摘 要：隨著新時代中國特色社會主義現(xiàn)代化事業(yè)走向深入和信息科技的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)覆蓋面不斷擴大，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)、電子文檔大量生成，檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理，成了檔案工作中的一個新課題，已成為檔案開發(fā)、利用和管理的發(fā)展趨勢。與此相適應(yīng)，檔案已不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文本，正在經(jīng)歷一場由紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的變革，數(shù)字化檔案應(yīng)運而生，數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理隨之提上議事日程。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，對數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;作用

信息化時代下，企業(yè)應(yīng)該將現(xiàn)代化信息手段應(yīng)用在日常的經(jīng)營管理活動當中，比如說可以在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，這樣才能夠促進企業(yè)更快更好的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要消耗很多人力，但是將數(shù)字化檔案應(yīng)用在檔案管理工作中就可以實現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1 檔案管理的概念

隨著辦公自動化流程不斷深入，大數(shù)據(jù)時代的到來，使用類型紙載體記錄歷史痕跡的機會越來越少。隨著計算機越來越普及和大量生產(chǎn)電子文檔，數(shù)字文件成為文件系列的新成員和主力。檔案本身就是由各種信息匯集而成的，因此將原有檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案時應(yīng)該先了解檔案當中的具體信息，并對信息進行科學合理的處理，這樣就能夠使檔案信息和社會信息融合在一起，實現(xiàn)檔案管理的信息化。數(shù)字化檔案與生俱來的操作簡便、使用成本低、工作效率高等優(yōu)勢必將受到管理者和使用者的青睞，其先進的管理應(yīng)用系統(tǒng)必將成為各行各業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，加強數(shù)字化檔案研究，開發(fā)數(shù)字化檔案管理技術(shù)，發(fā)揮數(shù)字化檔案應(yīng)有的作用已成為必然趨勢，不但必要而且可行。

2 數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

2.1 有利于提高檔案管理的效率和質(zhì)量

當今，計算機越來越普及，讓我們的生活變得更加簡單快捷，比如說我們想要查什么資料的話就可以直接在電腦上查，不用再去翻閱各種書籍，提高了我們的辦事效率和質(zhì)量。同理，將數(shù)字化檔案應(yīng)用在檔案管理工作當中也能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。實行數(shù)字化管理也就是通過計算機對檔案進行管理，能夠有效提高信息的處理效率。利用計算機能夠存儲大量的數(shù)字化檔案，可以節(jié)省很多空間，也不用再通過人工對檔案進行分類，減少了人工管理出現(xiàn)的錯誤，因此應(yīng)用數(shù)字化檔案能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.2 更好地保護了檔案原件，降低了檔案利用的勞動強度和成本

通過檔案數(shù)字化，將傳統(tǒng)的檔案對象轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，開拓了檔案數(shù)字化管理新形式，極大地減少了檔案原件的使用頻率，使檔案原件得到了更大程度的保護。檔案數(shù)字化使查詢利用檔案資料變得非常方便快捷，免去了利用檔案資料時提調(diào)檔案、出入庫和統(tǒng)計時逐件逐頁清點檔案的煩瑣，減少了因反復打印復印造成的紙張浪費和人力浪費，有效降低了檔案工作的勞動強度。

2.3 數(shù)字化時代的檔案編研工作形式或更加靈活多樣

較之實體檔案，數(shù)字化檔案資源無論在查找、整理、利用、傳播等方面都有得天獨厚的優(yōu)勢。作為檔案利用的重要環(huán)節(jié)，編研工作在形式上也將更加靈活高效。館際間合作編研，以網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)的社會化編研，利用大數(shù)據(jù)分析、量化研究、人工智能等先進技術(shù)開展的新形式的編研等，都已經(jīng)或即將成為可能。

2.4 促進了檔案館轉(zhuǎn)型升級

檔案數(shù)字化促進了檔案工作由傳統(tǒng)的管理、利用模式向現(xiàn)代的管理、利用模式轉(zhuǎn)變，使檔案館實現(xiàn)了真正意義上的現(xiàn)代化。目前，檢驗一個檔案館是否實現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，關(guān)鍵要看其傳統(tǒng)載體檔案是否較高程度地完成了數(shù)字化、是否通過網(wǎng)絡(luò)提供利用、能否提供系統(tǒng)檢索和實現(xiàn)社會共享。

3 實現(xiàn)數(shù)字化檔案的措施

將紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化檔案有非常重要的意義，但也不是一件簡單的事情，因此應(yīng)該采取一些措施實現(xiàn)數(shù)字化檔案。

3.1 樹立數(shù)字化檔案管理意識

為了提高檔案管理現(xiàn)代化水平，迎合信息化時代的發(fā)展需要，首先要堅持理念先行的原則，將樹立數(shù)字化檔案管理意識作為基礎(chǔ)。充分認識檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性與重要價值，增加對檔案管理技術(shù)與設(shè)施設(shè)備等的投入，為數(shù)字化建設(shè)提供必要的物質(zhì)條件。所有工作人員都在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面發(fā)揮著不可忽視的作用，所以要做好數(shù)字化檔案管理思想的宣傳，大家意識到檔案數(shù)字化的諸多便利和優(yōu)勢，增強對數(shù)字化檔案的管理與利用意識，為數(shù)字化檔案管理的落實提供良好環(huán)境。

3.2 推動檔案資源信息共享

目前，全國副省級市以上檔案部門基本能夠通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)“三網(wǎng)”平臺開展電子檔案信息服務(wù)，許多地市級和縣區(qū)級檔案館建成局域網(wǎng)平臺或啟動了局域網(wǎng)平臺建設(shè)，大多數(shù)縣區(qū)級以上檔案館都在互聯(lián)網(wǎng)上擁有網(wǎng)站或主頁，以開展不同程度的檔案查詢利用服務(wù)。一些地方建立了區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)中心，進行“一站式”的遠程查詢利用。長三角區(qū)域民生檔案共享查詢機制取得了很好的實際應(yīng)用效果。

3.3 提升檔案信息的利用率

在完成檔案數(shù)字化建設(shè)之后，應(yīng)該構(gòu)建一個數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫進行共享，讓企業(yè)有需要的員工都能夠通過數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫查詢所需資料和信息。此外，也不要對檔案查詢進行時間以及地點的限制，要做到讓員工隨時隨地都能查詢檔案信息，這樣可以有效提升檔案信息的利用率，讓數(shù)字化檔案充分發(fā)揮作用，還能夠提高員工的工作效率，促進企業(yè)的發(fā)展。

3.4 建立全程控制系統(tǒng)

要使數(shù)字文件標準化，必須構(gòu)建管理過程的完全控制系統(tǒng)。流程控制使您能夠控制結(jié)果，就像在從文檔創(chuàng)建到存儲到處置的整個生命周期中管理紙面文檔一樣。由于流程的控制能力和流程控制反饋周期較短，因此從數(shù)字文件的形成開始控制，每個特定的管理內(nèi)容（如形成、流、收集、整理、存檔和利用）都將用于整個流程監(jiān)控。管理的起點將提前到數(shù)字化文件的初始形成階段，根據(jù)一致的規(guī)范和標準重組業(yè)務(wù)和流程，從而將文件流程和業(yè)務(wù)流程有機地融合在一起。在文檔數(shù)字化的全過程管理過程中，必須對機構(gòu)內(nèi)每個部門生成的文檔數(shù)字化進行集成式集中注冊，并對文檔進行分類。數(shù)字文件管理系統(tǒng)還必須支持機構(gòu)的文件管理和業(yè)務(wù)流程，以確保數(shù)字文件完整、安全、準確和系統(tǒng)，同時確保文件操作和業(yè)務(wù)流程的安全、無縫和效率。

4 結(jié)束語

檔案數(shù)字化和電子檔案管理是檔案部門順應(yīng)時代潮流、緊跟時代步伐的重要舉措，將進一步推動社會進步與人類文明發(fā)展。中國檔案同行愿同全球檔案機構(gòu)和檔案工作者進一步加強聯(lián)系，攜手為人類記憶的可持續(xù)發(fā)展和構(gòu)建人類命運共同體貢獻自己的經(jīng)驗和智慧。

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作者簡介

徐菲（1984-），女，河北唐山，大學本科，館員，研究方向：企業(yè)檔案。