文·張瑞鋒 王磊 李鳳霞 劉繼義

科研項(xiàng)目檔案是記錄科研項(xiàng)目在前期論證、申報(bào)立項(xiàng)、組織實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收、成果應(yīng)用等階段形成的資料，是科研項(xiàng)目全生命周期的真實(shí)記錄，對(duì)相關(guān)領(lǐng)域科研項(xiàng)目的深入研究，具有重要的引導(dǎo)和借鑒作用。科研項(xiàng)目檔案作為單位無(wú)形資產(chǎn)的重要載體，在研發(fā)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理等方面都發(fā)揮著重要作用，其管理的優(yōu)劣程度在一定程度上反映了一個(gè)單位科學(xué)管理的水平。本文探討的“三位一體”科研項(xiàng)目檔案管理模式，即將科研項(xiàng)目檔案分為項(xiàng)目管理檔案、項(xiàng)目技術(shù)檔案、項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案三個(gè)部分，內(nèi)容上互為支撐，管理上由不同的人員或部門(mén)分別負(fù)責(zé)。這種模式可以有效規(guī)避科研項(xiàng)目檔案管理的種種問(wèn)題。

一、科研項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理的重視程度不夠

在科研機(jī)構(gòu)，人們更關(guān)注每年新申請(qǐng)到多少項(xiàng)目、爭(zhēng)取到多少科研經(jīng)費(fèi)、發(fā)表了多少論文、榮獲多少科研獎(jiǎng)勵(lì)等這些直觀的、能給單位和個(gè)人帶來(lái)一定利益的東西，而對(duì)科研項(xiàng)目檔案這種隱形財(cái)富少有認(rèn)知和關(guān)注。檔案管理人員對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)，也僅停留在項(xiàng)目研究資料的歸檔、整理、保管、利用等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)上，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科研項(xiàng)目檔案的特殊性和重要性。因此，檔案工作被認(rèn)為是一項(xiàng)什么人都能做、做不做都行的工作。

（二）對(duì)科研檔案的收集范圍和歸檔職責(zé)不清

目前，一些科研檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，對(duì)科研檔案最基本的歸檔范圍認(rèn)識(shí)不清，不知該如何鑒別接收檔案，導(dǎo)致許多該收集的科研項(xiàng)目檔案沒(méi)有整理歸檔，不需要?dú)w檔的資料保存了許多。有些科研單位雖然建立了檔案管理制度，但對(duì)科研項(xiàng)目檔案的整理歸檔沒(méi)做合理分工。有的單位將科研項(xiàng)目檔案的整理歸檔職能放到了科研管理部門(mén)，讓科研管理人員負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案的整理；有些單位將這一職能放到了科研項(xiàng)目研發(fā)部門(mén)，讓項(xiàng)目研發(fā)人員負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案的整理；有些單位將這一職能放到了科研行政管理部門(mén)，讓負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理、人事檔案管理的文秘人員負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案的整理。

（三）科研項(xiàng)目檔案的利用程度不高

目前，科研檔案利用目的比較單一，主要是為項(xiàng)目報(bào)獎(jiǎng)提供憑證、為項(xiàng)目研究人員職稱(chēng)申報(bào)、崗位競(jìng)聘等提供材料等，利用目的的單一，導(dǎo)致了對(duì)科研項(xiàng)目檔案深層次研究與開(kāi)發(fā)的缺失，因此科研機(jī)構(gòu)的檔案研究成果大多是單位發(fā)展概況、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等，真正能夠反映科研檔案內(nèi)涵的系統(tǒng)性、專(zhuān)一性的編研成果少，使得科研檔案的價(jià)值和作用不能充分發(fā)揮出來(lái)。

二、三位一體的科研項(xiàng)目檔案管理模式

科研項(xiàng)目是一個(gè)系統(tǒng)工程，整個(gè)項(xiàng)目研發(fā)周期內(nèi)涉及科研人員、科研管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、資產(chǎn)管理部門(mén)等多個(gè)部門(mén)和人員。每個(gè)部門(mén)和人員都會(huì)形成項(xiàng)目研發(fā)的相關(guān)記錄，只有將這些方方面面的資料都整理到一起，才能真實(shí)反映科研項(xiàng)目的全貌?！叭灰惑w”的科研項(xiàng)目檔案管理模式的建立，是基于對(duì)科研項(xiàng)目檔案是由項(xiàng)目管理檔案、項(xiàng)目技術(shù)檔案和項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案三個(gè)部分組成的認(rèn)識(shí)，將三個(gè)部分的檔案分別分給不同的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人獨(dú)立整理、集中管理，使三個(gè)部分的科研檔案相互依存、互為支撐。

“三位一體”的科研項(xiàng)目檔案管理模式，可以讓科研項(xiàng)目檔案隨科研項(xiàng)目研究進(jìn)度同步建檔，結(jié)題后集中歸檔。其中，項(xiàng)目管理檔案由科研管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理和歸檔，主要記錄整個(gè)項(xiàng)目周期內(nèi)科研管理的過(guò)程，例如項(xiàng)目如何組織申報(bào)、項(xiàng)目評(píng)審記錄、中期檢查情況、結(jié)題驗(yàn)收情況等。項(xiàng)目技術(shù)檔案由項(xiàng)目承擔(dān)人員負(fù)責(zé)整理和歸檔，主要記錄整個(gè)項(xiàng)目周期內(nèi)技術(shù)研發(fā)的內(nèi)容，包含關(guān)鍵數(shù)據(jù)的原始記錄、重要的實(shí)驗(yàn)譜圖、重要公式的推導(dǎo)等。項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案由項(xiàng)目財(cái)務(wù)助理（或單位財(cái)務(wù)部）負(fù)責(zé)整理和歸檔，主要是整個(gè)項(xiàng)目周期內(nèi)與項(xiàng)目相關(guān)的資金往來(lái)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算與支出、財(cái)務(wù)審計(jì)等檔案材料。重要的儀器設(shè)備購(gòu)置與驗(yàn)收、特殊耗材的出入庫(kù)記錄等也可以歸到項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案中。（見(jiàn)圖1）

圖1 “三位一體”的科研項(xiàng)目檔案管理模式

在上述“三位一體”的科研項(xiàng)目檔案管理模式中，三個(gè)方面的項(xiàng)目檔案不是獨(dú)立的，而是相互聯(lián)系、互為支撐的。比如，項(xiàng)目研制過(guò)程中，技術(shù)路線是否發(fā)生偏離，技術(shù)指標(biāo)是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，可以由項(xiàng)目管理檔案中的計(jì)劃任務(wù)書(shū)提供依據(jù)；項(xiàng)目研究過(guò)程中某一參數(shù)超出預(yù)期結(jié)果，可以查看項(xiàng)目采購(gòu)明細(xì)，判斷所用設(shè)備是否符合要求，所用耗材由哪家供應(yīng)商提供，可以進(jìn)行追溯；通過(guò)研究人員提供的進(jìn)度報(bào)告，和計(jì)劃任務(wù)書(shū)進(jìn)行對(duì)比，可以查看項(xiàng)目研究進(jìn)展是否達(dá)到預(yù)期進(jìn)度；如果經(jīng)費(fèi)支出中有零件購(gòu)置和加工支出，那么項(xiàng)目技術(shù)檔案中必然要包含自制設(shè)備的信息，如果支出有專(zhuān)利申請(qǐng)費(fèi)，那么必然需要有專(zhuān)利受理和授權(quán)等信息?？梢?jiàn)，采用“三位一體”的科研項(xiàng)目檔案管理模式，最終歸檔的科研項(xiàng)目檔案是一個(gè)有機(jī)的整體，可以有效避免重要文件缺失、檔案資料不完整等問(wèn)題，為項(xiàng)目檔案的深入開(kāi)發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。（見(jiàn)表1）

總之，“三位一體”的科研項(xiàng)目檔案管理模式中，不同內(nèi)容檔案的整理和負(fù)責(zé)人日常工作相結(jié)合，減輕了檔案資料收集整理的難度，而三方面檔案相互支撐，又避免了重要檔案資料的遺漏。這一模式將科研項(xiàng)目檔案管理有效地和項(xiàng)目管理結(jié)合了起來(lái)，實(shí)現(xiàn)了科研項(xiàng)目全生命周期的全過(guò)程狀態(tài)管理，促進(jìn)了科研管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)與科研項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的深度融合，降低了科研經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險(xiǎn)，有助于單位科研誠(chéng)信建設(shè)和科技水平的提升。

表1 科研項(xiàng)目檔案材料目錄（建議）