彭高娃

摘 要：在事業(yè)單位中，保存各項信息最方便的方法就是檔案，這樣能夠?qū)⒚课还ぷ髡叩木唧w信息錄入在檔案中，所以檔案的重要性是不言而喻的。檔案是一種憑證，能夠記錄一些歷史事件、人物信息和社會活動，具有很大的利用價值，并且檔案整理工作是檔案管理工作中的重點。因此，文章以檔案整理工作的具體程序和內(nèi)容為出發(fā)點，重點分析了檔案整理工作的基本原則和主要內(nèi)容，希望對相關(guān)的檔案整理工作人員有一些幫助。

關(guān)鍵詞：檔案整理工作;主要內(nèi)容;基本原則

利用科學(xué)的手段來整理檔案，能夠使檔案更加系統(tǒng)化，而且具有條理性。因為一些事業(yè)部門或者企業(yè)收集的檔案本身就比較零亂，數(shù)量也比較多，成分復(fù)雜，內(nèi)容多種多樣，這種情況下，就會對一些工作產(chǎn)生不良的影響。但是通過對檔案進(jìn)行整理，能夠更好的實現(xiàn)對檔案的管理和使用，更能提升檔案的價值，為推進(jìn)一些工作的順利進(jìn)行提供保障。所以，本文就筆者的經(jīng)驗和實踐，重點分析檔案管理工作的原則和內(nèi)容，進(jìn)而完善檔案管理工作。

1 檔案整理工作的意義

如果檔案比較散亂，那么就不能體現(xiàn)出檔案的真實特點，難以清晰充分的反映出一些工作活動的聯(lián)系，在許多的檔案中，如果不利用科學(xué)的檔案管理方法，那么想要查找一項檔案也是十分困難的事。此外，如果不能把有關(guān)聯(lián)的檔案聯(lián)系起來，那么檔案的利用價值就降低了，因此，只有通過系統(tǒng)的整理，才能為檔案的管理和利用創(chuàng)造良好的條件，最終推進(jìn)一些工作的順利進(jìn)行。

2 檔案整理工作的程序和內(nèi)容

2.1 檔案整理工作的具體程序

在進(jìn)行檔案整理工作時，有一些嚴(yán)格的程序和內(nèi)容：首先，整理者要對整理工作的基礎(chǔ)程序和步驟有細(xì)致的了解，然后根據(jù)了解的情況按照不同的類別給這些檔案排列、分類，同一類的放在一起，這樣更方便利用。此外，一些特殊的檔案也要交由不同的人來整理，這樣才能提高檔案管理工作的高效性。檔案整理工作并沒有特定的順序要求，可以在實際工作中根據(jù)工作的需要進(jìn)行。

2.2 檔案整理工作的具體內(nèi)容

在日常檔案室的工作中，相關(guān)的檔案負(fù)責(zé)人需要接收一些部門交上來的案卷，這就需要檔案整理者對檔案室的了解更加細(xì)致，這樣才能進(jìn)行系統(tǒng)的整理，對檔案進(jìn)行排列，做好檔案的整理工作。 如果一些檔案已經(jīng)被檔案室保存了，但是在具體的工作中發(fā)展該方案與所規(guī)定的要求不符合，那么在這種情況下，就要對該方案做進(jìn)一步的加工處理，對不合理的部分進(jìn)行調(diào)整，從而可以提高檔案整理的質(zhì)量和水平。此外，如果一些檔案保存的時間比較長，也要根據(jù)實際情況對這些方案做出調(diào)整，這樣才能使檔案管理體系更加完善。在日常工作中，檔案室不可避免的會收到一些零散的文件，這就需要相關(guān)的檔案管理人員對檔案進(jìn)行細(xì)致的整理。從這些工作內(nèi)容就可以看出，要想做一名合格的檔案工作管理人員，就要對整個檔案管理程序進(jìn)行熟悉、有效的掌握。

3 檔案整理工作的基本原則

3.1 保持檔案之間的歷史聯(lián)系

一些歷史事件以及人物的情況都被清晰的記錄在檔案中，因此，一些單位或者工作部門的檔案文件之間一定存在著一些聯(lián)系，例如，檔案的時間、內(nèi)容等，都具有特定的聯(lián)系。所以，檔案管理人員在檔案整理工作中，千萬不能把有聯(lián)系的檔案分開處理，而是要將有聯(lián)系的文件放在一起，這樣才能更好的發(fā)揮檔案本來的作用，能夠真實的反映情況，有助于相關(guān)工作的開展。此外，檔案之間的有機(jī)聯(lián)系也要保持，因為這能體現(xiàn)出不同檔案的不同特點，因此，這就要求相關(guān)的檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理工作時要保持這種特定的聯(lián)系，不能隨意割裂。

3.2 在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行整理

在檔案整理工作中，要秉承一定的原則。比如，一些先前就整理好的檔案，如果再對其整理時，也不能打亂原有的基礎(chǔ)，而是要在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行整理匯總。在進(jìn)行檔案整理工作中，還要有效的利用原有的整理成果，因為只有這樣才能保持檔案原來的狀態(tài)，能夠體現(xiàn)出對檔案來源的尊重。

3.3 在檔案整理工作中，加強(qiáng)對檔案的管理和利用

在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系及尊重檔案來源的原則下，還需要充分的考慮到檔案的保管和利用的方便性，所以需要采用有效的整理方法使其能夠更好的滿足檔案保管和利用需求。

3.4 區(qū)分不同檔案的價值

每份檔案都有每份檔案自己的價值，區(qū)別不同檔案的價值指的就是通過分析此檔案的保存和利用價值，統(tǒng)一劃分檔案保存的時間，在整理檔案時也要做到因地制宜，不同類型的檔案要區(qū)別對待。這種管理方法，能夠節(jié)約時間，減輕人力，最重要的一點就是能夠提高具有保存價值檔案的整體質(zhì)量，為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。

3.5 便于保管和利用

各個單位對檔案整理都十分重視，因為檔案管理的根本目的是方便管理和利用。當(dāng)然，在整理過程中，不能切斷檔案間的聯(lián)系，要區(qū)分不同的利用價值，按照一定的順序給檔案編號。

4 對檔案管理工作的具體要求

4.1 培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才

培養(yǎng)專業(yè)的人才是增強(qiáng)檔案管理工作效率的重要手段和方法。因此，筆者總結(jié)了幾個措施：首先，相關(guān)的檔案管理工作人員的工資水平不能太低，這樣不僅不能吸引優(yōu)秀的人才來該崗位工作，也不會提高事業(yè)單位內(nèi)部人才工作的積極性。其次，資金分配的問題也要引起重視，管理人員要傾向于檔案管理部門，如果事業(yè)單位內(nèi)部的資金比較充裕，還可以建立現(xiàn)代的管理模式，這樣可以使檔案管理部門的工作中在現(xiàn)代化因素的影響下更好的工作，增強(qiáng)工作的水平和能力。最后，員工的綜合素質(zhì)和能力，是提高管理能力的關(guān)鍵。所以，事業(yè)單位內(nèi)部還要加強(qiáng)對相關(guān)管理和工作人員的培訓(xùn)和考核，這樣能夠提升管理人員的能力，進(jìn)而提高檔案管理工作的水平。

4.2 建立完善的檔案管理工作系統(tǒng)

完善相關(guān)的檔案管理工作系統(tǒng)，能夠促進(jìn)事業(yè)單位中檔案管理體系的近代化。要完善檔案整理設(shè)備，讓檔案管理工作更加信息化。所以，這就要求事業(yè)單位中的每個員工都要學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，利用現(xiàn)代化方式將人事檔案分類管理，進(jìn)而提升檔案管理的效率。其次，還要建立新式的數(shù)字化管理庫，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平。通過采取這種方式，能夠提高檔案管理工作的效率。

4.3 提高檔案管理人員的意識

要想做好相關(guān)的檔案管理工作，就要從改變?nèi)说男膽B(tài)上下手，所以要讓單位中的每位工作人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這樣才能更好的推進(jìn)該工作的進(jìn)行。通過這種方法，能夠為檔案管理工作提供人才，進(jìn)而提高檔案工作的效率。所以，事業(yè)單位中的任何人，都要改變自己的錯誤認(rèn)識，做好自己的工作，最終要給檔案管理工作部門做匯總。

5 結(jié)束語

檔案整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)，因為只有有效的整理檔案，這樣才有利于檔案的保存和利用，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平。隨著各行各業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，所以，檔案管理人員需要在不斷的工作中積累經(jīng)驗，探索新的方法，更好的做好檔案整理工作，確保檔案更好的發(fā)揮其應(yīng)用價值，推動工作的順利開展和進(jìn)行。

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