董欽

摘要：預(yù)算管理是財務(wù)管理的重要方面，亦是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營分析、戰(zhàn)略分解的重要前提，本文根據(jù)筆者的實際工作經(jīng)驗，通過運用免費的信息化系統(tǒng)釘釘，實現(xiàn)中小企業(yè)的預(yù)算控制，為中小企業(yè)及信息化建設(shè)薄弱企業(yè)的預(yù)算控制提供解決方案，為中小企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略管理與預(yù)算管理提供思路，具有較為普遍的應(yīng)用價值，可為企業(yè)財務(wù)管理者提供參考。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);信息化管理;預(yù)算管理

預(yù)算控制是財務(wù)管理的重要方面，亦是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營分析、戰(zhàn)略分解的重要前提，在集團(tuán)級的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化管控中，預(yù)算管理是企業(yè)進(jìn)行全面管理的支柱之一，也是企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的重要一環(huán)。目前市面的信息化服務(wù)供應(yīng)商種類繁多，釘釘因為其免費性與開放性，在OA系統(tǒng)中脫穎而出，眾多企業(yè)運用此款軟件進(jìn)行辦公流程化管理，而經(jīng)過一些人工的簡單設(shè)定與管理，此軟件亦可以用于對中小企業(yè)進(jìn)行預(yù)算管理，不增加成本，就可以提高戰(zhàn)略管理水平與預(yù)算控制能力。筆者根據(jù)自己的工作實際經(jīng)驗，對中小企業(yè)運用釘釘進(jìn)行預(yù)算控制進(jìn)行淺顯闡述。

一、信息化預(yù)算控制的意義

于增彪等對于中國企業(yè)的預(yù)算管理研究較早，其研究認(rèn)為預(yù)算控制與財務(wù)會計、非財務(wù)指標(biāo)、企業(yè)戰(zhàn)略、激勵制度等均高度相關(guān)，企業(yè)按照層級、單位或個人執(zhí)行的各類非預(yù)算或預(yù)算指標(biāo)均與預(yù)算管理“捆綁在一起”，是管理信息系統(tǒng)建設(shè)的重要方面;[1]張素會認(rèn)為基于信息化的預(yù)算管理有助于轉(zhuǎn)變對全面預(yù)算管理的認(rèn)識，能夠有效地將全面預(yù)算管理與企業(yè)戰(zhàn)略相結(jié)合，能夠建立起企業(yè)戰(zhàn)略與全面預(yù)算管理的互動，能夠產(chǎn)品生命周期管理與預(yù)算管理相結(jié)合;[2]帥銀瓊認(rèn)為全面預(yù)算管理系統(tǒng)和OA審批流程、財務(wù)、人事系統(tǒng)等的結(jié)合，在企業(yè)內(nèi)部形成的系統(tǒng)互聯(lián)模式，給企業(yè)構(gòu)建了虛擬財務(wù)共享中心，實現(xiàn)了各部門、各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的共享，促使企業(yè)實施預(yù)算動態(tài)控制，大大提高了預(yù)算的靈活性。[3]

目前學(xué)術(shù)界對于結(jié)合信息化與預(yù)算控制的相關(guān)研究較多，基本都已經(jīng)指出了結(jié)合信息化的預(yù)算控制對于企業(yè)管理的意義，但是大多研究基于企業(yè)自主開發(fā)或與其他集團(tuán)化管控系統(tǒng)并行的財務(wù)信息化系統(tǒng)，對于中小企業(yè)來說，開發(fā)成本較高、應(yīng)用復(fù)雜。筆者根據(jù)自己的實際工作經(jīng)驗，采用釘釘系統(tǒng)，以零成本的模式為信息化建設(shè)薄弱的中小企業(yè)引入預(yù)算控制，具有一定的創(chuàng)新意義。

二、中小企業(yè)面臨的預(yù)算控制問題

部分中小企業(yè)在發(fā)展過程中缺乏完善的預(yù)算控制方案，而這部分企業(yè)運用信息化較晚或完全沒有信息化建設(shè)，因此在企業(yè)發(fā)展的過程中可能會出現(xiàn)以下問題：

（一）沒有預(yù)算控制，以事后報銷為主

企業(yè)中很多項目沒有提報預(yù)算，即使提報，也是紙質(zhì)單據(jù)的預(yù)算單，沒有專人進(jìn)行匯總與統(tǒng)計，財務(wù)在后續(xù)付款過程中對預(yù)算只做領(lǐng)導(dǎo)簽字的審核，因此無法形成預(yù)算體系，相應(yīng)地也無法進(jìn)行預(yù)算控制，也不能對企業(yè)管理產(chǎn)生實際的作用。

（二）沒有信息化流程，以人員口頭交代為主

對于中小企業(yè)來說，一般都會有報銷流程，但是這種報銷流程因為沒有使用信息化系統(tǒng)，隨意性較大;隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，部分流程也不能滿足業(yè)務(wù)的實際需求;在實際工作工程中，變化過的工作流程都是通過口頭交代，新進(jìn)人員無法學(xué)習(xí)，好的工作經(jīng)驗也無法傳承;在長期來看，沒有信息化流程就沒有預(yù)算的基礎(chǔ)，也就無法形成較好的預(yù)算控制體系。

（三）沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，無法形成預(yù)算控制的基礎(chǔ)

如上兩種因素的存在，財務(wù)數(shù)據(jù)的匯總收集以月末、季度末、年末為主，具有較大的滯后性，全部數(shù)據(jù)均為事后數(shù)據(jù)，無法對財務(wù)管理形成事前控制;所有數(shù)據(jù)均為人工匯總單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，因此導(dǎo)致效率低下、出錯率較高且實時匯總困難;因為沒有事前控制，無法形成有關(guān)于預(yù)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也不能就此設(shè)定預(yù)算控制與其他管理的指標(biāo)，更無法設(shè)定部門與個人的KPI，也就無法形成預(yù)算控制的基礎(chǔ)。

（四）預(yù)算控制不合理，不能體現(xiàn)公司戰(zhàn)略

實現(xiàn)企業(yè)的總體發(fā)展戰(zhàn)略，需要通過預(yù)算管理工作，安排企業(yè)經(jīng)營和投資等活動，規(guī)范企業(yè)預(yù)算管理的風(fēng)險。[4]中小企業(yè)普遍存在戰(zhàn)略不清晰的情況，即使公司高層提出了較為合理的發(fā)展戰(zhàn)略，從財務(wù)管理角度來看，因為沒有明確的預(yù)算控制約束和基于預(yù)算控制下的戰(zhàn)略指標(biāo)分解體系，因此難以在實際工作過程中體現(xiàn)出公司戰(zhàn)略。

三、運用釘釘進(jìn)行預(yù)算控制的解決方案

針對上述中小企業(yè)的情況，通過采用釘釘系統(tǒng)，可以簡單地進(jìn)行一定程度的預(yù)算控制，并且這類功能目前免費，結(jié)合企業(yè)人工參與的后臺統(tǒng)計與分析，即可實現(xiàn)中小企業(yè)的預(yù)算控制體系，這里以筆者參與的某集團(tuán)企業(yè)下屬的ZH建筑企業(yè)為例就行說明。

（一）進(jìn)行調(diào)研，梳理財務(wù)管理流程

主要對企業(yè)已經(jīng)存在的紙質(zhì)、線下流程進(jìn)行梳理，了解企業(yè)在已有的財務(wù)管理中涉及到預(yù)算與報銷的內(nèi)容。

在ZH建筑，可以將以往的流程劃分為兩大類，即預(yù)算管理與報銷/付款管理的流程。在實際執(zhí)行過程中，僅在重大工程建筑事項中采用了預(yù)算前置審批，審批通過預(yù)算審批單進(jìn)行簽批，預(yù)算流程包括發(fā)起人、直接主管、分管部室主管、工程技術(shù)負(fù)責(zé)人、市場合約負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理;報銷/付款流程中的工程類付款需要上述人員重新簽字，其他流程包括發(fā)起人、直接主管、分管部室主管、財務(wù)負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理。

（二）分析流程的不合理性

已有預(yù)算流程的不合理主要體現(xiàn)在三個方面，一是預(yù)算沒有對財務(wù)形成控制，財務(wù)報銷與預(yù)算沒有明顯關(guān)系;二是流程復(fù)雜、分工不清晰，如預(yù)算簽批多達(dá)9人，具體人員的職責(zé)分工不明確;三是環(huán)節(jié)重復(fù)、工作低效，如付款環(huán)節(jié)需要對已經(jīng)簽批過的預(yù)算重新進(jìn)行付款審批，同時因為沒有采用線上審批，任何一位領(lǐng)導(dǎo)不在崗均可能導(dǎo)致工作無法流轉(zhuǎn)，導(dǎo)致了工作的低效。

（三）對預(yù)算控制流程的設(shè)計原則

根據(jù)流程的不合理，在新的設(shè)計過程中，采用了以下原則：

（1）所有付款必須經(jīng)由預(yù)算審批，沒有預(yù)算審批的所有付款申請均不得通過;

（2）明確崗位人員分工，針對不同的審批設(shè)定不同的審批流程，同時明確崗位人員責(zé)任;

（3）在執(zhí)行完預(yù)算審批后，付款審批僅做單據(jù)審核和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人的審批，不再執(zhí)行付款的簽批程序。

（四）預(yù)算控制設(shè)計體系

經(jīng)過優(yōu)化后的ZH建設(shè)預(yù)算控制及付款體系如圖1、圖2：

在圖1的工程管理預(yù)算簽批中，明確規(guī)定了工程管理部負(fù)責(zé)人的責(zé)任在于確定工程具體項目的合理性，市場合約部負(fù)責(zé)人的責(zé)任在于確定工程招標(biāo)的程序與手續(xù)，財務(wù)部負(fù)責(zé)人的責(zé)任在于確定本次工程的稅費是否合理，取消了辦公室的審核，總經(jīng)理不進(jìn)行簽批，僅抄送至總經(jīng)理;在圖2的付款審批中，發(fā)起人在發(fā)起時需要在釘釘通過關(guān)聯(lián)審批單功能提報已經(jīng)通過審批的預(yù)算審批單，不然無法發(fā)起付款流程;所以參與審批的負(fù)責(zé)人均可在系統(tǒng)中直接轉(zhuǎn)交，將工作交辦下屬以履行具體工作職責(zé);為了配合流程管理，公司同時制定了《信息化審批管理辦法》。

上面的流程通過釘釘?shù)慕巧x與審批設(shè)置，可以實現(xiàn)預(yù)算管理與報銷管理的信息化審批，通過這些審批流程，可以實現(xiàn)全部付款的前置預(yù)算審批，實現(xiàn)崗位職責(zé)的明確，提高流程簽批效率與整個工作效率，同時能夠獲取流程審批時間、部門整體預(yù)算、付款時效等的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為以后的戰(zhàn)略分解提供前期準(zhǔn)備。

四、運用釘釘進(jìn)行預(yù)算控制后的效果淺析

在釘釘系統(tǒng)試運營4個月之后（包括試運營的1個月），筆者對有關(guān)預(yù)算控制的成效進(jìn)行了統(tǒng)計，4個月間共完成非工程類預(yù)算審批335筆，工程類預(yù)算審批157筆，已完成付款程序438筆，根據(jù)以上運營數(shù)據(jù)，從四個方面對效果對效果進(jìn)行詮釋說明。

（一）時效性說明

運用釘釘后的非工程類預(yù)算的平均審批時間為27小時13分鐘，工程類預(yù)算的平均審批時間為110小時38分鐘，付款完成的平均審批時間為155小時12分鐘;此時效已經(jīng)比之前效率有所提高，因為在之前的報銷工作中，經(jīng)常出現(xiàn)因為找不到領(lǐng)導(dǎo)簽字而出現(xiàn)積壓2周以上的情況。

（二）數(shù)據(jù)管理說明

在統(tǒng)計過程除了對工作時效之外，對發(fā)起人所屬部門、參與審批個人工作數(shù)量、部門匯總金額亦進(jìn)行了相關(guān)性統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)在流程上，個別項目部所需時長普遍較長（如LQ項目普遍審批時間達(dá)500小時以上），在未來加入更多項目進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，可以獲得更多的技術(shù)數(shù)據(jù)，為管理決策提供支持。

（三）為戰(zhàn)略工作提供的支持

匯總數(shù)據(jù)可以作為基數(shù)，在數(shù)據(jù)足夠多之后可以基于預(yù)算控制為公司戰(zhàn)略分解提供支持，可供分解的項目包括：各部門或項目的日常用品需求量、各流程審批時間上線、部門人員工作量、工程材料需求差異等，經(jīng)過一年以上的運行，可根據(jù)已有數(shù)據(jù)對公司戰(zhàn)略指標(biāo)進(jìn)行分解，經(jīng)過三年即可形成公司自身的戰(zhàn)略目標(biāo)分解體系與基于預(yù)算控制的KPI體系。

（四）有關(guān)信息化的其他優(yōu)勢

除上述三點之外，基于釘釘?shù)男畔⒒ぷ鞯玫搅似髽I(yè)管理人員及員工的肯定，高層領(lǐng)導(dǎo)反映不需要安排單獨的時間簽字，同時可以更加細(xì)致地對工作進(jìn)行提問;中基層員工反映不用花大量時間找領(lǐng)導(dǎo)簽字，提高了工作效率。

本文通過設(shè)置釘釘程序，以一種免費及簡單的方便為中小企業(yè)的預(yù)算控制提供解決方案，結(jié)合相關(guān)崗位人工參與的統(tǒng)計與流程設(shè)計，可以為中小企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略管理與預(yù)算管理提供思路，具有較為普遍的應(yīng)用價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]于增彪，袁光華，劉桂英，邢如其.關(guān)于集團(tuán)公司預(yù)算管理系統(tǒng)的框架研究[J].會計研究，2004 （08）：22-29.

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