王云芳 袁芳芳

【摘要】人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，它為人力資源管理提供直接、客觀、真實(shí)的原始依據(jù)，它為企業(yè)的人才提拔、考核、任用提供重要依據(jù)，人事檔案的相關(guān)信息在在人才挖掘、職業(yè)規(guī)劃、人力資源配置等工作中發(fā)揮重要作用，由此可見(jiàn)人事檔案管理對(duì)人力資源管理也是非常重要的。本文重點(diǎn)闡述了人事檔案對(duì)人力資源管理的重要性，具體分析了人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題提出解決方法和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理? 人力資源管理? 困境? 對(duì)策

人事檔案記錄了員工從學(xué)校到工作的工作的經(jīng)歷、學(xué)習(xí)、能力表現(xiàn)、職位升遷、獎(jiǎng)懲情況和社會(huì)關(guān)系等重要信息，只要材料信息收集保存完整，人事檔案就能全面、客觀、系統(tǒng)的反應(yīng)一個(gè)人的成長(zhǎng)和經(jīng)歷。人事檔案是人力資源全面了解、客觀評(píng)價(jià)、科學(xué)使用員工個(gè)人信息的重要依據(jù)。也是工資調(diào)資、職位升遷、員工維護(hù)合法權(quán)益、辦理退休的重要依據(jù)。所以研究和管理好人事檔案對(duì)人力資源管理工作是非常重要。

一、人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的重要作用

（1）人事檔案為人力資源管理提供可靠、真實(shí)的重要信息依據(jù)，有利于企業(yè)人才的挖掘。員工入職后企業(yè)就要進(jìn)行編寫(xiě)員工的入職信息、定崗定位、確定工齡及薪酬等相關(guān)工作，而這些工作的進(jìn)行都離不開(kāi)人事檔案提供的真實(shí)可靠的信息。同時(shí)人力資源管理部門(mén)還可以通過(guò)人事檔案信息掌握員工的基本情況和專(zhuān)項(xiàng)特長(zhǎng)、技能、技術(shù)和獎(jiǎng)懲情況，利用這些信息可以挖掘出企業(yè)的人才，根據(jù)這些信息建立科學(xué)的選人用人標(biāo)準(zhǔn)，把合適安排到合適的崗位上，在使用人才時(shí)實(shí)現(xiàn)揚(yáng)長(zhǎng)避短、人盡其用。

（2）人事檔案管理有利于人力資源管理為員工規(guī)劃職業(yè)生涯。職業(yè)生涯是員工過(guò)去職業(yè)發(fā)展的軌跡記錄、現(xiàn)時(shí)所做工作和對(duì)未來(lái)職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，人事檔案中記錄員工職業(yè)發(fā)展軌跡，同時(shí)它也為員工職業(yè)生涯規(guī)劃提供參考的信息。企業(yè)通過(guò)了解員工過(guò)去的職業(yè)經(jīng)歷，才能掌握員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)，了解企業(yè)整體人力資源現(xiàn)狀，通過(guò)掌握這些信息，再結(jié)合企業(yè)未來(lái)發(fā)展，才能為員工制定良好的職業(yè)生涯規(guī)劃。

（3）人事檔案有利于企業(yè)人力資源配置。通過(guò)人事檔案企業(yè)可以獲得職工教育背景、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)特長(zhǎng)等相關(guān)信息，企業(yè)可以根據(jù)這些信息，將人力資源進(jìn)行有效的配置，根據(jù)各個(gè)崗位的要求，為其安排具有相關(guān)知識(shí)背景、技能特長(zhǎng)和性格的人，這樣即不浪費(fèi)人才，也符合員工的發(fā)展，又實(shí)現(xiàn)了人力資源的高效配置。

二、企業(yè)人力資源管理利用人事檔案面臨的困境

人事檔案管理能為人力資源管理提供有利的幫助，但是現(xiàn)實(shí)中人事檔案管理不好，人力資源管理在利用人事檔案時(shí)就會(huì)面對(duì)各種困境。

（1）人事檔案管理重視度不高。人事檔案有的單位由人力資源部管理，有的單位由黨群部管理，還更有甚者由技術(shù)部門(mén)的人員代管，好多沒(méi)有做到專(zhuān)人專(zhuān)管，管理人員也隨時(shí)變動(dòng)。致使人事檔案管理工作沒(méi)有連續(xù)性和系統(tǒng)性，對(duì)于歸檔資料審核的嚴(yán)肅性不強(qiáng)，資料的完整性不好，對(duì)于缺件追尋和檔案合并等工作得不到連續(xù)有效的開(kāi)展;這些導(dǎo)致它在為人力資源管理利用信息時(shí)就出現(xiàn)不準(zhǔn)確、不完整的問(wèn)題。

（2）人事檔案材料收集不全。檔案管理重最致命的環(huán)節(jié)就是收集環(huán)節(jié)。有的檔案是由轉(zhuǎn)入時(shí)資料就有缺失;有的檔案是由于本人更換單位過(guò)多或長(zhǎng)時(shí)間未到轉(zhuǎn)移部門(mén)提檔，造成遺失;有的企業(yè)人事檔案管理不到位，有關(guān)部門(mén)歸檔意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)遲歸、漏歸。最終導(dǎo)致人事檔案收集不全，給后期的鑒定、整理和利用就造成很大麻煩;就談不上為人力資源管理提供有質(zhì)量的信息。

（3）人事檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性。人事檔案管理其實(shí)是專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，它不僅需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。人事檔案一共分為十大類(lèi)，每一類(lèi)的材料都有不同的收集和整理標(biāo)準(zhǔn)和要求，不同時(shí)間產(chǎn)生的資料都有特定社會(huì)背景，要求人事檔案管理人員擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和鑒別資料能力;才能?chē)?yán)控檔案質(zhì)量，嚴(yán)防虛假檔案材料歸入人事檔案;再加上信息化的高速發(fā)展，要求人事檔案管理人員還要具備運(yùn)用電子技術(shù)、系統(tǒng)軟件的能力，這樣才有現(xiàn)代收集、管理、利用人事檔案的能力。由于人事檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性和運(yùn)用電子技術(shù)的能力，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)各種問(wèn)題，為人力資源管理提供信息服務(wù)時(shí)也大打折扣。

三、充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中的作用的對(duì)策

（1）提升人事檔案管理工作重視程度，建立健全人事檔案管理制度。要讓人事檔案管理能為人力資源管理提供有效信息和服務(wù)，首先就要提升人事檔案管理工作重視程度。企業(yè)根據(jù)人事檔案的需要投入合理的人力、物力、財(cái)力;根據(jù)企業(yè)人力資源要求配備相應(yīng)的軟件;根據(jù)管理要求對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn);進(jìn)而增強(qiáng)各部門(mén)歸檔意識(shí)和人事檔案管理意識(shí)。企業(yè)根據(jù)要求建立健全人事檔案管理制度，為人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理提供制度保障，讓管理工作順利推進(jìn)和有序開(kāi)展提供依據(jù)，為人力資源管理提供信息保障和科學(xué)的依據(jù)。

（2）充分利用人事檔案的相關(guān)信息。人事檔案是員工成長(zhǎng)、經(jīng)歷的集中體現(xiàn)，它涵蓋員工方方面面的信息，如果充分對(duì)它進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，人力資源管理利用人事檔案的效率就會(huì)有顯著提高。充分利用人事檔案，就要懂得利用現(xiàn)代電子技術(shù)及管理軟件信息技術(shù)，對(duì)它進(jìn)行收集、分類(lèi)、歸納、整理從而提高檢索、查找和利用的能力;這樣不僅提高工作效率，還可以為人力資源提供決策分析和需求預(yù)測(cè);通過(guò)信息提取利用，能迅速為公司不同空缺提供匹配的人選;充分利用人事檔案的相關(guān)信息，能對(duì)人力資源管理工作提供各種各樣的幫助，所以是對(duì)其充分利用是非常有重要的。

（3）提高檔案管理人員管理水平。人事檔案的利用效率直接由管理人員專(zhuān)業(yè)水平?jīng)Q定;為了人事檔案在人力資源管理工作中發(fā)揮良好的作用，就要不斷提高相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和管理能力;企業(yè)可以通過(guò)送出培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、定期測(cè)評(píng)來(lái)提高他們的業(yè)務(wù)水平，業(yè)務(wù)知識(shí)不僅是人事檔案知識(shí)，還應(yīng)包括法律、計(jì)算機(jī)技術(shù)、企業(yè)所從事行業(yè)的相關(guān)知識(shí)和管理知識(shí)，這樣才有利于人事材料管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]闞旭紅.人事檔案在人力資源管理中的地位與作用[J].現(xiàn)代交際，2015，11（11）：106.

[2]張新芳. 人事檔案工作如何適應(yīng)新時(shí)代事業(yè)單位人力資源管理的新要求[J]. 蘭臺(tái)世界，2015，（24）：41-42.

[3]王蕾.人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題研究[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2015，（3）：9-10.