李磊

摘 要 辦公室是一個(gè)單位溝通上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右的關(guān)鍵部門(mén)，是協(xié)調(diào)單位工作正常運(yùn)行的中樞，是單位工作對(duì)外展示的“窗口”。作為綜合管理部門(mén)，辦公室承擔(dān)著辦文、辦會(huì)、辦事職能，肩負(fù)著政務(wù)、事務(wù)、服務(wù)責(zé)任，具有綜合、全面、系統(tǒng)的特點(diǎn)。在新形勢(shì)下，從中央到地方，對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室工作提出了更高的要求，辦公室工作面臨著新的思考與挑戰(zhàn)。本文通過(guò)對(duì)辦公室工作的薄弱環(huán)節(jié)和矛盾進(jìn)行分析，為進(jìn)一步提高辦公室工作質(zhì)量和效率提出辦公室工作新思考。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 國(guó)有企業(yè) 辦公室工作 思考

一、辦公室工作的重要意義

（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的“行政中樞”

辦公室的主要工作就是辦文、辦會(huì)、辦事。在辦文方面，負(fù)責(zé)文件信息的上傳下達(dá)，有效推動(dòng)了工作的開(kāi)展，連接了不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與各崗位的基層員工，承擔(dān)著重要的中間環(huán)節(jié)的職能，將信息由上而下地逐級(jí)傳達(dá)，同時(shí)將基層的問(wèn)題與建議向上級(jí)反饋。在辦會(huì)方面，堅(jiān)持辦好一次會(huì)，做好一件事，主動(dòng)參與組織企業(yè)內(nèi)部、地方政府、上級(jí)單位等各項(xiàng)重要會(huì)議，通過(guò)各種會(huì)議的精心組織，促進(jìn)了工作的有效推進(jìn)。在辦事上，上下溝通、多方配合、通力協(xié)作，對(duì)重要公務(wù)接待、工作調(diào)研和日常事務(wù)處理起著舉足輕重的作用。

（二）輔助決策的“參謀助手”

輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策在企業(yè)辦公室逐漸向綜合機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型的背景下，辦公室越來(lái)越成為企業(yè)的核心系統(tǒng)，其在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策方面發(fā)揮著非常重要的作用。辦公室人員通過(guò)日常行政事務(wù)的處理，可以接觸到企業(yè)內(nèi)外各個(gè)層級(jí)的人員，同時(shí)能夠積累大量的信息和豐富的資源。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要針對(duì)某些計(jì)劃、戰(zhàn)略作出決策時(shí)，辦公室管理者可以根據(jù)自身所積累的信息與資源，提出有針對(duì)性的意見(jiàn)和建議，從而起到輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的作用。

（三）服務(wù)溝通的“對(duì)外窗口”

辦公室代表著企業(yè)的形象，是企業(yè)對(duì)外的名片，辦公室工作出色與否、服務(wù)熱情與否，直接關(guān)系著整個(gè)單位的形象。在對(duì)上忠誠(chéng)方面，辦公室是標(biāo)桿，帶領(lǐng)公司其他部門(mén)認(rèn)真貫徹上級(jí)各項(xiàng)規(guī)定，統(tǒng)一思想，積極行動(dòng)。在敬業(yè)奉獻(xiàn)上，辦公室是榜樣，時(shí)刻把“三服務(wù)”作為辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷推進(jìn)服務(wù)工作升級(jí)。在對(duì)外負(fù)責(zé)上，辦公室是先鋒，堅(jiān)持深度融入，服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，彰顯國(guó)有企業(yè)社會(huì)責(zé)任，展現(xiàn)良好的企業(yè)形象。

二、辦公室工作存在的主要問(wèn)題

（一）辦公室人員綜合能力有待加強(qiáng)

辦公室人員沒(méi)有科班出身，部分是才畢業(yè)的大學(xué)生，圍繞大局、研判大勢(shì)、登高望遠(yuǎn)的參謀助手作用發(fā)揮得還不夠，很多時(shí)候停留在被動(dòng)安排。深入調(diào)研、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出建議的建言獻(xiàn)策能力有待提升，對(duì)改革轉(zhuǎn)型發(fā)展的研究和思考不夠，國(guó)際化、全局化視野仍需增強(qiáng)。

（二）工作流程標(biāo)準(zhǔn)化做得還不夠

當(dāng)前，信息化成為促進(jìn)工作效率提升的重要工具，辦公室涉及工作內(nèi)容繁雜，對(duì)于推行的OA系統(tǒng)、工作督查系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)尚未建立標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施流程;會(huì)務(wù)辦理、事務(wù)協(xié)調(diào)、信息報(bào)送等仍停留在原始工作模式上，工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、流程化有待加強(qiáng)。

（三）精細(xì)化管理水平有待提升

辦公室人員能夠做到總體統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)有力、事無(wú)巨細(xì)，但在事務(wù)管理精細(xì)化方面做得還不夠。例如，文件管理信息化程度不高，檔案歸檔機(jī)制不健全，會(huì)務(wù)辦理、車(chē)輛管理流程不清晰等問(wèn)題，現(xiàn)管現(xiàn)辦現(xiàn)象較為普遍，全局性思維不夠，距離精細(xì)管理的要求還存在差距。

三、辦公室工作的對(duì)策建議

（一）強(qiáng)調(diào)絕對(duì)忠誠(chéng)，堅(jiān)決踐行“四個(gè)意識(shí)”

辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，能參與企業(yè)重要會(huì)議和一些重大決策的研究出臺(tái)過(guò)程，經(jīng)手文件傳閱量、信息量大，知曉掌握的企業(yè)秘密也相對(duì)較多，具有很強(qiáng)的政治性、政策性和保密性。辦公室員工必須牢固樹(shù)立“四個(gè)意識(shí)”，把握大局，站在更高的層面上認(rèn)識(shí)問(wèn)題、分析問(wèn)題，出謀劃策，要圍繞大局、統(tǒng)籌兼顧，時(shí)刻保持清醒的頭腦，嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律和組織紀(jì)律，自覺(jué)維護(hù)企業(yè)利益。

（二）堅(jiān)持精細(xì)管理，推進(jìn)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化

辦公室人員要堅(jiān)持對(duì)標(biāo)先進(jìn)，明確目標(biāo)，靶向精準(zhǔn)，實(shí)行辦公室精細(xì)化行政管理，探索構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化的管理體系。完善辦公室相關(guān)制度，推進(jìn)辦公室制度體系的建設(shè)。抓好制度執(zhí)行和任務(wù)分解，細(xì)化工作分工，優(yōu)化工作流程和步驟，建立合理、科學(xué)、縝密的工作標(biāo)準(zhǔn)，形成嚴(yán)格按制度辦事的良好習(xí)慣，不斷提高工作質(zhì)量和水平。

（三）強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，全面提高工作效率

培養(yǎng)辦公室人員的主動(dòng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，多動(dòng)腦筋多思考。文字材料，行政接待，檔案、車(chē)輛管理等工作方法比較保守，傳統(tǒng)工作模式影響較大，要敢于跳出常規(guī)思想，敢于突破，發(fā)現(xiàn)新思路并付諸實(shí)踐。加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高工作效率，在大數(shù)據(jù)和科技快速發(fā)展的今天，在辦公室行政管理上要積極推進(jìn)信息化建設(shè)，全力促進(jìn)綜合管理制度化、信息化、規(guī)范化。進(jìn)一步優(yōu)化OA系統(tǒng)、工作督查系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)人員多跑腿向系統(tǒng)多辦事的轉(zhuǎn)變，有效提升工作效率。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高服務(wù)水平，針對(duì)辦公室人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)了解不夠的實(shí)際，推動(dòng)辦公室人員深入基層學(xué)業(yè)務(wù)，促進(jìn)辦公室人員業(yè)務(wù)水平提升，推進(jìn)機(jī)關(guān)服務(wù)基層常態(tài)化，堅(jiān)持換位思考，更好地為職工服務(wù)。

辦公室工作具有一定的特殊性，在新時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)深化改革全面推進(jìn)，辦公室要堅(jiān)持對(duì)標(biāo)對(duì)表，圍繞企業(yè)中心工作，充分發(fā)揮“參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、搞好服務(wù)”的工作職能。不斷創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念和管理方式，持續(xù)推進(jìn)精細(xì)管理，完善機(jī)制、優(yōu)化流程、管控風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高辦公室工作整體水平，不斷增強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為中國(guó)石化青島液化天然氣有限責(zé)任公司）

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