張凱

摘 要：在辦公室的各項(xiàng)管理工作中，辦公室文書檔案管理工作是其中的一項(xiàng)非常重要的工作，對(duì)于其他的各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行與開展也起到一定的促進(jìn)作用。隨著時(shí)代的進(jìn)步，辦公室文書檔案管理工作的重要性也愈發(fā)的凸顯出來，辦公室文書檔案管理部門也應(yīng)該不斷的提升對(duì)于該項(xiàng)工作的重視，需要對(duì)如何提升這一項(xiàng)工作來進(jìn)行規(guī)劃和思考，構(gòu)建相對(duì)完善的體系，發(fā)揮相關(guān)的工作人員的作用，構(gòu)建一只素質(zhì)更高的團(tuán)隊(duì)，來提升辦公室文書檔案管理工作?；诖?，文章對(duì)于如何提升辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行了細(xì)致的思考和分析。

關(guān)鍵詞：提升;辦公室文書;檔案管理工作;思考

引言：信息時(shí)代的到來，任何單位還有人的發(fā)展都離不開信息，辦公室文書檔案管理工作在很多單位的信息化發(fā)展的進(jìn)程中，都起到非常重要的促進(jìn)作用，這也是時(shí)代發(fā)展的一種趨勢(shì)，因此，當(dāng)今的大環(huán)境下，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，很多的單位都十分的重視辦公室文書檔案管理工作，在不斷的進(jìn)行革新和發(fā)展，同時(shí)不斷的完善管理工作，追趕時(shí)代的發(fā)展腳步。

1 辦公室文書檔案管理工作的重要性

辦公室文書檔案指的是一些非常具有價(jià)值的檔案，其能夠轉(zhuǎn)化成各類的文件資料，對(duì)于這些檔案進(jìn)行整理歸檔以及開發(fā)利用，能夠?yàn)槠渌慕M織或是科室提供一些信息檢索資料，同時(shí)也可以作為法律憑證，方便日后檔案部門來進(jìn)行管理，也能夠豐富其檔案資源。

其作用之一是能夠?yàn)榻M織或是其他的科室提供信息檢索服務(wù)。由于辦公室文書檔案管理工作所進(jìn)行的過程中，主要是對(duì)一些收發(fā)文件、宣傳材料和活動(dòng)材料等進(jìn)行管理，并且通過文書檔案整理以及資料的挖掘，可以對(duì)于各項(xiàng)工作的開展進(jìn)行有效的整理，對(duì)于單位還有一些企業(yè)的業(yè)務(wù)工作，也能夠進(jìn)行更加科學(xué)合理的業(yè)務(wù)資料的收集、管理和應(yīng)用，對(duì)于單位或是企業(yè)一些其他的工作開展情況也能夠提供一些支持，各項(xiàng)檢索服務(wù)的進(jìn)行，有助于文書檔案資料利用效率的提升。

其次是法律憑證的提供。很多的單位或是企業(yè)的辦公室文書檔案資料，將單位或是企業(yè)的建立、演變、各項(xiàng)工作成績(jī)的體現(xiàn)、職工個(gè)人的發(fā)展變化等各項(xiàng)工作都進(jìn)行了詳細(xì)的記載，對(duì)于單位或是企業(yè)正常的運(yùn)行或是各項(xiàng)工作的開展，也有了一個(gè)更加真實(shí)的反應(yīng)，各級(jí)管理部門或是紀(jì)檢監(jiān)察部門，在進(jìn)行自身單位的一些違法亂紀(jì)的事件查處的時(shí)候，這些記錄也起到一個(gè)憑證和依據(jù)的作用。同時(shí)其自身也具有良好的法律憑證效率，對(duì)于其他工作的組織和開展也起到良好的指導(dǎo)作用。

最后，國(guó)家檔案管理工作的一個(gè)分支是辦公室文書檔案管理工作，信息時(shí)代的背景下，檔案部門對(duì)于信息資源的吸收也更加的全面和具體，其中除了對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)還有文化等各個(gè)領(lǐng)域的涉及，還包括對(duì)于各類單位的發(fā)展和變化以及資料的收集。這項(xiàng)工作也是國(guó)家檔案工作的一個(gè)延伸，更加詳盡和真實(shí)的反映出客觀的歷史資料，同辦公室其他工作的開展以及檔案管理工作的開展都有著密切的聯(lián)系。

2 辦公室文書檔案管理工作存在的問題

目前，很多單位的管理人員或是工作人員對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的重視程度還有待提升，存在制度體制不健全和管理人員素質(zhì)有待提升等問題，這些問題都影響著辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1）缺乏對(duì)辦公室文書檔案管理工作的重視。首先是重視程度的問題。因?yàn)椴糠謫挝粚?duì)于辦公室文書檔案管理工作的重視程度還有待提升，沒有意識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于自身單位發(fā)展的重要性，在進(jìn)行相應(yīng)的工作管理以及部署的過程中都十分的簡(jiǎn)單，不夠細(xì)致認(rèn)真。還有一部分的管理人員對(duì)于這項(xiàng)工作也存在認(rèn)識(shí)上的不足，認(rèn)為這項(xiàng)工作僅僅是對(duì)于一些文件、工作資料等材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理和保存，只是一種形式而已，這些保存后的材料在以后可能并不能發(fā)揮作用，所以對(duì)于這項(xiàng)工作的重視程度一直沒有提升，工作進(jìn)行起來也就有所疏忽。

2）辦公室文書檔案管理工作制度體制不完善。任何工作的規(guī)范和完善都需要制度體系的支持，辦公室文書檔案管理工作也不例外。但是當(dāng)前很多的單位在進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作的時(shí)候，管理人員僅僅是將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類，其操作的過程也沒有按照嚴(yán)格的流程進(jìn)行操作，造成檔案流失的現(xiàn)象也屢見不鮮。由于相關(guān)的工作體系不健全，在一些管理問題出現(xiàn)之后，部門與部門或是個(gè)人與個(gè)人之間責(zé)任也不明確，也極易出現(xiàn)互相推諉的情況。分工也存在不明確的問題，所以一部分的員工在進(jìn)行檔案的管理過程中也缺少相應(yīng)的工作創(chuàng)新，所以管理工作在進(jìn)行的過程中也比較的困難。

3）辦公室文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不足。相對(duì)來說，辦公室文書檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜和細(xì)致的工作，因此對(duì)于相關(guān)的工作人員的要求也比較高，但是在具體的工作進(jìn)行的過程中，存在部分的管理人員工作素質(zhì)有限的問題，實(shí)踐技能理論技能等相關(guān)的技能都有待提升，對(duì)于管理工作向管理人員提出的需求也很難滿足。還有一些年齡比較大的工作人員被分配到本崗位，這些工作人員也缺乏一定的工作技能，且學(xué)習(xí)的積極性和學(xué)習(xí)的動(dòng)力都不強(qiáng)，對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量都有著一定的影響。

3 怎樣提升辦公室文書檔案管理工作

1）提升對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的重視。首先，要不斷的提升相關(guān)的工作人員對(duì)于該項(xiàng)工作的重視程度，無論是單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還是工作人員，都應(yīng)該樹立正確的認(rèn)識(shí)，并且積極主動(dòng)的為辦公室文書檔案管理工作出謀劃策。同時(shí)對(duì)于全局的工作能夠進(jìn)行一個(gè)合理的規(guī)劃和認(rèn)真的思考，并且對(duì)于各項(xiàng)工作做出正確且積極的部署。在進(jìn)行各項(xiàng)工作落實(shí)的過程中，還要提升對(duì)于工作人員的監(jiān)督力度，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)的指出改正。對(duì)于工作過程中的一些優(yōu)良方法還有優(yōu)點(diǎn)要進(jìn)行廣泛的宣傳和推廣。

2）完善辦公室文書檔案管理制度體系。其次，是依靠相對(duì)完善的體制和管理制度體系等，依靠制度的規(guī)范力度，做好辦公室文書檔案管理工作。充分的發(fā)揮辦公室文書檔案管理工作的相關(guān)制度的作用，為該項(xiàng)工作的順利展開提供一個(gè)良好的工作環(huán)境，工作的過程中，遇到的問題要依靠制定的制度進(jìn)行規(guī)范。同時(shí)，在相關(guān)的制度的制定過程中，要根據(jù)自身單位的實(shí)際狀況，使得制度的制定具有一定的參考價(jià)值和可行性。

3）提升工作人員的整體素質(zhì)。最后是不斷的提升工作人員的整體素質(zhì)，任何工作的落實(shí)和開展都離不開人才的作用，所以應(yīng)該重視人才的培養(yǎng)。首先是要不斷的提升相關(guān)的工作人員對(duì)于工作的重視程度，意識(shí)到自身工作的重要性，同時(shí)樹立一個(gè)積極的工作態(tài)度。其次是加強(qiáng)對(duì)于工作人員的培訓(xùn)力度，除了一些培訓(xùn)學(xué)習(xí)，還應(yīng)該加強(qiáng)他們與其他部門之間的溝通和交流，不斷的提升對(duì)其管理的規(guī)范化和正規(guī)化。另外，還應(yīng)該提升他們對(duì)于信息化的管理能力的提升，構(gòu)建一個(gè)高效的信息管理平臺(tái)，進(jìn)一步的提升辦公室文書檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文書檔案管理工作作為辦公室工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其管理的質(zhì)量對(duì)于辦公室工作能否順利的展開有著直接的影響。辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量的提升，也是辦公室工作水平的提升，所以，相關(guān)的工作人員應(yīng)該充分的意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，明確這項(xiàng)工作在進(jìn)行的過程中存在的問題，同時(shí)采取各項(xiàng)積極有效的措施，做好辦公室文書檔案管理工作，使其變得更加的規(guī)范，提升工作水平。

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