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        基于實踐 探索創(chuàng)新 多維保障審計結果運用與價值提升

        2020-01-08 02:25:16
        中國內(nèi)部審計 2020年12期
        關鍵詞:整改內(nèi)部審計案例

        [摘要]為持續(xù)提升內(nèi)部審計工作質量,更好地發(fā)揮內(nèi)部審計功效,進一步服務企業(yè)管理,近年來HH公司高度重視審計結果運用,從日常審計工作和大量審計項目中逐步摸索創(chuàng)新,在體制、機制等方面進行創(chuàng)新,以保障審計結果運用落到實處,進一步提升審計價值。

        [關鍵詞]內(nèi)部審計 ? ?結果運用 ? ?案例 ? ?整改

        一、內(nèi)部審計結果運用案例

        (一)精心組織審計項目開展

        HH公司(以下簡稱公司)某下屬分公司屬電解鋁生產(chǎn)企業(yè)在對該分公司進行成本管理專項審計時,改變了以往“用制度比照、拿標準衡量”的思維,把目光聚集在“3E”即對資源利用的“經(jīng)濟性”、成本管理的“效率性”、執(zhí)行及整改落實的“效果性”的評價上來,真正突出“管理+評價+服務”的增值功能。本次審計對業(yè)務外包的經(jīng)濟性、大宗原輔材料采購方式對產(chǎn)品成本、質量和設備運行存在影響等缺陷,沒有停留在表面,而是從“3E”角度進行深層次的披露和揭示。

        (二)發(fā)現(xiàn)問題

        審計前利用調(diào)查問卷、比較分析法、任務清單法,審計中利用個別訪談、抽樣、穿行測試、實地查驗法,對于發(fā)現(xiàn)的重大問題,采取專題討論、重新執(zhí)行、擴大抽樣的方法,發(fā)現(xiàn)該公司存在的主要問題如下:一是未對小鋁錠打捆業(yè)務外包進行經(jīng)濟測算,存在外包業(yè)務不經(jīng)濟,外包價格組成不合理的現(xiàn)象。二是該分公司還普遍存在讓步接收質量不合格的石油焦情況,導致企業(yè)存在較大供貨質量風險并對產(chǎn)品質量和設備運行造成影響。三是該成本管理專項審計還發(fā)現(xiàn)陽極炭塊轉運裝卸合同成本控制不力,以及無償提供儲油服務增加了公司管理成本和安全風險。

        (三)分析問題成因,給出合理建議

        審計人員認真剖析問題成因,提出整改建議:一是建議終止鋁錠打捆業(yè)務合同,并進行經(jīng)濟測算。二是建議鋁錠打捆業(yè)務由該公司熔鑄分廠負責,不再外委。三是建議該下屬公司向石油焦煉廠進行直接采購。此外,該成本管理專項審計還發(fā)現(xiàn)陽極炭塊轉運裝卸合同成本控制不力,以及無償提供儲油服務,增加了公司管理成本和安全風險。針對該問題提出整改建議:一是終止合同,開展經(jīng)濟測算,采取收回業(yè)務或公開招標方式選擇。二是提供服務應收取相應的費用,降低公司管理成本。

        (四)狠抓整改落實,持續(xù)發(fā)揮整改效果

        此次審計引起被審計單位高度重視,嚴格執(zhí)行審計整改,同時,該項目審計報告提交公司董事長、總經(jīng)理后,公司領導高度重視,董事長責成該分公司總經(jīng)理和黨委書記兩次到公司“說清楚”,并提出將整改結果納入公司決策,在總經(jīng)理辦公會和鋁業(yè)減虧控虧專題會上進行研究??偨?jīng)理就該報告專門作出批示,要求該分公司和公司鋁業(yè)部抓緊整改,將整改落實成果納入減虧控虧方案。最終,在各級嚴格的要求和監(jiān)督下完成整改,逐步完成降本增效。此次整改有效提升了管理層對于審計查出問題的重視程度,管理層在日常管理中日漸重視到之前的內(nèi)控缺陷,并舉一反三,2019年度已實現(xiàn)扭虧。

        (五)審計整改效果突出

        經(jīng)過被審計單位認真整改,在與承包商兩次商談后最終終止了小鋁錠打包業(yè)務外委,結合鋁水外銷業(yè)務增加、鋁錠產(chǎn)量減少的實際,由該分公司熔鑄分廠人員自行完成打包業(yè)務,不再外委,當年節(jié)約成本155.25萬元。讓步接收不合格石油焦的問題經(jīng)過整改,截至目前再未出現(xiàn)過質量爭議。石油焦平均每月采購1.5萬噸,通過直接采購,每噸降價170元,當年節(jié)約成本1020萬元。上述兩項主要問題的審計整改為企業(yè)帶來了長遠的經(jīng)濟效益,經(jīng)測算,每年可為公司節(jié)約成本達3681萬元。

        此次審計后,被審計單位開始逐步加強內(nèi)部控制,設置專職審計崗位。同時,內(nèi)部持續(xù)開展檢查、評價項目,持續(xù)整改、規(guī)范管理、完善制度體系等措施已成為常態(tài)。經(jīng)過后續(xù)再審計,該公司各方面管理已明顯提升。

        二、強化內(nèi)部審計體制機制建設

        (一)建立健全內(nèi)審組織機構,強化機制保障

        公司在決策層設置審計與風險管理委員會,其成員由董事長、總經(jīng)理、其他領導班子成員和部門主要負責人組成,主要負責內(nèi)部審計重大事項的決策,內(nèi)部審計工作由總經(jīng)理分管。公司組織機構設置了審計內(nèi)控部和審計內(nèi)控中心,并配備專職審計人員27人,達到公司全部職工人數(shù)的千分之三,中級職稱及以上人員配備率為100%,人員配備符合多專業(yè)背景,主要有會計師、工程師、經(jīng)濟師等。

        2016年公司進行內(nèi)部深化改革,進一步強化了審計內(nèi)控中心的獨立性和權威性,人員編制由原來核定的7人擴充為23人,分設了審計室、風險內(nèi)控室和項目質量控制室三個部室。審計內(nèi)控中心完全在審計內(nèi)控部的領導下開展工作,中心作為執(zhí)行機構,是審計內(nèi)控部門職能的加強與延伸,采取集中管理方式實現(xiàn)上審下、上評下,資源更為集中,服務更為專業(yè),評價監(jiān)督更為獨立和客觀公正。

        審計內(nèi)控部負責人年度業(yè)績主要接受公司領導考核。例行向職工代表大會匯報年度審計內(nèi)控工作。在董監(jiān)事會議上對年度審計、風險管理、內(nèi)部控制工作情況進行匯報。公司黨委每年聽取審計工作匯報不少于兩次,專題研究內(nèi)部審計工作,并由全部委員傳簽,成果印發(fā)全部所屬單位進行落實,審計結果及時向集團公司報備。

        公司還建立了系統(tǒng)完善的內(nèi)部審計管理機制。制定發(fā)布了1部一級制度(《審計管理辦法》)和12部二級制度(《審計成果運用管理規(guī)定》等),涵蓋內(nèi)部審計管理、經(jīng)濟責任審計、資產(chǎn)負債損益審計、專項審計、項目質量控制、成果運用等全部制度建設內(nèi)容?!秾徲嫵晒\用管理規(guī)定》中包含審計結果運用的目的、適用范圍、應當遵循的原則、結果運用的形式、職責分工(審計與風險管理委員會職責、審計部門職責、紀檢監(jiān)察部職責、人事部門職責、其他有關部門職責)、責任追究,并附審計整改工作聯(lián)系單模板及審計發(fā)現(xiàn)問題整改臺賬模板。

        (二)督促整改、考核問責,促進審計結果運用

        1.加強考核問責機制,對所屬單位和審計內(nèi)控中心進行雙考核。公司自2015年起就將審計發(fā)現(xiàn)問題整改率、重大違規(guī)事項納入綜合業(yè)績考核,同時對審計內(nèi)控中心的工作計劃完成率、任中審計比率、審計內(nèi)控項目覆蓋率、項目質量、整改資料復核的準確性等指標進行考核。以考核推進整改落實,既表明公司領導層對審計內(nèi)控發(fā)現(xiàn)問題必須整改的決心,也對監(jiān)督保障體系自身建設提出了更高要求,對公司治理環(huán)節(jié)中監(jiān)督與被監(jiān)督主體的能力提升帶來積極影響(見圖1)。

        2.創(chuàng)新工作機制,加大工作力度,提升工作效能。(1)突破常規(guī)報告模式。一是要求重大問題現(xiàn)場即審即改,整改后再出具報告,同時將上次整改落實結果納入本次報告,將這兩項整改內(nèi)容作為正式報告的補充,對未能整改或正在整改的問題和缺陷,在后評估報告中予以列示,并持續(xù)跟蹤。二是按照“黨政同責、一崗雙責”同樣適應于規(guī)范經(jīng)營工作的要求,推行審計內(nèi)控報告、整改報告由被審計單位黨政負責人聯(lián)簽制。(2)建立協(xié)同工作機制。通過審計整改專題協(xié)調(diào)會、工作聯(lián)系單方式,尤其是對于下級單位整改時把握不準、界定模糊的問題,明確牽頭和配合部門,提高整改的精準度和效率。(3)2017年制定發(fā)布《審計內(nèi)控項目質量管理規(guī)定》。推行審計整改四級復核制,進一步明確主審、項目組、審計中心、審計部在整改工作中的關系與職責。(4)積極發(fā)揮領導干部任中審計及時有效整改的作用。利用被審計單位對任中審計更為重視的優(yōu)勢推動整改,把有關問題解決在任期之內(nèi),具有很強的時效性,也減少了問題的復發(fā),目前任中審計已成為公司對領導干部監(jiān)督管理的常態(tài)。(5)開展“以整改促規(guī)范”專項活動。(6)完善整改工作流程,將指導和監(jiān)督融入其中。在下發(fā)審計內(nèi)控意見的同時下發(fā)問題臺賬,除列示一般項目外,還指出問題性質、風險及影響、整改要求、整改期限,以引起被審計單位的重視,正確、高效地整改。被審計單位根據(jù)問題臺賬填制整改臺賬,增加責任部門、具體責任人,錄入整改情況,按月更新,整改臺賬中設有超鏈接,將審計整改支持資料直接鏈接到臺賬中,并形成電子檔案,方便查詢。

        三、審計結果運用實踐

        (一)常態(tài)化開展問題整改監(jiān)督、檢查與督辦工作,做到整改復核全覆蓋

        成立整改復核專項工作小組,分組常態(tài)化開展問題整改監(jiān)督、檢查與督辦工作。工作小組整改復核工作覆蓋全部所屬單位,對近五年所有審計項目問題整改情況多次核查梳理,完善整改檔案電子和紙質資料的歸集,做到對全部項目所有整改過程的全覆蓋。

        (二)制定審計發(fā)現(xiàn)問題整改實施細則,明確整改復核要求、標準

        為加強審計內(nèi)控成果應用,提升審計內(nèi)控發(fā)現(xiàn)問題的整改落實效果,規(guī)范問題整改程序,促進企業(yè)治理體系不斷健全,在整改工作實踐中總結制定了《審計內(nèi)控發(fā)現(xiàn)問題整改實施細則》(以下簡稱細則),包括總則、職責分工、問題整改情況確認、問題整改落實標準及附則。

        細則還明確了審計與風險管理委員會、分管領導、審計內(nèi)控部與審計內(nèi)控中心、其他有關職能部門及問題整改主責單位的職責分工。

        (三)將審計整改率作為重要的績效考核指標

        在整改復核工作中,要求所有所屬單位整改落實率必須達到95%以上,同時要求已成既定事實當時無法整改項的數(shù)量和同類問題復發(fā)率必須下降,即審即改率也要進一步提升。審計部門將整改情況的復核結果,報送人力資源部,作為年度綜合業(yè)績考核依據(jù),公司對整改率在95%以下的所屬單位進行績效考核。

        (四)審計結果運用提升企業(yè)管理水平

        審計內(nèi)控部門對規(guī)律性、普遍性問題深入分析,深度挖掘整改成果,從制度、體制、政策層面提出加強管理、完善制度和深化改革的建議,充分發(fā)揮審計內(nèi)控成果的綜合利用效果。

        1.通過整改落實,深化內(nèi)部改革,優(yōu)化頂層設計。一是深化監(jiān)督體制改革。針對發(fā)現(xiàn)的很多問題已既成事實、不可逆轉,往往無法恢復到合規(guī)狀態(tài),或時過境遷后糾正已無實際意義的矛盾,公司在深化內(nèi)部改革中,提出關口前移,進一步加強了原審計內(nèi)控中心人員和職能,建設事前風險管理、事中過程控制、事后監(jiān)督總結的大監(jiān)督體系。二是深化計劃管理機制改革。審計發(fā)現(xiàn)30%的基層單位存在項目實施或較大費用列支無計劃、無預算控制,35%的單位存在項目費用超預算、超計劃或項目資金完成率偏低的現(xiàn)象。按照“權責統(tǒng)一、授權管理,誰提出、誰負責”的原則,將計劃項目控制向計劃指標控制轉變,充分發(fā)揮基層單位主觀能動性,提升公司綜合計劃整體實施效果。三是深化招標采購機制改革。收緊基層單位采購權限,建立統(tǒng)一的招標采購平臺,由本部物資采購部進行管理,不論哪級權限,都要通過平臺完成。專業(yè)部門對招標計劃提前把關,除專業(yè)審查外還要著重審查是否存在計劃階段就拆分和肢解項目的問題。審計內(nèi)控部參與招標文件編制原則的審查。

        2.通過整改落實,優(yōu)化管理流程,完善制度體系。一是推進公司權力清單升版融合工作。審計部門負責成立權力清單與事權手冊融合修訂,對《內(nèi)控標準—事權界定手冊》進行調(diào)整并融入權力清單,清單不僅明確了集團下放權力的分配,還對原566項重要事權進行了再次界定,進一步解決了權力下放后本部各部門、基層單位如何更好承接、如何更為規(guī)范管理的問題。二是指導內(nèi)控合規(guī)體系建設。利用審計內(nèi)控發(fā)現(xiàn)問題,擴充內(nèi)控合規(guī)體系建設范圍,增加招標管理領域。同時,在設立內(nèi)控合規(guī)申報點、審查點時,充分考慮以往審計內(nèi)控發(fā)現(xiàn)問題的重要程度、風險影響及發(fā)生頻次,使內(nèi)控合規(guī)體系建設更具針對性。三是分層完善制度體系。2014—2019年,公司已進行了將近4輪的審計全覆蓋,促進所屬19家基層單位修訂完善各類制度,近年來修訂和新編的制度涉及“三重一大”決策管理類、合同管理類、財務監(jiān)督管理及會計核算類、工程管理類、招投標類、資產(chǎn)管理類等。四是追根溯源進行“同級促進”。公司要求審計內(nèi)控部門參與每一部重要制度的審核修訂,辦公室、經(jīng)營部、工程部、協(xié)同產(chǎn)業(yè)部等部門在修訂《投資管理規(guī)定》《合同管理規(guī)定》《招標采購管理辦法》《物資倉儲管理規(guī)定》等制度時能夠采納審計部門意見。推進源頭管理,杜絕設計缺陷,促進了系統(tǒng)性問題的解決,進而起到發(fā)現(xiàn)一個缺陷、完善一項制度、規(guī)范一項流程的作用。

        3.通過整改落實,轉變工作作風,強化執(zhí)行力。從易發(fā)生問題的主要業(yè)務流程和關鍵控制點來看,大部分都與關鍵崗位人員履職不到位,缺乏必要的責任心有關,責任退化,而對管理效能的監(jiān)督考核又沒有跟上。因此,公司把審計內(nèi)控整改作為轉變領導干部、關鍵崗位管理人員工作作風的重要抓手。重點關注執(zhí)行力建設,重塑從業(yè)人員責任觀,以整改倒逼基層單位建立健全制度執(zhí)行的問責機制和履職效果的監(jiān)督機制,堅決防止制度執(zhí)行中的“破窗效應”。審計部門在年度企業(yè)負責人會上通報發(fā)現(xiàn)問題和整改情況。對于內(nèi)控管理不規(guī)范的單位,其負責人要向公司黨委書記、總經(jīng)理“說清楚”,對于整改不力、執(zhí)行力不強的典型單位,公司黨委書記、總經(jīng)理將對負責人進行約談。有三家所屬單位利用審計結果對質檢崗位、經(jīng)營及財務崗位人員進行了合理配置和輪換,對不稱職者及時進行了調(diào)整。

        4.對審計發(fā)現(xiàn)問題深入剖析,給出針對性的管理提升建議。審計部門匯總歸納近年發(fā)現(xiàn)問題,總結出高頻出現(xiàn)的8類重點問題進行風險提示,深度剖析問題成因后給出有針對性的管理提升建議,并得到董事長批示,公司黨委成員聯(lián)簽后全單位執(zhí)行。兩次在公司巡察干部培訓會上進行審計發(fā)現(xiàn)問題提示。通過審計結果的綜合運用,各項管理工作持續(xù)改進。

        (五)建立審計整改臺賬及支持性資料共享文檔庫

        2019年,公司創(chuàng)新搭建了內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)盤部門共享庫,由指定的審計人員將各類可供部門共享的資料整理后放入共享庫,共享庫內(nèi)容包括法規(guī)庫、制度庫、審計整改臺賬及支持資料庫、學習庫等,其中審計整改臺賬及支持資料庫的建立,極大地方便了審計項目整改資料的上傳、更新及電子資料留存,并便于所有審計人員查閱全部資料。

        (執(zhí)筆:馬迎奎)

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