文·齊懷寧

檔案管理屬于資源型管理，是企事業(yè)單位加強資源管理的重要利器?，F階段我國各大企業(yè)、單位、機構等在“互聯網+思維”的戰(zhàn)略引導下，已初步實現了以檔案信息化為主的檔案管理現代化轉型。然而，在推進檔案信息化過程中對于平臺建設、安全保障、評估考核以及人才培養(yǎng)等方面還缺乏較為系統的研究，亟待深入探討、總結完善，以便加快檔案管理現代化的迭代升級。

一、從技術工具應用帶動檔案管理現代化轉型

檔案管理信息化推進過程中，應該增加以技術工具為導向的促進措施。具體來看，需要對新媒介工具的類型、特征、功能進行具體分析，并在一般的檔案管理軟件應用的基礎上，設置內部多媒介工具，實現工具導向管理水平的提升。比如，在具體檔案管理中，可以按照當前的信息化檔案管理平臺中的資料區(qū)分，設置對應的文件庫，并在檔案內部管理各個部門實現文件傳輸，減少打印環(huán)節(jié)帶來的不便及資源浪費。再如，可以借助媒介工具的傳播性特點，在技術工具融合的基礎上，將多個媒介平臺進行融合嘗試。如在內部設置一個聊天室，增加檔案管理經驗交流，或者在檔案管理軟件應用后設置一些互動平臺，讓檔案管理內部形成一個可交流的互動區(qū)間，提高經驗分享、收集經驗、促進管理效果提升。由內部向外部的延伸也要求將技術工具作為導向，如需要向社會公開的一些內部資料，或者其它機關單位需要實現資料的轉移、提取等，仍然應該充分利用技術工具之便，提升利用率。在信息化實踐路徑中，已完成紙質向電子化轉變，現在應該將其遷移到一個借助技術工具實施快速利用的路徑，借助技術工具融合的功能提高信息傳輸速度。諸如檔案信息的收集、資料整合、檔案轉移、銷毀等事宜，仍然需要借助這些技術工具之便提高檔案管理中各環(huán)節(jié)的工作效率。

在檔案管理的現代化轉型實踐方面，技術工具本身的風險較大，必須高度重視信息化檔案管理風險的防控。在這個方面，必須堅持底線思維，設置安全防護和備份系統，制定合理的數字資源備份策略，如在日常做好資料拷貝，進行硬盤存檔、備份處理。從技術角度考慮，最重要的是做好系統維護、計算機技術維護。比如，增加殺毒軟件、設備檢查監(jiān)督。隨著檔案信息化程度、檔案利用率的提升，應當設置一個以技術人員為主的檔案信息化安全管理部門，切實做好管理工作，強化監(jiān)督保障，確保技術工具可能帶來的風險得到有效預防。另外，目前比較常用就是增加紙質與電子檔案的并行管理措施，但應該按照風險因素管理，在統一性管理體系下，將二者的風險值共同降低到最低水平。

二、用評估機制提高檔案管理現代化水平

目前采用的辦法是紙質檔案與數字化檔案并行方式，以防范檔案信息化可能出現的風險。但是，從現狀觀察，在電子檔案管理中缺乏評估機制的進一步完善。因此，建議結合當前的現狀，按照電子檔案平臺中軟件設置的流程，制定與其相符合的錄入、拷貝、存檔、輸出、轉移等環(huán)節(jié)。同時，設置具體的指標進行考核，建立并實施包含安全管理、風險評估、應急處置等制度。以經驗觀察，在信息化建設實踐中，由于采用人工錄入、掃描錄入等多種渠道，在這些方法中因主觀因素、工作狀態(tài)、掃描方法或位置等也會造成轉換過程的誤差或者疏漏。所以，針對紙質、數字化兩種檔案資料類型，有必要統一設置評估流程。以檔案管理流程為基礎，按照相關檔案業(yè)務標準規(guī)范，認真比較、核對每個環(huán)節(jié)中的具體指標以提高其精準性。檔案信息化管理中最大風險是信息泄露問題。為了達到預防目的，應當在整個檔案管理過程中，將局域網與因特網進行物理隔離，配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等網絡安全設施，利用技術手段查看工作電腦中的拷貝數量與傳輸記錄。在檔案信息化工作場所的關鍵部位配備監(jiān)控設施，視頻保留3個月以上。

在檔案信息化工作中，實踐評估機制需要與管理體制進行匹配設置，采用動態(tài)化視角，聚焦實際工作中暴露出的問題，大力進行補充、改進和完善。評估機制的見效，指標具體化只是一個步驟，還需要增加監(jiān)督力度，將評估機制與責任機制相結合，與激勵機制進行掛鉤。在檔案資源越來越重要的信息化時代，有必要對檔案信息化工作考核標準化、嚴厲化，并嚴格獎懲制度，提升評估的有效性。檔案管理的利用率是檔案管理的核心所在。在評估機制完善后，應增加檔案的分類及使用頻率數據分析等，并通過創(chuàng)新路徑達到對檔案管理利用率的不斷提升，提高檔案管理的應用水平。另外，在檔案信息化工作中還可以引入競爭機制、市場化機制，不斷提高工作效率和服務質量。

三、以人才隊伍建設促進檔案管理實踐創(chuàng)新

高素質專業(yè)化的檔案人才是加快實現檔案管理的現代化轉型的重要保障。要以滿足當前需求為準，在人力資源管理制度基礎上，引入針對檔案管理人員可持續(xù)發(fā)展的培訓制度。具體包括課程知識傳授、相關專業(yè)技術的操作訓練、素質培養(yǎng)、程序化操作、計算機及相關軟件的維護技能等。同時，在培訓的基礎上，大力拓寬檔案人才的引入路徑。檔案工作人員多數年紀偏大，在接受能力、創(chuàng)新能力方面相對缺乏。因此，可以按照當前紙質檔案、數字化檔案的兩個并行路徑，安排老員工在學習了解信息化的基礎上，側重于從事傳統的檔案管理，將更多的年輕群體進行較深入的信息化方面的培訓與指導，并面向社會招聘復合型人才。在現代化的檔案管理實踐中，利用人力資源管理制度，實現檔案人才的科學配置。在檔案管理實踐中，應當對人才素能從知識結構、專業(yè)素質、業(yè)務水平、創(chuàng)新能力等方面進行全面考察評價，按照流程、環(huán)節(jié)要求等將不同的人才配置到適合的崗位，提高人才利用率，并積極探索以人才為基礎的技術創(chuàng)新及相關軟件開發(fā)。

人才培養(yǎng)路徑中，提升管理效率的另一途徑是團隊建設。檔案管理實踐中需要各個崗位或環(huán)節(jié)的員工進行密切配合，工作中才能達到規(guī)范化、信息化。要在專業(yè)化基礎上，讓整體檔案管理體系的可操作水平得到進一步提高。在團隊建設方面，建議將檔案管理工作看作一個“檔案管理項目”，利用現代企業(yè)管理中應用較為成功的“項目管理思維”，打造一個各個崗位銜接度較高的團隊。團隊建設中還需要增加團體訓練課程，可以通過人才培訓中的人力資源管理實踐項目進行具體操作。在構建團隊過程中，應當增加關于職業(yè)素質中的社交能力、合作能力的訓練與培養(yǎng)，加強檔案文化建設，更有利于提高團隊的凝聚力。