文·陳華振 李富偉

為轉(zhuǎn)變機關(guān)職能，適應(yīng)機構(gòu)改革后檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢新任務(wù)，德州市檔案館以“不忘初心、牢記使命”學(xué)習(xí)教育活動為契機，堅守“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé)使命，創(chuàng)新工作理念，拓展服務(wù)方式，以夯實市級檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)為重點，扎實推進“集中歸檔”工作，即“集中時間、集中地點、集中人員、集中整理”，以檔案協(xié)作組為單位組織德州市直各部門各單位分批次到市檔案館開展檔案集中整理和加工?！凹袣w檔”實施以來，從源頭上保證了各部門單位檔案的應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，實現(xiàn)了規(guī)范整理和有序保管，維護了檔案的完整與安全，已成為夯實基層檔案業(yè)務(wù)工作的重要抓手，連接基層檔案工作的主渠道，也探索出了一條做好檔案服務(wù)工作的新途徑。

一、實施“集中歸檔”的目的

（一）適應(yīng)職能轉(zhuǎn)變的需要。德州市級機構(gòu)改革完成之后，原來運行多年的局館合一體制被打破，實行了局館分離和職能剝離，德州市檔案館不再履行監(jiān)督指導(dǎo)的行政職能，成為市委領(lǐng)導(dǎo)下的事業(yè)單位，主要職能轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源的收、管、存、用等業(yè)務(wù)工作。在這種背景下，“集中歸檔”就成為夯實市直部門單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的重要手段。實施“集中歸檔”變指導(dǎo)為服務(wù)，做到了前端控制，確保了各部門單位檔案的齊全完整和規(guī)范整理，避免了檔案的損毀丟失，既提高了進館檔案資源的數(shù)量，也保證了檔案資源的質(zhì)量。

（二）為檔案工作營造良好氛圍的需要。檔案工作是一項基礎(chǔ)性、管理性工作，因其作用的滯后特點，往往處于單位各項工作的末端，平時難以引起領(lǐng)導(dǎo)重視和社會的關(guān)注。“集中歸檔”通過德州市委辦公室高規(guī)格行文，引起市直各部門單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。開展“集中歸檔”，也是讓領(lǐng)導(dǎo)認識檔案工作，重視檔案工作，關(guān)心檔案人員的重要途徑和手段。把檔案人員集中到檔案館來，集中時間、集中地點、集中整理，為檔案人員順利完成上年度檔案整理歸檔工作提供了重要保障。同時，也為檔案工作營造了良好的社會氛圍。

（三）滿足檔案人員學(xué)習(xí)和實踐的需要?！凹袣w檔”為德州市檔案館和各部門單位檔案人員之間，以及協(xié)作組成員單位之間架起了一座橋梁，為檔案人員提供了一個集中學(xué)習(xí)、共同提高的優(yōu)質(zhì)平臺。這項工作在檔案館業(yè)務(wù)人員現(xiàn)場指導(dǎo)下進行，有什么問題現(xiàn)場解決，有效地促進了基層檔案人員，特別是新上崗檔案人員的業(yè)務(wù)水平和具體操作能力的提升，解決了他們檔案業(yè)務(wù)知識匱乏、整理無從下手的難題，確保了各單位歸檔文件的整理規(guī)范、合乎標(biāo)準(zhǔn)。

二、“集中歸檔”的組織實施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、加強督導(dǎo)，為集中歸檔提供了堅強保障

德州市檔案館主要負責(zé)同志高度重視此項工作，把做好“集中歸檔”作為轉(zhuǎn)變機關(guān)職能、夯實基層檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的重要工作來抓，多次聽取有關(guān)準(zhǔn)備情況匯報，就工作推進過程中可能遇到的問題進行分析研判，并做出安排部署。為加強對此項工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，調(diào)動各部門單位的積極性，主動爭取上級領(lǐng)導(dǎo)支持，以市委辦公室的名義發(fā)布“集中歸檔通知”，要求各部門單位高度重視，認真執(zhí)行；館各科室積極配合，主動服務(wù)，為集中歸檔順利開展打好了基礎(chǔ)。根據(jù)工作需要，德州市檔案館辦公室提前購置了櫥具、裝訂機、電源插排等所需設(shè)備，以及檔號章、裝訂線、碳素筆等整理工具。信息技術(shù)科及早組織數(shù)字化加工公開招標(biāo)工作，確定了一家有省級涉密加工資質(zhì)、管理規(guī)范、業(yè)內(nèi)口碑較好的數(shù)字化加工公司。整理工作開始前，全館人員參與了衛(wèi)生打掃、桌椅擺放和現(xiàn)場布置工作。

（二）精心組織、細化服務(wù)，打造集中歸檔和數(shù)字化加工一體化服務(wù)新模式

一是超前謀劃、周密部署。借鑒往年集中歸檔取得的成功經(jīng)驗和發(fā)現(xiàn)的主要問題，結(jié)合機構(gòu)改革后單位撤并組合面臨的新形勢，2019年，德州市檔案館檔案業(yè)務(wù)科著手開展流程再造，重新修訂完善集中歸檔工作制度、工作紀(jì)律和簽到表、鑰匙領(lǐng)取表、征集意見表等程序和內(nèi)容，細化整理過程中需要注意的各種問題。同時，根據(jù)德州市委發(fā)布的機構(gòu)改革后新的部門單位名單，結(jié)合市檔案館進館范圍，重新梳理集中歸檔單位名單，擬定集中整理工作通知。在市委辦公室通知下發(fā)后，又采取微信群發(fā)送通知和協(xié)作組組長通知的方式，讓各部門各單位全部知曉，提前做好文件收集和前期準(zhǔn)備，做到按時參與、積極配合。

二是精心組織、細化服務(wù)。針對市直部門單位檔案工作基礎(chǔ)參差不齊、檔案人員更換頻繁的實際情況，采取每組一會的模式，在每組集中歸檔工作開始前組織本組所有單位檔案人員開展專題培訓(xùn)，講解集中歸檔應(yīng)該注意的問題，宣讀《歸檔文件集中整理工作制度》《現(xiàn)場工作紀(jì)律》和數(shù)字化加工情況說明，播放《歸檔文件整理專題片》等方式，對與會檔案人員進行專題輔導(dǎo)和培訓(xùn)，確保檔案人員對《歸檔文件整理規(guī)則》有一個清晰的認識，熟知整理流程和整理標(biāo)準(zhǔn)，為開展集中整理做好鋪墊。德州市檔案館檔案業(yè)務(wù)科全程跟進，加強現(xiàn)場管理，做好指導(dǎo)服務(wù)。做好每天簽到、鑰匙領(lǐng)取、整理用品發(fā)放回收等日常管理。各部門單位檔案實行分別存放，檔案櫥鑰匙由各單位檔案人員自行保管，避免了歸檔文件的混亂和交叉，整理現(xiàn)場所有區(qū)域全部實現(xiàn)監(jiān)控覆蓋，保證了現(xiàn)場檔案的安全。整理期間，業(yè)務(wù)科人員全天職守，熱心解答和指導(dǎo)檔案人員整理過程中遇到的業(yè)務(wù)和技術(shù)問題，確保集中歸檔現(xiàn)場全天候“場不離人，人不離場”。按照工作需要規(guī)劃布置現(xiàn)場，整理區(qū)域與數(shù)字化區(qū)域兩分開，做到互不干擾。德州市檔案館做好歸檔文件現(xiàn)場安全和衛(wèi)生清理工作，為各部門單位檔案人員提供了一個安心舒心靜心的工作環(huán)境。

三是延伸服務(wù)，立足長遠。為推進德州市直部門單位檔案信息化進程，解決各部門單位數(shù)字化招標(biāo)難、標(biāo)準(zhǔn)低的問題，德州市檔案館擔(dān)當(dāng)作為，主動創(chuàng)新，在去年“集中時間、集中地點、集中人員、集中整理”四集中的基礎(chǔ)上，今年增加“集中數(shù)字化”流程，為集中歸檔的各部門單位現(xiàn)場提供數(shù)字化加工、目錄制作、備份等服務(wù)，檔案整理和數(shù)字化實現(xiàn)了同步推進，提升了政務(wù)專網(wǎng)“在線歸檔”電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，打造了檔案整理和數(shù)字化加工一體化服務(wù)的“德州模式”，也為“館室一體”打下堅實基礎(chǔ)。

三、“集中歸檔”取得的主要成效

（一）集中歸檔得到各檔案進館單位的高度重視和積極響應(yīng)

去年，集中歸檔受德州市級機構(gòu)改革影響，啟動有所延遲，整個工作自7月開始組織發(fā)動到全部結(jié)束，歷時兩個月。具體實施分四組批次推進，每周4個協(xié)作組單位，共有150余家部門單位到德州市檔案館參加集中歸檔，主動到市檔案館參與集中歸檔的二級單位有14家，這些單位全部整理完畢并通過驗收。其中，有80%以上的部門單位進行了現(xiàn)場數(shù)字化，整個工作超出了預(yù)期效果。

（二）集中歸檔推進檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化進程

集中歸檔工作的開展，從源頭上保證了檔案整理質(zhì)量。由檔案館工作人員全程把關(guān)，有效避免了檔案收集不齊全、分類不合理、期限鑒定不科學(xué)、整理不規(guī)范等問題。工作中，德州市檔案館指導(dǎo)各部門單位嚴(yán)格按照國家檔案局第8號令、10號令要求，合理確定本部門、本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限，保證各部門單位檔案不發(fā)生流失和損毀問題，確保全宗檔案的完整性；集中時間、集中地點，為檔案人員爭取了寶貴時間，在固定的時間內(nèi)集中精力做好檔案整理工作，避免了其他事務(wù)的干擾，確保了歸檔文件整理工作的如期完成；統(tǒng)一檔案整理流程和標(biāo)準(zhǔn)，強化了檔案人員業(yè)務(wù)能力和實際操作水平，全面提升了德州市直部門單位檔案的整理水平；超前謀劃，集中開展數(shù)字化，極大的提高了電子檔案質(zhì)量，解決了大部分單位數(shù)字化開展難、質(zhì)量不合規(guī)的問題，推進了檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化進程。

（三）集中歸檔為轉(zhuǎn)變職能、改進服務(wù)方式提供良好平臺

集中歸檔成為機構(gòu)改革后，德州市檔案館轉(zhuǎn)變職能服務(wù)基層的重要方式和手段，加強了市檔案館和基層檔案人員的交流溝通，搭建起了解和服務(wù)基層檔案工作的一個良好平臺。德州市檔案館工作人員的用心組織、熱情服務(wù)和規(guī)范指導(dǎo)，也得到各部門單位的一致好評。

集中歸檔是檔案館順應(yīng)新時代檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措。德州市檔案館將借鑒兩年來的經(jīng)驗和成果，吸收各部門單位提出的合理建議，進一步完善集中歸檔制度，豐富工作內(nèi)容，規(guī)范工作流程，將集中歸檔作為一項常規(guī)工作堅持下去，為優(yōu)化館藏檔案質(zhì)量，豐富檔案資源數(shù)量，推進檔案事業(yè)更好發(fā)展不懈努力。