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        淺談信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點

        2020-06-28 10:21:33夏韞秋
        大眾科學·下旬 2020年6期
        關(guān)鍵詞:文秘工作特點國有企業(yè)

        夏韞秋

        摘 要:在國有企業(yè)中,文秘工作不僅是一項基礎(chǔ)工作,更是一項特殊工作,對于文秘工作者有著很高的要求。再加上信息化社會的全面到來,計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信等廣泛應(yīng)用在人們的生活與工作中,更需要文秘工作者利用好這些技術(shù)與資源,提高自身的工作效率與質(zhì)量。

        關(guān)鍵詞:信息化;國有企業(yè);文秘工作;特點

        引言:

        文秘工作者的個人能力,將直接影響著整個企業(yè)的工作水平與效率,關(guān)系到企業(yè)的長遠持續(xù)發(fā)展。因此作為文秘工作者,就要明確自身的職責與使命,認識到自身工作的特殊性,能夠高效運用信息化技術(shù),實現(xiàn)工作的井然有序與高效快捷。

        一、信息化背景下國企文秘工作特點闡述

        (一)具有豐富的專業(yè)知識

        國有企業(yè)的范圍較廣,有電力企業(yè)、水利企業(yè)、煤炭企業(yè)等等,因此文秘工作者需具有豐富的專業(yè)知識,才能勝任崗位工作。比如城投類企業(yè)的文秘工作者,就要時刻掌握國家的相關(guān)法律政策,如投融資政策理念、工程建設(shè)、停車場管理方法、新興產(chǎn)業(yè)政策研究、思政方法等等。不僅要積極主動參與到相關(guān)法律政策的學習中,還要具有豐富的工作經(jīng)驗,能夠做到靈活運用。除了掌握以上知識外,還要具備外語的聽說讀寫能力,能夠根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求展開相應(yīng)的工作。

        (二)具有隨機應(yīng)變能力

        文秘工作是一個特殊崗位,對于文秘工作者的隨機應(yīng)變能力也有著很高的要求。在國企工作中,經(jīng)常會遇到一些突發(fā)事件或者無計劃事件,比如臨時接到上級通知組織現(xiàn)場會議,接到相關(guān)職工投訴上訪等,都考驗文秘工作者的隨機應(yīng)變能力。作為文秘工作者,就要針對這些突發(fā)事件,立即展開分析思考,提出相應(yīng)的解決方案與預(yù)警策略,協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成工作。國企文秘工作,其最大的特點還要始終堅持在一線崗位,時刻與上級領(lǐng)導(dǎo)以及同事進行溝通交流,才能保障工作任務(wù)的高效完成。

        (三)具有計算機操作能力

        現(xiàn)階段,計算機辦公方式,已經(jīng)成為了主流。因此國企文秘工作的特點,還要具有計算機操作能力,才能實現(xiàn)辦公的簡潔、快速、高效。作為文秘工作者,就要高效靈活的進行計算機辦公,合理運用各種辦公軟件,比如word、ppt、xls等軟件。此外,還需要具備網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)、應(yīng)用、維護等能力,才能提高工作效率與質(zhì)量。在實際工作中,才能做好信息資料的準確收集、分析、歸類、整理,向上級領(lǐng)導(dǎo)部門傳達準確信息,下達任務(wù)等等。

        (四)具有高超的辦事效率

        具有高超的辦事效率,也是文秘工作的特點之一。隨著現(xiàn)代化社會的飛速發(fā)展,各種信息、數(shù)據(jù)、資料也在不斷增多,傳輸速度也在不斷加快。這為國企文秘工作者也帶來了很大的挑戰(zhàn),只有具有高超的辦事效率,才能靈活、高效處理日常的繁瑣工作,并且掌握一定的技巧與方法。此外,秘書也是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手,需要在緊急時刻為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策與排憂解難,更需要做到認真、細心。

        (五)具有一定的管理能力

        文秘工作者每天都要面對繁瑣、復(fù)雜的工作,還要與領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同事等進行互動交流,才能保障工作的井然有序開展。因此文秘工作者還要具有一定的管理能力,能夠成為領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同事之間有效溝通交流的橋梁,能夠?qū)⒉煌藗兊挠^念準確傳達,能夠?qū)⑵髽I(yè)的精神風貌與文化氣息呈現(xiàn)出來,能夠綜合考慮各種影響因素。

        二、信息化背景下提高文秘工作能力的措施分析

        (一)更加主動學習

        在信息化背景下,作為國企文秘工作者,還要不滿足現(xiàn)在,更加主動學習,才能提高自身的工作能力,做好本職工作。首先,要提高自身的學習意識,主動積極的參與到學習教育中。時刻關(guān)注該行業(yè)的最新動態(tài),認真學習各種法律制度,完善自身的知識結(jié)構(gòu),提高自身的專業(yè)技能。還要積極與他人進行溝通交流,分享自身的心得,交流自身的體驗,虛心向他人請教工作技能與方法。其次,要充分利用閑余時間外出學習,獲得更多的實踐與鍛煉機會,積極借鑒與學習國內(nèi)外先進的工作經(jīng)驗與方法。不僅要拓寬自身本職工作所需要的知識技能,還要拓寬其他方面的知識技能,充分利用各種機會來展現(xiàn)自身的能力。最后,還要營造一個良好的學習氛圍,成為知識技能的宣傳與引導(dǎo)者,鼓勵全體員工都能夠運用信息技術(shù)開展工作,定期參與培訓教育,提高整體的工作效率,加強各個部門、各個人員之間的協(xié)同交流。

        (二)實現(xiàn)信息技術(shù)與管理工作的結(jié)合

        在信息化背景下,海量的數(shù)據(jù)信息增加了文秘工作的難度。因此作為文秘工作者,還要實現(xiàn)信息技術(shù)與管理工作的結(jié)合,能夠高效的展開信息數(shù)據(jù)的識別、傳輸、分析、歸類、管理、運用等工作。首先,要轉(zhuǎn)變自身思想觀念。正所謂思想決定行動,只有先轉(zhuǎn)變自身的思想觀念,提高自身的信息化技術(shù)運用意識,才能在實踐行動中落實信息技術(shù)與管理工作的結(jié)合,讓信息技術(shù)成為開展工作的重要工具。在實際工作中,要能夠在海量的數(shù)據(jù)信息中識別有效信息,并且保證信息的可靠與真實性。然后根據(jù)企業(yè)的實際情況,進行有效信息的運用于管理,建立一個豐富的信息資源庫,為后續(xù)工作的開展,提供可靠的依據(jù)。其次,要提高自身的信息處理能力。實現(xiàn)信息技術(shù)與管理工作的結(jié)合,還要不斷地提高自身的信息處理能力,這樣才能實現(xiàn)文秘工作的自動化、信息化、高效化,實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置與充分利用。在實際工作中,除了學會運用信息技術(shù)進行相關(guān)文件、報告的傳送與匯報外,還要提高自身的信息收集、分析、處理等能力。第一,作為文秘工作者,需要充分利用企業(yè)內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò),并且適當?shù)倪M行拓寬延伸,構(gòu)建屬于自己的內(nèi)部信息網(wǎng)。在數(shù)據(jù)信息的獲取中,能夠通過多種途徑與方式,獲得最全面、可靠、新型的信息內(nèi)容。第二,在信息獲取之后,還要做好信息的識別。在信息化背景下,各種垃圾信息、惡意信息、負面信息也出現(xiàn)在人們的日常生活與工作中,這些信息會嚴重干擾我們的日常工作,因此文秘工作者就要提高自身的信息識別能力。要能夠準確、高效篩選一些無用信息、惡意信息,選用精確的、高質(zhì)量的信息,然后展開實際工作。第三,提高預(yù)測能力。預(yù)測工作的開展,是建立在海量的信息基礎(chǔ)上。因此作為文秘工作者,在信息的識別之后,就要對其未來的發(fā)展方向進行推斷與預(yù)估,要準確判斷這些信息的未來使用價值與內(nèi)容,才能開展下一步工作。第四,提高運用能力。在信息獲取、識別、預(yù)測之后,就需要進行信息的高效運用,這也是信息的最后一個環(huán)節(jié)。文秘工作者在信息運用中,不僅要運用原始的信息進行分解、細化與闡述,還要將自身的看法、觀念融入其中。然后通過相應(yīng)的傳遞方式,傳遞給上級領(lǐng)導(dǎo)和同事,來提高整體的工作效率。

        (三)提高自身文字表達能力

        在信息化背景下,國企文秘工作方式也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。因此作為文秘工作者,還要提高自身的文字表達能力,才能緊跟時代發(fā)展的步伐與潮流,高效處理自身本職工作。在日常工作中,要能夠進行各類信息資料的收集,然后根據(jù)不同的寫作要求,進行稿件的書寫與整理。比如匯報材料、會議紀要、演講稿、通訊信息等各類寫作要求,都需要及時進行資料收集、整理、書寫,然后用相應(yīng)軟件傳遞給上級領(lǐng)導(dǎo)和同事。此外,還要保障書寫內(nèi)容的合理、準確。

        結(jié)語:

        在信息化背景下,對國企文秘工作提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。因此作為文秘工作者,就要高效合理的運用信息化技術(shù),來提高自身的綜合能力,靈活應(yīng)對各種突發(fā)事件,做好自身本職工作,才能獲得長遠持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻

        [1]梁爽.淺論信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點[J].企業(yè)研究,2019,(006):131-132.

        [2]寧文月.信息化時代煤礦企業(yè)文秘工作的技能探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,(1):39.

        [3]劉浩.企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和優(yōu)化策略探究[J].企業(yè)文化(下旬刊),2019,(8):235.

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