步加強(qiáng)，要通過對(duì)檔案法律法規(guī)的守法意識(shí)、對(duì)檔案信息的保密素質(zhì)、宣傳能力，并隨著社會(huì)環(huán)境的變化及時(shí)的更新檔案管理機(jī)構(gòu)的軟硬件的基礎(chǔ)設(shè)備，廣泛進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)資源的收集，從而使檔案信息的管理向更好的法展方向發(fā)展。

四、結(jié)論

通過對(duì)檔案管理法律法規(guī)的不斷完善和檔案管理部門對(duì)檔案管理工作的不斷改進(jìn)和重視，我國的檔案管理事業(yè)和對(duì)檔案的保密工作都取得了前所未有的成就，并有力的促進(jìn)了檔案管理工作的全面發(fā)展。我國檔案管理體制的發(fā)展必須以現(xiàn)代化行政改革的要求為出發(fā)點(diǎn)，并能與現(xiàn)代化公共行政運(yùn)營方式相融合，按照科學(xué)發(fā)展的方向指導(dǎo)檔案管理的創(chuàng)新，建立社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理系統(tǒng)，保護(hù)群眾的合法權(quán)益，更好的服務(wù)大眾。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖輝娟.關(guān)于我國檔案管理體制改革的研究[D].華東師范大學(xué)，2010

[2]陳 菲.民營企業(yè)檔案管理模式研究[D].廣西民族大學(xué)，2013

（作者單位：洮南市退役軍人服務(wù)中心）