潘亞玉

摘 要 高校檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠提升檔案資源的利用效率，與國(guó)家檔案安全體系建設(shè)的要求相符合， 而且還能夠推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化，為檔案管理者任務(wù)量的減輕、工作規(guī)范性的增強(qiáng)帶來(lái)有利作用。不過(guò)當(dāng)前很多高校在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中都面臨著諸多問(wèn)題，整體檔案信息化建設(shè)效果并不理想，本文對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)，并提出一系列完善對(duì)策。

關(guān)鍵詞 高校 檔案管理 信息化建設(shè) 諸多問(wèn)題 完善對(duì)策

1高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)前的時(shí)代是信息化時(shí)代，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都逐漸開(kāi)始向信息化方向邁進(jìn)，越來(lái)越離不開(kāi)計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)，高校是社會(huì)中的重要部分，其要想取得良好的發(fā)展效果，必須要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，對(duì)自身的工作進(jìn)行優(yōu)化。檔案管理是高校中的重要工作，也應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行信息化建設(shè)，如此才能夠順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)，提升檔案管理的有效性。其意義有如下幾個(gè)：第一，能夠提升檔案管理的效率。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，高校擴(kuò)招更為普遍，檔案信息也更多，并且更為復(fù)雜，通過(guò)開(kāi)展信息化建設(shè)，能夠借助于計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各個(gè)方面的檔案進(jìn)行搜集和管理，這就能夠增強(qiáng)檔案管理的效率。第二，能夠緩解檔案管理者的工作壓力。傳統(tǒng)手工檔案管理模式下，檔案管理者的工作任務(wù)較重，且工作內(nèi)容較為復(fù)雜，工作過(guò)程中往往容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，不利于檔案信息的準(zhǔn)確。而通過(guò)信息化建設(shè)則能夠嚴(yán)格依據(jù)各項(xiàng)流程開(kāi)展檔案管理，從而能夠確保檔案管理符合規(guī)定，并且計(jì)算機(jī)相關(guān)的系統(tǒng)還能夠自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸類(lèi)和整理，這就能夠降低檔案管理者的工作壓力。

2高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1缺乏檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，也具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，只有做好相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，才能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)提供應(yīng)有的參考依據(jù)，從而推動(dòng)檔案管理信息化的更有力進(jìn)行。然而就當(dāng)前的情況來(lái)看，很多高校在實(shí)際發(fā)展中都沒(méi)有構(gòu)建健全的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，雖然一些高校根據(jù)自身情況確立了這方面的標(biāo)準(zhǔn)，但是由于不同高校之間缺乏溝通與交流，所構(gòu)建的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，這對(duì)于檔案信息的共享以及數(shù)據(jù)流通等都帶來(lái)了不利影響，信息孤島效應(yīng)較為顯著，也無(wú)法提升檔案信息的利用價(jià)值。

2.2基礎(chǔ)設(shè)施不完善

高校檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)基礎(chǔ)設(shè)施，其對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等硬件以及相關(guān)軟件系統(tǒng)等的依賴(lài)性較強(qiáng)，但當(dāng)前很多高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施都不完善，一些高校自身的信息化水平不高，在校內(nèi)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)硬軟件設(shè)備等的引入方面較為薄弱，這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了不利影響，阻礙了信息化的進(jìn)程，這一問(wèn)題亟待解決。

2.3缺乏檔案管理信息化人才

人才欠缺成為了制約很多高校檔案管理信息化的因素，檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)高技能、高素質(zhì)的人才，做好人才培養(yǎng)，能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)提供助推力?？v觀我國(guó)高校的現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校都面臨著檔案管理信息化人才欠缺的問(wèn)題，影響了這一工作的順利開(kāi)展。由于檔案管理屬于一項(xiàng)綜合性的工作，對(duì)管理者的綜合技能要求較高，所以高校要重視人才培養(yǎng)。

3高校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1構(gòu)建科學(xué)統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)

為了提升高校檔案管理信息化建設(shè)的效果，為這一工作的順利推進(jìn)提供有利條件，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建科學(xué)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以便各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)的工作都能夠有明確的依據(jù)做參考。同時(shí)，各個(gè)高校之間還要加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，使檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)相通，降低檔案管理信息系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)成本，增強(qiáng)各個(gè)高校之間檔案信息系統(tǒng)的兼容性，以便為檔案信息的傳遞與共享營(yíng)造較好的條件，推動(dòng)檔案信息利用價(jià)值的提升。另外，高校還要健全自身的檔案管理機(jī)制，根據(jù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況進(jìn)行管理機(jī)制的制定，以確保該工作能夠有明確的制度做參考。

3.2做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和引進(jìn)

為了推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的有力進(jìn)行，高校應(yīng)當(dāng)做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和引進(jìn)，這就應(yīng)當(dāng)下大決心和大力氣，解決自身硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施薄弱的問(wèn)題，做好專(zhuān)項(xiàng)資金的專(zhuān)項(xiàng)運(yùn)用，并加強(qiáng)各類(lèi)硬軟件設(shè)施的購(gòu)置監(jiān)管，確保檔案管理信息化建設(shè)有足夠的硬軟件設(shè)備。比如， 高?？梢耘蓪?zhuān)人負(fù)責(zé)這方面資金的監(jiān)管，針對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)資金的運(yùn)用情況進(jìn)行跟蹤和調(diào)查，明確資金是否被落到實(shí)處，有無(wú)為這一工作的開(kāi)展帶來(lái)有利作用。同時(shí)還要對(duì)檔案管理信息化工作進(jìn)行分析與考核，明白該項(xiàng)工作是否能夠有序推進(jìn)，有無(wú)存在漏洞或者不足，并積極進(jìn)行實(shí)際情況的上報(bào)，為這一工作的更好落實(shí)奠定基礎(chǔ)。

3.3加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化人才培養(yǎng)

高校應(yīng)當(dāng)采取多種途徑和手段加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化人才培養(yǎng)，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的人才保障。第一，可以定期對(duì)自身的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化知識(shí)和技能培訓(xùn)，多為其傳授一些信息化方面的知識(shí)，幫助其提升信息化技能，以更好地適應(yīng)檔案管理信息化工作。第二，可以從外部引進(jìn)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理信息化人才，構(gòu)建一支高素質(zhì)、高技能的檔案管理信息化隊(duì)伍，更好地服務(wù)于高校的檔案管理工作。第三，要構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，提升自身的信息化技能。

4結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理信息化建設(shè)是符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的，也是對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的。雖然當(dāng)前很多高校在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中還面臨諸多問(wèn)題，但是相信隨著高校的快速發(fā)展，以及各項(xiàng)制度的不斷完善，檔案管理信息化建設(shè)將會(huì)取得更好的效果。

參考文獻(xiàn)

[1] 萬(wàn)玉俠.新時(shí)期下高校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].現(xiàn)代交際，2018（02）：175-176.

[2] 呂冰，姜涌.當(dāng)代高校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)論壇，2016（11）：28-29.