摘 要：為了適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要，國(guó)家對(duì)于高等院校辦學(xué)的規(guī)模、教學(xué)的內(nèi)容、師資的力量和管理機(jī)制等的要求逐步嚴(yán)格，面對(duì)高等教育的新變化，高校作為高等教育的一個(gè)重要的部分，該如何在開放的教育環(huán)境中促進(jìn)高等教育的發(fā)展，在招生規(guī)模、院校規(guī)模持續(xù)壯大的當(dāng)下，如何能更好的管理好獨(dú)立學(xué)院的學(xué)生工作和各院系的管理統(tǒng)籌工作，就需要辦公室行政管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和整體統(tǒng)籌，本文結(jié)合當(dāng)下辦公室的實(shí)際情況，就辦公室行政管理當(dāng)前的現(xiàn)狀進(jìn)行深入的剖析，并針對(duì)說(shuō)存在的問(wèn)題提出相關(guān)優(yōu)化的建議，希望本文對(duì)辦公室行政管理的人員的工作能起到輔助作用。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院;辦公室;行政管理

1 辦公室行政職能的概述

辦公室是一個(gè)有著協(xié)調(diào)多方，上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外等多職能的綜合性管理組織，在組織和單位扮演者重要角色，是一個(gè)牽連眾多環(huán)節(jié)的中心樞紐部門。其中協(xié)調(diào)職能、輔助職能、管理職能等在日常的辦公室工作中起著核心的作用。

1.1 協(xié)調(diào)職能

所謂協(xié)調(diào)，就是將總體中的事務(wù)進(jìn)行梳理，將各部門、各單位匯總到辦公室的事務(wù)都進(jìn)行有序安排，加強(qiáng)組織、單位間的內(nèi)外交流，實(shí)現(xiàn)信息的對(duì)稱，對(duì)接相關(guān)人員從而達(dá)到統(tǒng)一各部門、單位的步伐一致。從更細(xì)致的層面看，協(xié)調(diào)作為一個(gè)中心點(diǎn)，是從中心散發(fā)將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、下級(jí)單位以及其他沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位連接起來(lái)，通過(guò)協(xié)調(diào)職能，處理好單位間的關(guān)系，有序的進(jìn)行工作從而實(shí)現(xiàn)總體的目標(biāo)。

1.2 輔助職能

在辦公室的內(nèi)部組織中，起著決定性作用的雖然是領(lǐng)導(dǎo)，但是辦公室的行政人員也是對(duì)于組織的整體性決策起著輔助性作用。因此，在行政工作中，要在緊張繁忙的工作中深入組織內(nèi)部留心觀察，調(diào)查研究，收集資料進(jìn)行分析總結(jié)，以便在關(guān)鍵時(shí)刻為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供依據(jù)，做到想領(lǐng)導(dǎo)所想;領(lǐng)導(dǎo)制定出決策后，辦公室的行政人員也需要發(fā)揮輔助職能，將決策落實(shí)下去，進(jìn)行決策的執(zhí)行與監(jiān)督，同時(shí)再進(jìn)行從下至上的反饋，將決策的執(zhí)行情況反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以供領(lǐng)導(dǎo)對(duì)決策進(jìn)行情況的了解和及時(shí)作出調(diào)整。

1.3 管理職能

管理職能與協(xié)調(diào)職能在辦公室的工作處理中是魚水關(guān)系，辦公室行政人員要站在全局的高度去對(duì)待每一件事情，要系統(tǒng)的去處理好人、事、物的關(guān)系，人就是行政人員，行政人員要有計(jì)劃有目標(biāo)的辦公，就得制定一套適用的制度，依靠這項(xiàng)制度來(lái)堅(jiān)持處理好辦公室的事務(wù)與事物，制度是每一位職員實(shí)行好自己的職責(zé)的依據(jù)，根據(jù)制度，行政人員順利完成職責(zé)工作;在完成自己分內(nèi)工作后，再充分運(yùn)用協(xié)調(diào)職能將相關(guān)事務(wù)、決策上傳下達(dá)后順利完成。

2 辦公室行政管理中存在的問(wèn)題

辦公室行政管理要做得好，需要清晰明確辦公室行政管理與服務(wù)的職能，提高辦公室行政人員的綜合素質(zhì)，盡可能達(dá)到量化管理、有效辦公。

從實(shí)際工作中來(lái)看，辦公室的行政管理確實(shí)還是存在一些問(wèn)題，這些現(xiàn)象導(dǎo)致員工工作效率低，辦事結(jié)果不盡人意。

2.1 行政人員的綜合素質(zhì)低、專業(yè)技術(shù)不對(duì)口

辦公室的行政人員的綜合素質(zhì)影響著工作的成果的執(zhí)行，一般在單位或者組織中，辦公室的行政人員都是通過(guò)研讀了相關(guān)專業(yè)畢業(yè)或者積累之前的工作經(jīng)驗(yàn)就進(jìn)入崗位工作，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的、有針對(duì)性的崗前培訓(xùn)，行政人員對(duì)于工作性質(zhì)理解不透，無(wú)法有效的進(jìn)行辦公，工作效率低，不能為領(lǐng)導(dǎo)或者下層單位提供切實(shí)有效的服務(wù)。

2.2 行政人員對(duì)其涉及工作沒(méi)有清晰的界定

辦公室的行政管理是涉及一個(gè)單位大大小小的事情，行政人員處理的事務(wù)也是繁多雜亂，行政人員沒(méi)有按照事務(wù)的類型進(jìn)行工作，工作事情雜多混亂，行政工作人員還要先將工作進(jìn)行歸類，花費(fèi)較多的精力來(lái)了解和熟悉工作內(nèi)容，沒(méi)有形成一套成熟的解決方案，一旦出現(xiàn)人員缺位，將直接影響辦公室事務(wù)的完成情況，加大了辦公室行政管理工作的難度和辦公室行政人員工作的壓力。

2.3 辦公室工作無(wú)氛圍、個(gè)體松散、各自為體

一個(gè)團(tuán)隊(duì)不可避免總是要互相交流溝通來(lái)共同完成工作，工作中出現(xiàn)的個(gè)體松散、零交流等會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員之間缺乏默契，除了工作之余沒(méi)有感情，各自為體，這將影響辦公室業(yè)務(wù)的開展，長(zhǎng)期以往如此，員工工作的環(huán)境也影響人員心情，導(dǎo)致影響工作，對(duì)外來(lái)講，也會(huì)給前來(lái)辦公室辦理業(yè)務(wù)的人員帶來(lái)不好的體驗(yàn)。

3 辦公室行政管理工作順利開展的應(yīng)對(duì)之策

辦公室的行政管理工作要順利開展，需要明確辦公室行政管理的相關(guān)職能，厘清辦公室相關(guān)工作人員的工作類別，對(duì)癥下藥，提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)能力，從而達(dá)到事半功半的結(jié)果。

3.1 保持不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力

文化的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷前進(jìn)，知識(shí)在日新月異的更替變換，唯有日常工作實(shí)踐中常保持學(xué)習(xí)狀態(tài)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自我，才能更好的完成工作。

首先是強(qiáng)化辦公室行政人員的政治學(xué)習(xí)，特別是在單位組織中，辦公室行政人員要充分利用習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想來(lái)武裝頭腦，堅(jiān)持多關(guān)注新聞時(shí)事，多翻閱黨報(bào)黨刊來(lái)提高自身的理論水平，從而了解最新的政治政策與國(guó)家發(fā)展的動(dòng)向，以便更好推進(jìn)工作進(jìn)展。與此同時(shí)，辦公室行政人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身的修養(yǎng)與黨性，樹立正確的三觀意識(shí)。

其次是辦公室行政人員個(gè)人的崗位業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)，要對(duì)辦公室的行政人員進(jìn)行專業(yè)崗前培訓(xùn)，最基本的行政辦公管理軟件使用、會(huì)務(wù)工作的安排、公文寫作知識(shí)、專業(yè)技能運(yùn)用、黨團(tuán)建設(shè)認(rèn)識(shí)等，這些眼看基礎(chǔ)性的工作，掌握的程度熟悉與否往往能起到關(guān)鍵的影響作用，雖然都是小事務(wù)，但是有專業(yè)的指導(dǎo)再工作的方式，事務(wù)處理也能達(dá)到事半功倍的效果。

3.2 針對(duì)性的分類工作，歸類處理辦公室事務(wù)

辦公室行政人員分為綜合科、秘書科、檔案科、黨建科、督辦科，針對(duì)各個(gè)科室的工作性質(zhì)，有針對(duì)性的對(duì)辦公室的事務(wù)進(jìn)行分類，專人負(fù)責(zé)相關(guān)的事務(wù)，歸類處理，這樣既提高辦事效率，積累經(jīng)驗(yàn)，又可以追責(zé)到人，避免推諉、敷衍，切實(shí)做好行政工作。

3.3 辦公室行政人員要加強(qiáng)溝通，樹立好的工作氛圍

辦公室人員之間的相互聯(lián)系十分緊密，辦事人員內(nèi)部要著力營(yíng)造一種團(tuán)結(jié)互助、溫馨和諧的工作氛圍，溫馨的工作環(huán)境有利于影響行政人處理辦公室事務(wù)的態(tài)度，加強(qiáng)溝通，及時(shí)反饋，經(jīng)常反思自己工作中的不足，多學(xué)習(xí)他人的優(yōu)點(diǎn)、長(zhǎng)處，辦公室間經(jīng)常組織開會(huì)議，增進(jìn)人員間的交流，分享工作經(jīng)驗(yàn)，以一顆真誠(chéng)的心，完成行政管理和服務(wù)的工作，這一過(guò)程中“溝通”起著重要的作用，無(wú)論對(duì)內(nèi)對(duì)外，好的工作氛圍還是一定程度上能帶動(dòng)工作進(jìn)展。

4 結(jié)語(yǔ)

辦公室的行政管理在一個(gè)組織中起著至關(guān)重要的作用，就當(dāng)前階段的辦公室行政管理的現(xiàn)象來(lái)看，還是存在很多的經(jīng)驗(yàn)不足，針對(duì)所存在的問(wèn)題，我們要不斷的開拓新思路，用創(chuàng)新的管理方式來(lái)做好辦公室行政管理的事務(wù)，讓辦公室在組織的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，從而推動(dòng)組織更好的發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介

林曉鈴（1991-），女，廣東汕頭，本科，漢族，研究方向：辦公室行政管理。