亢步春

內(nèi)容摘要 基于對(duì)企業(yè)辦公室文秘工作效率提升策略的探討研究，首先要明確提高企業(yè)辦公室文秘工作效率的重要意義與文秘日常工作中的主要問(wèn)題，然后與其中內(nèi)容相結(jié)合，對(duì)提高企業(yè)辦公室文秘工作效率的有效措施進(jìn)行分析，希望能夠在實(shí)現(xiàn)文秘工作高效化的基礎(chǔ)上，為企業(yè)的健康發(fā)展提供更多幫助。

關(guān)鍵詞 企業(yè)運(yùn)行 辦公室文秘 效率提升

1 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國(guó)企業(yè)體制機(jī)制的改革也在不斷深化，新時(shí)期下的企業(yè)運(yùn)行，對(duì)辦公室人員綜合素質(zhì)的要求也在不斷提升，但由于電力企業(yè)辦公室文秘人員的特殊性較強(qiáng)，除需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)之外，還需掌握電力行業(yè)相關(guān)知識(shí)，這也是導(dǎo)致其日常工作復(fù)雜性強(qiáng)的主要原因。站在宏觀角度上來(lái)看，電力企業(yè)辦公室的工作雖然枯燥且煩瑣，但卻是企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中不可忽視的重中之重，此時(shí)只有促進(jìn)企業(yè)辦公室文秘工作效率的真正提升，才能夠?yàn)槠髽I(yè)在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下的良好發(fā)展提供更高保證。

2 辦公室文秘對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義

在企業(yè)日常運(yùn)行中，辦公室文秘最主要的工作職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，文秘人員不僅需負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作事項(xiàng)的合理規(guī)劃與安排，事件鋪墊與信息收集也是其工作內(nèi)容的主要構(gòu)成，譬如文秘人員除需做好相應(yīng)的文件工作外，在領(lǐng)導(dǎo)需要外出時(shí)，也需事先安排好領(lǐng)導(dǎo)行程與出行工具等。文秘前期準(zhǔn)備工作的效率與質(zhì)量，也會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)辦公決策產(chǎn)生直接影響，其需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思想意圖準(zhǔn)確把握，才能通過(guò)對(duì)辦公時(shí)間與內(nèi)容的科學(xué)規(guī)劃，充分發(fā)揮自身對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言的重要作用。

3 企業(yè)辦公室文秘工作中的主要問(wèn)題

3.1 綜合水平相對(duì)較低

部分辦公室文秘人員在職責(zé)不清、責(zé)任心不強(qiáng)的情況下，認(rèn)為日常事務(wù)處理即為自身的全部工作內(nèi)容，如此不僅難以把控領(lǐng)導(dǎo)的工作重點(diǎn)，內(nèi)容關(guān)鍵點(diǎn)掌控的準(zhǔn)確性也無(wú)法得到保證，問(wèn)題處理水平與緊急情況應(yīng)對(duì)能力極差。此時(shí)再受到上下級(jí)交流思想偏差的影響，文秘人員能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供的幫助微乎其微，從而導(dǎo)致在文秘人員工作效率低下的同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層的工作效率也隨之降低。

3.2 日常工作壓力較大

由于電力企業(yè)的特殊性較強(qiáng)，再加上辦公室文秘人員數(shù)量較少，現(xiàn)有人員由于工作壓力過(guò)大，而導(dǎo)致工作效率下降的問(wèn)題十分普遍，特別是對(duì)于中小型企業(yè)而言，在經(jīng)濟(jì)條件與發(fā)展方向等多種因素的制約下，造成人員數(shù)量、素質(zhì)與電力企業(yè)辦公室職能需求嚴(yán)重不符的現(xiàn)象。還有很多企業(yè)為滿足實(shí)際發(fā)展需求，強(qiáng)迫辦公室文秘人員加班，卻不想給予應(yīng)有的待遇或補(bǔ)償，長(zhǎng)此以往不僅會(huì)降低文秘人員的工作效率與質(zhì)量，還會(huì)嚴(yán)重磨滅其工作積極性，造成離職率的大幅增長(zhǎng)。

3.3 沒(méi)有明確的工作目標(biāo)

若辦公室文秘人員沒(méi)有明確的工作目標(biāo)，工作規(guī)劃的整體性與有序性自然也無(wú)法得到保證，在片面掌握領(lǐng)導(dǎo)意向的情況下，極易在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤判斷。導(dǎo)致辦公室文秘人員工作目標(biāo)不明確的主要原因，通常為以下兩點(diǎn)：第一，并未對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)籌分析，從而致使在實(shí)際工作中把控失衡;第二，辦公室文秘主動(dòng)性思維能力與創(chuàng)造性較低，領(lǐng)導(dǎo)意向任務(wù)無(wú)法在積極自主的情況下完成，進(jìn)一步降低工作效率。

3.4 工作模式與理念未及時(shí)更新

部分文秘人員在日常工作中，依然遵循著傳統(tǒng)陳舊的工作模式與理念，在刻板化思維的消極影響下，不僅無(wú)法保證工作內(nèi)容把控的合理性，還會(huì)導(dǎo)致日常工作愈發(fā)機(jī)械化，不利于工作效率的提升。另外，由于電力企業(yè)辦公室文秘工作性質(zhì)較特殊，因此，很多文秘對(duì)自身所處崗位的認(rèn)知，都存在一定程度的偏差，此時(shí)若企業(yè)對(duì)文秘人員培訓(xùn)力度也比較弱，文秘人員服務(wù)意識(shí)差、工作散漫的狀態(tài)也難以避免，進(jìn)而影響到工作質(zhì)量[1]。

4 提高企業(yè)辦公室文秘工作效率的有效策略

4.1 促進(jìn)文秘人員綜合素質(zhì)的提升

辦公室文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，不僅需高效處理辦公室日常事務(wù)，也要為辦公活動(dòng)的展開(kāi)做好基礎(chǔ)工作。與此同時(shí)，企業(yè)辦公室文秘還應(yīng)有參政設(shè)謀、督促檢查以及協(xié)調(diào)等職責(zé)，在企業(yè)內(nèi)各部門與上下級(jí)的溝通、業(yè)務(wù)交辦以及事務(wù)協(xié)調(diào)工作中，都應(yīng)起到不可代替的重要作用。此時(shí)為提高文秘人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步推動(dòng)其工作效率提升，企業(yè)可以從兩方面采取措施：一方面，企業(yè)可通過(guò)招聘的方式引進(jìn)人才;另一方面，企業(yè)也可結(jié)合實(shí)際情況，定期展開(kāi)對(duì)辦公室文秘人員的有效培訓(xùn)，同時(shí)注重企業(yè)文化宣傳，增強(qiáng)其工作效率與積極性。

4.2 合理控制文秘人員的數(shù)量

對(duì)于電力企業(yè)的日常運(yùn)行而言，辦公室文秘人員的日常工作本就十分枯燥且煩瑣，若人員數(shù)量始終無(wú)法提升，其在壓力越來(lái)越大、精力越來(lái)越少的同時(shí)，工作效率與準(zhǔn)確性也必然會(huì)降低，同時(shí)，企業(yè)也需注重文秘人員數(shù)量不能太多，否則不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，現(xiàn)有人才的能力也難以充分發(fā)揮。經(jīng)實(shí)踐證明，只有確保人員配置模式構(gòu)筑的科學(xué)性，將人才合理分配到合適的崗位上，才能真正意義上做到人盡其才、人盡其用，確保人力資源利用率的最大化?；诖耍髽I(yè)人力資源部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，就需根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求進(jìn)行綜合分析與科學(xué)評(píng)估，在結(jié)合文秘人員實(shí)際能力的基礎(chǔ)上展開(kāi)調(diào)配與安排，進(jìn)而有效提升辦公室文秘的工作效率。

4.3 培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)

企業(yè)若想在新時(shí)期獲得更好的發(fā)展，創(chuàng)新意識(shí)是絕對(duì)不能忽略的重要因素，而辦公室工作作為企業(yè)管理中承上啟下關(guān)鍵所在，作為企業(yè)管理能夠順利展開(kāi)的前提基礎(chǔ)，文秘人員創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)必須要得到重視。同時(shí)，因?yàn)檗k公室文秘不僅需與基層人員創(chuàng)建并保持良好溝通，也要向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此，在面對(duì)各種新?tīng)顩r、新問(wèn)題的時(shí)候，文秘人員只有具備創(chuàng)新思想與足夠的創(chuàng)新能力，才能不斷探索工作的新方法、新思路。

除此之外，企業(yè)也要注重運(yùn)行理念的有效更新，落后、陳舊的工作模式與方法就要及時(shí)淘汰，結(jié)合先進(jìn)理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)制定辦公室工作計(jì)劃與管理細(xì)則，并確保其科學(xué)性與合理性，為文秘人員日常工作效率的提升奠定基礎(chǔ)[2]。

4.4 全面掌握辦公室規(guī)章制度

辦公室文秘人員除需處理內(nèi)部事務(wù)之外，也要負(fù)責(zé)與外界的溝通，因此，文秘工作開(kāi)展的優(yōu)質(zhì)與否，將直接決定辦公室在外的整體形象與精神面貌。除此之外，辦公室規(guī)章制度也需合理完善，將企業(yè)工作內(nèi)容與發(fā)展實(shí)際要求作為根據(jù)，一方面確保對(duì)崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作流程等各個(gè)方面的充分考慮，另一方面也要為辦公室文秘入職報(bào)名、面試、實(shí)習(xí)、考核直至入職培訓(xùn)，提供健全的制度支持。與此同時(shí)，制度在辦公室工作中必須要嚴(yán)格落實(shí)，辦公室包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的全體人員，都需按照規(guī)章制度辦事。企業(yè)不進(jìn)需從制度出發(fā)進(jìn)行文秘崗位招聘、管理與培訓(xùn)工作，也要配合辦公室文秘提高細(xì)節(jié)性工作的效率。

4.5 創(chuàng)建健全的激勵(lì)與考核機(jī)制

提高辦公室文秘工作效率的關(guān)鍵途徑之一，就是增強(qiáng)其工作熱情與積極性，而合理有效的激勵(lì)與考核機(jī)制，獎(jiǎng)罰分明的制度與措施，正是提高其工作熱情與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的重要手段。尤其是現(xiàn)如今我國(guó)多數(shù)企業(yè)已然步入改革的深水區(qū)，此時(shí)全體人員在工作中的積極性與主動(dòng)性，就是企業(yè)在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下穩(wěn)步前進(jìn)的巨大動(dòng)力。同時(shí)，企業(yè)必須重視績(jī)效考核的強(qiáng)化，在科學(xué)完善內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制與獎(jiǎng)懲機(jī)制的基礎(chǔ)上，促進(jìn)辦公室文秘人員向更高的目標(biāo)前進(jìn)，最終達(dá)成自身綜合實(shí)力與辦公室工作效率全面提升的目的[3]。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文秘工作效率與質(zhì)量的提升，是企業(yè)從始至終都重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，其不僅是企業(yè)日常運(yùn)行水平提升的關(guān)鍵基礎(chǔ)，也是企業(yè)健康發(fā)展重要前提。但與此同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)明確意識(shí)到，辦公室文秘人員工作效率的增強(qiáng)，并非是一蹴而就的事情，只有將其當(dāng)作一件長(zhǎng)期發(fā)展的事業(yè)，才能在提高工作效率的基礎(chǔ)上，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展奠定更加牢固的基礎(chǔ)。

（作者系河南能源化工集團(tuán)有限公司 助理工程師）

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃潤(rùn)欽.電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升途徑探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（10）：104.

[2]周潔.國(guó)有電力企業(yè)基層辦公室文秘工作現(xiàn)狀及改善策略[J].中外企業(yè)家，2018（14）：64.

[3]周鋒華.提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（20）：45.