丁小蘭

【摘要】企業(yè)檔案產(chǎn)生于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營時的各種歷史記錄，存在于國家檔案信息數(shù)據(jù)庫之中，在企業(yè)生產(chǎn)運作時起到了重要的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)生存的至關(guān)重要的知識寶庫，在企業(yè)生產(chǎn)管理中發(fā)揮了不可或缺的作用，因此，企業(yè)對檔案的管理必須毫不懈怠，要有嚴(yán)格的管理流程和接轉(zhuǎn)流程。本文針對企業(yè)檔案管理工作中產(chǎn)生的問題進(jìn)行以下分析。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理;企業(yè)管理問題;思考

在企業(yè)成立之初檔案便已經(jīng)產(chǎn)生，它見證了企業(yè)從開始成立到發(fā)展壯大的每一個部分，貫穿于企業(yè)的歷史，為企業(yè)的建設(shè)和企業(yè)的每一個決策提供了重要的依據(jù)，也是企業(yè)建設(shè)不可或缺的一部分，然而在許多企業(yè)，檔案管理存在不同程度的問題，這些問題在企業(yè)的管理上產(chǎn)生了一些消極的影響。本文對企業(yè)的檔案管理實際工作中產(chǎn)生的問題進(jìn)行探討，提出了一些解決措施來應(yīng)對這些實際工作中的問題。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

檔案在企業(yè)的發(fā)展中占有至關(guān)重要的地位，記錄了企業(yè)的生產(chǎn)管理、人才引進(jìn)與流出、生產(chǎn)資源的調(diào)度、各種科技中的信息、各種生產(chǎn)中的知識。因此檔案的重要性不言而喻，關(guān)系到企業(yè)能否正常發(fā)展，能否在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的管理下生存。努力做好檔案管理工作有助于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和符合社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

二、企業(yè)檔案管理工作中的主要問題

（一）一些企業(yè)對檔案的管理工作認(rèn)識不到位，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。在檔案管理中配套資源不充足，對檔案管理缺失主動性，對檔案管理工作缺乏創(chuàng)造性，相應(yīng)的管理人員能力不足?；A(chǔ)設(shè)施在檔案管理工作中準(zhǔn)備不夠充分，各種軟件硬件系統(tǒng)不到位，管理經(jīng)費準(zhǔn)備不夠，不能得到保證，檔案的信息資源開發(fā)不夠，由此造成檔案的利用減少，不能從戰(zhàn)略角度從檔案中得到相應(yīng)的信息，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的開展。

（二）企業(yè)檔案管理力量不充足。在大部分企業(yè)，檔案管理人員身兼數(shù)職，并且企業(yè)檔案管理職位變動次數(shù)比較多，沒有形成檔案管理的專門人才，更有甚者，沒有設(shè)立檔案管理專門的部門，這非常不利于檔案管理。許多檔案管理人員沒有專業(yè)能力，在檔案管理上沒有專業(yè)的知識儲備，對檔案的管理要求了解不夠，對檔案的收集整理歸檔裝訂等步驟了解不夠，不能夠充分勝任檔案管理工作，有可能會導(dǎo)致部分檔案沒有收集到或者有部分檔案收集不全面的行為，造成企業(yè)檔案資源的缺失和浪費。

（三）檔案的管理質(zhì)量較低。在企業(yè)檔案管理中，檔案的管理內(nèi)容存在缺失，由于檔案管理人員沒有接受過相應(yīng)的管理培訓(xùn)，導(dǎo)致一部分檔案管理人員只知道將檔案立檔歸檔，不能深刻了解檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管日期等更深層次。長期保管的檔案內(nèi)容了解不充分，對這些檔案無法充分利用。檔案管理人員的管理觀念無法與時俱進(jìn)，對檔案收集、整理、編目、檢索查閱等還是采用舊方法，檔案管理工作效率低下。檔案收集時多為被動收集，檔案之中所含信息比較缺少，檔案的載體單一，這些情況導(dǎo)致不能多角度、全方位地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。檔案編研內(nèi)容比較單調(diào)，大多為一次性編纂。只看到和追求檔案的數(shù)量，很少提高檔案管理的質(zhì)量，不利于檔案管理的效率和發(fā)揮檔案在企業(yè)管理上的重要作用，也給檔案管理工作帶來負(fù)面影響，不利用企業(yè)的生存和發(fā)展。

（四）檔案信息化建設(shè)落后。大部分企業(yè)檔案管理方式采用人工方式，而信息化建設(shè)比較落后。采用人工方式不僅效率低下，而且在人工處理的過程中還有可能造成人為原因的錯誤。導(dǎo)致在信息化蓬勃發(fā)展的時代，許多企業(yè)不能夠充分利用信息化帶來的好處，由此導(dǎo)致檔案整理手段更新速度變慢，使得檔案管理無法滿足信息化社會發(fā)展的需要。

（五）管理與服務(wù)存在脫節(jié)。首先，企業(yè)檔案的門類比較單一，一些企業(yè)側(cè)重或只注重文書檔案，而不注重對業(yè)務(wù)資料的收集，不利于企業(yè)檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)性和完整性。其次，對檔案的保護(hù)不夠充分，造成少量檔案流失。最后，企業(yè)對檔案只考慮到了保管問題而忽略了檔案的利用問題。一些企業(yè)收集完檔案之后，常常只是保存而不愿再翻開檔案，忽視了檔案在企業(yè)發(fā)展之中的作用。這不利于企業(yè)戰(zhàn)略性的發(fā)展，也不利于企業(yè)服務(wù)的進(jìn)行，造成了大量的資源浪費。

三、對企業(yè)檔案管理工作的對策

（一）加強對檔案管理工作的認(rèn)識，加強企業(yè)在檔案管理工作上的責(zé)任感。大力宣傳檔案工作的重要性，讓管理人員和企業(yè)員工都能認(rèn)識到檔案管理的寶貴。真正重視檔案管理工作，將檔案管理工作提高到企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，讓企業(yè)能夠得到重視。加強檔案管理的資金投入力度，提高檔案管理工作的建設(shè)。

（二）完善檔案管理制度，加強企業(yè)檔案管理規(guī)范，讓檔案管理具有充分性和科學(xué)性，要形成企業(yè)檔案管理特定的管理模式。企業(yè)還要聯(lián)系實際，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，利用檔案管理的先進(jìn)理念、先進(jìn)原則和先進(jìn)管理方式將其融入檔案管理工作之中，將檔案管理落實到檔案的質(zhì)量和應(yīng)用之中。

（三）規(guī)范檔案管理工作，科學(xué)立檔，提高檔案的質(zhì)量，提高檔案收集工作的標(biāo)準(zhǔn)。制定、完善、健全檔案的收集制度，在分類檔案、歸檔范圍、保管期限等方面嚴(yán)格遵循檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。提高檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理工作，做到組卷合格，檔案內(nèi)的文件整理有序、標(biāo)題簡明。規(guī)范檔案管理工作，嚴(yán)格分類檔案的門類，進(jìn)行統(tǒng)一管理，利于檔案的保存和使用。

（四）創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，使檔案服務(wù)貼近企業(yè)需求?？茖W(xué)管理檔案的內(nèi)容，在提高檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，要有目的、有重點、有選擇性地對檔案的文獻(xiàn)資源進(jìn)行不斷優(yōu)化，讓檔案管理能夠系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，能夠準(zhǔn)確及時高效地為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。不斷提高檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新意識，促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供幫助。

（五）加強檔案管理隊伍建設(shè)，充分配備相應(yīng)的管理人才。在經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理人才也必須做到與時俱進(jìn)，必須具備檔案管理的綜合素質(zhì)，這就要求檔案管理人才知識化、年輕化、專業(yè)化。不僅需要檔案管理者成熟穩(wěn)重，也要求檔案管理者能夠與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。企業(yè)要擁有一定的檔案管理人才儲備，增加檔案管理人員的資金投入，以面對檔案管理人員的流轉(zhuǎn)。

（六）要加快企業(yè)的信息化建設(shè)。利用當(dāng)今時代大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，將檔案信息建立起數(shù)據(jù)庫，將檔案進(jìn)行信息化處理，推動企業(yè)檔案管理和企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。要充分利用好現(xiàn)代化發(fā)展的成果，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時在企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)時，要注意保護(hù)隱私，實現(xiàn)檔案的信息化和法制化同時并舉。

（七）企業(yè)要多做好檔案管理的安全防護(hù)工作。要按照國家的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理。在檔案安全管理工作中，要提高資金投入，注意人為影響如信息的盜取和自然危害，注意防潮、防火、防有害生物的毀損等。對于特殊檔案如各種商業(yè)機密文件等，要進(jìn)行特殊防護(hù)，必要情況下，進(jìn)行獨立的防護(hù)措施。同時還要對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行法律備案等。

四、總結(jié)

在當(dāng)今不斷發(fā)展的社會中，檔案管理工作必須做到不斷完善，與時俱進(jìn)。積極探索新的管理理念和管理方式，加大對檔案管理工作的投入。在做好檔案管理工作的前提下，還要將檔案管理和企業(yè)發(fā)展聯(lián)系起來，讓檔案在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用，推進(jìn)檔案管理工作的有效性和先進(jìn)性實施，為社會發(fā)展作出新貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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