堵朝東

摘 要 ERP（Enterprise Resource Planning），即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層的決策及員工履職提供運(yùn)行手段的管理平臺。它不僅包含了生產(chǎn)資源計劃、制造、財務(wù)、銷售、采購、成本管理等基本功能，還包括客商管理，業(yè)務(wù)流程管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，安全管理、存貨、分銷與運(yùn)輸管理，文件管理以及人力資源管理等等。可以說，企業(yè)日常運(yùn)營中的各個環(huán)節(jié)都可以納入ERP環(huán)境之中。ERP系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，將企業(yè)各環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，把傳統(tǒng)內(nèi)控管理中由人工操作的流程，轉(zhuǎn)由計算機(jī)控制和處理。解決了傳統(tǒng)內(nèi)控體系中人工控制容易出現(xiàn)的問題，規(guī)避了這些問題產(chǎn)生的風(fēng)險，是企業(yè)內(nèi)部控制高效、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的輔助工具。本文從傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)控管理容易出現(xiàn)的問題與風(fēng)險入手，分析問題出現(xiàn)的原因，提出利用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢有針對性地解決問題、規(guī)避風(fēng)險的方法。最后，進(jìn)一步將ERP系統(tǒng)的設(shè)計以及實(shí)施過程中容易出現(xiàn)的風(fēng)險及應(yīng)對措施進(jìn)行說明，力求比較全面地闡述ERP系統(tǒng)建立及應(yīng)用過程中的重要環(huán)節(jié)，提升ERP系統(tǒng)在相關(guān)領(lǐng)域企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞 ERP 有形動產(chǎn)租賃 內(nèi)部控制

一、傳統(tǒng)內(nèi)控管理容易出現(xiàn)的問題與風(fēng)險

內(nèi)部控制是企業(yè)為了提高經(jīng)營效益，達(dá)到控制的目標(biāo)，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施制定的制度、計劃、程序及方法。在實(shí)施運(yùn)作過程中，需要不斷總結(jié)出現(xiàn)的問題并持續(xù)改進(jìn)，否則將很難確保體系順利運(yùn)轉(zhuǎn)。有形動產(chǎn)租賃企業(yè)亦是如此。本文現(xiàn)就傳統(tǒng)人工控制的條件下，有形動產(chǎn)租賃企業(yè)內(nèi)控管理中較為明顯的問題，總結(jié)歸納出如下：

（一）出入庫審批手續(xù)及記錄單據(jù)混亂，出現(xiàn)問題無法追溯，存在舞弊的風(fēng)險

部分企業(yè)雖然在內(nèi)控流程文件中規(guī)定了各環(huán)節(jié)的崗位及職責(zé)，崗位流轉(zhuǎn)的相關(guān)單據(jù)設(shè)置及工作標(biāo)準(zhǔn)等。但人工控制的工作環(huán)境下，由于人員流動、紙質(zhì)單據(jù)遺失，記錄錯誤、不相容崗位把控不當(dāng)?shù)仍?，有可能造成工作人員利用工作便利，跨崗位操作，偽造、變造單據(jù)，躲避監(jiān)管，營私舞弊。而混亂的工作流程和記錄，給追查造成巨大困難。

（二）內(nèi)控體系各環(huán)節(jié)由人工控制操作，易導(dǎo)致工作效率低下或重大疏漏

人工實(shí)施內(nèi)控流程各環(huán)節(jié)的操作，會因信息傳遞滯后、業(yè)務(wù)對接不及時、操作人員能力不足等問題，造成業(yè)務(wù)流程進(jìn)行緩慢，運(yùn)行效率低下。同時，各環(huán)節(jié)處理過程由人工記錄、紙質(zhì)材料傳遞、手工核對，也容易產(chǎn)生錯誤和重大疏漏，對企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)營風(fēng)險。

（三）內(nèi)控體系無法有效深入運(yùn)行，流于形式

高效的運(yùn)作是保證企業(yè)業(yè)務(wù)開展的重要因素。而內(nèi)控管理各個環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系而又制約的設(shè)置，往往會被運(yùn)營人員認(rèn)為影響運(yùn)作效率。遇到需要緊急處理的業(yè)務(wù)，內(nèi)控要求往往會被人為忽略，或僅采取事后補(bǔ)救的措施，使內(nèi)控管理體系難以有效深入運(yùn)行，起不到應(yīng)有的作用。

（四）銷售政策無法有效貫徹，存在造成企業(yè)利益流失或信譽(yù)受損的風(fēng)險

企業(yè)依據(jù)經(jīng)營目標(biāo)、客戶等級及市場行業(yè)定價等條件制定銷售政策。在人工操作時，很難實(shí)現(xiàn)對應(yīng)逐個出租物給出明確可操作的依據(jù)，會出現(xiàn)銷售人員隨意定價或定價標(biāo)準(zhǔn)前后不一致的問題。如果定價過低，企業(yè)收益無法保證，最終可能導(dǎo)致無法完成既定經(jīng)營目標(biāo);如果對客戶不能施行統(tǒng)一的定價標(biāo)準(zhǔn)，會對企業(yè)的信譽(yù)產(chǎn)生不利影響。

（五）手工核算租金容易產(chǎn)生偏差，造成企業(yè)利益流失和法律風(fēng)險

對出租物數(shù)量多、租期長、出入庫頻繁以及涉及外租業(yè)務(wù)的項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確核算，是難度最大的工作。在無ERP系統(tǒng)的環(huán)境下，往往耗費(fèi)大量人力和時間仍然難以保證收取的租金及支付外租費(fèi)用的準(zhǔn)確性。這會形成三方面風(fēng)險：一是在出租業(yè)務(wù)進(jìn)行的同時，無法及時根據(jù)進(jìn)度準(zhǔn)確計算應(yīng)收租金，可能造成催款不及時，產(chǎn)生壞賬;二是由于計算錯誤，造成收入損失和支付外租成本虛增，導(dǎo)致營業(yè)利潤下降;三是無法在合同文件中形成有力的結(jié)算依據(jù)，使企業(yè)與客商或供應(yīng)商之間無法達(dá)成共識，導(dǎo)致法律風(fēng)險。

（六）傳統(tǒng)內(nèi)控體系對用于經(jīng)營性出租的資產(chǎn)管理困難，易造成資產(chǎn)損失

使用傳統(tǒng)臺賬進(jìn)行資產(chǎn)管理，存在記錄出現(xiàn)偏差、不完整以及不能全面及時進(jìn)行盤點(diǎn)等問題，導(dǎo)致資產(chǎn)損失的風(fēng)險。財務(wù)系統(tǒng)中出具的資產(chǎn)盤點(diǎn)表與業(yè)務(wù)單位手工登記的臺賬及實(shí)際資產(chǎn)狀態(tài)之間的核對是內(nèi)控重要的環(huán)節(jié)。對于出租在外的資產(chǎn)，核對過程需要一套完整的記錄作為依據(jù)，人工操作極為煩瑣。盤點(diǎn)過程中經(jīng)常出現(xiàn)盤虧、資產(chǎn)狀態(tài)登記錯誤的問題。登記、盤點(diǎn)長期存在問題，資產(chǎn)損失很難避免。

（七）編制整體資產(chǎn)報告困難，從而影響企業(yè)管理者掌握企業(yè)運(yùn)營狀況的準(zhǔn)確性

人工匯集所有單個出租資產(chǎn)的工作非常困難，形成整體的資產(chǎn)報告更加無法完成，從而使管理者無法準(zhǔn)確企業(yè)運(yùn)營情況，影響經(jīng)營決策。

二、利用ERP系統(tǒng)完善內(nèi)部控制系統(tǒng)的應(yīng)對策略

ERP系統(tǒng)因其分布式結(jié)構(gòu)、可實(shí)時共享數(shù)據(jù)、模塊化應(yīng)用、擁有強(qiáng)大的計算分析能力等特點(diǎn)，為企業(yè)針對性的解決上述問題，提供了有力的保障。

（一）利用ERP系統(tǒng)規(guī)范內(nèi)控體系設(shè)置，提高工作效率，減少失誤

在ERP系統(tǒng)中將業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的流程、崗位職能、權(quán)限等直接固化，各種單據(jù)在線生成，各環(huán)節(jié)記錄清晰可查，減少了由于記錄不完整產(chǎn)生舞弊的機(jī)會。同時，各個業(yè)務(wù)崗位由網(wǎng)絡(luò)實(shí)時連接，信息傳遞迅速準(zhǔn)確，大大提高了效率。

第一，設(shè)置數(shù)據(jù)庫維護(hù)、權(quán)限管理、客商管理、報價、出入庫、核算、報損、盤點(diǎn)等模塊，將工作崗位按職能賦予不同模塊的權(quán)限，嚴(yán)格按照內(nèi)控文件的不兼容崗位規(guī)定進(jìn)行程序上的控制。人員變動后，相應(yīng)操作權(quán)限隨之改變，避免了工作人員職責(zé)不清的情況。

第二，ERP系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)將各部門的工作實(shí)時對接，現(xiàn)場工作的崗位，可以用計算機(jī)登錄;管理人員可以通過手機(jī)APP進(jìn)行登錄，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控、調(diào)度、審批，確保工作高效、暢通。

第三，業(yè)務(wù)工作的開展通過連續(xù)的、同一編號單據(jù)的流轉(zhuǎn)串聯(lián)。即報價模塊產(chǎn)生租金價格單時，啟用一個連續(xù)不可刪除的編號，作為合同的附件;同時，產(chǎn)生同一編號的相同出租物的出庫單發(fā)送到庫房出庫;業(yè)務(wù)完成后，庫房收回出租物時，只能選擇歷史生成的出庫單進(jìn)行入庫操作，并產(chǎn)生同一編號的入庫單或報損單，轉(zhuǎn)由核算模塊核算租金或定損，生成同一編號的結(jié)算清單。這樣可使企業(yè)核心業(yè)務(wù)的每個出租項(xiàng)目都有統(tǒng)一編號對應(yīng)的合同、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、出入庫單據(jù)及核算明細(xì)。保證了整個流程過程清晰、記錄完整可追溯。

（二）利用ERP系統(tǒng)規(guī)范營銷政策

第一，客商模塊除記錄客戶基本信息外，還可記錄信譽(yù)、合作歷史等，在報價過程中提供同一客戶合作記錄中相同出租物報價，價格政策的變動可隨時向客戶解釋溝通，使銷售政策執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)明晰可靠，避免信譽(yù)受損。

第二，報價模塊在報價過程中向銷售人員顯示出其級別可以掌握的優(yōu)惠幅度，將定價固定在明確的范圍內(nèi)。如需加大優(yōu)惠促進(jìn)銷售，須通過更高級別人員批準(zhǔn)才能執(zhí)行，從而減少銷售人員濫用職權(quán)。

（三）利用ERP系統(tǒng)出入庫及核算模塊直接計量租金

第一，出租物在出庫單完成確認(rèn)后，即開始計算租金;在入庫單完成入庫后，核算模塊便可生成結(jié)算清單，確認(rèn)租金及賠償金。最終結(jié)算時與出入庫單據(jù)一起提供給客戶，作為可供準(zhǔn)確核對的依據(jù)。

第二，在出租物出庫后未入庫之前，也可利用核算模塊錄入某一時間點(diǎn)，實(shí)時計算錄入時間段的預(yù)計租金，以便業(yè)務(wù)人員根據(jù)進(jìn)度及時催款。

第三，ERP系統(tǒng)設(shè)有外租品模塊，將外租物品入庫后，即可納入業(yè)務(wù)流程進(jìn)行報價、出入庫及核算模塊處理。業(yè)務(wù)完成后，再進(jìn)行外租物品出庫并計算外租成本、生成外租結(jié)算單，與此為依據(jù)，與供應(yīng)商進(jìn)行核對結(jié)算。

（四）利用ERP系統(tǒng)實(shí)時掌握資產(chǎn)整體情況

通過資產(chǎn)盤點(diǎn)模塊可以實(shí)時調(diào)取資產(chǎn)情況并生成各種匯總報表，為市場營銷、資產(chǎn)管理、經(jīng)營決策提供明確依據(jù)。系統(tǒng)所使用的各種記錄，將作為數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫之中，通過各種關(guān)鍵字相互聯(lián)系在一起，并且根據(jù)業(yè)務(wù)和時間的推進(jìn)不斷更新。在需要獲取整體情況的時候，可通過預(yù)先編制的系統(tǒng)表單，進(jìn)行實(shí)時查詢。例如：

第一，根據(jù)實(shí)時庫存的出租物，可以生成向客戶提供 “菜單”，“菜單”不僅向客戶提供了當(dāng)前可以出租的物品，也可向客戶提供熱門物品預(yù)約服務(wù)，從而提高運(yùn)營效率。

第二，進(jìn)行定期資產(chǎn)盤點(diǎn)時，系統(tǒng)盤點(diǎn)模塊中可設(shè)置表單，根據(jù)已經(jīng)出庫的資產(chǎn)生成外租待盤清單。清單列示出租資產(chǎn)詳細(xì)信息，以方便追蹤，當(dāng)出租資產(chǎn)回庫后提示資產(chǎn)管理員補(bǔ)充盤點(diǎn)。

第三，設(shè)置統(tǒng)計模塊，可以實(shí)時統(tǒng)計各種分類匯總信息。為經(jīng)營者精確了解的市場需求、調(diào)整定價策略、補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)資源、淘汰不良資產(chǎn)等決策提供依據(jù)。

三、ERP系統(tǒng)的設(shè)計以及實(shí)施過程中需要注意的新風(fēng)險及應(yīng)對措施

ERP系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)控提供保障的同時，也會相應(yīng)地產(chǎn)生新的風(fēng)險。如果管控不當(dāng)，會造成系統(tǒng)開發(fā)失敗或者給內(nèi)控管理帶來更多問題，造成負(fù)面的影響。企業(yè)應(yīng)重視這些風(fēng)險，采取合理應(yīng)對策施。

（一）ERP系統(tǒng)開發(fā)及應(yīng)用過程中的風(fēng)險

1.對ERP系統(tǒng)的認(rèn)識不足

部分企業(yè)對ERP系統(tǒng)的認(rèn)識有誤，在開發(fā)或者直接購買ERP系統(tǒng)投入應(yīng)用后，卻由于缺少現(xiàn)代內(nèi)控管理的理念和與之匹配的體系，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)反而成為工作的負(fù)擔(dān)和限制。

2.企業(yè)前期準(zhǔn)備不足，系統(tǒng)開發(fā)困難

首先，在ERP系統(tǒng)開發(fā)過程中，需要緊密地與企業(yè)的內(nèi)控體系結(jié)合。如果在開發(fā)過程中，才發(fā)現(xiàn)內(nèi)控體系的不足再進(jìn)行改進(jìn)，會大大延緩ERP系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)度;其次，數(shù)據(jù)庫的建立作為ERP系統(tǒng)開發(fā)的核心工作，是系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵。如果企業(yè)沒有一套準(zhǔn)確、翔實(shí)的檔案，開發(fā)過程中邊核實(shí)邊錄入數(shù)據(jù)庫，也將極大影響系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)度。這兩點(diǎn)問題處理不好，有可能最終導(dǎo)致開發(fā)失敗。

3.企業(yè)對ERP系統(tǒng)開發(fā)規(guī)劃不足，投入成本無法保證

企業(yè)在前期規(guī)劃開發(fā)ERP系統(tǒng)時，通常會考慮采購知名軟件公司提供的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品。這些產(chǎn)品雖然價格較低，基本模塊比較成熟，但也存在著流程設(shè)計僵化、功能簡單、限制較多、改進(jìn)困難等問題。企業(yè)在實(shí)際應(yīng)用過程中，往往需要軟件供應(yīng)商深度定制開發(fā)，而深度開發(fā)的費(fèi)用會急劇增加。同時，隨著深度開發(fā)，硬件要求也會相應(yīng)提高。往往在開發(fā)進(jìn)行過程中，持續(xù)投入的成本會令企業(yè)無法承受，最終被迫中止。

4. ERP系統(tǒng)投入使用急于求成，對企業(yè)運(yùn)營造成負(fù)面影響

在ERP系統(tǒng)設(shè)計過程中未考慮實(shí)際工作情況而大幅度改變原有內(nèi)控機(jī)制，并將未通過實(shí)踐檢驗(yàn)的ERP系統(tǒng)倉促投入使用，很容易產(chǎn)生流程設(shè)置不符合實(shí)際、人員操作不當(dāng)、系統(tǒng)錯誤等問題，對企業(yè)正常的工作產(chǎn)生不利影響。

5. ERP系統(tǒng)帶來的安全問題

首先，企業(yè)經(jīng)營的客戶、資產(chǎn)、定價標(biāo)準(zhǔn)等信息，屬于商業(yè)機(jī)密。ERP系統(tǒng)中雖然有嚴(yán)格的權(quán)限管理，但由于系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，因此，會存在外部入侵系統(tǒng)導(dǎo)致泄露風(fēng)險;其次， ERP系統(tǒng)盡管較為精密，但也有可能出現(xiàn)不可預(yù)知的意外風(fēng)險。如果重要的業(yè)務(wù)工作正在運(yùn)作的時候，系統(tǒng)崩潰無法使用，將給企業(yè)帶來重大的損失;最后，如果硬件維護(hù)和數(shù)據(jù)備份不及時，造成數(shù)據(jù)和記錄丟失，也會對企業(yè)造成風(fēng)險。

6. ERP系統(tǒng)阻礙企業(yè)內(nèi)控管理的發(fā)展

當(dāng)企業(yè)ERP系統(tǒng)投入運(yùn)行后，工作效率顯著提高，具體的工作相對標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，使工作人員容易對系統(tǒng)產(chǎn)生過分依賴，失去持續(xù)深入改進(jìn)的動力。

7.系統(tǒng)數(shù)據(jù)證明有效性不足

由系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)單據(jù)，全部為電子形式。雖然系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置為單據(jù)生成后不可撤銷與刪除的屬性，但對于法律層面以及問責(zé)的有效性來說，證明效力不足。

（二）應(yīng)對ERP系統(tǒng)開發(fā)及應(yīng)用過程中風(fēng)險的建議

1.正確認(rèn)識內(nèi)控管理體系與ERP系統(tǒng)的關(guān)系，做好開發(fā)系統(tǒng)的前期準(zhǔn)備工作

應(yīng)明確ERP系統(tǒng)是內(nèi)控管理體系輔助工具這一前提。為有效應(yīng)用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理，企業(yè)需要首先建立起一套行之有效的內(nèi)控體系，使實(shí)際運(yùn)作的人員能夠切實(shí)明了、深入貫徹執(zhí)行，并不斷檢驗(yàn)、改進(jìn)，使系統(tǒng)能夠正常運(yùn)作;同時，ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容包括客商資料信息、資產(chǎn)臺賬、文件檔案和各種記錄等等，這些數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，是整個系統(tǒng)建立后，能否正常運(yùn)行實(shí)施的關(guān)鍵，因此需要在系統(tǒng)設(shè)計之初就明確和完善。只有內(nèi)控系統(tǒng)和數(shù)據(jù)記錄兩個條件完全具備的情況下，才是開始進(jìn)行ERP系統(tǒng)開發(fā)的最佳時機(jī)。

2. ERP系統(tǒng)開發(fā)方案的選擇

系統(tǒng)規(guī)劃時，企業(yè)可以根據(jù)自身?xiàng)l件進(jìn)行取舍。因?yàn)镋RP系統(tǒng)是模塊化的，因此企業(yè)可以將各個不同的應(yīng)用分階段、分步驟建立起來。將那些在內(nèi)控管理中作用較大，較重要的部分先建立起來，再完善其他功能。在分步進(jìn)行的同時，要注意數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)應(yīng)用的兼容性，為ERP后續(xù)擴(kuò)展做好準(zhǔn)備。

硬件投入上，企業(yè)除選擇傳統(tǒng)的服務(wù)器主機(jī)搭建系統(tǒng)的方法，并建立網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)措施外，還可以采用云服務(wù)器的形式，其由于有運(yùn)營云服務(wù)器的專業(yè)公司提供安全保障，因此減少了數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險，只需支付服務(wù)器租金，不必搭建專業(yè)服務(wù)器主機(jī)機(jī)房，大大節(jié)省了硬件投入與維護(hù)成本，且提供在線數(shù)據(jù)備份，降低了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

3. ERP系統(tǒng)開發(fā)階段要緊密結(jié)合實(shí)際工作與內(nèi)控要求進(jìn)行設(shè)計，做好充分測試

企業(yè)應(yīng)指派內(nèi)部負(fù)責(zé)內(nèi)控系統(tǒng)運(yùn)作與改進(jìn)的人員與ERP系統(tǒng)設(shè)計人員一起，在企業(yè)內(nèi)部的各個環(huán)節(jié)深入地調(diào)查和研究。確保ERP系統(tǒng)各種設(shè)置在運(yùn)行時，既要符合企業(yè)內(nèi)控的要求又要保證高效地運(yùn)作。在反復(fù)測試調(diào)整后，再逐步實(shí)施。人工管理與計算機(jī)系統(tǒng)切換的過程，最好選定在經(jīng)營淡季進(jìn)行，要制定好過渡措施，新舊記錄要做好轉(zhuǎn)換工作，確保相互印證，避免風(fēng)險。

4. ERP系統(tǒng)投入運(yùn)行階段，企業(yè)要重視系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)工作，建立系統(tǒng)安全防范體系，并針對系統(tǒng)不足進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)

首先，對操作人員進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)行的培訓(xùn)，熟悉操作規(guī)范，避免誤操作。在關(guān)鍵環(huán)節(jié)制定人工操作的應(yīng)急方案，并加以演練，以便ERP系統(tǒng)出現(xiàn)意外情況時，企業(yè)能夠迅速進(jìn)行切換;其次，設(shè)立專職機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)及硬件維護(hù)、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等安全工作;最后，企業(yè)應(yīng)設(shè)立激勵機(jī)制，促使全體參與者對內(nèi)控體系及ERP系統(tǒng)的改進(jìn)提出新的改進(jìn)意見和建議。針對這些意見和建議，進(jìn)行梳理。產(chǎn)生對ERP系統(tǒng)升級的需求，提供給ERP系統(tǒng)設(shè)計者，及時對系統(tǒng)進(jìn)行升級改造。

5.做好關(guān)鍵環(huán)節(jié)紙質(zhì)單據(jù)檔案管理工作

制定相關(guān)制度，在業(yè)務(wù)開展的重要環(huán)節(jié)產(chǎn)生的出庫入庫單、報損單、盤點(diǎn)表等記錄，必需生成紙質(zhì)單據(jù)。相關(guān)責(zé)任人和客商代表需要在紙質(zhì)單據(jù)上親筆簽字。保證紙質(zhì)單據(jù)與電子單據(jù)編號統(tǒng)一并歸檔留存。這樣，可以在保證單據(jù)證明效力的同時，又對系統(tǒng)記錄產(chǎn)生了重要的物理備份。

（作者單位為中國電影股份有限公司）

參考文獻(xiàn)

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