李觀霞

摘 要：在管理工作中，檔案管理工作是一項(xiàng)基本性的工作，檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性將直接決定著檔案的完整性，同時(shí)也直接影響著未來(lái)的發(fā)展。本文對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的作用、檔案管理工作現(xiàn)狀及問(wèn)題以及加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的建議進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化管理;思考

檔案的規(guī)范化管理無(wú)論是對(duì)于機(jī)關(guān)的工作順利地進(jìn)行還是對(duì)于社會(huì)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展都具有重要的意義。檔案的規(guī)范化工作并不是一天兩天就能完成的，這是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，我們都應(yīng)該耐心的一步步地去實(shí)現(xiàn)。

1 檔案規(guī)范化管理的作用

1）豐富現(xiàn)代管理方式。信息數(shù)字化是不斷發(fā)展的社會(huì)所需，也是信息技術(shù)發(fā)展的有效應(yīng)用，而在這一應(yīng)用過(guò)程中，數(shù)字化的應(yīng)用使得辦公室可以引進(jìn)諸多的現(xiàn)代化技術(shù)型設(shè)備，并應(yīng)用這些設(shè)備進(jìn)行輔助操作，使檔案規(guī)范化管理工作能夠順暢地實(shí)施下去。檔案管理具有相當(dāng)系統(tǒng)化的特點(diǎn)，其要求檔案管理人員必須要進(jìn)行系統(tǒng)化的工作，最重要的部分就是有效采集整理檔案資料，不僅要保證檔案資料的完整性，也要確保檔案資料的真實(shí)性，繼而使其能夠在日常應(yīng)用時(shí)充分發(fā)揮其正常作用。也因此，規(guī)范化的檔案管理可以豐富著現(xiàn)代的管理方式，繼而提高人們的工作效率。

2）提升工作人員的綜合素質(zhì)。檔案的規(guī)范化管理也能夠提升工作人員的綜合素質(zhì)，主要包括從工作人員的培訓(xùn)工作和工作人員的職責(zé)方面提升。工作人員的培訓(xùn)工作方面，因?yàn)橐M(jìn)行檔案規(guī)范化工作，就必須要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行一定程度的培訓(xùn)，要先從理論方面入手，熟知檔案規(guī)范化管理的相關(guān)概念和一系列操作流程，讓相關(guān)檔案管理工作人員能夠在接受培訓(xùn)的過(guò)程中同步掌握到現(xiàn)代化的管理相關(guān)知識(shí)，提高自身知識(shí)水平和專業(yè)能力。而在工作人員的職責(zé)方面，在相關(guān)的檔案管理人員已經(jīng)熟知檔案規(guī)范化理念的情況下，以往落后的檔案管理方式會(huì)慢慢替換與當(dāng)下時(shí)代特征更貼合的檔案規(guī)范化管理模式，相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)也會(huì)更加明確，繼而發(fā)現(xiàn)自己的工作特質(zhì)，并逐一針對(duì)性的提升個(gè)體的工作能力和綜合素質(zhì)。

3）增強(qiáng)單位和部門的管理水平。檔案管理隸屬于現(xiàn)代化管理中比較關(guān)鍵的部分，對(duì)任何單位或企業(yè)、組織而言都非常重要，關(guān)乎其正常運(yùn)行。而單位或企業(yè)、組織的檔案主要分為兩部分，一部分是單位或企業(yè)、組織本身的業(yè)務(wù)相關(guān)信息記錄，一部分是單位或企業(yè)、組織的變動(dòng)信息記錄。合理化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理模式能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行得更加規(guī)范化、更具有效性，使檔案管理工作的規(guī)范化流程一直持續(xù)下去，使其可以發(fā)揮最大作用。

2 檔案管理的現(xiàn)狀及所存在的問(wèn)題

從目前檔案管理的現(xiàn)狀看，大部分機(jī)關(guān)都采用了信息化的方式來(lái)進(jìn)行。但對(duì)于一些檔案，機(jī)關(guān)會(huì)采用雙重保存的方式來(lái)防止丟失，這種方式無(wú)疑加重了人力、財(cái)力、物力的投資。還有的單位忽視檔案的管理，存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，這也導(dǎo)致管理人員的松懈。在檔案檢查工作中也不夠認(rèn)真規(guī)范，只是例行公事的排查一遍做做樣子。在機(jī)關(guān)中一些文檔案管理人員的素質(zhì)也是有待提高的，很多由于缺人手或是節(jié)省人力，會(huì)出現(xiàn)一人身兼多職的現(xiàn)象。這樣他們沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力專心的投入文檔的管理，也無(wú)法系統(tǒng)、持續(xù)、穩(wěn)定的進(jìn)行工作的開展，這導(dǎo)致了工作人員的不專業(yè)性，對(duì)待問(wèn)題也是含含糊糊。另外，很多機(jī)關(guān)只追求檔案的安全保密性而忽視了文檔的分類，致使在后期管理中出現(xiàn)混亂、難以查詢與利用的問(wèn)題。

3 提高檔案管理規(guī)范化的措施

1）檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。做好文書工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。越來(lái)越豐富的工作慣例表明，文檔處理任務(wù)和檔案任務(wù)各自具有不同的工作任務(wù)和相對(duì)獨(dú)立性，但這兩者在文檔工作流程中有著密切的關(guān)聯(lián)。我們要把握文書工作標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)口，做好實(shí)現(xiàn)文書工作標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。為了獲得最佳檔案管理效果，必須關(guān)注人的科學(xué)組織，以提高檔案管理效率，并使檔案管理任務(wù)獲得更好的結(jié)果。此外，其他的部門領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮好自己的監(jiān)督職能，確保整個(gè)檔案管理工作的公開化、透明化。最后，整理所有檔案資料的時(shí)候，要把形成、整理、存檔等工作引入人為責(zé)任制，作為評(píng)價(jià)干部實(shí)際工作效果的主要依據(jù)，提高工作效率。對(duì)于文件的形成情況，事業(yè)單位要制定立卷制度，根據(jù)方案實(shí)際管理情況來(lái)制定管理體系，做好對(duì)其全面的掌握和認(rèn)識(shí)，根據(jù)方案的實(shí)際管理情況制定管理體系，對(duì)整體掌握和認(rèn)識(shí)。

2）加強(qiáng)檔案收集，全面建立資料收集網(wǎng)絡(luò)。檔案管理中，有些單位隨著人員更迭和機(jī)構(gòu)的改革，加之檔案管理工作不到位，常常存在檔案材料丟失等問(wèn)題，為了使檔案更加完整，必須加強(qiáng)檔案收集、整理和審查工作，并對(duì)檔案中的重要檔案內(nèi)容和進(jìn)度（包括個(gè)人數(shù)據(jù)、傳輸程序、審計(jì)文檔、鑒定意見(jiàn)等）進(jìn)行嚴(yán)格的審查。檔案管理人員要集中一段時(shí)間，在將普通材料和特殊材料的收集相結(jié)合的基礎(chǔ)上，對(duì)同一節(jié)點(diǎn)、同一類別的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充收集。一般收集是指能反映個(gè)人品格、技能、業(yè)績(jī)等的人員簡(jiǎn)歷、評(píng)價(jià)書、調(diào)度表等相關(guān)資料，以及個(gè)人的品格、技能、業(yè)績(jī)等。特別收集包括干部審查記錄、表彰資料、處罰資料、政策執(zhí)行等資料，這些資料通常不包含在檔案管理類別中。經(jīng)過(guò)專門識(shí)別后，可以對(duì)這些資料進(jìn)行多種處理。構(gòu)建數(shù)據(jù)收集網(wǎng)絡(luò)時(shí)，必須整合檔案管理中不包含的數(shù)據(jù)、編制數(shù)據(jù)列表、獲得相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，以及在以后有個(gè)人監(jiān)督的情況下集中銷毀這些數(shù)據(jù)。構(gòu)建數(shù)據(jù)收集網(wǎng)絡(luò)的工作應(yīng)分階段進(jìn)行，包括檔案創(chuàng)建、檔案收集、材料改進(jìn)、數(shù)據(jù)收集、程序處理等一系列任務(wù)，并建立全面的數(shù)據(jù)收集網(wǎng)絡(luò)并提高檔案收集能力。

3）完善檔案管理制度，確保制度落到實(shí)處。要健全檔案管理的相關(guān)制度，從制度上規(guī)范檔案的管理行為，保障檔案工作有章可循、有規(guī)可依，避免出現(xiàn)隨意性和盲目性。應(yīng)該根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案工作規(guī)范》等國(guó)家有關(guān)檔案的規(guī)定，結(jié)合的具體情況，制定一套符合實(shí)際的、行之有效的檔案管理制度體系，明晰工作職責(zé)和任務(wù)，將檔案工作納入部門和相關(guān)人員的年度考核，并引入獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案工作表現(xiàn)與評(píng)優(yōu)評(píng)先和職稱評(píng)審掛鉤，激發(fā)檔案管理人員的熱情和積極性。

4）加強(qiáng)檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)。要想提高檔案管理的質(zhì)量，必須要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。應(yīng)該從源頭做起，通過(guò)公開招聘設(shè)置專職檔案員崗位，選用那些有檔案專業(yè)教育背景的、素質(zhì)高的、責(zé)任心強(qiáng)的人員來(lái)?yè)?dān)任專職檔案工作，或加大人才培養(yǎng)力度，開辟檔案干部上升渠道，從內(nèi)部培養(yǎng)檔案管理干部，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，參加業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)，鍛煉其業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合工作能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)前進(jìn)的浪潮不停翻涌，人們也逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。在這種全新的時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在不斷的發(fā)展，促進(jìn)著現(xiàn)代社會(huì)前進(jìn)的步伐，同時(shí)也推動(dòng)著檔案管理規(guī)范化的不斷改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]石瑩，孫季平.新時(shí)代基層案管理規(guī)范化探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：10-11.

[2]崔榮星.機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：66.

[3]鄧學(xué)國(guó).推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：67+69.

[4]王磊.辦公室檔案管理規(guī)范化對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：86.

[5]周佟.檔案規(guī)范化管理措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：153.

[6]李昕.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化[J].陜西檔案，2019（03）：26+25.