王海燕

【摘要】聲像檔案是相當(dāng)重要的一類檔案，和其他檔案有著巨大的差別，在管理過程之中需要對其進(jìn)行重視。本文對當(dāng)前聲像檔案管理存在的主要問題進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上突出了改進(jìn)的措施，以期更好地對聲像檔案進(jìn)行管理。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案;檔案管理;歸檔

聲像檔案是檔案工作的一個重要門類，屬于專門檔案的一種。是立檔單位在其工作活動中直接形成的重要的聲像歷史記錄。當(dāng)前，隨著機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息化的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)工作形成的各類檔案中，聲像檔案越來越多，必須加以重視和加強(qiáng)管理。筆者通過對全市96個鎮(zhèn)（街道）和市直部門的檔案工作情況調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，聲像檔案的管理情況明顯滯后于文書檔案，普遍存在很多問題和不足，直接影響了檔案的齊全完整和保管利用。為此，結(jié)合實際情況就如何做好聲像檔案管理工作談幾點粗淺的認(rèn)識。

一、當(dāng)前聲像檔案管理存在的主要問題

與機(jī)關(guān)文書、科技等重要門類檔案相比，聲像檔案明顯沒有引起立檔單位足夠的重視，許多單位實際工作中明明形成很多聲像檔案材料，但實際能夠立卷歸檔的并不多。問題主要有以下三方面：

（一）聲像設(shè)備利用率不高。數(shù)字化普及大大加快了機(jī)關(guān)辦公自動化，與以前相比，機(jī)關(guān)事業(yè)單位聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的96個單位中，95%以上的單位配備了多臺數(shù)碼相機(jī)和數(shù)碼攝像機(jī)，聲像設(shè)備無論是在數(shù)量還是質(zhì)量上可以說比以前有質(zhì)的飛躍，這為機(jī)關(guān)檔案工作的有效開展奠定了堅實的基礎(chǔ)。但由于多方面的原因，很多單位對聲像設(shè)備管理比較混亂。如有的單位統(tǒng)一放在辦公室，由辦公室統(tǒng)一管理、調(diào)配、使用、保管，有的放在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員手中，有的則分散放在各科室或相關(guān)科室，沒有一套健全的管理使用制度，常常出現(xiàn)因有關(guān)科室或人員請假、外出等而不能利用相關(guān)設(shè)備的情況，給工作帶來很大不便。總之，沒有統(tǒng)一的管理制度，設(shè)備的利用率普遍不高。

（二）檔案意識淡薄，歸檔職責(zé)不清。聲像檔案產(chǎn)生的前期基本由單位負(fù)責(zé)宣傳或攝錄的人員承擔(dān)，并直接決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，他們存在兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)：其一，檔案概念不清。受傳統(tǒng)思想影響，機(jī)關(guān)大多數(shù)人認(rèn)為檔案很神秘，只有那些政策規(guī)定、紅頭文件、會議材料等才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、聲像、光盤等，主要作用是為了新聞宣傳報道，只要拍完、錄完、上報就算完成任務(wù)了，不屬于單位的歸檔內(nèi)容。其二，檔案歸屬不清。誤以為誰拍的照片就歸誰，哪個科室負(fù)責(zé)宣傳工作就歸哪個部門，由分工負(fù)責(zé)的相關(guān)科室或人員負(fù)責(zé)保管保存，留待以后工作查閱利用就行了，沒有按照國家檔案法律法規(guī)的要求，及時將這部分聲像檔案材料整理歸檔，或是及時移交給單位的文書處理部門統(tǒng)一立卷歸檔。

（三）歸檔的聲像檔案材料重點不突出，質(zhì)量不高。負(fù)責(zé)此項工作的同志由于對歸檔聲像檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)不甚了解，因而在具體拍攝中往往只為了達(dá)到宣傳目的，片面追求藝術(shù)性、特效性，而沒有考慮到檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性，導(dǎo)致歸檔的聲像檔案重點不突出、質(zhì)量不高等。

二、造成聲像檔案管理混亂的主要原因分析

主要有以下幾點：一是管理制度不健全。聲像檔案沒有作為單位檔案工作的重要門類實行集中統(tǒng)一管理。二是檔案法制觀念不強(qiáng)。貫徹落實國家相關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范不到位，聲像檔案不能及時完整歸檔。三是安全保管條件較差。由于缺少必要的經(jīng)費(fèi)保障，致使保管聲像檔案所必需的專業(yè)設(shè)施設(shè)備很難達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)要求。四是聲像檔案收集起來困難較大。相關(guān)科室與檔案人員歸檔欠協(xié)調(diào)。五是重要檔案難收集。單位重大活動、重大項目的聲像檔案資料收集難度大。

三、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策

（一）從提高檔案意識入手，實行依法治檔。實際中要做好以下兩方面工作：一是深入學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》《檔案法實施辦法》《山東省檔案工作條例》等檔案法律法規(guī)，不斷提高全社會的檔案意識和各級領(lǐng)導(dǎo)依法治檔的自覺性，為檔案工作的健康發(fā)展?fàn)I造良好的社會環(huán)境。二是提高全員檔案意識，形成良好的齊抓共管局面。通過宣傳，讓全體機(jī)關(guān)工作人員人人明白，檔案工作是保障和服務(wù)機(jī)關(guān)各項工作正常順利開展的重要基礎(chǔ)工作，檔案是一個單位的重要歷史發(fā)展記錄和寶貴文化財富，做好檔案工作功在當(dāng)代，利在千秋，人人必須關(guān)心支持檔案工作，工作中只要涉及應(yīng)歸檔的、應(yīng)移交的聲像檔案，都應(yīng)該主動擔(dān)當(dāng)盡責(zé)，積極配合文秘主管部門或檔案部門及檔案人員自覺做好這項工作。

（二）在完善制度建設(shè)上下功夫，狠抓貫徹落實。沒有規(guī)矩不成方圓。要促使聲像檔案同機(jī)關(guān)文書檔案等一同走上制度化、規(guī)范化的軌道，健全制度、規(guī)范管理至關(guān)重要。各立檔單位要依據(jù)國家檔案局8號令和有關(guān)聲像檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際，制定出本單位、本部門的《聲像檔案歸檔范圍和保管期限表》，并以紅頭文件的形式下發(fā)各科室貫徹執(zhí)行。對機(jī)關(guān)工作中產(chǎn)生的聲像材料，要從形成、收集、歸檔到移交等各個環(huán)節(jié)都作出明確的規(guī)定，提出具體的要求，確保聲像檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，應(yīng)交及時移交。

（三）把加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)作為抓手，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案行政管理部門要改變重文書檔案而輕專門檔案的片面做法，不斷加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容，依法將其列入檔案進(jìn)館范圍，定期接收。同時，要運(yùn)用和采取發(fā)文件、召開會議、檔案工作年度檢查、案卷質(zhì)量評比、檔案執(zhí)法檢查等方式方法，依法對各單位各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，要把聲像檔案等專門檔案一同列入檢查范圍，加以監(jiān)管和指導(dǎo)，對存在的問題和不足要及時指出，并提出建議，督促其限期整改。同時，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取上崗培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)、學(xué)術(shù)討論會等形式，全面加強(qiáng)對專兼職檔案人員專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，以滿足和適應(yīng)新形勢下檔案工作持續(xù)健康發(fā)展的要求。?

（四）加大投入，改善條件，確保檔案安全保管。要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，不斷加大資金投入，配備必需的空調(diào)、去濕機(jī)、防磁柜、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化檔案設(shè)施設(shè)備，建立起能達(dá)到“九防”要求的檔案室、庫。聲像檔案的保管條件不同于文書等其它門類載體檔案的保管要求，尤其對溫濕度、防磁等都有特殊的要求，為此，有條件的單位必須按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)健全和改善聲像檔案保管條件，對沒條件或一時達(dá)不到安全保管條件的部門、單位也要積極采取委托代管、移交國家綜合檔案館等有效措施，確保聲像檔案的安全保存。

（五）主動作為，大力拓寬聲像檔案收集渠道。要實現(xiàn)聲像檔案收集齊全完整的目標(biāo)，就必須廣開渠道，多措并舉，狠抓落實。就全市層面而言，國家綜合檔案館要依法對列入進(jìn)館范圍的各單位聲像檔案與文書檔案一并接收進(jìn)館，不斷豐富館藏，改善門類。就機(jī)關(guān)單位而言，辦公室或文秘主管部門要依法監(jiān)督指導(dǎo)各相關(guān)科室做好聲像檔案及其他專門檔案的歸檔工作，按照國家規(guī)定及時向單位檔案室移交，統(tǒng)一保管利用。對全市的重大活動、重點項目等檔案資料，要堅持誰主辦、誰負(fù)責(zé)的原則，采取主辦部門單獨或是檔案部門協(xié)同參與的形式，負(fù)責(zé)聲像檔案的收集整理歸檔。另外，還要廣泛征集散存在社會或是個人手中有價值的聲像檔案，以豐富和彌補(bǔ)聲像檔案的不足。

聲像檔案不同于其他門類檔案，具有其他檔案所不能替代的更直接、更形象、更立體的記錄特性。因此，收集好、整理好、保管好、利用好聲像檔案，對一個單位、一個部門、一個地區(qū)各項工作的健康開展有著十分重要的歷史價值和現(xiàn)實意義，望能引起全社會和各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持。