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        基于標準化管理視角對PH公司DMS系統(tǒng)的分析

        2020-04-08 09:37:27付葉芹王顥蓉劉媛媛陳蕾
        商情 2020年6期
        關(guān)鍵詞:標準化管理對策建議

        付葉芹 王顥蓉 劉媛媛 陳蕾

        【摘要】隨著照明行業(yè)競爭加劇、經(jīng)銷商需求多樣化,實施經(jīng)銷商標準化管理對企業(yè)發(fā)展來說十分重要。標準化管理的實施需要更先進和科學(xué)的信息管理平臺的支撐,基于DMS系統(tǒng)對經(jīng)銷商實施標準化管理有助于照明行業(yè)提高自身管理水平、盈利能力及經(jīng)銷商的滿意度。

        【關(guān)鍵詞】標準化管理? 經(jīng)銷商管理? DMS系統(tǒng)? 對策建議

        一、研究理論基礎(chǔ)

        (一)標準化管理

        標準化是指將企業(yè)里的各種規(guī)范付諸于實踐的活動。企業(yè)通過梳理流程和建立流程體系來實施標準化管理,有利于企業(yè)維護經(jīng)營秩序,積累技術(shù)和經(jīng)驗,有利于提升企業(yè)的管理水平。

        (二)經(jīng)銷商管理

        經(jīng)銷商在不同的成長階段有不同的需求,企業(yè)要結(jié)合經(jīng)銷商具體情況來進行分析和處理。1891年,PH公司成立于荷蘭,總部設(shè)在荷蘭恩多文市,是世界上最大、最有影響力的電器生產(chǎn)公司之一。針對經(jīng)銷商的管理,PH公司建立一套標準的管理體系。PH公司在全國成立了多個區(qū)域,各區(qū)域代表PH公司與一級經(jīng)銷商簽訂經(jīng)銷協(xié)議,負責對與其進行的各項交易活動進行管理。

        二、DMS系統(tǒng)運行機制分析

        DMS系統(tǒng)運行機制是指DMS系統(tǒng)的內(nèi)在機能及其運行方式,是與DMS系統(tǒng)運行活動相關(guān)的基本準則和相應(yīng)制度。運行機制是研究DMS系統(tǒng)運行過程中各要素之間的相互關(guān)系及制約關(guān)系。運行機制可以使DMS系統(tǒng)協(xié)調(diào)、有序、高效的運行。

        在設(shè)計開發(fā)DMS系統(tǒng)之前,PH公司經(jīng)營過程中面臨如下問題:原有經(jīng)銷商信息的維護、新經(jīng)銷商信息的創(chuàng)建和增加、經(jīng)銷商進出貨數(shù)目的增加、銷售人員的變更、產(chǎn)品的更新?lián)Q代等問題,使得PH公司系統(tǒng)內(nèi)的信息變得繁多且混亂,增加了經(jīng)銷商管理的難度,不利于準確了解經(jīng)銷商的庫存和銷售動態(tài)信息,也不利于庫存管理,增加了管理成本,降低了企業(yè)運行的效率。

        基于PH公司DMS系統(tǒng)管理準則、經(jīng)銷商管理制度、產(chǎn)品種類劃分的標準和庫存報告核算標準等準則設(shè)計的DMS系統(tǒng),通過標準化模塊設(shè)計和系統(tǒng)運行模式使輸入DMS系統(tǒng)的信息能夠有序地輸出,有利于企業(yè)準確全面獲取經(jīng)銷商標準化管理信息。

        三、對PH公司DMS系統(tǒng)功能的分析

        (一)DMS系統(tǒng)

        DMS(Dealer Management System)是指經(jīng)銷商管理系統(tǒng),它是一種操縱和管理經(jīng)銷商數(shù)據(jù)的大型軟件,用于建立、使用和維護經(jīng)銷商數(shù)據(jù)。DMS系統(tǒng)功能多樣化,可以建立和維護龐大的經(jīng)銷商數(shù)據(jù)信息,經(jīng)銷商可以不受任何限制的訪問和使用該信息系統(tǒng)。對經(jīng)銷商而言,DMS系統(tǒng)可以讓其及時掌握進出貨數(shù)據(jù)變化、有效統(tǒng)計庫存數(shù)據(jù)、提高備貨需求數(shù)據(jù)的準確性,減少資源浪費。

        (二)PH公司DMS系統(tǒng)和子系統(tǒng)功能

        PH公司DMS系統(tǒng)主要有以下四個功能模塊即四個子系統(tǒng)模塊:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、主數(shù)據(jù)管理、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理和報表數(shù)據(jù)管理。為了有效控制經(jīng)銷商信息輸入和輸出的各個環(huán)節(jié),首先應(yīng)對其四個子系統(tǒng)的運行進行分析。

        基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊?;A(chǔ)數(shù)據(jù)管理是對基礎(chǔ)信息的分類和匯總?;A(chǔ)數(shù)據(jù)管理是PH公司根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的管理制度和準則,對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)功能進行劃分,并使用統(tǒng)一的標準對經(jīng)銷商進行管理。

        開發(fā)前的狀態(tài)分析:PH公司對客戶等級、辦事處及銷售人員等信息類別劃分不清晰,公司上下沒有形成統(tǒng)一的劃分標準,導(dǎo)致信息統(tǒng)計工作難度增加,效率降低。

        改善方法和目標:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊為經(jīng)銷商信息的歸類和劃分提供依據(jù),有效整合和整理相關(guān)信息,從而使經(jīng)銷商信息的劃分標準在不同部門達到統(tǒng)一,提高數(shù)據(jù)整理的效率。

        (三)主數(shù)據(jù)管理模塊

        主數(shù)據(jù)是系統(tǒng)運行的主要數(shù)據(jù),其功能主要是對經(jīng)銷商檔案信息的管理和PH公司產(chǎn)品信息的管理。客戶檔案是PH公司的重要資源,經(jīng)銷商的檔案信息管理主要是對新經(jīng)銷商信息的創(chuàng)建和添加、老經(jīng)銷商信息的修改和刪除;產(chǎn)品信息的管理主要指對產(chǎn)品信息的分類、創(chuàng)建和變更等維護工作。

        開發(fā)前狀態(tài)分析:PH公司對經(jīng)銷商的信息化管理水平不高,對經(jīng)銷商關(guān)系的管理沒有統(tǒng)一有效的軟件支持,無法更深入的挖掘客戶信息,無法提高自身的銷售能力及服務(wù)水平,同時經(jīng)銷商不能準確了解公司產(chǎn)品的變更信息。

        改善方法與目標:主數(shù)據(jù)管理功能模塊的作用是對經(jīng)銷商的檔案信息和自身產(chǎn)品信息的管理,有效提高對經(jīng)銷商管理水平、提高對潛在經(jīng)銷商的挖掘與跟蹤的能力,提升PH公司品牌知名度和客戶滿意度。

        (四)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理模塊

        業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)主要是經(jīng)銷商和PH公司共享數(shù)據(jù)的端口,PH公司通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)端口可以獲得經(jīng)銷商的銷售數(shù)據(jù),實時跟進經(jīng)銷商的訂單、庫存和銷售狀態(tài)。經(jīng)銷商通過DMS系統(tǒng)既方便對自身進出貨信息的管理,也有利于和PH公司實時共享信息。

        開發(fā)前狀態(tài)分析:經(jīng)銷商進銷庫存數(shù)據(jù)的管理主要依靠 PH公司銷售人員通過手工制作報表形式對所負責的客戶進行統(tǒng)計匯報,工作量比較大,統(tǒng)計信息有滯后性,無法維持經(jīng)銷商業(yè)務(wù)的靈活性。

        改善方法與目標:開發(fā)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理模塊的目的是保持系統(tǒng)穩(wěn)定,操作簡便,數(shù)據(jù)準確,使經(jīng)銷商能夠?qū)崟r準確的管理并查詢自己的進銷庫存數(shù)據(jù),同時經(jīng)銷商端系統(tǒng)與DMS系統(tǒng)對接,為PH公司掌握市場動態(tài)提供數(shù)據(jù)支持。

        (五)報表數(shù)據(jù)管理模塊

        報表數(shù)據(jù)管理功能主要是PH公司根據(jù)自身需求對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和多樣化分析,主要對系統(tǒng)中的主數(shù)據(jù)進行分析,分析經(jīng)銷商的庫存變動狀況,為經(jīng)銷商資質(zhì)等級的劃分、制定獎勵制度提供依據(jù)和參考。

        開發(fā)前狀態(tài)分析:經(jīng)銷商在經(jīng)營活動中,無法將有價值的市場信息有效的記錄和分析,PH公司也無法獲得更準確的市場信息,對市場動態(tài)的分析和經(jīng)銷商業(yè)績的考核存在較大難度。

        改善方法與目標:開發(fā) DMS 系統(tǒng)報表數(shù)據(jù)管理功能,便于PH公司查詢經(jīng)銷商基本信息和進銷貨庫存數(shù)據(jù)等,為PH公司考核經(jīng)銷商銷售任務(wù)達成狀況提供依據(jù)。

        四、對DMS系統(tǒng)的實施現(xiàn)狀分析

        (一)對DMS系統(tǒng)的優(yōu)勢分析

        (1)從消費者的角度來看,DMS系統(tǒng)方便快捷,方便經(jīng)銷商隨時隨地了解PH公司的產(chǎn)品和服務(wù),DMS系統(tǒng)標準化的應(yīng)用,經(jīng)銷商可以獲得更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù),增加了經(jīng)銷商對PH公司服務(wù)的滿意度。

        (2)從經(jīng)銷商角度來看,DMS系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時交換和共享,實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的一體化,使經(jīng)銷商和PH公司的相關(guān)業(yè)務(wù)透明化,實現(xiàn)銷售管理等日常工作的實時在線處理。

        (3)從PH公司角度來看,DMS系統(tǒng)通過對經(jīng)銷商信息的標準化管理,使PH公司所歸檔的經(jīng)銷商信息從混亂變得有序化。使PH公司能夠時刻關(guān)注銷售業(yè)務(wù)流程的銷售數(shù)據(jù),及時發(fā)現(xiàn)銷售過程中出現(xiàn)的問題從而提高產(chǎn)品質(zhì)量和銷售服務(wù),提高公司在整個行業(yè)中的競爭力。

        (二)對DMS系統(tǒng)不足之處分析

        (1)系統(tǒng)開發(fā)和維護成本高。由于服務(wù)的客戶比較特殊,新客戶的開發(fā),老客戶信息的更新和維護,產(chǎn)品種類和數(shù)目紛繁復(fù)雜,因此系統(tǒng)前期的開發(fā)成本較高,隨著產(chǎn)品和客戶的變化,系統(tǒng)后期需要實時維護,維護成本也會很高。

        (2)系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的安全性讓經(jīng)銷商擔憂。經(jīng)銷商將其銷售數(shù)據(jù)上傳至DMS系統(tǒng)中,這使得經(jīng)銷商整個銷售和庫存狀況曝露于PH公司面前,DMS系統(tǒng)實現(xiàn)了PH公司與經(jīng)銷商雙方信息的共享,因此經(jīng)銷商擔心其商業(yè)機密泄漏給行業(yè)中的競爭對手。

        (3)由于經(jīng)銷商自身選擇的應(yīng)用系統(tǒng)和PH公司DMS系統(tǒng)的不同,經(jīng)銷商除了使用DMS系統(tǒng)來處理PH公司銷售數(shù)據(jù),經(jīng)銷商自身還購買或者開發(fā)自己的軟件系統(tǒng),用其來記錄自身真實的銷售數(shù)據(jù),會導(dǎo)致DMS數(shù)據(jù)與經(jīng)銷商實際的銷售數(shù)據(jù)脫節(jié)不一致的情況。

        五、對策及建議

        通過對DMS系統(tǒng)的運行機制分析,系統(tǒng)開發(fā)前狀態(tài)與開發(fā)目標進行分析,基本了解了DMS系統(tǒng)實際運行的效果,認識到標準化管理是DMS系統(tǒng)實施運行的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié),針對標準化管理工作存在的問題,本文提出以下意見和建議:

        (1)公司應(yīng)組建信息系統(tǒng)部門,培養(yǎng)自己的專業(yè)人員,提高公司內(nèi)部研發(fā)維護能力,減少利用外部資源的開發(fā)和維護費用。對系統(tǒng)的開發(fā)和維護費用進行分攤,建議在使用系統(tǒng)的各環(huán)節(jié)進行分攤。

        (2)加強各環(huán)節(jié)的聯(lián)系,提高公司內(nèi)部部門與經(jīng)銷商的聯(lián)系,完善DMS系統(tǒng)。提高系統(tǒng)的安全性,加強相關(guān)維護人員的監(jiān)控,避免信息泄露。

        (3)減少PH公司與經(jīng)銷商之間的信息脫節(jié)問題,提升經(jīng)銷商對PH公司的信賴程度,對經(jīng)銷商進行不定期調(diào)研,減少經(jīng)銷商上傳數(shù)據(jù)不真實性,及時和相關(guān)銷售人員核對經(jīng)銷商的銷售數(shù)據(jù),提高銷售數(shù)據(jù)的準確性。

        六、結(jié)束語

        本研究基于標準化管理理論,分析DMS系統(tǒng)及其運行機制,在一定程度上從理論框架開發(fā)的角度促進了經(jīng)銷商標準化理論的發(fā)展。同時本研究采用案例研究方法,以PH公司DMS系統(tǒng)為研究對象,研究結(jié)論具有重復(fù)驗證性,能夠被推廣到類似的其他大型照明企業(yè)以及一些大型批發(fā)零售公司中,將對經(jīng)銷商信息管理發(fā)展新形勢下的我國大型企業(yè)實施經(jīng)銷商信息標準化管理實踐提供指導(dǎo)性和政策性建議。

        參考文獻:

        [1]彭華濤.標準化管理體系促進企業(yè)競爭力提升的分析[J]. 中國標準化,2016,(15).

        [2]陳永志.企業(yè)標準化管理現(xiàn)狀及應(yīng)對策略[J].中國標準化,2017,(08).

        [3]何勇,鄭文鐘編著.管理信息系統(tǒng)的原理方法及其應(yīng)用[M].浙江大學(xué)出版社,2005.

        基金項目:2019年中南財經(jīng)政法大學(xué)研究生教育創(chuàng)新計劃經(jīng)費資助。

        作者簡介:第一作者:姓名:付葉芹(1988-),女,山東臨沂人,學(xué)歷:碩士,現(xiàn)就讀于中南財經(jīng)政法大學(xué),研究方向:標準化管理。

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