王靜

[摘 要]隨著我國科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，行政事業(yè)單位為了提高檔案管理效率，也引入了信息化管理模式，檔案信息化管理優(yōu)勢越來越凸顯出來?；诖?，本文以瀘州市的檔案信息化管理現(xiàn)狀為背景，提出了一些管理創(chuàng)新策略，旨在為相關(guān)研究提高借鑒。

[關(guān)鍵詞]檔案;信息化管理;創(chuàng)新;管理對策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.081

[中圖分類號]G275.9[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）06-0-02

0? ? ?引 言

檔案是對各行政事業(yè)單位部門的信息類型數(shù)據(jù)進行管理的記錄，也是每個行政事業(yè)單位發(fā)展歷程的見證。而目前行政事業(yè)單位的管理方式，必須順應(yīng)時代發(fā)展需求，保證不落后于時代。在進行行政事業(yè)單位檔案的信息化管理中，如何適應(yīng)信息化管理的大趨勢，以及怎樣開展新時代科學(xué)管理的方式，已經(jīng)成為當(dāng)下行政事業(yè)單位必須探討的課題?；诖?，本文對瀘州市如何合理運用檔案資源進行系統(tǒng)性分析。

1? ? ?行政事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展形式

1.1? ?信息化發(fā)展

近年來，隨著我國科技水平不斷提高，信息化管理應(yīng)用也逐漸得到普及。目前，在各種行業(yè)中，進行行政事業(yè)單位檔案的信息化管理是大勢所趨，而信息化則主要包括大數(shù)據(jù)服務(wù)模式與云計算模式等。根據(jù)云計算以及大數(shù)據(jù)的類型，對管理模式進行創(chuàng)新等都是其特點之一。在對行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)方面進行管理時，主要是以各系統(tǒng)為支撐;在行政事業(yè)單位行業(yè)的管理類型中，因為數(shù)據(jù)類型眾多，業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，可以使用檔案信息化技術(shù)代替舊有的管理模式，不僅可以增加管理方式的效率化，還可以給行政事業(yè)單位的檔案保存帶來很大的安全性。

1.2? ?標準化發(fā)展

在行政事業(yè)單位進行管理時，需要具有協(xié)調(diào)性、簡化性以及統(tǒng)一性，只有這樣才能符合行業(yè)的管理標準，因為無論是何種管理活動，都要以制度為基礎(chǔ)。在全球化發(fā)展的大背景下，創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案的管理方式，使其符合社會發(fā)展的新形勢。

1.3? ?實現(xiàn)資產(chǎn)化發(fā)展趨勢

影響瀘州市行政事業(yè)單位檔案資產(chǎn)化管理方式的原因有很多，而在目前的管理模式創(chuàng)新中，行政事業(yè)單位要充分利用檔案這一資產(chǎn)，提高行政事業(yè)單位經(jīng)濟效益，將行政事業(yè)單位的社會效益最大化。知識經(jīng)濟是每個行業(yè)發(fā)展的基石，而在產(chǎn)業(yè)類型的創(chuàng)新中，一定要善加利用科學(xué)技術(shù)，只有使經(jīng)濟效益得到充分實現(xiàn)，才能投入大量的人力、物力、財力對檔案進行更加有序高效的管理，從而促進行政事業(yè)單位競爭力提升。

1.4? ?集成化發(fā)展

關(guān)于將瀘州市行政事業(yè)單位集成化的管控問題，主要指加強行政事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)聯(lián)系，而不是傳統(tǒng)管理模式下的孤立個體。而實行集成化的前提條件，則是將行政事業(yè)單位導(dǎo)入信息化技術(shù)管理模式。如果實行集成化的管理模式，將會明確行政事業(yè)單位的各種檔案數(shù)據(jù)，而在實際的管理實踐中，行政事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)是隨著行政事業(yè)單位的發(fā)展不斷更新的。因此，在對檔案進行統(tǒng)一管理時，一定要保證行政事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的集成化模式。行政事業(yè)單位在內(nèi)部組建信息平臺時，為了對內(nèi)部檔案以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行無縫銜接，一定要將行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實行自動化轉(zhuǎn)存，這樣不僅會保證數(shù)據(jù)的安全性，也將給管理帶來高效率。

2? ? ?瀘州市行政事業(yè)單位檔案管理概況

2.1? ?對檔案工作認知度差

在舊有的檔案管理模式下，主要是對行政事業(yè)單位的文件及人事檔案進行管理和保存，而在新型的檔案信息管理中，不僅是文書檔案，還可以對圖片以及聲像進行管理和存儲，使其在存儲資料時，變成檔案管理的新型模式。根據(jù)當(dāng)前行政事業(yè)單位對檔案的工作要求，在實際的檔案創(chuàng)新管理模式中，如果不及時對模式做出合理調(diào)整和規(guī)劃，就會導(dǎo)致管理過程出現(xiàn)延遲，另外，如果管理與存儲檔案不科學(xué)、不規(guī)范，也會產(chǎn)生一系列問題，甚至?xí)o行政事業(yè)單位造成損失。

2.2? ?檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

因為瀘州市行政事業(yè)單位的檔案信息類型多樣化，所以在實際的管理過程中，就要求管理人員嚴格按照行政事業(yè)單位制度的信息化管理規(guī)章制度執(zhí)行。行政事業(yè)單位的檔案管理人員人員幾乎是固定的，很少出現(xiàn)人流大量更新與流動的情況，如果實行信息化管理模式，則要在整理資料及收集資料方面多加注意。如果行政事業(yè)單位在思維模式上缺乏創(chuàng)新性，就會使行政事業(yè)單位的發(fā)展跟不上新背景下的行政事業(yè)單位管理模式，進而不符合時代發(fā)展潮流，甚至被社會淘汰。

2.3? ?缺少完善的管理制度

在當(dāng)前瀘州市的檔案管理中，沒有特別完善的管理模式，還存在一些制度方面的缺陷，檔案管理人員沒有按照行政事業(yè)單位的規(guī)章制度對內(nèi)部資料以及檔案進行嚴格整理與歸檔，而存儲檔案與分類處理檔案對行政事業(yè)單位的發(fā)展來說非常重要，所以，目前瀘州市人認識到了自身在檔案管理中的缺陷，進而引入了國內(nèi)外先進的檔案信息化管理技術(shù)。但因為與傳統(tǒng)的管理方式存在本質(zhì)不同，從而導(dǎo)致在實際的檔案管理中職責(zé)不明確等問題產(chǎn)生。

2.4? ?檔案監(jiān)督管理不到位

瀘州市目前對檔案的管理以及監(jiān)督方面還存在很多弊端，例如準確性、及時性等問題。因此將行政事業(yè)單位內(nèi)部資料進行科學(xué)合理管理是行政事業(yè)單位面臨的一大問題，因此，在管理資料的同時，增加監(jiān)督部門，可以實現(xiàn)對檔案資料的管理更加理想化。而如果檔案在管理中出現(xiàn)了混亂，又沒有有效的監(jiān)督手段，會造成行政事業(yè)單位運行混亂。

3? ? ?行政事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理的策略

3.1? ?提高檔案管理的認知度

要想保證瀘州市行政事業(yè)單位在發(fā)展過程中不落后于整個時代的發(fā)展趨勢，則一定要推陳出新，永遠保持創(chuàng)新性思維，而檔案作為行政事業(yè)單位的重要數(shù)據(jù)，為了保證安全性，也要不斷創(chuàng)新存儲模式，以此順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，在管理文本文檔時，合理分析其實際價值，在檔案創(chuàng)新管理模式下，取其精華，去其糟粕，借鑒傳統(tǒng)檔案管理中的優(yōu)良經(jīng)驗，繼而靈活應(yīng)對信息化管理模式。要想使行政事業(yè)單位進步，首先要從檔案數(shù)據(jù)管理上加以改良。而在實際進行檔案信息化管理時，要對檔案管理人員進行專業(yè)化指導(dǎo)和培訓(xùn)，先從檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)方面入手，提高管理能力，進而對檔案管理工作的進步和創(chuàng)新起到良好的推動作用。

3.2? ?完善現(xiàn)有的管理制度

在行政事業(yè)單位進行檔案管理時，首先要制定科學(xué)規(guī)范的制度，因為檔案數(shù)據(jù)工作復(fù)雜，涉及知識面較廣，只有嚴格遵守管理制度，才能確保在檔案管理工作不出現(xiàn)大的問題。而行政事業(yè)單位在完善管理制度的同時，一定要合理掌握關(guān)鍵點，確保檔案工作在整理資料、收集資料、存儲資料的完整性，以確保在后續(xù)運用時期的完整性，充分保證行政事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)資料的有效性。

3.3? ?不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

要想實現(xiàn)管理的創(chuàng)新性，一定要以互聯(lián)網(wǎng)為前提條件。在行政事業(yè)單位實行自身的個性化管理時，合理使用互聯(lián)網(wǎng)查詢相關(guān)信息技術(shù)。在對檔案系統(tǒng)導(dǎo)入信息化技術(shù)管理時，確保檔案管理人員充分運用信息化技術(shù)，合理運行檔案信息化相關(guān)軟件系統(tǒng)，并保證行政事業(yè)單位順應(yīng)檔案管理信息化的時代要求，及時優(yōu)化管理系統(tǒng)。在當(dāng)前的時代背景下，行政事業(yè)單位怎樣合理運用新型技術(shù)以及檢索所需要的文案，是發(fā)展的重點之一。但行政事業(yè)單位信息的安全防護工作也是在數(shù)字化時代最重要的課題。綜上所述，在信息化社會，要對計算機技術(shù)進行合理高效運用，對檔案的創(chuàng)新性起到合理的推動作用。

3.4? ?提升檔案管理人員的綜合能力

人才是一個行政事業(yè)單位發(fā)展與創(chuàng)新的有力保障，也是行政事業(yè)單位發(fā)展的源頭。因此，瀘州市要想推動行政事業(yè)單位不斷進步與創(chuàng)新，不僅要使用高新技術(shù)，還要對行政事業(yè)單位員工進行及時管理培訓(xùn)，例如，可以以學(xué)習(xí)或交流的形式進行合理培訓(xùn)，確保自身行政事業(yè)單位隨時掌握發(fā)展大勢，及時有效掌握時代前沿的有效信息，并為行政事業(yè)單位引進優(yōu)秀的綜合型人才，不斷完善管理隊伍。根據(jù)行政事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)制度，明確行政事業(yè)單位員工制度，要求員工不斷保持創(chuàng)新化的思維模式，進一步對行政事業(yè)單位在檔案的信息化技術(shù)管理方面做出保證。在具體的管理實踐中，為了保證行政事業(yè)單位自身管理技術(shù)的時效性，可以隨時邀請信息管理技術(shù)的專業(yè)人士來行政事業(yè)單位進行定期講座或管理，也可以邀請專業(yè)人員對行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員進行科學(xué)培訓(xùn)，并可以定期邀請信息管理技術(shù)水平高、技術(shù)強的外部人員來交流經(jīng)驗，從而提高自身企業(yè)員工的綜合素質(zhì)。

4? ? ?結(jié) 語

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，因此，在科學(xué)技術(shù)日新月異以及行政事業(yè)單位在管理上有更多訴求的現(xiàn)代社會，保證不落后于時代，對行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)如何進行科學(xué)高效管理是行政事業(yè)單位發(fā)展的重點問題之一。在后續(xù)創(chuàng)新管理中必須明確注意事項，做好創(chuàng)新管理工作。本次研究從瀘州市強化對檔案管理的認知度、完善現(xiàn)有的管理制度、實現(xiàn)檔案技術(shù)創(chuàng)新、提升工作人員的綜合能力等入手，做好管理和創(chuàng)新工作，提升可行性，工作人員不斷提升自身的檔案管理水平、創(chuàng)新檔案管理方式，努力做好檔案開發(fā)與利用工作。

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