摘 要:現(xiàn)在的計算機信息技術(shù)快速發(fā)展,已經(jīng)越來越被廣泛運用在各個行業(yè),可以提高檔案管理的信息化建設(shè)質(zhì)量。因為先進的信息技術(shù)進步很快,要加強醫(yī)院管理檔案的作用價值,推動醫(yī)院良性發(fā)展,醫(yī)院需要完善檔案管理的工作體系。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;信息化建設(shè);探討
目前社會經(jīng)濟快速發(fā)展,大家愈發(fā)渴求龐大的信息量。醫(yī)院管理好檔案可以保障醫(yī)院的生存發(fā)展,因此一定要加強信息化建設(shè)檔案管理。醫(yī)院檔案主要給醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)提供資料,所以一定要對信息化檔案管理意識薄弱、收集信息不易等熱點難題,找到切實有效的解決措施,這樣醫(yī)院各部門間能夠便捷地傳遞信息,醫(yī)院檔案可以很好地給社會與醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)給予服務(wù)。
一、醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)的必要性
醫(yī)院文書檔案能很好地幫助醫(yī)院實施行政、醫(yī)療護理與黨務(wù)管理等。一般構(gòu)成是行政公文、文件等,記錄了醫(yī)院發(fā)展史上的重大事件與活動。醫(yī)院文書檔案管理時,檔案管理人員收集、整理、分類、歸檔好文書檔案,有利于構(gòu)建醫(yī)院檔案管理機制?,F(xiàn)在信息技術(shù)飛速發(fā)展,該技術(shù)應(yīng)用廣泛,很大程度上提高了檔案管理的信息化建設(shè)質(zhì)量。醫(yī)院檔案工作直接影響到醫(yī)院能不能很好地發(fā)展,因此一定要重視檔案管理的信息化建設(shè)。由于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步,醫(yī)院在經(jīng)營時堆積了不少電子文件。首先,醫(yī)院平時的行政事務(wù)檔案堆積,上級和部門間的文件、報表或通知等,基本經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳達(dá),傳統(tǒng)的管理檔案方式是人工,沒有辦法符合存儲、收集、管理和利用醫(yī)院檔案的要求。其次,醫(yī)院整體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在不少檔案。計算機的普及應(yīng)用,患者從住院掛號起,相關(guān)信息就被記錄到計算機網(wǎng)絡(luò)里。在這樣的信息化背景下,醫(yī)院管理發(fā)生了很大的變化,建設(shè)檔案管理信息化必須加快步伐,深入提高管理檔案的質(zhì)量,發(fā)揮服務(wù)社會與群眾的作用價值。
二、加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義
1.提高醫(yī)院管理效能。在目前互聯(lián)網(wǎng)時代,對信息的使用和信息的共享非常的簡易,因此在檔案資源的管理上,就要通過利用檔案的分析與更新,全面實現(xiàn)檔案的活躍,利用檔案來獲取信息,幫助醫(yī)院實現(xiàn)全面化管理和高效率管理。但在這一過程中,要通過實現(xiàn)多種電子化信息技術(shù)和多種信息化管理體制,通過加強資源的共享,實現(xiàn)醫(yī)院人員的有效配置,加強對醫(yī)院各種資源的有效使用,實現(xiàn)共享平臺的建立和多種檔案資料提升目前醫(yī)療工作的質(zhì)量和醫(yī)療工作的實用效果。
2.適應(yīng)信息化時代的社會進步要求。新媒體與多媒體技術(shù)進步很快,十分有利于信息存儲與編輯,以前的檔案管理載體是文字資料,但是現(xiàn)在信息技術(shù)存儲方案可以根據(jù)文字的體現(xiàn)方式和多種聲音圖表等等,實現(xiàn)專門信息內(nèi)容的體現(xiàn),幫助檔案進行全面管理,實現(xiàn)檔案的有效性和檔案人員的充分利用。醫(yī)院管理的先進程度一定要順應(yīng)時代發(fā)展潮流,滿足建設(shè)經(jīng)濟的要求,一定要做好信息化管理工作。
3.增強醫(yī)院檔案管理服務(wù)內(nèi)容。因為信息技術(shù),現(xiàn)在能夠做到方便快捷地搜索與管理檔案,通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)共享檔案信息資源實現(xiàn)了多種信息規(guī)模的擴展。同時,醫(yī)院檔案也利用多元化信息和多元化體制減少了目前消耗資源的成本,實現(xiàn)了醫(yī)院資源管理的高效性和醫(yī)院資源獲取信息的有效性,通過多種類比和選取方式加強了信息對于醫(yī)院管理等等的選擇和控制,深入發(fā)掘醫(yī)院檔案的現(xiàn)實作用。
三、加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的問題
1.信息化檔案管理平臺維護不及時。因為建立了醫(yī)院檔案信息化管理平臺,其平時工作開始信息化與網(wǎng)絡(luò)化,接著發(fā)生的問題包括定期維護與清理管理平臺,讓平臺更好運行。醫(yī)院平時管理時忽略了維護平臺,操作容易出問題,沒有及時處理的話,很容易影響平臺運行。維護檔案管理平臺離不開專業(yè)隊伍與人員的合作,但醫(yī)院檔案管理人員很多時候不熟悉怎樣管理平臺,不能有效維護,如果不及時解決這些問題,慢慢變嚴(yán)重,影響醫(yī)院檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。
2.醫(yī)院信息化檔案管理規(guī)范不完善。信息化醫(yī)院的建設(shè)要根據(jù)實際的管理體系和管理理念,通過不斷的完善管理需求和管理目標(biāo),限制相應(yīng)的管理體制形成,通過對醫(yī)院管理的信息化體制建設(shè)進行全面控制,建立有效的激勵體制和懲罰獎勵控制體系,將目前的規(guī)章制度進行全面建設(shè)和幫助管理正常運作,良好的激勵與獎懲機制能夠良性引導(dǎo)醫(yī)院員工的行為,提高醫(yī)院檔案的信息管理效率,促進醫(yī)院人員重視醫(yī)院檔案信息化建設(shè),避免建設(shè)檔案信息化時出現(xiàn)問題。
3.檔案管理人員信息化素質(zhì)不夠。因為現(xiàn)在信息化技術(shù)使用于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)領(lǐng)域,醫(yī)院檔案管理人員不光要管理檔案,還應(yīng)該利用信息化檔案管理技術(shù),整理與歸納檔案,給共享醫(yī)療信息資源給予支持。以前醫(yī)院檔案管理很簡單,但開始信息化建設(shè)后,需要極大提高檔案管理工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平,培養(yǎng)比較專業(yè)的信息化人才團隊,滿足醫(yī)院信息化建設(shè)的需求,跟上新時代的多元化發(fā)展。許多醫(yī)院檔案管理人員已經(jīng)不再適合新時期的檔案管理工作,一定要盡快提高業(yè)務(wù)能力與專業(yè)水平。
四、加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實踐探索
1.完善醫(yī)院檔案信息化管理規(guī)程規(guī)范。醫(yī)院檔案管理要匹配信息化管理需求,完善信息化管理機制時統(tǒng)籌規(guī)劃好醫(yī)院檔案管理工作,協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門管理檔案。制定管理要求中需要選擇雙軌制監(jiān)督管理醫(yī)院檔案,檔案管理人員要按照檔案管理規(guī)范進行工作,確保有序展開醫(yī)院檔案管理工作。同時,醫(yī)院改進檔案管理工作時,結(jié)合現(xiàn)實進行設(shè)計。
2.加快培養(yǎng)醫(yī)院檔案信息化管理專業(yè)人才隊伍。醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)是需要創(chuàng)新與挑戰(zhàn)的,建設(shè)信息化的管理機制,醫(yī)院需要依靠專業(yè)團隊系統(tǒng)架構(gòu),專業(yè)操作實訓(xùn),提高管理人員的信息技術(shù)水平。對醫(yī)院發(fā)展來說,有信息化素質(zhì)的檔案管理團隊很緊缺,現(xiàn)在的檔案管理人員無法滿足信息化體制建立的需求,也無法將相應(yīng)的人才培養(yǎng)進行全面引進,所以醫(yī)院要針對計算機模式和計算機管理體系,組織培養(yǎng)檔案人員,推動目前的醫(yī)院檔案管理技術(shù)的全面擴張。
3.做好醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)維護與安全防范工作。在信息化檔案管理的背景下,普遍問題是運行數(shù)字平臺的安全。安全問題出自檔案管理的整體系統(tǒng),因為互聯(lián)網(wǎng)的開放環(huán)境,使用檔案更方便但也更不安全。如果醫(yī)院的信息管理發(fā)生問題,非??赡鼙粣阂夤?,難以想象信息泄露的后果。所以要嚴(yán)格限定檔案管理與利用人員權(quán)限范圍,必須精準(zhǔn)設(shè)定權(quán)限,嚴(yán)格核實身份,最大限度保障醫(yī)院檔案的信息安全。同時,數(shù)字平臺運作時因為系統(tǒng)錯誤等因素,有時候會發(fā)生攔截訪問、導(dǎo)入錯誤等現(xiàn)象,不過不太影響開展管理。所以要做好日常維護,及時反饋信息、排除故障。加密處理檔案,定期升級與檢修醫(yī)院局域網(wǎng)、防火墻,防止安全漏洞帶來損失。
4. 借鑒現(xiàn)代化信息化管理經(jīng)驗??偟膩碚f,醫(yī)院在進行信息化技術(shù)和管理系統(tǒng)安裝時,要根據(jù)醫(yī)院時刻建立的信息話題和密切合作關(guān)系進行全面研究,通過將醫(yī)療行業(yè)進行全面建設(shè)和全面發(fā)展,實現(xiàn)醫(yī)院信息化領(lǐng)域建設(shè)單位改變。目前部分的醫(yī)療行業(yè)進行關(guān)注的重點和重心逐漸出現(xiàn)了轉(zhuǎn)移,尤其是許多跨領(lǐng)域、國家出臺的專門信息化管理政策和相關(guān)研究,都無法充分的實現(xiàn),因此要針對目前的前進道路和發(fā)展體系進行全面建設(shè),借鑒現(xiàn)代大型醫(yī)院和專業(yè)團隊的建設(shè)經(jīng)驗,進行全面優(yōu)勢資源的整合和全面人才管理體系的培育。加強目前醫(yī)院資源對信息化技術(shù)的選擇和利用。醫(yī)院必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù),解放勞動力,在醫(yī)療行業(yè)站穩(wěn)腳跟。
5.加強檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。現(xiàn)在醫(yī)院的檔案資料還是有很多紙質(zhì)與照片,檔案室都很小,同時由于溫度、濕度等因素,檔案無法長時間保存。醫(yī)院建設(shè)檔案信息化時,需要關(guān)注完善軟硬件的基礎(chǔ)設(shè)施。由于電子技術(shù)也在快速進步,社會更新越來越快,安裝設(shè)備時也需要重視事先規(guī)劃。
6.建立局域網(wǎng),實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。局域網(wǎng)雖然局限性很大,但網(wǎng)絡(luò)獨立,安全性高。醫(yī)院檔案部門要重視儲存標(biāo)準(zhǔn),加入更多內(nèi)容,統(tǒng)一醫(yī)院信息中心。在中心網(wǎng)絡(luò)平臺通過智能軟件,發(fā)揮檔案管理、電子論壇、檔案查詢等功能。有了醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)的支持,集中整合業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息,定期發(fā)布到局域網(wǎng),方便查詢,實現(xiàn)資源共享,可以更好地轉(zhuǎn)化應(yīng)用檔案工作成果。提高醫(yī)院檔案的管理和利用效率,讓醫(yī)院發(fā)展更好。
7.提升網(wǎng)絡(luò)資源利用率。醫(yī)院利用建設(shè)檔案管理信息化,優(yōu)化資源配置,有利于醫(yī)院發(fā)展,檔案管理信息化后,能夠被方便使用。建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息化時,選擇電子文件分類保存,通過醫(yī)院局域網(wǎng)上傳查閱。不僅可以保護檔案原件,避免原件損壞,還可以給臨床科研人員提供便捷,提高他們的診療水平。檔案管理信息化將醫(yī)院的資料變成了活寶庫,有利于傳承醫(yī)院學(xué)術(shù)。對醫(yī)院黨務(wù)行政工作、醫(yī)學(xué)教研等而言,檔案信息化能夠省下空間、方便查詢。
五、結(jié)束語
醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療歷史文明的建設(shè),使醫(yī)院服務(wù)的體制研究和基礎(chǔ)資料庫的改善,因此在信息化資源和信息化背景的使用中,就要利用醫(yī)院的檔案管理工作,加強醫(yī)院的發(fā)展,更好地將醫(yī)療智慧和醫(yī)療信息化技術(shù)進行全面投入。引導(dǎo)檔案管理人員積極探索科學(xué)有效的管理手段,讓醫(yī)院檔案最大限度發(fā)揮出它的功效。
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(作者單位:山東省臨沂市中心醫(yī)院)
作者簡介:徐洪梅(1969-),女,漢族,山東省淄博市沂源縣人,本科,職稱:中級,研究方向:檔案管理。