王玉蘭

摘 要：辦公室作為學(xué)校行政管理工作的核心機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著辦文、辦會(huì)、辦事等多項(xiàng)職能。新時(shí)代對做好高職院校辦公室工作提出了新的要求，文章從抓好執(zhí)行力、工作規(guī)范化、強(qiáng)化保障力、提高服務(wù)質(zhì)量四個(gè)方面，對如何做好高職院校辦公室工作進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;高職院校;辦公室工作

一、辦公室的職能

（一）高起點(diǎn)謀劃，著力辦好文

以文輔政是辦公室的職責(zé)所在，主要分為四個(gè)部分：一是綜合性文字材料的起草。全面、準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)發(fā)文意圖并做好記錄，起草的內(nèi)容包括日常通知、制度辦法、活動(dòng)方案、考察函、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)交流、領(lǐng)導(dǎo)講話等，要反復(fù)琢磨，多次修改，避免文稿硬傷。二是文件印發(fā)。從合法性、合規(guī)性、合理性對送審稿進(jìn)行規(guī)范性審查，審核標(biāo)題、語句、標(biāo)點(diǎn)符號、格式等，及時(shí)向起草單位反饋意見并進(jìn)行完善，登記編號，并印發(fā)文件。三是來文處理。及時(shí)接收文件做好登記，擬定來文的分送處理意見，呈送領(lǐng)導(dǎo)閱示，并轉(zhuǎn)交相關(guān)部門承辦;嚴(yán)格按規(guī)定范圍組織傳閱和傳達(dá)，并主動(dòng)與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商溝通，做好文件的催辦落實(shí)，及時(shí)對文件進(jìn)行歸檔處理。四是信息宣傳。加強(qiáng)與新聞媒體和政府機(jī)關(guān)信息中心的聯(lián)系和合作，圍繞學(xué)校的教育教學(xué)成果、專業(yè)學(xué)科建設(shè)、精神文明建設(shè)、國際交流合作、產(chǎn)教融合等方面及時(shí)報(bào)送政務(wù)信息，努力宣傳學(xué)校的辦學(xué)典型經(jīng)驗(yàn)，擴(kuò)大學(xué)校在社會(huì)上的影響力，提高學(xué)校知名度，促進(jìn)社會(huì)和家長對學(xué)校的了解。

（二）高質(zhì)量推進(jìn)，著力辦好會(huì)

“辦好會(huì)”是工作推進(jìn)落實(shí)的有力抓手：一是周到細(xì)致地做好會(huì)前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，擬發(fā)會(huì)議通知，收集匯總會(huì)議議題，準(zhǔn)備好會(huì)議有關(guān)資料，布置會(huì)場，調(diào)試好音響設(shè)備，盡量確保每一個(gè)環(huán)節(jié)不出紕漏;二是會(huì)中全程參與，做好會(huì)議簽到、會(huì)議記錄以及熱水添加等會(huì)務(wù)工作;三是會(huì)后做好整理和總結(jié)工作，撰寫會(huì)議新聞稿，決策性會(huì)議要及時(shí)編發(fā)會(huì)議紀(jì)要及決議事項(xiàng)抄告單，做好決議執(zhí)行情況反饋和歸檔工作，確保學(xué)校各項(xiàng)決策部署貫徹執(zhí)行到位。同時(shí)，凡屬應(yīng)該保密的要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)格控制參會(huì)人數(shù)，提高會(huì)議實(shí)效。全校性大規(guī)模會(huì)議，實(shí)行會(huì)議審批制度，由辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排，并進(jìn)一步精簡會(huì)議議程，各類會(huì)議能不開的堅(jiān)決不開，可以合并的要精簡合并，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)，杜絕文山會(huì)海。

（三）高標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)，著力辦好事

運(yùn)轉(zhuǎn)保障、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)是辦公室立身之本，每一項(xiàng)工作流程、每一個(gè)細(xì)節(jié)都要對表對標(biāo)，確保工作落實(shí)落細(xì)落地。

印章管理。必須嚴(yán)格按照使用范圍和批準(zhǔn)手續(xù)管理使用印章，辦理使用登記手續(xù)，用印內(nèi)容審核通過和領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可用印;印章應(yīng)指定專人妥善保管，嚴(yán)禁私自攜帶外出使用，因工作需要用的各類機(jī)構(gòu)的印章，由辦公室審核后，統(tǒng)一進(jìn)行刻制、啟用;機(jī)構(gòu)名稱改變或機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，印章要交回辦公室統(tǒng)一進(jìn)行封存或銷毀。

檔案管理。嚴(yán)格按照《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》要求，督促相關(guān)部門按照“辦理完畢即歸檔”的原則，在工作完成后的第一時(shí)間將檔案資料報(bào)送至檔案室，建立好檔案目錄，按照目錄將資料歸檔，同時(shí)做好年鑒、校史的收集、整理、編寫工作。

信息公開。依據(jù)《高等學(xué)院信息公開辦法》等文件要求，明確信息公開的指導(dǎo)思想、工作機(jī)構(gòu)和職責(zé)，公開的范圍，公開的方式和程序，信息公開申請程序及監(jiān)督和保障等內(nèi)容。通過信息公開網(wǎng)站、學(xué)校政務(wù)網(wǎng)站發(fā)布信息公開制度、主動(dòng)公開的內(nèi)容以及應(yīng)申請公開的辦理流程與方法，及時(shí)更新信息;同時(shí)，利用電話、電子郵件、傳真等形式對信息公開服務(wù)進(jìn)行咨詢，提高工作透明度。

信訪處理。建立來信來訪登記、傳達(dá)、辦理、反饋制度，努力協(xié)調(diào)解決師生反映強(qiáng)烈的問題，通過搭建陽光服務(wù)平臺、校長信箱等途徑，安排專人收集信息平臺上的各類意見、建議及各類輿情，然后根據(jù)事項(xiàng)類別及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門進(jìn)行辦理、回復(fù)，并對重要事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督查督辦。

內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化管理。以強(qiáng)調(diào)執(zhí)行和考核為手段，全面推進(jìn)學(xué)院年度重點(diǎn)工作，突出抓好上級部署、黨委會(huì)與辦公會(huì)決議等重要工作的落實(shí)，按月制訂工作計(jì)劃，月底提交完成情況進(jìn)行銷號，強(qiáng)化部門工作過程考核，實(shí)現(xiàn)對工作的全過程標(biāo)準(zhǔn)化管控。

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。建立健全統(tǒng)計(jì)工作原始臺賬，試行分級負(fù)責(zé)的統(tǒng)計(jì)管理體制，制定數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系和任務(wù)分解表，組織相關(guān)部門采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，填報(bào)報(bào)表，對初步匯總的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核，規(guī)范信息化統(tǒng)計(jì)工作，使數(shù)據(jù)采集更加真實(shí)、可靠、全面。開展統(tǒng)計(jì)分析和研究工作，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù)。

保密工作。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)保密工作的管理，貫徹落實(shí)國家保密法律法規(guī)及相關(guān)的工作方針政策，制定并完善保密規(guī)章制度，開展好學(xué)校的保密宣傳教育及保密培訓(xùn)、涉密文件管理等工作，確保黨和國家秘密的安全。

二、做好辦公室工作的幾點(diǎn)建議

（一）講政治，強(qiáng)素質(zhì)，在抓好執(zhí)行力上下功夫

一是旗幟鮮明講政治。習(xí)近平總書記在考察中辦工作時(shí)提出了“堅(jiān)持絕對忠誠的政治品格，堅(jiān)持高度自覺的大局意識，堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神，堅(jiān)持廉潔自律的道德操守”的“五個(gè)堅(jiān)持”要求，對新時(shí)代做好辦公室工作具有重要的指導(dǎo)作用。辦公室作為上傳下達(dá)的機(jī)關(guān)樞紐，旗幟鮮明地講政治尤為重要，要深入貫徹落實(shí)習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神，增強(qiáng)“四個(gè)意識”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，堅(jiān)決做到“兩個(gè)維護(hù)”，始終在思想上、政治上、行動(dòng)上同以習(xí)近平同志為核心的黨中央保持高度一致，確保黨中央各項(xiàng)決策部署在學(xué)校落地生根。二是要強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)。要以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想特別是習(xí)近平總書記關(guān)于職業(yè)教育的重要論述武裝頭腦、指導(dǎo)實(shí)踐、推動(dòng)工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)全國教育大會(huì)和全國高校思想政治工作會(huì)議精神;主動(dòng)學(xué)習(xí)《國家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》，學(xué)習(xí)《中國共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例》《中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例》《中國共產(chǎn)黨問責(zé)條例》等黨紀(jì)黨規(guī)，讀原著、悟原理，學(xué)懂弄通做實(shí);積極參加公文、財(cái)務(wù)、法律、統(tǒng)計(jì)等方面的培訓(xùn)，把學(xué)習(xí)和工作有機(jī)結(jié)合起來，提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，真正發(fā)揮辦公室的參謀作用。要加強(qiáng)培養(yǎng)辦公室工作人員的大局意識、團(tuán)隊(duì)意識、創(chuàng)新意識，激發(fā)每個(gè)工作人員的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，發(fā)揚(yáng)精益求精的工作作風(fēng)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，提高辦公室團(tuán)隊(duì)的凝聚力和執(zhí)行力。

（二）建制度，轉(zhuǎn)作風(fēng)，在工作規(guī)范化上下功夫

一是完善與學(xué)校章程配套的內(nèi)部管理制度體系。用制度完善會(huì)議管理、接待工作、合同管理、公文處理、檔案管理、督辦落實(shí)等工作流程，構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行有效的制度體系，健全依法決策機(jī)制，完善按章執(zhí)行機(jī)制，強(qiáng)化制約監(jiān)督機(jī)制。二是加強(qiáng)和改進(jìn)工作作風(fēng)，定期聽取師生的意見和建議，尋找本部門工作作風(fēng)方面的短板，增強(qiáng)服務(wù)意識，充分發(fā)揮工作積極性和主動(dòng)性，努力提升為教學(xué)科研和廣大師生服務(wù)的能力。三是加強(qiáng)廉政教育。堅(jiān)持教育防范，提高思想認(rèn)識，始終把紀(jì)律和規(guī)矩放在前面，強(qiáng)化政治安全意識、經(jīng)濟(jì)安全意識、底線和紅線意識，認(rèn)清形勢，保持定力，自覺接受監(jiān)督，積極干事創(chuàng)業(yè)，充分發(fā)揮辦公室黨員的標(biāo)桿作用，為辦公室工作爭創(chuàng)一流業(yè)績提供政治保障。

（三）謀大事，顧大局，在強(qiáng)化保障力上下功夫

一是要充分發(fā)揮參謀助手作用。圍繞學(xué)校的重點(diǎn)工作，聚焦師生員工關(guān)注的熱點(diǎn)焦點(diǎn)，緊跟行業(yè)企業(yè)發(fā)展形勢，強(qiáng)化調(diào)查研究，抓好調(diào)研，做好信息收集整理工作，及時(shí)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)反饋意見、提出建議，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策當(dāng)好參謀。二是積極發(fā)揮橋梁紐帶作用。要加強(qiáng)與上級單位、學(xué)校相關(guān)處室的溝通，強(qiáng)化重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議的組織協(xié)調(diào)，積極參與到學(xué)校教育教學(xué)、招生就業(yè)、后勤保障、產(chǎn)學(xué)研等各項(xiàng)工作中來，不斷優(yōu)化工作任務(wù)分解方案，做好完成情況跟蹤落實(shí);始終把綜合協(xié)調(diào)工作滲透到學(xué)院各項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，使方方方面工作相互銜接、運(yùn)轉(zhuǎn)有序，形成合力，充分發(fā)揮牽頭抓總、協(xié)調(diào)各方的作用。三是強(qiáng)化行政督導(dǎo)職能。建立會(huì)議紀(jì)要整理傳閱、決議執(zhí)行情況定期反饋等一系列制度，按月對全院重點(diǎn)工作進(jìn)行回顧、反思和梳理，并提出具體安排建議，落實(shí)責(zé)任部門，及時(shí)有效地開展督促檢查，有效推動(dòng)各項(xiàng)重點(diǎn)工作的順利開展，確保上級及學(xué)校各項(xiàng)決策部署得到貫徹落實(shí);強(qiáng)化信訪工作督辦，堅(jiān)持依法辦事，明確處理時(shí)限，及時(shí)轉(zhuǎn)辦、及時(shí)跟進(jìn)、及時(shí)反饋;依托內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺，把內(nèi)控作為貫徹落實(shí)學(xué)院發(fā)展思路、重大決策和工作部署的必要手段，及時(shí)預(yù)警，及時(shí)銷號，確保督辦落實(shí)有效。

（四）重實(shí)效，促發(fā)展，在提升服務(wù)質(zhì)量上下功夫

一是推行首問負(fù)責(zé)制，凡師生咨詢、辦事，要求首位接觸的辦公室工作人員必須友好接待，熱情幫助，負(fù)責(zé)處理，對重大、緊急或無法獨(dú)立完成的事項(xiàng)，首問責(zé)任人應(yīng)即時(shí)報(bào)告學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人予以妥善處理，而不得簡單使用“不知道”“這事不是我負(fù)責(zé)”“跟我沒關(guān)系”等言辭予以推脫，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”現(xiàn)象。二是逐步推廣“業(yè)績公示”制度，制定各個(gè)崗位的崗位職責(zé)，切實(shí)做到按崗設(shè)職、按崗履責(zé)，公示具體工作職能、服務(wù)事項(xiàng)、工作業(yè)績，主動(dòng)接受師生員工的監(jiān)督，強(qiáng)化崗位考核。三是在辦事上更加注重細(xì)節(jié)高效?！稗k公室工作是一項(xiàng)講求實(shí)干的工作，心浮氣躁者是難以勝任的，必須要有‘不以物喜，不以己悲的人生境界，必須要有吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)的思想品德。”在努力為師生提供服務(wù)的同時(shí)，要不斷提高辦文、辦會(huì)、辦事的效率和質(zhì)量，把高標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到工作的每個(gè)細(xì)節(jié)，以精益求精的態(tài)度對待工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，盡量避免紕漏，確保制度的實(shí)施、執(zhí)行落到實(shí)處;同時(shí)依托公文流轉(zhuǎn)、合同管理、會(huì)議管理、文件處理、信訪服務(wù)、政務(wù)信息等平臺，加大信息化建設(shè)力度，有效提高行政辦公效率，真正做到“讓信息多跑路、師生少跑腿”。

參考文獻(xiàn)：

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