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        “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案信息安全管理模式研究

        2019-11-11 12:18:11康艷俠
        卷宗 2019年29期
        關(guān)鍵詞:安全管理互聯(lián)網(wǎng)高校

        摘 要:“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,高校檔案信息管理正逐步與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相互融合,取得了一系列的成效。但面對愈加開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境,高校檔案信息管理正面臨著更多的安全挑戰(zhàn)。本文分析了當(dāng)前高校檔案信息管理面臨的安全形勢,對安全管理的主要內(nèi)容進(jìn)行深入解讀,最后提出了可供參考的安全管理模式。

        關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+;高校;檔案信息;安全管理

        基金項目:2019年河南省檔案局“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案住處資源安全保障問題研究課題論文(項目編號:2019-X-07)。

        在大數(shù)據(jù)時代,“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境已然成為社會發(fā)展環(huán)境中不可割除的一部分,互聯(lián)網(wǎng)與社會各界正處于廣泛的融合發(fā)展?fàn)顟B(tài)之中。在此背景之下,高校檔案管理也正處于不斷朝向信息化、數(shù)字化以及智能化方向發(fā)展,并取得了一系列明顯的進(jìn)展。但隨著互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境的開放程度不斷加劇,高校檔案信息也面臨著更加嚴(yán)峻的安全形勢,提升檔案信息安全性和保密性,研究出行之有效的管理模式是擺在當(dāng)前情勢下的重要課題。

        1 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案信息安全管理面臨的形勢

        高校檔案信息本身具有一定的特異性,這些信息主要包括有學(xué)籍檔案、教師檔案、學(xué)術(shù)論文以及各類在檔歷史文化信息,具有十分突出的敏感性,同時還具備一定的利用限制性。這些特殊的性質(zhì)造成高校檔案信息管理的安全性需求十分突出,如果對這些檔案信息的保存與利用過程中造成泄露或者是不當(dāng)應(yīng)用,所產(chǎn)生的不良影響是巨大的?,F(xiàn)階段,高校的各類檔案都以數(shù)據(jù)化信息錄入和保存,并通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息的各項管理活動。

        從安全的角度來看,目前高校檔案信息所面臨的安全形勢主要集中在以下兩個方面:一是高校檔案信息數(shù)據(jù)的劇烈增長;隨著高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的不斷深入,高校檔案的各項基礎(chǔ)信息比之從前更加豐富,所錄入的信息體量也更加巨大。體量龐大的檔案數(shù)據(jù)在被使用過程中需要更加全面、嚴(yán)格的安全管理;二是高校檔案信息所處在的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境更加開放;比起傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理,信息化檔案管理開放性更高,只要擁有到檔案管理平臺的登入權(quán)限,那么就極其容易的能夠獲取到一些加密的檔案信息;而作為管理者,難以確保這些加密信息的使用過程和目的,這對于目前現(xiàn)狀高校檔案信息安全管理是一項較大的挑戰(zhàn);三是高校檔案信息的物理性存儲環(huán)境的變化,數(shù)字化信息大多存儲在計算機(jī)硬盤載體中,檔案信息的保存安全性其實取決于對高校的互聯(lián)網(wǎng)硬件環(huán)境;需要做好對檔案信息物理環(huán)境的安全防護(hù)。

        2 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案信息安全管理的主要內(nèi)容解讀

        針對“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案信息的特殊性,以下對其所需要解決的安全管理內(nèi)容進(jìn)行解讀:

        1)對檔案實體和保存實體的安全管理。無論是檔案館所保存的紙質(zhì)檔案,還是經(jīng)過數(shù)字化存儲的數(shù)字化檔案,都有相應(yīng)的承載物體,對這些實物的保管也應(yīng)當(dāng)是高校檔案信息安全管理的重要內(nèi)容。

        2)對檔案數(shù)字化過程信息安全控制。高校在檔案信息化過程中會不可避免地使用相關(guān)檔案實體,同時紙質(zhì)檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化要經(jīng)過多重環(huán)節(jié):檔案整理、掃描、成果管理,其中任何一個環(huán)節(jié)的工作如果無法保證有序而嚴(yán)謹(jǐn),就存在檔案實體發(fā)生丟失、破壞或信息泄露的風(fēng)險,因此在數(shù)字化過程中必須采取安全控制措施,確保在數(shù)字化加工過程中保證紙質(zhì)檔案保存完好無損。

        3)對檔案數(shù)字化信息的使用安全管理。數(shù)字化檔案在后期的利用過程中,也需要重視安全管理。一般來說,高校檔案也存在一定的檔案分級,按照檔案可供利用的層面以及保密等級,需要擁有相對應(yīng)的查閱權(quán)限才能夠閱讀或者下載。在這一過程,檔案管理必須要做好足夠的安全措施,一方面要確保檔案信息的合理利用,另一方面還需要利用相關(guān)技術(shù)來保障使用過程中的安全。

        3 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案信息安全管理模式研究

        對于高校檔案信息管理工作而言,成立一種行之有效的安全管理模式,將會讓檔案信息安全管理工作更具有規(guī)范性和系統(tǒng)性。事實上,對檔案信息的安全管理貫穿檔案形成、檔案利用始終,那么信息安全管理模式則可以根據(jù)分為事前管理、事中管理以及事后管理。

        1)事前安全管理。事前管理應(yīng)當(dāng)包括有:確立檔案安全管理的理念和制度。對于檔案信息安全管理模式而言,首先要確立的就是安全管理的理念。與管理紙質(zhì)檔案的安全不同,管理數(shù)字化的檔案信息要更加復(fù)雜的多。因此在安全理念上要做好功夫,要進(jìn)一步培養(yǎng)檔案管理人員的安全性思想,定期對相關(guān)的檔案工作者進(jìn)行有關(guān)安全保密控制的規(guī)章制度的學(xué)習(xí),提高檔案工作者安全保密意識,明確每一個工作環(huán)節(jié)需要落實的具體保密注意事項,權(quán)責(zé)清晰,切實落實到個人。再者,制度作為管理的先行者,需要在事前確立。針對高校檔案信息的特殊性,應(yīng)當(dāng)建立起與之相互適應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括有:信息檔案安全管理制度、紙質(zhì)檔案安全管理制度、電子文件歸檔制度、檔案信息保密分級制度、檔案信息網(wǎng)絡(luò)權(quán)限制度等等。通過明確權(quán)責(zé),并落實到個人的管理方式來進(jìn)一步提升高校檔案安全管理的效率。

        2)事中安全管理。高校信息化檔案在利用過程中的安全管理,則需要重視安全技術(shù)性管理。高校信息檔案安全管理必須要重視現(xiàn)代化檔案安全保障系統(tǒng)的建設(shè)和管理。一方面,安全保障系統(tǒng)需要從物理安全管理和網(wǎng)絡(luò)安全管理;對有實體的、有形的紙質(zhì)檔案、檔案保存場地、檔案庫等場所的防火、防盜以及人為損害,要加強(qiáng)這些環(huán)境下人員出入的規(guī)范性;另一方面則是在高校各類檔案實現(xiàn)信息化、電子化之后,在網(wǎng)絡(luò)的傳播和使用過程中,高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有針對性的使用安全保密性能高的安全軟件,并確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放程度處于合理狀態(tài)之中。在提供檔案查詢和檔案服務(wù)的客戶端,應(yīng)重點加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障,應(yīng)當(dāng)使用專門的網(wǎng)絡(luò)安全軟件并確保有專門的人員進(jìn)行管理和維護(hù)。高校信息化檔案的事中管理需要得到及時、有效的安全技術(shù)支持。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的日益開放,互聯(lián)網(wǎng)安全技術(shù)的需求也不斷升級,這就對高校檔案管理專業(yè)人員的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)提出了新的考驗。想要確保高校檔案信息始終處于安全傳播、合理利用的安全環(huán)境下,就需要及時的培訓(xùn)相關(guān)人員的技術(shù),能夠迅速的識別出不安全的操作以及有可能出現(xiàn)的安全攻擊,這樣才能從源頭上組織不安全事件的出現(xiàn)。

        3)事后安全管理。在大數(shù)據(jù)時代背景下,也對高校檔案管理的信息化建設(shè)提出了新的要求。為了適應(yīng)這種趨勢,也需不斷推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)水平。一方面要進(jìn)一步推進(jìn)檔案安全管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),由于電子設(shè)備和技術(shù)更新十分迅速,因此高校也應(yīng)當(dāng)及時的投入更新升級、后續(xù)維護(hù);同時應(yīng)加大對檔案服務(wù)端的信息化建設(shè),如檔案查詢的相關(guān)電子設(shè)備、檔案專業(yè)管理軟件及相關(guān)的搜索引擎軟件等。另一方面則是要從大數(shù)據(jù)思維入手,進(jìn)一步的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)高校檔案信息資源共享方面的安全管理。

        4 結(jié)束語

        “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,高校檔案信息安全管理模式的形成,必須要針對高校檔案信息的特點,以及所面對的安全隱患,明確安全控制內(nèi)容,并從信息檔案生成到使用的全過程出發(fā),形成全面的安全保障體系。

        參考文獻(xiàn)

        [1]趙愛國,樊樹娟.一流大學(xué)建設(shè)視域下高校檔案工作的定位與功能淺探[J].檔案學(xué)通訊,2018(02):96-100.

        [2]李佳.新時期高校檔案信息化管理模式研究[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)論壇,2018(07):71-72.

        [3]邱佳佳.新媒體視角下高校檔案管理模式的現(xiàn)代轉(zhuǎn)換[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報,2018,39(09):138-139+145.

        作者簡介

        康艷俠(1979-),女,漢,河南扶溝,河南醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校,副研究館員,本科,檔案和圖書管理理論與實務(wù)。

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