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        OA背景下高校檔案集成管理研究

        2020-02-08 08:43:21高玲俐
        檔案與建設(shè) 2020年11期
        關(guān)鍵詞:高校檔案管理

        高玲俐

        摘要:隨著計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)越來越多地應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域,目前國內(nèi)高校各業(yè)務(wù)部門普遍使用OA管理系統(tǒng)。文章通過分析目前我國高校檔案信息資源管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門OA系統(tǒng)中存在的問題,探討高校各業(yè)務(wù)部門檔案如何通過集成管理,發(fā)揮監(jiān)督和促進高校發(fā)展的作用。

        關(guān)鍵詞:OA;業(yè)務(wù)系統(tǒng);高校;檔案管理

        高校作為我國思想文化建設(shè)和人才培養(yǎng)的重要基地,在發(fā)展過程中各業(yè)務(wù)部門形成了一系列原始數(shù)據(jù),產(chǎn)生了教學(xué)科研、學(xué)生管理、黨政工作以及校園文化建設(shè)等方面的檔案資料,這些資料記錄和存儲了高校教育發(fā)展的過程,如同檢驗高校管理、教學(xué)和科研水平的一面鏡子,展示了一所高校最真實、最原始的樣貌。

        隨著高校信息化建設(shè)工作的深入推進,各業(yè)務(wù)部門均普及了不同的OA管理和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),高校檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)也成為高校信息化進程中的關(guān)鍵。然而,筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn),許多高校檔案管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間相互獨立,無法實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時收集歸檔,極大制約了檔案管理工作的效率和水平提升。如何實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效融合對接,是推動高校檔案集成管理改革、實現(xiàn)檔案信息資源開放共享的重要研究課題[1]。

        一、我國高校檔案集成管理現(xiàn)狀及問題

        檔案集成管理是一項系統(tǒng)管理,其突破了檔案常規(guī)管理模式,按照一定的集成模式協(xié)調(diào)一致,使之達到優(yōu)勢互補、聚合放大、功能倍增的效果。近年來隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展,高校業(yè)務(wù)部門檔案的生成和管理方式發(fā)生了較大變化,更多檔案以電子文件的形式產(chǎn)生并保存在各業(yè)務(wù)部門OA系統(tǒng)中。而絕大多數(shù)業(yè)務(wù)部門的OA系統(tǒng)和檔案資源管理系統(tǒng)都未集成和融合,產(chǎn)生的檔案信息及電子文件需要采用后續(xù)對接手段提交至檔案管理系統(tǒng),耗時耗力,還容易造成檔案丟失或重復(fù)歸檔等[2]。

        當前我國高校檔案集成管理面臨的問題主要包括:

        1.高校教學(xué)、科研和相關(guān)業(yè)務(wù)部門數(shù)量多,檔案管理部門歸檔指導(dǎo)能力有限

        高校內(nèi)教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)部門采用的OA管理系統(tǒng)差別很大。一般而言,高校開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔的組織機構(gòu)及業(yè)務(wù)部門數(shù)量都在幾十個及以上。進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是做好檔案歸檔的前提和基礎(chǔ),然而目前高校檔案管理人才隊伍以及檔案經(jīng)費保障嚴重匱乏,如何分類做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)對高校檔案管理部門來說是一項非常大的挑戰(zhàn)[3]。作為檔案管理部門,要綜合分析各個業(yè)務(wù)部門對檔案的需求及檔案管理系統(tǒng)中檔案信息資源的歸檔標準、格式等,對需要歸檔的各部門進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督。

        2.業(yè)務(wù)部門歸檔意識淡薄,多態(tài)文檔并存導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔難度提升

        首先,檔案數(shù)據(jù)共享意識不足導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門缺乏歸檔動力。很多高校院系或業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠,看不到檔案信息資源的重要性,甚至認為檔案管理部門無足輕重、可有可無。其次,目前很多業(yè)務(wù)部門沒有專職的檔案管理人員,檔案管理工作基本都是教務(wù)或辦公室工作人員兼職承擔(dān),缺乏檔案歸檔意識和歸檔認知。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn),多數(shù)業(yè)務(wù)人員想當然地認為,“檔案歸檔”簡單地等同于一般意義上的業(yè)務(wù)工作數(shù)據(jù)備份[4]。

        3.檔案數(shù)據(jù)形態(tài)多樣,結(jié)構(gòu)差異較大

        高校檔案信息資源中,由于檔案來源不同、業(yè)務(wù)部門工作性質(zhì)不同,數(shù)據(jù)形態(tài)與結(jié)構(gòu)各異。如黨政外事、教學(xué)科研、財務(wù)學(xué)籍等工作過程中形成的檔案分布在不同業(yè)務(wù)部門的OA系統(tǒng)內(nèi),而各系統(tǒng)管理平臺開發(fā)時間、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、標準、接口及處理應(yīng)用程序不統(tǒng)一,形態(tài)多樣,數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)差異較大,導(dǎo)致檔案信息資源由單一的紙質(zhì)檔案向多源異構(gòu)化的多媒體、圖像、音頻、網(wǎng)頁、社交媒體及文本等方向發(fā)展[5],進一步增加了檔案信息資源集成管理的難度。

        二、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成對策

        1.因地制宜,主動靈活做好高校檔案業(yè)務(wù)歸檔指導(dǎo)工作

        高校檔案管理部門應(yīng)遵循提前、靈活、主動的原則,承擔(dān)起高校檔案信息資源集成化管理工作,對高校相關(guān)的業(yè)務(wù)部門檔案歸檔集成進行技術(shù)指導(dǎo)。

        首先,采用歸檔培訓(xùn)與制發(fā)指導(dǎo)材料相結(jié)合的方式。如針對高校學(xué)位檔案信息資源歸檔指導(dǎo),因為不同層次學(xué)位材料的歸檔范圍相對統(tǒng)一、規(guī)范,所以可根據(jù)高校相關(guān)制度和原則,編制學(xué)位材料歸檔指南,包括歸檔范圍、紙質(zhì)檔案的整理要求、紙質(zhì)檔案和系統(tǒng)錄入時相對應(yīng)的解釋等內(nèi)容,并配以圖片。其次,在各個院系或業(yè)務(wù)部門網(wǎng)頁上宣傳檔案信息化標準和原則,在此基礎(chǔ)上定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),結(jié)合紙質(zhì)材料、歸檔指南邊講解邊示范。第三,結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。如利用錄制指導(dǎo)視頻、直播、遠程網(wǎng)絡(luò)視頻會議等方式對各個業(yè)務(wù)部門提出的檔案問題答疑解惑,進一步推動業(yè)務(wù)部門歸檔人員的經(jīng)驗交流,以加快檔案信息資源的歸檔進度,提高集成化管理水平。

        2.采用統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)框架和標識,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口

        要實現(xiàn)高校業(yè)務(wù)部門多源異構(gòu)檔案信息資源的互聯(lián)互通,首先要完成異構(gòu)數(shù)據(jù)的有效融合。目前,比較成熟的異構(gòu)數(shù)據(jù)融合技術(shù)有決策級數(shù)據(jù)融合技術(shù)、特征級數(shù)據(jù)融合技術(shù)和元數(shù)據(jù)級融合技術(shù)三種[6]。因此在進行多源異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的融合操作之前,首先要制定框架和范圍統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)著錄標準,即數(shù)據(jù)字典,對現(xiàn)有各業(yè)務(wù)部門OA系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)資源進行標注和集成,并作為核心資源展開示范應(yīng)用[7]。其次,利用《漢語主題詞表》、本體、元數(shù)據(jù)等知識組織系統(tǒng),按照語義關(guān)系進行映射,以降低各OA系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。

        3.建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換中間庫,實現(xiàn)歸檔信息融合共享

        首先,建立業(yè)務(wù)部門OA系統(tǒng)和檔案資源管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換中間庫,其工作流程和原理為:①將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)所形成的需要歸檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或者文件定時傳遞到中間數(shù)據(jù)庫。②檔案管理系統(tǒng)定時對中間數(shù)據(jù)庫進行掃描檢測。③各業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔實現(xiàn)后,重新更新交換中間數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)狀態(tài)。其次,針對不同來源的檔案資源原始數(shù)據(jù),應(yīng)該設(shè)定不同的歸檔和提交流程,確保各OA系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的準確性和完整性[8]。如各業(yè)務(wù)部門在提交文件歸檔申請時,須同時提供一致的紙質(zhì)版和電子版,系統(tǒng)通過事先設(shè)定好的要求和規(guī)范對數(shù)據(jù)的格式和規(guī)格進行掃描,審核通過后加蓋合格標志。

        隨著信息融合技術(shù)的發(fā)展,目前我國高校檔案管理工作中存在的集成困難將逐步得到有效處理。積極探索高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的優(yōu)化整合方案,是促進檔案科學(xué)集成、有效歸檔與管理的重要舉措,能夠進一步發(fā)揮檔案監(jiān)督和促進高校發(fā)展的作用,有利于利用信息化手段實現(xiàn)檔案智能化管理,為高校檔案管理改革帶來更為廣闊的研究視野和實踐啟迪,對推動我國高校檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化意義深遠[9]。

        注釋與參考文獻

        [1]陳麗芳,黃華鋒.落實“三早”措施切實維護高校檔案安全[J].城建檔案,2010(9):63-64.

        [2]王靜,張日旺.高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(13):38.

        [3]路宜慶.辦公自動化系統(tǒng)中電子文件的在線歸檔方法[J].山東檔案,2004(6):16-17+21.

        [4]秦巧云.檔案管理系統(tǒng)與PDM系統(tǒng)集成的設(shè)計與實現(xiàn)[D].上海:上海交通大學(xué),2013.

        [5]吳志杰,王強.組織機構(gòu)視角下的業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔:問題、理念與策略框架[J].檔案學(xué)通訊,2020(4):79-86.

        [6]楊露菁.戰(zhàn)場情報信息綜合處理技術(shù)[M].北京:國防工業(yè)出版社,2017.

        [7]劉越男.大數(shù)據(jù)政策背景下政務(wù)文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)研究,2018(2):107-114.

        [8]李春艷.大型企業(yè)ERP系統(tǒng)電子文件歸檔方式分析[J].中國檔案,2011(9):54-55.

        [9]錢毅.技術(shù)變遷環(huán)境下檔案對象管理空間演化初探[J].檔案學(xué)通訊,2018(2):10-14.

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