袁沙沙

關鍵詞：OA報銷系統(tǒng) ?費用同步 ?內(nèi)部控制

以筆者單位為例，OA信息化綜合管理平臺集企業(yè)單位相關公告、工作討論、新聞、經(jīng)濟快遞，以及個人辦公、辦公處理等，融合公司費用報銷、采購計劃、銷售管理、生產(chǎn)管理、公司各項制度等信息一體化的辦公協(xié)同系統(tǒng)，員工既可了解公司的相關新聞動態(tài)，也可處理涉及的各項工作。

員工通過個人賬號即可隨時隨地的上網(wǎng)發(fā)起費用報銷流程，以及采購付款的流程，通過特定權限組審批后到達財務進行報銷處理，減少紙質(zhì)化傳遞流程。

日常費用勞保費、差旅費、通訊費、汽車費、辦公費、物料維修費、業(yè)務招待費、招聘費、綠化費以及房產(chǎn)稅、土地增值稅、印花稅等計入費用的相關稅費的費用。在一個預算期間內(nèi)，累計支出原則上不得超出預算。

采購付款主要是根據(jù)生產(chǎn)車間的材料需求，將原材料采購按計劃進行采購付款，原則上采購業(yè)務不能影響生產(chǎn)進度，但是采購付款需要結合公司整體資金流轉(zhuǎn)情況進行采購。

一、OA流程前期投入和設計

每個流程，都需根據(jù)組織架構審批權限進行設計，比如，探親費，發(fā)起人所屬部門不同，審批人員的二級主管、主管副總、一級主管的負責人是不同的，將各個部門都設定好之后，整個探親費報銷將大大的提高工作效率，領導可以隨時隨地的處理，避免紙質(zhì)傳遞、簽字所浪費的時間。

二、OA費用報銷和預算控制

（1）與個人預算費用報銷部分融合。 例采購人員一般有一定金額的備用金進行周轉(zhuǎn)，OA可設置系統(tǒng)控制，將采購信息和備用金剩余金額進行控制，如有剩余備用金可支取，則系統(tǒng)會直接顯示可支取金額，如無，則不可支取，無法制單。

（2）預算的執(zhí)行及反饋。涉及費用的單據(jù)在報銷同步財務軟件時需要填入對應的科目，該科目則是OA報銷與預算管理的連接梁，通過系統(tǒng)的統(tǒng)計，費用類科目按月分部門統(tǒng)計出具費用支出明細，與預算進行對比分析，使業(yè)務部門及時把控預算管理，更好地執(zhí)行預算。

（3）預算的考評。年終通過OA出具的各部門費用表及公司層面預算的執(zhí)行情況， 方便管理部門，對各業(yè)務部門預算的完成情況進行績效考核和獎懲。

三、OA費用報銷的內(nèi)部管控

（1）差旅費出差時間自動計算。 系統(tǒng)可以自動計算出差過程中的早、中、晚的餐費次數(shù);根據(jù)人員級別，自動甄別乘坐交通工具的合理性。

（2）報銷節(jié)點實時查詢;報銷流程簽批便捷、高效，移動辦公。

（3）系統(tǒng)會根據(jù)填具的項目名稱或者部門名稱進行費用分攤，不存在財務人員手工記賬錯誤的問題。

（4）在移動端直接審批上傳的各類報銷數(shù)據(jù)，對于超標或不合理的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會直接給出不合格理由，讓報銷人清晰明了。

（5）與財務軟件對接。系統(tǒng)與財務用友NC對接，可直接根據(jù)將該同步單據(jù)生成憑證，不需財務人員再手工錄入，提高工作效率，降低出錯概率。

（6）杜絕重復報銷。流程結束后，系統(tǒng)會自動結束，杜絕了重復報銷的可能性。

四、目前OA報銷存在的缺點

（1）系統(tǒng)無法自動核算差旅費出差地住宿標準、交通費標準，還需要人工進行咨詢、查看，才可進行住宿費的控制情況。

（2）系統(tǒng)未與金稅三期系統(tǒng)對接，無法實現(xiàn)自動查驗發(fā)票、發(fā)票認證等相關工作。

（3）系統(tǒng)目前還未開發(fā)其他的相關報表數(shù)據(jù)，比如報銷的時長、填報被駁回的次數(shù)統(tǒng)計、部門費用報銷中超預算的把控等。

（4）可將各種報銷事項的前端文件自動生成報銷單據(jù)，比如，探親費申請、出差申請、汽車申請等，這樣由專人進行審批，節(jié)省后續(xù)單據(jù)重復復審，也可避免同一事項的重復發(fā)起報銷。

（5）稅務政策變動后，OA無法實現(xiàn)將火車票、飛機票、汽車票可抵扣增值稅核算出來，必須手工進行核算。

五、結束語

OA報銷系統(tǒng)的應用，有效地促進了業(yè)財融合，實現(xiàn)了全流程跟蹤和全過程管理：提高了報銷的效率，減少重復報銷;實現(xiàn)了財務人員由“核算會計”向“管理會計”轉(zhuǎn)型。

參考文獻

[1]孫杰.OA系統(tǒng)在校園網(wǎng)絡的應用及其重要性[J].數(shù)字技術與應用，2017（9）.