張盼

摘 要：在檔案管理工作中，融入信息化元素，能有效地節(jié)約單位檔案管理成本，使得檔案管理更加的專業(yè)化和科學(xué)化，方便人員查閱檔案。在日常作業(yè)中，勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理存在各種各樣的問(wèn)題。文章主要分析了勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化的必要性，提出了信息化條件下優(yōu)化勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息化條件;勘察設(shè)計(jì)單位;檔案管理;策略分析

1 引言

目前，我國(guó)科學(xué)信息技術(shù)取得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境正在發(fā)生變化。信息技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)度的重要資源，在勘察設(shè)計(jì)單位實(shí)施方案管理過(guò)程中，加大信息化技術(shù)的投入力度，將自動(dòng)化辦公理念廣泛融入到檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，解決勘察設(shè)計(jì)單位資料管理存在的問(wèn)題。在現(xiàn)實(shí)工作中，由于受到檔案自身特點(diǎn)、信息技術(shù)等各類因素的影響，無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果，文章主要圍繞信息化條件下優(yōu)化勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理策略進(jìn)行分析，具有至關(guān)重要的現(xiàn)實(shí)意義，才能對(duì)檔案管理工作起到積極的推動(dòng)作用[1]。

2 勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

通常情況下，對(duì)于勘察設(shè)計(jì)單位來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中應(yīng)該使用現(xiàn)代化設(shè)備。然而，在日常作業(yè)中，勘察設(shè)計(jì)單位管理模式過(guò)于落后，滿足不了信息化的發(fā)展需求，無(wú)論是在管理體系，還是設(shè)備等方面都存在著各種各樣的缺陷，無(wú)法滿足迅速的社會(huì)發(fā)展需求。在信息化背景下，應(yīng)該做好勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作，能夠在最大范圍內(nèi)提高勘察設(shè)計(jì)單位的經(jīng)濟(jì)效益，加大檔案人員資料信息的管控工作，強(qiáng)化整體管理工作。在檔案管理過(guò)程中推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，這對(duì)企業(yè)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用，尤其是近幾年勘察設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)，無(wú)論是在技術(shù)投入，還是檔案管理過(guò)程中都有著較大的進(jìn)步。為了充分發(fā)揮資料信息應(yīng)有作用，推動(dòng)企業(yè)信息化進(jìn)程，使得勘察設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)檔案管理更加科學(xué)化和信息化，做好各類資源的歸納總結(jié)分類工作，在提高整體工作效益的同時(shí)極大地縮短查找時(shí)間，全面提高企業(yè)的辦公效率。傳統(tǒng)的紙制檔案無(wú)法滿足新時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程，不能夠幫助人員進(jìn)行檔案查詢工作，在進(jìn)行紙質(zhì)材料存放和存儲(chǔ)過(guò)程中，會(huì)無(wú)形中加大人員負(fù)擔(dān)，在進(jìn)行搬運(yùn)和存放過(guò)程中也會(huì)消耗不必要的人力和物力[2]。

3 信息化條件下優(yōu)化勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理策略

目前，勘察設(shè)計(jì)單位在強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該圍繞以下三個(gè)方面，提高人員專業(yè)化水平、落實(shí)科學(xué)的檔案管理方式、完善電子設(shè)備，全面提高勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理。如圖1。

3.1 提高人員專業(yè)化水平

檔案管理工作主要是工作人員對(duì)現(xiàn)有的資源、物品等等進(jìn)行管理，做好分類和總結(jié)工作，全面提高人員的可參與性?？辈煸O(shè)計(jì)檔案管理不僅包括人事檔案，還包括各種各樣的技術(shù)資料、人事資料等等。大部分的檔案具有一定的綜合性，而且檔案來(lái)源較為廣泛，不僅包括電子檔案紙質(zhì)檔案，還包括相關(guān)的工作人員準(zhǔn)入體系。因此，在日常管理過(guò)程中，應(yīng)該選擇知識(shí)體系完善服務(wù)意識(shí)高的綜合性人才，定期的進(jìn)行組織培訓(xùn)活動(dòng)，提高人員的信息化水平，優(yōu)化檔案管理工作[3]。

3.2 全面落實(shí)檔案管理方法

目前，在現(xiàn)代化檔案管理方式落實(shí)過(guò)程中，必須要保證管理體系具有較高的流暢性。這在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該參照企業(yè)檔案信息建設(shè)化意見(jiàn)，以及檔案法的基礎(chǔ)需求，對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行分析，落實(shí)到位。在機(jī)構(gòu)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該建立完備的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任體系，將具體責(zé)任分配到個(gè)人。在確保檔案管理機(jī)構(gòu)日常工作順利開(kāi)展的同時(shí)，借助先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，推進(jìn)信息化建設(shè)。目前，隨著我國(guó)科學(xué)信息技術(shù)快速發(fā)展，在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該做好檔案的維護(hù)工作。在檔案裝置上，應(yīng)該進(jìn)行防高溫、防潮濕、防火、防盜、防光、防塵、防蟲(chóng)、防霉菌的維護(hù)，做好電子材料、音頻資料等新型檔案資料的管理工作，全方位的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。一般來(lái)說(shuō)，檔案是勘察設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)最主要的資源，它也是企業(yè)提高自身實(shí)力的一種方式，在進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中，可以借助信息化手段，強(qiáng)化檔案管理工作的質(zhì)量[4]。

3.3 完善電子設(shè)備

勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作主要是為了滿足現(xiàn)有的建設(shè)和生產(chǎn)需求，也是工程建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的基礎(chǔ)。在進(jìn)行具體的工程建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容，做好本部門資料信息的整理和收集工作，改變傳統(tǒng)檔案處于分散和無(wú)序狀態(tài)，能有效的緩解管理人員的工作負(fù)擔(dān)。在新時(shí)代背景下，應(yīng)該加大檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，無(wú)論是檔案的數(shù)量?jī)?nèi)容等等，都要以提高實(shí)際利用率為主。因此，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該完善電子設(shè)備，案室?guī)旆侩妱?dòng)密集架，自動(dòng)恒溫恒濕監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理的重要作用，加大日常設(shè)備的投入。首先，需要站在資金投入層面，加大檔案管理的維護(hù)工作，使得檔案管理方式的檔案管理工作更加完善，能有效地降低企業(yè)的檔案管理成本。其次，加大數(shù)字化管理設(shè)備的投入，還能優(yōu)化檔案管理成本，降低人力物力財(cái)力的投入，能有效的緩解人員負(fù)擔(dān)，可以將紙質(zhì)檔案有機(jī)地轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，做好信息資料的分類整合，搜集工作能夠及時(shí)的給人們提供所需要的信息。最后，需要進(jìn)行數(shù)字化檔案的管理工作，現(xiàn)在的社會(huì)瞬息萬(wàn)變，無(wú)論是數(shù)據(jù)，還是文字，應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化模型，做好檔案文獻(xiàn)、信息資源的分類整合工作，引入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，圖紙掃描數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子化管理的同時(shí)、做好數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)，能有效地解決勘察設(shè)計(jì)單位空間存儲(chǔ)不足的問(wèn)題[5]。因此，加大信息化管理模式，這是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的必然要求。在信息化時(shí)代的推動(dòng)之下，信息傳遞方式發(fā)生各種各樣的變化，強(qiáng)化檔案信息管理工作，能夠全面提高資源的使用效率，進(jìn)而提高工作效益。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著勘察設(shè)計(jì)單位的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理滿足不了系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)和整理的工作需求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的快速查找。信息化時(shí)代在進(jìn)行勘查設(shè)計(jì)單位檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該加大技術(shù)、設(shè)備、人才的投入，有效地克服檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，為企業(yè)發(fā)展注入源源不斷的活力。在進(jìn)行檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的同時(shí)，將單位檔案信息化的應(yīng)用落到實(shí)處，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的內(nèi)涵，為檔案數(shù)字化信息建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

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