喬天廣

【摘?要】隨著時代的發(fā)展，辦公室部門在煤礦企業(yè)的運營活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，同時也是在企業(yè)管理的核心內容。它不僅在煤礦企業(yè)的日常生產活動中承擔著上承下達的重要任務，確保企業(yè)運營中信息溝通的暢通，還能夠合理協(xié)調企業(yè)各部門之間的工作，有效地化解企業(yè)內各方面的矛盾。在新形勢下加強煤礦企業(yè)辦公室管理工作能夠提高其辦公效率，充分發(fā)揮其辦公助手的作用，確保企業(yè)在日常運營活動中持續(xù)健康發(fā)展。

【關鍵詞】煤礦企業(yè);辦公室管理;作用;優(yōu)化措施

與其他類型的企業(yè)相比，煤礦企業(yè)內部的辦公室管理工作較為特殊，這種特殊性主要取決于煤礦資源的有限性等特點。新形勢下，煤礦企業(yè)辦公室管理工作對于企業(yè)起著更加重要的作用，承擔著煤礦企業(yè)運營中更重要的責任。隨著社會經濟的飛速發(fā)展，煤礦企業(yè)要加強對于辦公室部門的管理工作，通過完善相關方面的工作制度和體系促進其工作質量的提高，推進企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。本文分析了目前在目前煤礦企業(yè)中辦公室管理的重要性和作用，并且根據其中存在的不足提出針對性地解決措施，希望可以為目前煤礦企業(yè)辦公室管理工作提供一些幫助。

1、辦公室管理的重要性

作為煤礦企業(yè)運營活動中的重要管理部門，辦公室部門的工作效率極大地影響著煤礦企業(yè)的經營發(fā)展活動。它不同于煤礦企業(yè)內其他的工作部門，辦公室是一個較為特殊的工作部門，它主要承擔著煤礦企業(yè)運營中的行政工作。根據煤礦企業(yè)經營發(fā)展的需要，辦公室工作部門起著上承下達、信息樞紐、協(xié)調溝通、發(fā)號施令等重要作用。辦公室管理工作在本質上屬于秘書工作，辦公室人員作為企業(yè)領導的重要助手，必須掌握與企業(yè)經營發(fā)展相關的法律法規(guī)文件，還要負責日常信息的收發(fā)和處理，還要根據領導的指示組織相關的工作會議。煤礦企業(yè)中辦公室部門的日常工作就是及時地收集企業(yè)經營發(fā)展的基本情況，將相關信息進行整理供企業(yè)領導檢閱，并且根據領導的相關意見進行合理的工作安排，還要定期的檢查工作安排的落實情況。總的來說，辦公室部門是煤礦企業(yè)經營發(fā)展的核心，在煤礦企業(yè)的運營活動中起著行政樞紐、溝通橋梁、工作協(xié)調、矛盾化解、參謀劃策等重要作用。

2、煤礦企業(yè)辦公室管理工作中的不足

2.1管理制度不完善

為了提高煤礦企業(yè)中辦公室部門的工作效率，就必須對相關的辦公室管理制度進行完善和改進，目前我國大部分煤礦企業(yè)中沒有制定科學有效的辦公室管理制度，相關的工作體系不明確，在日常辦公活動中表現(xiàn)出職責不明、管理混亂等問題。就拿對一些突發(fā)事件的處理情況來說，雖然目前大部分企業(yè)中辦公室工作人員能夠滿足日常運營的工作需求，但是一些突發(fā)事件或是緊急事件發(fā)生時，辦公室人員并不能滿足突發(fā)事件的人員需求，而且辦公室人員普遍缺乏處理緊急事件的素質和能力，出現(xiàn)這種情況的主要原因就是相關管理制度的不完善，辦公室人員的日常工作量越來越多，但是相關的工作人員的數(shù)量和質量并沒有太大的提升，也因此增加了煤礦企業(yè)在生產活動中的風險系數(shù)。另外，由于辦公室管理制度的不完善，在日常的管理工作中容易造成人力、物力的浪費。

2.2辦公室人員協(xié)調能力不足

煤礦企業(yè)辦公室部門工作職能中較為重要的一項就是協(xié)調，通過進行科學合理的協(xié)調活動，能夠有效地解決煤礦企業(yè)經營和發(fā)展活動中各方面的矛盾。但是目前大部分煤礦企業(yè)辦公室部門缺乏一定的協(xié)調能力，不能及時、靈活、有效地解決工作中的沖突和矛盾，在遇到一些突發(fā)事件和情況時判斷和應對能力也比較弱。

2.3辦公室工作人員業(yè)務水平能力不高

煤礦企業(yè)中辦公室部門的工作職能需要由相關的辦公室工作人員來發(fā)揮，辦公室工作人員的業(yè)務工作能力水平決定著企業(yè)的運營和發(fā)展質量。但是目前大部分煤礦企業(yè)中辦公室工作人員的業(yè)務水平能力較低，基本上沒有受過相關方面的技能培訓，在進行實際的辦公室工作時，不能夠對辦公室工作職能進行準確的定位，就會出現(xiàn)辦公室管理工作效率差、質量低等問題，進而影響整個煤礦企業(yè)的經營和發(fā)展。

3、辦公室管理工作對于煤礦企業(yè)發(fā)展的推動作用

3.1高效的信息處理工作使企業(yè)管理暢通

煤礦企業(yè)中辦公室部門需要對日常的信息進行篩選和整理，而且煤礦企業(yè)中辦公室部門也承擔著信息溝通的重要作用，辦公室工作人員將整理好的信息上交給企業(yè)管理者，管理者針對相關的信息進行一定科學決策，其中辦公室工作人員還扮演著智囊的角色，當管理者做出決策后，辦公室人員就要根據領導的決策對企業(yè)工作進行正確的安排，并且要向管理者提供決策落實情況的信息反饋。辦公室工作人員在進行相關的信息調研時，這時工作人員在一定程度上代表領導意志，所以，在進行相關調研活動時，其調研范圍要高于其他的工作部門，相應地調研結果比其他工作部門更真實準確，通過這種調研形式的活動能夠為企業(yè)管理的科學決策提供準確真實的信息參考。

3.2辦文辦會工作職能將管理思路具體化

辦公室人員的辦文活動是由相關的信息研究基礎撰寫的，辦公室人員在進行公文撰寫時，首先需要認真分析管理者的決策意圖，并且要對相關的信息進行查詢，確定公務文件的合理性，并且根這些信息對企業(yè)的經營和發(fā)展進行科學合理的安排。所以說煤礦企業(yè)中辦公室人員的辦文活動就是將管理思路細化，將企業(yè)領導的決策意圖轉化為具體的工作安排。

3.3辦公室的督查工作將企業(yè)管理的過程可控化

在煤礦企業(yè)的經營和發(fā)展過程中，辦公室工作人員的督查督辦工作能夠對企業(yè)管理者的決策起一個促進落實的作用。首先需要將督辦工作進行細致的分解，使督辦目標或目的明確，就是對管理者的管理要求進行明確分析研究，能夠站在企業(yè)的高度、領導的角度準備把握工作的定位和尺度。其次，辦公室工作人員在對工作進程進行跟進時，能夠真實準確地把握工作中的實際情況，為煤礦企業(yè)管理者的下一步決策做出相應的參謀，在辦公室工作人員進行督辦工作時必須注重公平公正性，在對相關工作進行督辦督查時，能夠對相關的工作部門或是工作人員做出一定的督促作用，確保企業(yè)決策安排的有效落實。

3.4辦公室的信息樞紐作用

煤礦企業(yè)中的辦公室具有一定的信息樞紐作用，是企業(yè)領導、各個部門以及每一位員工溝通的橋梁，在煤礦企業(yè)的日常經營管理中，辦公室的管理活動既能夠對相關的信息進行收集和接受，還承載著信息傳達和工作安排的重要職責。辦公室人員日常的工作中需要及時地進行信息接受，確保企業(yè)內部各部門或是企業(yè)與外部之間溝通的暢通，辦公室工作人員需要對接受到的信息進行分類整理，對于重要緊急的文件進行優(yōu)先處理，這也確保了企業(yè)經營的有序性和穩(wěn)定性。另外，辦公室工作人員將相關的信息向領導報告的同時，還能夠根據相關的情況向領導提出一些參考性建議，這時就對領導的決策起了一定的參謀作用，確保企業(yè)運營的持續(xù)健康發(fā)展。

結語

辦公室部門在煤礦企業(yè)的運營活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，同時也是在企業(yè)管理的核心內容。隨著時代的進步，煤礦企業(yè)的發(fā)展前景變得更加廣闊，基于此類現(xiàn)狀，煤礦企業(yè)就要從辦公室的管理工作入手，提高其工作質量和的效率，進而提高整個企業(yè)的經濟效益，確保煤礦企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

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（作者單位：山西凱嘉能源集團有限公司）