摘 要：機構(gòu)改革背景下，檔案移交與管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。本課題以機構(gòu)改革對檔案以教育管理工作的新要求為出發(fā)點。探析了當前我國機關(guān)檔案管理存在的問題，并從強化意識、加強利用、平衡發(fā)展的角度給機構(gòu)改革中的檔案工作提供對策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：機構(gòu)改革;檔案移交

機構(gòu)改革涉及到多個部門的合并和重組，大量人事關(guān)系發(fā)生變動，這給我國政府機關(guān)的檔案移交工作提出了新的要求。檔案工作具有真實性、保密性的特點，具備參考、憑證等多元價值，它既是機構(gòu)改革工作的重要一環(huán)，同時也有助于機構(gòu)改革的順利實施，保證機構(gòu)改革流程的有序進行。對此，檔案管理部門應堅決貫徹落實黨中央機構(gòu)改革的重要決策，加強思想認識、提高工作效率、創(chuàng)新工作方法，以合規(guī)、合法、合理的檔案移交工作確保機構(gòu)改革的順利完成。

一、機構(gòu)改革對檔案移交工作的新要求

為保障機構(gòu)改革進程中組織隊伍、機構(gòu)調(diào)整的有序規(guī)范，各單位的檔案管理部門也應認真研究機構(gòu)改革對檔案移交的新要求，提高思想重視、規(guī)范檔案移交流程。在檔案處置范圍與內(nèi)容等方面。第一，在歸檔檔案歸屬與流向方面，要在保障檔案完整性和齊全性的基礎(chǔ)上開展檔案移交，同時還要注重檔案后期的安全管理、查閱及利用，這也要求了在機構(gòu)改革中，我們要嚴格保證檔案移交流程的規(guī)范性，保證檔案的完整性，同時注重檔案服務與利用的開發(fā);在處置范圍與內(nèi)容方面，包括文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、公務禮品檔案、音像檔案、實物檔案、電子檔案與數(shù)據(jù)。機構(gòu)改革背景下檔案移交的范圍與內(nèi)容幾乎涵蓋了現(xiàn)代檔案管理體制的下的大多數(shù)檔案種類，這就要求我們要明確工作重點，善于借用檔案信息化提高檔案移交與管理的效率，保證檔案種類和內(nèi)容的豐富性。

二、當前檔案移交存在的問題

1.檔案移交流程不規(guī)范。檔案本身具有真實性的特征，而檔案的價值所在往往也體現(xiàn)在其真實性上。而在機構(gòu)改革中，保證檔案的真實性和完整性更是檔案移交工作的重中之重。這是因為機構(gòu)改革涉及到大量的人事變動，在這過程中人事檔案則成為政府機關(guān)選拔任命的重要參考依據(jù)，同時也是黨和政府組織建設的重要依據(jù)。人事檔案作為機構(gòu)改革中檔案移交工作的重點，具有流動性高的特點，這明顯區(qū)別于其他處于封閉管理狀態(tài)下的檔案。而移交流程的不規(guī)范、不嚴謹，則極易導致人事檔案的丟失，容易被篡改，進而影響檔案的價值。特別是在黨的組織工作中，人事檔案有著重要的參考價值。部分思想覺悟不高的黨員干部為追求個人利益，不憚違規(guī)違法，肆意篡改個人檔案，嚴重影響了黨的組織隊伍建設工作，也不利于機構(gòu)改革順利進行。

2.檔案移交過程中信息安全風險防護能力不足。在機構(gòu)改革中，檔案發(fā)揮著參考價值、憑證價值等多元價值，上文中提到機構(gòu)改革中的檔案移交工作涉及的檔案種類十分豐富，體量也較為龐大，其中不乏一些涉密信息，這些信息一旦遭受損壞或者泄露，將會給相關(guān)機關(guān)帶來不可估量的損失。當前，隨著檔案管理信息化的不斷推進，檔案移交工作以從線下逐漸轉(zhuǎn)為線上，較多的依賴計算機軟硬件。信息化提高了檔案移交的效率，簡化了信息流通的步驟，同時也帶來了新的信息安全風險。

3.檔案移交過程中各部門缺乏協(xié)調(diào)。隨著公民檔案意識的不斷提高和檔案管理價值的凸顯，檔案管理的主體也呈多元化發(fā)展趨勢。在機構(gòu)改革中，涉及到大量機關(guān)部門的改制問題，由此產(chǎn)生不同的管理風格，在一定程度上影響了檔案的移交工作。這主要表現(xiàn)在內(nèi)部和外部兩個方面。從內(nèi)部上看，由于機構(gòu)改革是一項全局性和系統(tǒng)性的工作，要求了機關(guān)內(nèi)部的各個管理部門間信息的快速流通與共享，信息化不同步、管理制度有沖突等問題制約了檔案的內(nèi)部流通，降低了檔案移交的效率，阻礙了機構(gòu)改革高效穩(wěn)步的推進。從外部生態(tài)上來看，省市級的機關(guān)部門檔案信息化水平高、制度完善，檔案移交的方式手段更加多元，而從鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級機構(gòu)的檔案管理部門來看，較多還在沿用傳統(tǒng)的移交流程，不利于機構(gòu)改革這項全局性的工作無法實現(xiàn)檔案的集成性和完整性，大大降低了檔案的價值。

4.檔案移交形式單一，開發(fā)與利用不足。在機構(gòu)改革中，檔案發(fā)揮著參考價值、憑證價值等多元價值。從現(xiàn)代化的檔案管理來看，強化檔案的開發(fā)與利用也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。而檔案開發(fā)與利用作為檔案管理工作的延伸與拓展，對檔案管理人員提出了更高的要求。同時，從現(xiàn)實的檔案利用服務來看，它也給當前的檔案移交與管理提出了以下要求：首先，就是足夠的資源支撐。檔案具有參考和憑證等多元價值，這些都是以檔案內(nèi)容為支撐的，因此盡可能多的收集有價值的檔案，才是檔案服務與利用開發(fā)的基礎(chǔ)。但當前我國部分機關(guān)檔案資源的收集缺乏針對性，有的過度追求檔案體量，盡可能多的收集檔案材料，導致了很多無價值檔案的存在。有的過于精簡，沒有使檔案體量達到足以支撐檔案開發(fā)的程度。其次，檔案移交工作會導致大量檔案卷宗的轉(zhuǎn)移，如果管理單位沒有做好統(tǒng)計，明確檔案的流行，也會一定程度上制約檔案的開發(fā)與利用。因此，檔案管理部門應對檔案的開發(fā)與利用做長期規(guī)劃，在檔案移交時就考慮到檔案移交對檔案服務和檔案利用產(chǎn)生的影響，對檔案移交的各個流程實時跟蹤。

三、加強檔案移交與管理的對策

1.強化責任意識，保證檔案移交的公平公正。根據(jù)機構(gòu)改革對檔案移交的新要求，檔案管理部門要在保障檔案完整性和齊全性的基礎(chǔ)上開展檔案移交與管理，同時還要注重檔案后期的安全管理、查閱及利用，這也要求在機構(gòu)改革中，我們要嚴格保證檔案移交流程的安全規(guī)范管理，保證檔案的完整性。第一，檔案移出部門要加強審核，根據(jù)各個類型的檔案的特點和密級制定有針對性的審核流程。進一步嚴格檔案審查的機制，采用多元化的審核方法，注重對檔案的立體式審核，對于重要的證明材料要至少經(jīng)二人審核。第二，對于新進的檔案也要有入口審核，只要是移進或移出的檔案，就應進入審查機制內(nèi)，建立自下而上的審核流程，讓基層、中層和管理層都能各司其職，做好審查工作。此外，還要對檔案的調(diào)閱和查看權(quán)限進行嚴格管理，防止檔案篡改、遺漏的情況發(fā)生。

2.提供多方保障，提高檔案移交信息安全防護能力。檔案移交涉及到多個部門，因此要有完善的安全保障機制與之配套，對此，檔案管理部門應首先明確信息安全保障的責任劃分。信息安全保障要明確誰是第一責任人，誰在檔案移交工作中起主導作用。根據(jù)檔案管理的內(nèi)容，檔案管理主要負責人應為第一安全負責人，檔案移交各個業(yè)務環(huán)節(jié)則由對應的業(yè)務負責人負責信息安全管理。綜合運用多種安全策略，針對檔案移交的各個環(huán)節(jié)，建立檔案移交風險評估體系并進行自查，根據(jù)自查結(jié)果有針對性的對薄弱環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，減少檔案移交過程中的安全漏洞，保證檔案移交工作順利、安全完成。

3.加強溝通，做好檔案移交的銜接工作。促進機構(gòu)改革中各機關(guān)檔案工作的平衡發(fā)展，應重點解決內(nèi)外部發(fā)展不均衡的情況。在內(nèi)部不平衡方面，應在上級部門的指導下，推動檔案移交的規(guī)范化與標準，在檔案移交時間、格式、大小、范圍、內(nèi)容上進行細分分類。第一，從機構(gòu)改革整體規(guī)劃的角度出發(fā)，平衡信息化建設的投入配比，保證內(nèi)部各個部門的相對平衡。此外，推動各部門信息收集標準的統(tǒng)一，進而提高信息共享和流通的效率。機構(gòu)改革中的檔案工作，各有關(guān)單位要密切配合，確保檔案得到妥善處置。第二，各級檔案部門應積極主動，審查有關(guān)單位檔案管理與處置工作方案，監(jiān)督指導檔案交接與管理，審定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，處置檔案歸屬爭議，推動工作落實。第三，是在機構(gòu)改革中發(fā)生檔案歸屬爭議等問題，要及時同檔案局聯(lián)系溝通，以便依法依規(guī)妥善處理。為接下來的機構(gòu)改革檔案移交工作打牢業(yè)務基礎(chǔ)。

4.夯實檔案移交基礎(chǔ)，加強檔案開發(fā)與利用。提高機關(guān)檔案管理水平，夯實檔案基礎(chǔ)，提高檔案開發(fā)與利用，是一項全局性、系統(tǒng)性的工作。對此，檔案管理部門應不斷加強檔案移交的追蹤，同時對本館的檔案儲存情況有著更為清晰的認識，讓檔案移交與檔案利用工作能夠有機銜接。針對基層機關(guān)“重保管輕利用”的檔案管理理念，檔案管理層應堅決貫徹落實機構(gòu)改革對檔案管理的新要求，一改檔案開發(fā)利用不足、管理水平滯后的局面。具體來說應從兩方面著力解決：第一，是在后端上要進一步降低管理成本，多采用第三方管理服務平臺來緩解機關(guān)的庫房和硬件壓力。在前端方面，應加強檔案服務與利用的開發(fā)，構(gòu)建檔案信息共享平臺，給機構(gòu)改革中檔案的移交與管理工作提供信息化的平臺，推動各級檔案管理的集約化、集成化，進而分攤建設成本，整合檔案資源。第二，還要結(jié)合機構(gòu)改革的工作實際，不斷探索檔案的多元化利用。除檔案查詢、在線傳輸?shù)然A(chǔ)性應用外，還應積極探索檔案在線授權(quán)、內(nèi)容分析、可視化報告等應用，以滿足機構(gòu)改革的需要。

總的來說，各檔案管理單位應充分認識到機構(gòu)改革中檔案移交工作的重要性、緊迫性和艱巨性，要從思想意識、多方保障、加強溝通、豐富利用方式四個方面做好檔案移交工作，積極與相關(guān)部門溝通協(xié)作，確保檔案移交與接收工作順利完成。

參考文獻：

[1]杜俊河.機關(guān)機構(gòu)改革檔案處置與管理有關(guān)問題的思考[J].山東檔案，2019

[2]李 濤.加強機構(gòu)改革檔案管理工作之我見[J].云南檔案，2018

（作者單位：高密市檔案館）

作者簡介：王俊（1981-），女，漢族，碩士研究生，山東高密人，助理館員，研究方向：檔案管理，檔案數(shù)字化，檔案安全。