尹呈榮

摘 要：本文通過對技工學校檔案管理工作的重要作用進行深入分析，結(jié)合當前學校檔案管理工作中存在的問題，探討科學有效的措施，加強檔案管理工作建設(shè)，有效提升檔案管理質(zhì)量和效率，為學校的發(fā)展運行和教育科研水平的提升提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：新形勢;技工學校;檔案管理

1 引言

技工學校作為技術(shù)人才的主要培養(yǎng)機構(gòu)，在職業(yè)教育領(lǐng)域承擔著關(guān)鍵職能。而檔案管理是學校運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過對管理過程的科學推進，提升檔案管理水平，能夠為學校高效運行和教學科研工作的高效開展提供有效的保障。但是在當前的檔案管理過程中有許多不足，不利于學校的發(fā)展。

2 加強技工學校檔案管理工作的重要意義

檔案工作的高效開展能夠為學校的正常運行工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持，通過對相關(guān)數(shù)據(jù)資料的科學整理和深入分析，挖掘出有價值的檔案信息，為學校的管理運行和科研教學工作提供有效的數(shù)據(jù)支持，相關(guān)管理職能部門能夠為學生管理和教學活動實施完善的規(guī)劃和部署，使管理教學活動能夠為學生提供有效的引導(dǎo)，為其今后的就業(yè)和工作生活提供有效的幫助。同時，通過對檔案資料的準確整理和分類存儲，能夠為教職工提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，及時滿足使用者的需求。[1]

3 技工學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

3.1 對檔案管理缺乏足夠的重視

檔案工作是學校運行的主要環(huán)節(jié)，為相關(guān)工作的高效開展提供有效的保障和服務(wù)。但是在實際學校運行中，相關(guān)部門對檔案工作的作用缺乏有效的認識，認為其只能起到一定的輔助作用，主要承擔著對檔案資料的收集和保存職能，不能對其他運行環(huán)節(jié)提供有效的支持。缺乏有效的資金和政策支持，使得管理工作不能形成一定的效果。

3.2 檔案管理機制不健全

當前大多數(shù)技工學校的檔案管理工作缺乏健全的管理機制，對相關(guān)的管理流程和工作開展缺乏有效的規(guī)范和制度指導(dǎo)，嚴重影響工作效果，使得相關(guān)工作效果得不到有效的保證。同時檔案工作的覆蓋范圍較廣，工作量較多，需要對教職工、學生、教學科研工作、學校管理工作、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和黨建工作等方面的檔案信息進行及時的收集和整理，但是管理機制的不健全，使得對檔案信息的收集整理工作缺乏有效的指導(dǎo)，不能保證對檔案資料全面準確的收集。而檔案資料得不到有效的整理和分類，容易造成檔案的存放混亂，不能及時滿足使用者的調(diào)閱需求，不能為學校的管理工作提供高效的檔案資料支持。[2]

3.3 缺乏完善的檔案管理標準

首先檔案的形成過程缺乏統(tǒng)一的標準，檔案管理部門不能對檔案信息的產(chǎn)生環(huán)節(jié)進行有效的指導(dǎo)，使得檔案信息的形成沒有統(tǒng)一的標準，增大了資料整理難度，檔案的可靠性得不到有效的保障。同時對檔案資料缺乏有效的分析整理，不能對其中的重點信息進行提取，對檔案的分類存儲和查詢使用等管理工作造成一定的消極影響。管理標準的缺失，使得檔案管理工作不能對檔案信息進行深層次的挖掘，不能對相應(yīng)的管理活動和教育教學工作提供有效的支持。

3.4 檔案管理隊伍建設(shè)不完善

當前，檔案工作人員配備不夠完善，導(dǎo)致相關(guān)的流程得不到合理的推進，不利于保證資料的真實性和時效性。工作人員缺乏必要的技術(shù)能力，不能程高效的執(zhí)行和落實相關(guān)具體工作。而隨著技工學校管理辦公自動化的基本實現(xiàn)，許多管理人員并不具備相應(yīng)的信息技術(shù)能力，不能有效的利用信息設(shè)備進行管理工作的開展。同時檔案管理崗位的福利保障制度不夠完善，薪資待遇較低，對優(yōu)秀的檔案管理人才缺乏足夠的吸引力，影響現(xiàn)有員工的積極性，不利于管理隊伍能力的提升。缺乏有效的崗位和職稱的有效提升途徑，不能保持較高的積極性和責任心。

4 新形勢下如何加強技工學校檔案管理工作

4.1 加強對檔案管理工作的重視

學校職能部門要認識到檔案工作對教育科研和學校發(fā)展的作用，進行相應(yīng)的制度和資金支持，整合相關(guān)資源，對檔案工作的規(guī)劃和部署進行有效的指導(dǎo)。要積極協(xié)調(diào)各個職能部門，形成統(tǒng)一的檔案信息處理流程，保證檔案管理標準的高效落實，為管理工作提供有效的基礎(chǔ)。同時要加強對檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，提升管理人員的思想水平和責任心，為學校的運行提供強勁的動力。[3]

4.2 完善檔案管理機制

技工學校要健全的檔案管理機制，對相關(guān)流程進行科學的規(guī)范，制定嚴格的工作標準，保證管理工作的高效執(zhí)行，并取得相應(yīng)的工作成效。管理機制要充分結(jié)合學校的管理工作和教育科研工作的實際情況，進行檔案信息收集的全面覆蓋，保證收集過程的準確性，保證檔案資料的真實性。同時，要建立完善的考核評價機制，對工作人員的管理過程進行量化考核，嚴格按照相關(guān)的考核標準，形成工作客觀的評價，結(jié)合評價結(jié)果對檔案管理過程進行有效的優(yōu)化和改進，將考核結(jié)果與職工的薪資評定和崗位晉升等進行結(jié)合，有效提升工作人員的積極性和責任心，推動檔案管理工作的高效開展。

4.3 推動檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)在學校管理運行中得到廣泛應(yīng)用，學校的檔案管理工作已經(jīng)基本實現(xiàn)了自動化的管理和辦公，但是信息化程度較低，只能進行現(xiàn)有的數(shù)字檔案的保存工作，并提供相應(yīng)的查詢和調(diào)閱服務(wù)，不能對檔案信息價值進行深入的開發(fā)。這就要求學校要較強檔案管理的信息化建設(shè)程度，利用先進信息技術(shù)，建設(shè)完善的信息化檔案管理平臺，對檔案進行高效的管理和使用，為學校的發(fā)展運行提供更加有力的支持。檔案管理工作能夠在信息平臺的支持下，對檔案信息進行全面的數(shù)字化采集，并通過制定統(tǒng)一的檔案信息標準，進行系統(tǒng)的自動審查和復(fù)核，保證檔案信息的真實性和規(guī)范性。同時利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對檔案資料進行關(guān)鍵信息的提取，形成完備的檔案資料數(shù)據(jù)庫，并提供完善的檢索服務(wù)，使用者能夠通過信息平臺進行檔案的查詢和調(diào)閱操作。檔案信息系統(tǒng)與學校管理系統(tǒng)進行全面對接，能夠為學校管理決策的制定提供及時的數(shù)據(jù)支持，并為相關(guān)職能部門的管理活動提供有效的支持，提升學校整體的管理效率。

5 結(jié)語

社會形勢的復(fù)雜變化為技工學校的教育教學和管理工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，為適應(yīng)時代的變化，學校要充分認識到檔案管理工作的重要性，創(chuàng)新管理方式，有效提升檔案管理水平，為學校的發(fā)展提供有效的支持。

參考文獻

[1]韋衛(wèi).加強檔案管理建設(shè) 促進學校持續(xù)發(fā)展——淺談新形勢下技師學院檔案管理現(xiàn)狀及規(guī)范化、信息化建設(shè)[J].檔案學研究，2017（S2）：116-122.

[2]楊長生.淺談技工學校學生檔案管理存在的問題及對策[J].西安檔案，2007（4）：26-27.

[3]李維.談在新形勢下如何做好學校檔案管理工作[J].戲劇之家，2017（11）：216-217.