鐘瓊香

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)也被應(yīng)用在了各行各業(yè)的發(fā)展中。任何企業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案管理都發(fā)揮出了積極的作用。近年來被廣泛使用的檔案數(shù)字化管理是一種新型的管理方式，在一定程度上保證了檔案資料查閱工作的方便和快捷。本次就詳細的分析了檔案數(shù)字化在質(zhì)量方面的管理以及做好檔案保密工作的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;質(zhì)量管理;安全保密;創(chuàng)新措施

社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)受到了各行各業(yè)的青睞，其不但改變了行業(yè)傳統(tǒng)的運營模式，還為行業(yè)的發(fā)展作出了極大的貢獻。對檔案的數(shù)字化管理實際上也是時代不斷發(fā)展的產(chǎn)物，此種數(shù)字化的檔案管理方式打破了傳統(tǒng)的檔案管理思維，高效并且快捷的完成了高難度和大規(guī)模量的工作[1]。但是在運用檔案數(shù)字化進行檔案管理的過程中，其檔案泄密事件也開始頻繁發(fā)生。各企業(yè)應(yīng)針對檔案管理的新方法，詳細分析此過程中逐漸凸顯出來的質(zhì)量管理及安全保密方面的問題，并針對企業(yè)自身實際情況，提出有針對性的改進措施。

1 提高檔案數(shù)字化質(zhì)量管理效果的措施

檔案數(shù)字化管理也就是采用數(shù)字化的模式針對檔案信息質(zhì)量控制工作，進而提高檔案的使用效率，在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上對檔案管理的模式進行優(yōu)化。作為檔案管理的工作人員，在工作的過程中一定要清楚檔案建設(shè)的方式，并遵循一定的原則對檔案管理的流程進行規(guī)范。另外，在檔案管理軟件的選擇上，要選擇與本企業(yè)檔案業(yè)務(wù)、查詢方式等相符合的管理軟件，科學(xué)的設(shè)置相應(yīng)的功能，在后期工作中能夠根據(jù)工作的需求對檔案進行優(yōu)化。

1.1 提高檔案管理人員的專業(yè)能力

檔案數(shù)字化管理是一項比較新型的工作方式，企業(yè)要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能及綜合素養(yǎng)，還要制定相應(yīng)的考核制度，定期或者不定期的進行考核，保證檔案管理崗位上的每一位工作人員都能具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進檔案管理工作的順利開展。對此，企業(yè)要將選拔制度與技術(shù)培訓(xùn)結(jié)合起來，在人員招聘上，應(yīng)優(yōu)先選擇技術(shù)能力過硬、能夠適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作需求的工作人員，還要具備細致、謹慎的工作責(zé)任心，在遵守企業(yè)相關(guān)規(guī)范的基礎(chǔ)上，明確自身工作職責(zé)，管理人員也要明確分工，將責(zé)任落實到每一個人。對于在崗人員，也要定期對其進行檔案管理知識的考核，培養(yǎng)其正確的道德意識。

1.2 加強對檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的完善

企業(yè)在進行檔案數(shù)字化管理之前，一定要制定符合本企業(yè)使用的規(guī)章制度，這對保證檔案管理工作的順利進行是非常重要的。企業(yè)在制定規(guī)章制度時要注意遵循相關(guān)的原則，如數(shù)字化檔案管理原則，還要考慮到一些政策對檔案數(shù)字化管理的影響。在培養(yǎng)技術(shù)人員的基礎(chǔ)上進一步調(diào)整和優(yōu)化原有的規(guī)章制度，促使企業(yè)所建立的相關(guān)制度能夠?qū)ぷ魅藛T的行為起到約束的作用。隨著企業(yè)發(fā)展年限的延長，其涉及的檔案資料在種類、數(shù)量上也會越來越多，檔案管理的內(nèi)容也會越發(fā)復(fù)雜，這樣一來，檔案管理人員的工作量會明顯增加，在這樣的情況下，企業(yè)要想保證檔案工作的準確性，就必須要建立科學(xué)合理的規(guī)章制度，明確的劃分檔案管理人員的工作職責(zé)，保證檔案管理中的每一項工作都要有專門的人員進行負責(zé)，這對提高檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量是非常重要的。

1.3 建立科學(xué)的監(jiān)督體系

企業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案管理工作極其重要，檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)系著企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。為了有效預(yù)防檔案管理中存在的風(fēng)險問題，就要對數(shù)字化檔案管理工作的流程進行監(jiān)督，準確的評估檔案管理的質(zhì)量。在檔案管理整個過程中貫穿監(jiān)督體系，建立嚴格的管理工作驗收標準，保證檔案管理工作的順利進行，促進企業(yè)檔案管理走向現(xiàn)代化發(fā)展的方向。在對檔案數(shù)字化管理質(zhì)量進行控制的過程中，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)實際情況建立相應(yīng)的獎懲制度及階段性的目標，如月度目標、季度目標等，在每個階段考核結(jié)束后還要對工作人員的工作結(jié)果進行評估，對表現(xiàn)出色的給予獎勵，提高工作人員對工作的積極性，進而提高數(shù)字化檔案管理工作的總體質(zhì)量。

2 加強檔案數(shù)字化安全保密的措施

檔案數(shù)字化安全保密工作涉及了多個方面的內(nèi)容，如建立科學(xué)的制度規(guī)范、確定保密管理的目標等，這也就對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其明確自身工作職責(zé)，嚴格遵守相應(yīng)的安全保密制度，加強對風(fēng)險的預(yù)防，保證檔案信息的安全性。

2.1 提高控制技術(shù)方面的措施

數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，在為企業(yè)檔案管理工作帶來了便捷的同時，也增加了安全方面的風(fēng)險。在此種環(huán)境下，企業(yè)要想做好檔案信息的安全保密工作，就要加強對檔案數(shù)據(jù)信息泄露、丟失等風(fēng)險問題的預(yù)防，從根本上杜絕安全事件的發(fā)生。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，數(shù)字化檔案管理模式則需要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，充分的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在計算機中尋求相應(yīng)的幫助，如可利用防火墻技術(shù)、密碼加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等提高檔案管理系統(tǒng)運行的安全性，進而為檔案管理工作提供一個安全的操作環(huán)境[2]。尤其是加密技術(shù)，此種技術(shù)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息安全管理中應(yīng)用比較廣泛的一項技術(shù)，屬于比較安全的控制模式，且使用效果較好，對提高檔案資料等信息文件的安全性，保證檔案資料的完整性等均起到了積極的作用。檔案加密技術(shù)中，所涉及的具體的加密方式又比較多，如密鑰非對稱加密方式，能夠有效保證信息傳輸?shù)陌踩?。還可通過使用公開密鑰和私人密鑰，在信息發(fā)送和接受的過程中，有效防止第三方對檔案信息的截獲和解碼，進一步保證檔案數(shù)字化的安全保密水平。

2.2 完善相應(yīng)的控制制度

企業(yè)在進行數(shù)字化檔案管理的過程中，各工作人員要將檔案信息的安全保密工作重視起來，但是在切實做好檔案數(shù)字化安全保密時，需要健全的檔案管理規(guī)章制度為依據(jù)，要進一步明確在互聯(lián)網(wǎng)及信息化環(huán)境下，檔案管理工作的正確程序，對檔案管理人員的工作職能和責(zé)任制度進行明確的劃分，保證檔案數(shù)字化管理工作在相對安全的環(huán)境下進行，促使檔案信息資料能夠得到安全利用。企業(yè)可根據(jù)檔案資料的內(nèi)容對其安全等級進行劃分，然后根據(jù)各工作人員所負責(zé)的工作范圍，得到相應(yīng)的文件處理的權(quán)限。企業(yè)還要加強對檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，促使企業(yè)檔案管理工作在安全的環(huán)境中高效的進行，使企業(yè)管理人員及相關(guān)問題的決策人員能夠在共享檔案資料信息的同時，保證檔案信息不被泄露。另外，企業(yè)還要注重對檔案數(shù)據(jù)庫的定期維護，如可針對電磁波、非法拷貝、病毒進入、計算機硬件零件出現(xiàn)損壞等，加強對這些現(xiàn)象的預(yù)防，保證檔案數(shù)據(jù)信息不丟失、不缺損、不盜用[3]。部分檔案管理人員為了防止檔案信息丟失、受到破壞等，對部分檔案信息進行了備份，但是需要注意的是，在備份數(shù)據(jù)時，要及時做好相應(yīng)的登記，并及時加密相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息。

3 結(jié)束語

總之，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理方式在各企業(yè)中的應(yīng)用逐年增多，但是企業(yè)通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資料的管理，促使企業(yè)在檔案管理工作效率及管理質(zhì)量等方面均有了明顯的提升。對于工作人員較多的企事業(yè)單位，所涉及的檔案信息包括人事檔案，還包括一些保密性較高的機密文件，在將檔案數(shù)字化管理模式應(yīng)用到檔案管理工作中之后，檔案管理質(zhì)量有了明顯的提升。因此，企業(yè)在應(yīng)用檔案數(shù)字化管理模式時，要重點加強對檔案數(shù)字化安全保密的控制，使檔案管理工作能夠為企業(yè)的發(fā)展提供切實性的保障。在信息技術(shù)廣泛使用的現(xiàn)代化，企業(yè)檔案數(shù)字化管理就要充分的利用現(xiàn)代化的手段進行控制，以此來實現(xiàn)檔案資源信息的安全共享。

參考文獻

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[2]吳藝輝.檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密研究[J].現(xiàn)代國企研究，2018（12）：113+115.

[3]齊二美.淺談檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密控制[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）：137.