于皓

【摘要】一個(gè)人的成長(zhǎng)過程可以通過人事檔案充分反映，同時(shí)人事檔案還是相關(guān)部門利用和發(fā)現(xiàn)以及管理人才的憑據(jù)。在如今網(wǎng)絡(luò)化以及信息化不斷普及的背景下，為了更好地提升企業(yè)人事檔案的工作效率以及改善企業(yè)人事檔案管理工作，相關(guān)工作人員需要采用先進(jìn)的技術(shù)，將企業(yè)人才隊(duì)伍的具體情況充分的體現(xiàn)出來，以便進(jìn)一步健全企業(yè)人力資源管理工作。本文分析人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，同時(shí)探討目前的情況，提出建設(shè)人事檔案管理信息化的相關(guān)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;信息化建設(shè);建設(shè)對(duì)策

在社會(huì)資源中，人事檔案資源具有十分重要的比重，同時(shí)一定程度上是選擇人才的重要憑證。現(xiàn)今，在網(wǎng)絡(luò)化以及信息化不斷普及的背景下，社會(huì)變革不斷加深，在人事檔案管理工作的本質(zhì)上，也發(fā)生著巨大變化。信息化建設(shè)的腳步加快是目前形勢(shì)所需，為了促進(jìn)科技發(fā)展，滿足對(duì)社會(huì)的不同需求，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)十分有必要。

一、建設(shè)人事檔案管理信息化的必要性

（一）提高工作效率。對(duì)于較為傳統(tǒng)的人事檔案來說，其保管方式一直為紙質(zhì)材料，同時(shí)需要管理人員采用手工收集并整理，然后提供給單位利用，其工作量十分巨大，而且工作效率普遍偏低，浪費(fèi)了大量時(shí)間以及人力。所以，在這樣的情況下，需要檔案管理信息化。在計(jì)算機(jī)中記錄每個(gè)人的信息，這樣做，僅輸入一次就可以進(jìn)行重復(fù)閱讀。當(dāng)我們需要某個(gè)人的信息時(shí)，只需要輸入這個(gè)人的姓名或是與其相關(guān)的一些基本信息就可以快速找到其所有資料。這樣的做法十分簡(jiǎn)單，完全符合現(xiàn)今時(shí)代發(fā)展需求。通過計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，并對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行分類及分析加工，可以提高工作效率，同時(shí)一定程度上使檔案的管理成本得以降低。

（二）重要性。在各個(gè)國(guó)家和組織以及企業(yè)中，人事檔案是必不可少的。其記錄的內(nèi)容包含個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱及獎(jiǎng)懲與工資等情況，甚至個(gè)人的工作表現(xiàn)以及家庭狀況也囊括其中，是以個(gè)人為單位進(jìn)行集中保存的文字資料，或是通過表格以及其他各種形式的歷史記錄，與每位員工都有著十分密切的聯(lián)系。單位開展工作以及部門對(duì)個(gè)人進(jìn)行管理時(shí)，人事檔案具有一定的參考作用。在人事工作以及組織中，是十分重要的依據(jù)，使單位干部隊(duì)伍的建設(shè)得以有效加強(qiáng)，同時(shí)對(duì)于監(jiān)察和生產(chǎn)以及管理等也具有重要的作用。因此，人事檔案使用的頻率十分高，進(jìn)行信息化建設(shè)十分必要。

（三）信息化為必然趨勢(shì)。從改革的整體來看，檔案管理信息化是發(fā)展方向，信息化的核心內(nèi)容是充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，并使用現(xiàn)代科技的管理新手段和新成果，更加詳盡地使用人事檔案信息，并對(duì)各種信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類、管理及編輯，以此達(dá)到檢索與存儲(chǔ)，在此基礎(chǔ)上使檔案資源共享的目的得以實(shí)現(xiàn)，甚至一定程度上人事檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率得以提高。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）隱秘性較弱。按照我國(guó)人事管理體制的要求，任何人都不能查看或使用其他人的相關(guān)檔案資料。人事檔案會(huì)對(duì)人員的資料進(jìn)行保密，主要是因?yàn)槌浞挚紤]到管理的方便性以及安全性，正因?yàn)檫@樣，使人事檔案的可靠性以及真實(shí)性降低。

（二）人事制度改革和管理制度不匹配?，F(xiàn)階段人事制度改革不斷加深，人才流動(dòng)十分大，錄用人才的手續(xù)在此情況下變得過于簡(jiǎn)單。因?yàn)槿耸聶n案管理體制方面并不是十分先進(jìn)，所以沒有辦法對(duì)其進(jìn)行及時(shí)修正，此情況導(dǎo)致人才的流動(dòng)受到嚴(yán)重制約。甚至有很多企業(yè)為了避免優(yōu)秀人才跳槽，扣留其檔案，導(dǎo)致人事檔案資料不全，從而招錄單位在此情況下會(huì)出現(xiàn)很多不必要的麻煩。

（三）領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其認(rèn)識(shí)程度，可以充分體現(xiàn)在管理工作當(dāng)中，很多領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)槿狈φJ(rèn)識(shí)，導(dǎo)致資料保護(hù)得不到重視，認(rèn)為只要資料不泄露、不丟失，可以查看以及外調(diào)即可。因此在此理解下，人事檔案工作的重要性被嚴(yán)重忽視，在整個(gè)工作中存在的各種不足都不能及時(shí)進(jìn)行解決。針對(duì)管理來說，其是一項(xiàng)集政治性和專業(yè)性以及機(jī)密性于一體的工作，人事檔案資料需要專人進(jìn)行管理。但是，因?yàn)樵谌藛T的編制不足以及工作量繁重，所以一般情況下，相應(yīng)工作主要由人事機(jī)構(gòu)中的工作人員來承擔(dān)。對(duì)于這些人來說，并沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)工作性質(zhì)的了解嚴(yán)重不足，管理能力低下的同時(shí)，人員流動(dòng)性十分大，因此人事檔案管理工作在此情況下被嚴(yán)重制約。另外，在管理技術(shù)上，也不是十分先進(jìn)，很少有專門的管理軟件，一般進(jìn)行管理時(shí)主要為人工操作，這樣的情況導(dǎo)致很多工作沒有辦法在規(guī)定的時(shí)間整理出來，甚至導(dǎo)致出現(xiàn)資料不全的情況。

三、建設(shè)信息化人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策

（一）信息化建設(shè)指導(dǎo)思想加強(qiáng)。現(xiàn)如今，人們對(duì)信息化的建設(shè)越來越重視，人事檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)的主要目的是開發(fā)和應(yīng)用自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)，并將其及時(shí)性、動(dòng)態(tài)性以及快捷性充分體現(xiàn)出來，不斷提高檔案管理水平。所以，在此情況下，人事檔案管理的指導(dǎo)思想必須要加強(qiáng)，同時(shí)充分明確信息化建設(shè)的意義以及作用。第一，針對(duì)檔案管理人員來講，其積極性必須加強(qiáng)，同時(shí)還要具有良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，勇于創(chuàng)新，為了更好地對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行利用創(chuàng)造相應(yīng)的條件。第二，管理人員的檔案意識(shí)提升，并在此基礎(chǔ)上有效實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作統(tǒng)一以及全面。并從全局出發(fā)，始終堅(jiān)持以人為本，將各項(xiàng)管理工作安排好，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性。第三，人事檔案管理工作需循序漸進(jìn)，并從實(shí)際出發(fā)，讓信息化系統(tǒng)的應(yīng)用水平在不斷的實(shí)踐中得到提升，同時(shí)在此基礎(chǔ)上綜合考慮自動(dòng)化系統(tǒng)情況以及檔案信息化管理內(nèi)容，對(duì)存在的各種問題及時(shí)總結(jié)，同時(shí)針對(duì)各種問題找到相應(yīng)的解決對(duì)策，促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)。

（二）一體化管理的實(shí)現(xiàn)。開展人事檔案管理信息化時(shí)，整個(gè)過程的管理需要加強(qiáng)，采用更加科學(xué)合理的手段對(duì)電子檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)，以此保證檔案信息的有效性、安全性以及完整性，更加快捷安全地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)中，讓人事檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)得到有效支持，比如檔案綜合查詢和建檔管理及檔案借閱與歸檔管理等，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)和傳送，以及使用一體化，讓管理具有一體化的服務(wù)職能。

（三）信息溝通加強(qiáng)。有效實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的利用和開發(fā)，不但是部門的職責(zé)，同時(shí)和企業(yè)的所有部門都有直接關(guān)聯(lián)，此情況下，需要完善協(xié)調(diào)機(jī)制，讓每個(gè)部門之間的溝通得以加強(qiáng)，使檔案信息的全面性和規(guī)范性得到保障，并確保檔案信息資源的安全和完整，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)束語

在社會(huì)資源中，人事檔案占據(jù)十分重要的比重，是科學(xué)利用和人力資源開發(fā)的重要依據(jù)，同時(shí)也是人力資源管理中十分重要的內(nèi)容。隨著現(xiàn)階段我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，人才的需求在此背景下也在不斷增加。在此背景下，需要科學(xué)合理地應(yīng)用信息技術(shù)和現(xiàn)代化科技對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，檔案信息更新速度變快的同時(shí)，讓檔案管理的安全性得以實(shí)現(xiàn)。

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