陳超然 童毅

摘 要：公立醫(yī)院收費處是醫(yī)院現(xiàn)金的聚集地，是財務內(nèi)部控制的重點部門，建立完善的內(nèi)部控制制度，盡量避免各類風險，是極其重要的。本文通過對醫(yī)院收費處內(nèi)控制度中的案防風險、現(xiàn)金票據(jù)管理風險、輿情風險等問題進行分析，提出優(yōu)化建議。

關鍵詞：收費處 ?內(nèi)部控制 ?案件防控 ?現(xiàn)金票據(jù)管理 ?負責人坐班管理

公立醫(yī)院收費處是醫(yī)院現(xiàn)金的聚集地，是財務內(nèi)部控制的重點部門。盡管各公立醫(yī)院都制定了相關的內(nèi)部控制制度，但在日常運行過程中仍存在一定的風險。從軟硬件方面完善內(nèi)控制度，堵住漏洞，有效防控財務風險，是公立醫(yī)院財務管理的必要工作。

一、公立醫(yī)院收費處存在的問題與風險

（一）硬件、軟件不夠完善面臨的案防風險

1、硬件方面

大多醫(yī)療機構(gòu)收費處未實行雙道門隔離制度，未對非收費處人員嚴格限制進出。未充分利用監(jiān)控設施，或因監(jiān)控設施未有高清錄像、錄像角度不正等導致設備未能正常使用。因收費處為現(xiàn)金交易部門，容易出現(xiàn)錢款安全、案件防控等方面問題，上述硬件方面的問題易導致無關人員闖入、醫(yī)療機構(gòu)現(xiàn)金不安全、案件發(fā)生后不易追查，無法明確責任人等風險后果。

2、軟件方面

部分醫(yī)療機構(gòu)收費處賬務處理系統(tǒng)日期與真實日期不一致，允許收費人員未經(jīng)授權改動，容易導致賬務日期與真實業(yè)務發(fā)生日期不一致進而衍生相關問題。賬務發(fā)生錯誤無處查找還是小事，一旦遇到醫(yī)患糾紛、輿情事件等需提交相關憑證作為證據(jù)時，就會對醫(yī)療機構(gòu)產(chǎn)生不利影響。大部分醫(yī)療機構(gòu)收費處的操作未根據(jù)風險層次設置授權機制。在錯賬沖正等容易出現(xiàn)案件、風險防控程度較高的賬務處理操作流程中未在系統(tǒng)中設置授權、復核機制，容易導致收費員違規(guī)操作、內(nèi)外勾結(jié)、強平賬務的相關風險事項。

（二）制度不嚴謹導致的現(xiàn)金票據(jù)管理風險

1、現(xiàn)金管理方面

部分醫(yī)療機構(gòu)收費處未實行嚴格的現(xiàn)金管理制度，具體體現(xiàn)為錢款公私混用、私人墊款、保管錢款等。錢款隨意交接、出借本人操作系統(tǒng)賬戶等方面，上述現(xiàn)象產(chǎn)生的現(xiàn)金差錯無法回溯現(xiàn)金流程，無法明確責任歸屬，容易造成出現(xiàn)問題后相互推諉扯皮，同事間爭端不休等問題。

2、票據(jù)管理方面

部分醫(yī)療機構(gòu)收費處未對空白憑證、票據(jù)的領用和使用進行管控。醫(yī)療憑證、收費單據(jù)的開出代表該機構(gòu)對醫(yī)療事件和醫(yī)療費用的發(fā)生的認定。對空白單據(jù)、憑證的管理漏洞會導致收費員監(jiān)守自盜以及票據(jù)遺失而引起的一系列社會延伸問題。部分醫(yī)療機構(gòu)未設專人專崗審核每日收費員票據(jù)底單，未能及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題并解決處理，容易讓收費員滋生僥幸心理，一而再再而三的違規(guī)。

（三）窗口投訴引發(fā)的輿情風險

病患因收費流程、收費人員態(tài)度等各種問題引發(fā)的投訴未及時進行處理或安撫，容易導致患者情緒激動而升級投訴，嚴重者導致輿論發(fā)酵，容易將涉事醫(yī)療機構(gòu)推上輿論風口，陷入被動局面。

二、預防內(nèi)控風險的相關建議

（一）完善案防制度

嚴格制定收費處人員進出管理制度，非收費處工作人員采取限制進入措施，如后勤保障人員進入需總務處開具介紹信方可進入等，從根本上防范內(nèi)外勾結(jié)的問題。

實行雙道門出入管理。通過采用類似銀行等金融機構(gòu)采用的雙道門進出機制，即進出通道設立A門和B門，不可同時打開，A門和B門間有空間間隔。外來人員進入前需按門鈴，收費處內(nèi)人員通過門內(nèi)監(jiān)控屏幕確認后按A門按鈕打開A門后，讓外來人員進入A/B門間隔空間，后關閉A門，門內(nèi)工作人員通過B門玻璃窗口確認間隔空間無異常人員后再按B門按鈕打開B門讓外來人員進入收費處。該設施有助于防范異常人員跟隨、尾隨正常工作人員進出收費處而引發(fā)案件。

通過信息手段完善業(yè)務操作系統(tǒng)。鎖死業(yè)務操作系統(tǒng)中的日期，或制定修改日期需有權人授權等措施，防范賬務人員因疏忽導致相關風險的發(fā)生。對風險程度較高的業(yè)務設定授權權限，如錯賬沖正、退款、密碼重置等相關業(yè)務，建議設定有權人指紋或授權碼驗證等環(huán)節(jié)，授權人員授權前應先了解業(yè)務背景真實后方可授權，保證業(yè)務合規(guī)進行。

充分利用監(jiān)控設施。對收費處監(jiān)控進行高清升級，淘汰老舊監(jiān)控設備。對監(jiān)控設施角度嚴謹調(diào)校，要對收費處工作范圍全覆蓋、不留死角。健全監(jiān)控影像保存制度，合理監(jiān)控記錄保存時限等。另制定收費處負責人定期抽檢回看業(yè)務流程制度，盡早發(fā)現(xiàn)日常運營中存在的問題并解決問題。

（二）完善現(xiàn)金及票據(jù)管理制度

錢款公私分離，賬實相符。從制度上明確錢款不得公私混用。賬務系統(tǒng)上應有多少錢，出納錢箱就該有多少錢，不得私下墊款、寄放款項。并建立不定期查庫制度，抽查收費員錢款是否賬實相符，收費處錢款是否與賬務系統(tǒng)報表一致等。

嚴格執(zhí)行現(xiàn)金調(diào)劑、交接制度。當遇到出納人員現(xiàn)金調(diào)劑需要時，接收方人員需清點調(diào)劑現(xiàn)金無誤后方可接收。當進行現(xiàn)金交接時，現(xiàn)金接收方需清點現(xiàn)金無誤后方可確認交接，建議制定負責人監(jiān)督現(xiàn)金交接過程的交接流程，以避免雙方收費員交接時應付了事，發(fā)生問題后產(chǎn)生糾紛。

嚴格管理空白單據(jù)、憑證。建議在賬務系統(tǒng)中建立空白單據(jù)領用、調(diào)劑、上繳的管理流程。需要空白單據(jù)、憑證時在賬務系統(tǒng)內(nèi)進行領用和劃撥。業(yè)務流程中需要使用憑證時賬務系統(tǒng)自動扣減系統(tǒng)內(nèi)憑證消耗數(shù)量，每日日終或盤點日在系統(tǒng)內(nèi)將空白單據(jù)、憑證按系統(tǒng)內(nèi)應有數(shù)量上繳，確保空白憑證、單據(jù)也賬實相符。從根源上避免空白單據(jù)和憑證流出以及內(nèi)部人員監(jiān)守自盜。

（三）制定收費處負責人/當班主管坐班管理制度

負責人/當班主管坐班管理，即每天均至少有一名負責人/主管在收費處坐班管理，對收費處日常運營進行內(nèi)控監(jiān)督、合規(guī)指導、應急處理等工作。在日常坐班中監(jiān)控收費窗口運轉(zhuǎn)情況，處理班次調(diào)配，根據(jù)病患人流量決定收費窗口增減。對收費處人員日常行為規(guī)范、合規(guī)操作、文明禮儀進行督導。對病患、家屬提出的投訴進行應急處理及安撫，避免投訴升級引發(fā)輿情等。

建立負責人/主管定期查庫機制。對日常出納現(xiàn)金及空白單據(jù)、憑證進行定期盤點，落實賬實相符原則，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。

建立負責人/主管定期監(jiān)交制度。出納間現(xiàn)金交接時建議有一名當班主管監(jiān)督盤點。

建立負責人/主管日終盤點對賬制度。每日營業(yè)終了，坐班主管需對當日機構(gòu)現(xiàn)金總量進行盤點并和報表系統(tǒng)進行核對，確保賬實相符。

建立專崗審核賬務憑證、票據(jù)的制度。對每日收費員的票據(jù)、就診卡進行合規(guī)審核，對于不合規(guī)的票據(jù)需上報并要求收費員限期整改。

三、結(jié)束語

雖然隨著電子交易渠道的發(fā)展，現(xiàn)金交易正在逐漸減少，但現(xiàn)金管理風險仍不容忽視，交易過程中的票據(jù)管理、權限管理、輿情等風險要更加警惕。制定完善、規(guī)范的收費處內(nèi)部控制制度，并建立監(jiān)督機制，可以從源頭控制各類風險，防止因制度漏洞導致違法案件發(fā)生。