彭朝門

摘? ?要：學(xué)校檔案承載著學(xué)校的歷史發(fā)展，記錄了學(xué)校辦學(xué)歷史、全校師生員工活動生活等，真實反映了學(xué)校最基本的職能活動，此外，以此為基礎(chǔ)可以對學(xué)校辦學(xué)水平進(jìn)行綜合評價。學(xué)校檔案是以文字、圖表、圖片、音像等方式存儲的信息，保存了過去的教育教學(xué)、管理、學(xué)生學(xué)習(xí)等活動工作的內(nèi)容，對于相關(guān)教育教學(xué)活動管理、教研工作等，都是極其重要的參考資料。因此，必須要做好學(xué)校檔案管理工作。文章提出可以從加強(qiáng)檔案管理、完善相關(guān)規(guī)章制度、專職人員的安排、規(guī)范化檔案收集工作，提高高新技術(shù)運用水平等方面完善學(xué)校檔案管理工作，從而促使檔案信息資料為學(xué)校教育教學(xué)管理法制提供更大的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;教育管理;教育教學(xué);學(xué)生學(xué)習(xí);學(xué)校檔案

學(xué)校檔案管理工作仍需要在前人工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上繼續(xù)總結(jié)探索，不斷創(chuàng)新。學(xué)校檔案承載了學(xué)校的發(fā)展歷史，保存著珍貴、豐富的學(xué)校教育教學(xué)和管理經(jīng)驗，對于學(xué)校維護(hù)教職工合法權(quán)益等都有著重大的價值。在新時期，檔案管理工作責(zé)任重大，成為擴(kuò)大學(xué)校知名度與影響力、創(chuàng)建學(xué)校教育品牌、促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展不可忽視的部分。因此就如何做好學(xué)校檔案管理工作，本研究從以下5個方面進(jìn)行探討論述。

1? ? 加強(qiáng)檔案管理

學(xué)校檔案管理工作極為重要，在財力允許的情況下需要加大檔案室建設(shè)投入。檔案部門人員則更需要本著對歷史負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)、對教職工負(fù)責(zé)等原則，立足于學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展，緊抓實干，以學(xué)校為中心展開工作，做好檔案建設(shè)及服務(wù)，認(rèn)真收集、保存好資料，真實、詳細(xì)地記錄學(xué)校歷史。此外，還應(yīng)積極開發(fā)利用檔案資料，為學(xué)?；顒?、教育教學(xué)管理工作提供幫助。

2? ? 完善相關(guān)規(guī)章制度

建立完善的規(guī)章制度是學(xué)校檔案規(guī)范化管理的必要條件之一，需要根據(jù)學(xué)校的實際情況，圍繞收集、管理、利用信息等多環(huán)節(jié)開展工作，在完善相關(guān)規(guī)章制度的同時，還需要按照各類檔案分類，按照《學(xué)校檔案管理制度》《學(xué)校檔案歸檔范圍及保管期限表》等進(jìn)行歸檔，從而實現(xiàn)統(tǒng)一化管理。此外，學(xué)校還需要在檔案部門建立完善的檔案管理工作規(guī)章制度以及檔案館管內(nèi)崗位責(zé)任制等，編制符合學(xué)校各部門歸檔目錄、整理規(guī)范、技術(shù)要求、保管期限等方面的手冊，從而保障工作的開展。在年終對本年度檔案管理、檔案利用情況進(jìn)行總結(jié)改進(jìn)。學(xué)校檔案管理工作還需要按照上級檔案管理部門的要求，展開綜合檔案室管理工作，尤其是要抓緊全校信息歸檔工作，對于學(xué)校文書、上級文件、學(xué)生學(xué)籍、教育教學(xué)與管理資料、團(tuán)隊管理、設(shè)備使用、基礎(chǔ)建設(shè)、會計、聲像、影像、實物等，按照不同門類、載體綜合歸檔處理。

3? ? 專職人員的安排

學(xué)校檔案管理工作還需要依賴專業(yè)的檔案管理人員。所以，學(xué)校必須要配備專業(yè)的檔案管理人員以及部分兼職人員。現(xiàn)代化檔案管理工作方面需要建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，主要收集整理本部門檔案資料，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息上傳到計算機(jī)。該部門人員必須要選擇年輕、懂得計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理人才，還可以適當(dāng)選擇少量的兼職檔案員。此外，還需要對檔案管理工作人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及職業(yè)道德教育，讓每個檔案館管理人員都能做到持證上崗，對于熱愛檔案管理工作、愛崗敬業(yè)、對工作有付出的人員也必須給予相應(yīng)的獎勵。

4? ? 規(guī)范化檔案收集工作

在學(xué)校檔案整理的過程中還需要規(guī)范工作內(nèi)容，對本學(xué)校單位所形成的文件材料、上級針對本單位制發(fā)的文件材料、本單位教育教學(xué)活動形成的材料以及各種協(xié)議書、人事任免、人員工資、職位變遷、學(xué)生檔案等，進(jìn)行著重收集、及時整理歸檔。在檔案材料收集到之后還需要進(jìn)行分類處理，根據(jù)相關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)，從門類、載體、年月、類別等方面進(jìn)行歸檔。

5? ? 提高高新技術(shù)運用水平

學(xué)校的發(fā)展應(yīng)是順應(yīng)時代發(fā)展的，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，學(xué)校檔案管理建設(shè)工作，更需要適應(yīng)高新技術(shù)的發(fā)展，如計算機(jī)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等模式，采用計算機(jī)現(xiàn)代設(shè)施對檔案信息謄錄，轉(zhuǎn)傳統(tǒng)文本為數(shù)據(jù)上傳到電腦或者是云端數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)字化管理。在現(xiàn)代化管理的探索過程中，還需要遵守國家有關(guān)安全保密規(guī)定。加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫安全加密工作，對于電子文件歸檔工作同樣需要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督指導(dǎo)，一定要保障電子文件真實、完整、有效、無誤。

6? ? 結(jié)語

學(xué)校檔案部門需要積極地行動起來，充分發(fā)揮自身的服務(wù)作用，使得檔案發(fā)揮真正的功能。此外，還需要完善檔案的檢索工具，將檔案整理分類匯編，將具有高價值的編研材料、學(xué)校特色文件，通過多媒體技術(shù)管理整合，通過科學(xué)系統(tǒng)化的管理方式，重新構(gòu)建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，豐富檔案室的綜合功能，讓檔案信息資源為學(xué)校教育教學(xué)及管理提供更好的輔助。

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