劉經(jīng)華

摘要：辦公室人員作為企業(yè)開展行政管理工作的直接載體，其在企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)工作的運(yùn)行中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。也正因如此，進(jìn)一步優(yōu)化與完善企業(yè)辦公室管理工作則儼然已經(jīng)成為推動(dòng)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展的核心所在。為此本文筆者即結(jié)合個(gè)人實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)參考文獻(xiàn)，就當(dāng)前企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出優(yōu)化與完善路徑，以期為全方位的提高企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量與工作效率奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公室管理;問(wèn)題;優(yōu)化路徑

前言：

正是因?yàn)檗k公室在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，承擔(dān)著承上啟下，內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的重要作用，所以，做好辦公室管理工作儼然已經(jīng)成為推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的重要基礎(chǔ)所在。尤其是面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，企業(yè)要想占據(jù)更多的市場(chǎng)份額，就必須要對(duì)自身的內(nèi)部管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善，勢(shì)必要從做好以信息傳遞、交流媒介構(gòu)建為主體的辦公室管理工作入手。基于此種背景以下筆者即結(jié)合個(gè)人實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)與相關(guān)參考文獻(xiàn)，對(duì)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善提出幾點(diǎn)個(gè)人建議，以供廣大同行參考借鑒。

1.辦公室業(yè)務(wù)管理存在的問(wèn)題

第一，辦公室管理人員的思想相對(duì)滯后。面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力的不斷加劇，為了更好的滿足新時(shí)期時(shí)代發(fā)展需求，企業(yè)在進(jìn)行辦公室管理工作時(shí)就必須要做到與時(shí)俱進(jìn)。然而在實(shí)際的辦公室管理工作過(guò)程中，不少企業(yè)的辦公室管理人員，其思想相對(duì)滯后，并未樹立起創(chuàng)新意識(shí)、改革意識(shí)，依就采取傳統(tǒng)的管理模式?；诖朔N背景下，企業(yè)的辦公室管理工作勢(shì)必?zé)o法得到有效的轉(zhuǎn)型，在一定程度上也就降低了辦公室管理工作質(zhì)量與工作效率。

第二，辦公室管理機(jī)制不夠健全。在很大程度上企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展會(huì)受到自身管理機(jī)制的影響，這是因?yàn)橥晟频墓芾頇C(jī)制能夠規(guī)范與約束企業(yè)的管理行為，端正辦公室管理人員的工作態(tài)度，從而營(yíng)造出一個(gè)更為和諧的工作氛圍，確保辦公室管理工作的高效、高質(zhì)進(jìn)行。然而現(xiàn)如今不少企業(yè)缺乏一個(gè)健全的辦公室管理機(jī)制，以至于在實(shí)際工作中不能及時(shí)地落實(shí)管理工作，且辦公人員沒有意識(shí)到認(rèn)真工作的重要性，執(zhí)行任務(wù)往往趨于表面化。同時(shí)，由于完善管理機(jī)制的缺乏，也導(dǎo)致辦公室內(nèi)部人員的職能沒有得到明確的分工，無(wú)法保證工作的規(guī)范性與合理性，進(jìn)一步增加了辦公室管理工作的難度，久而久之，企業(yè)工作氛圍得不到有效的創(chuàng)造，必將會(huì)減慢企業(yè)文化的建設(shè)進(jìn)程，影響企業(yè)的運(yùn)行效率。

2.優(yōu)化辦公室管理工作的具體路徑

第一，對(duì)辦公室管理思想進(jìn)行不斷的更新。為了推進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展，緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，企業(yè)必須要不斷的更新自身的辦公室管理思想，并將辦公室管理工作納入到企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃范疇內(nèi)，真正提高辦公室管理工作的地位，從而確保各項(xiàng)工作的有效貫徹與落實(shí)。同時(shí)，企業(yè)管理者還要給予辦公室管理人員足夠的支持與激勵(lì)，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)辦公室管理人員的工作積極性，使其能夠自覺主動(dòng)的投入到辦公室工作中，將創(chuàng)新辦公室管理方式、管理機(jī)制當(dāng)成是自身的責(zé)任去督促自己，從而推進(jìn)辦公室管理工作的順利進(jìn)行。

第二，對(duì)辦公室管理機(jī)制加以完善。完善的辦公室管理機(jī)制能夠有效的約束員工行為，明確員工工作職責(zé)，更好的將辦公室管理工作落實(shí)到實(shí)處。所以，優(yōu)化并且完善辦公室管理機(jī)制尤為重要。而完善的管理機(jī)制一定是規(guī)范的、合理的，因此在辦公室管理機(jī)制的構(gòu)建上，必須要緊密結(jié)合企業(yè)辦公室管理工作的實(shí)際情況，對(duì)辦公室管理人員的自身工作性質(zhì)與范圍加以明確，如，要求辦公室中會(huì)務(wù)人員提前準(zhǔn)備工作內(nèi)容，發(fā)揮其自身的輔助職能，幫助領(lǐng)導(dǎo)擬定好會(huì)議主題，對(duì)生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行預(yù)算。同時(shí)，還要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，確定會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容，整合責(zé)任機(jī)制，從而全面保證辦公室管理工作質(zhì)量。

第三，對(duì)辦公室管理模式加以優(yōu)化。對(duì)于企業(yè)而言，辦公室作為重要的行政管理部門，其在調(diào)整、服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作上有著至關(guān)重要的意義。所以做好辦公室管理工作儼然已經(jīng)成為推進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的根本前提條件。為此，越來(lái)越多的人投入到辦公室管理工作的研究與探索中，旨在優(yōu)化辦公室管理工作，提升辦公室工作質(zhì)量與工作效率。而在這個(gè)過(guò)程中，除了要更新辦公室管理理念，完善辦公室管理機(jī)制以外，還要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求，對(duì)辦公室管理模式進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。為此，企業(yè)就必須要不斷的強(qiáng)化辦公室管理的工作職能，發(fā)揮對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部的決策作用，將日常工作協(xié)調(diào)和企業(yè)活動(dòng)協(xié)調(diào)等落實(shí)到位，促進(jìn)企業(yè)文秘和會(huì)務(wù)工作等順利進(jìn)行，進(jìn)而確保良好的工作效率。同時(shí)，在優(yōu)化辦公室管理工作路徑的過(guò)程中，還應(yīng)關(guān)注辦公室內(nèi)信息的傳遞與反饋效率，進(jìn)行幫助領(lǐng)導(dǎo)者準(zhǔn)確傳達(dá)決策消息，便于企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。需要注意的是因辦公室的工作需求量較大，若在平時(shí)的管理工作中無(wú)法保證信息傳遞的規(guī)范性，容易給企業(yè)造成一定的麻煩，或者出現(xiàn)信息傳遞重復(fù)與信息傳遞疏漏的情況，降低企業(yè)辦公室管理工作效率，所以強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的上級(jí)與下級(jí)交流，時(shí)刻了解企業(yè)員工之間交流的效率十分必要，需要給予高度的關(guān)注與重視。

結(jié)束語(yǔ)：

本文筆者對(duì)辦公室管理工作的具體優(yōu)化路徑展開粗淺的探討與分析，旨在通過(guò)筆者的粗淺闡述能夠讓更多的人清楚的認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作的重要性，從而給予辦公室管理工作足夠的重視。為此，不斷的更新辦公室管理思想，優(yōu)化辦公室管理制度與管理模式，探索出更為科學(xué)合理的發(fā)展路徑，從而通過(guò)辦公室管理工作質(zhì)量、工作效率的穩(wěn)步提高，推動(dòng)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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