摘 要：本文分析了高職院校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，探究了推進(jìn)高職院校檔案信息化管理的對(duì)策，對(duì)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 信息化建設(shè) 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）09-00-01

隨著信息技術(shù)水平飛速發(fā)展，信息化已滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，成為我們學(xué)習(xí)與生活的重要手段。信息技術(shù)促進(jìn)了高職院校教育教學(xué)的迅速發(fā)展，但是高職院校檔案管理的信息化并沒(méi)有得到足夠的重視，相對(duì)于本科院校來(lái)說(shuō)，高職院校檔案的信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，成為制約高職院校信息化的重要因素，阻礙了高職院校全面信息化的建設(shè)，因此，在信息爆發(fā)的時(shí)代，高職院校檔案管理急需改革，信息化程度亟待提高。

檔案管理信息化建設(shè)就是應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)、管理、生成和利用檔案的過(guò)程。檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是實(shí)踐拓展中具有重要價(jià)值的信息和資料。檔案作為重要的信息介質(zhì)，為高職院校的發(fā)展和科學(xué)管理提供了保障。高職院校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高職檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.高職檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，信息化程度低

大部分高職院校在檔案管理工作中仍采用人工操作方式，不論是檔案查閱還是相關(guān)數(shù)據(jù)都不能實(shí)現(xiàn)智能化的信息存儲(chǔ)，甚至一些高職院校檔案管理室內(nèi)只有電腦和打印機(jī)，連必需的掃碼器、錄入機(jī)、投影儀等基礎(chǔ)設(shè)備都沒(méi)有，更別說(shuō)專(zhuān)業(yè)的檔案查閱和管理系統(tǒng)之類(lèi)的軟件了;即使有的高職院校投入了一定資金，購(gòu)置了基本的設(shè)備，但有調(diào)查顯示，在管理檔案時(shí)只是對(duì)檔案進(jìn)行目錄編排、檔案存放等非?；A(chǔ)的工作，而且沒(méi)有與校外實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息共享，使用效率差，檔案管理工作仍處于初級(jí)階段。

2.高職檔案管理人員信息化水平不高，難以滿(mǎn)足信息化管理的需要

目前高職院校檔案管理人員，大多沒(méi)有檔案管理的理論常識(shí)，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不熟悉信息化管理技術(shù)，缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，與兄弟院校間的業(yè)務(wù)交流也不多。既懂管理，又熟悉信息化技術(shù)的人才非常少。檔案信息化管理人才的缺失，嚴(yán)重影響了檔案管理的成效。

3.高職檔案管理體系不完整，未能提供制度上的保障

多數(shù)高職院校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化檔案建設(shè)的價(jià)值和作用，對(duì)檔案的信息化建設(shè)還停留在計(jì)劃階段，或僅限于設(shè)備的購(gòu)置，對(duì)檔案信息化管理還未構(gòu)成體系，各個(gè)職能部門(mén)的檔案歸屬各部門(mén)管理，缺乏溝通和信息共享，缺乏統(tǒng)一管理的相關(guān)制度和文件，導(dǎo)致在檔案信息化管理工作建設(shè)時(shí)，無(wú)章可依。高職檔案信息化管理，缺少制度上的保障，難免出現(xiàn)漏洞和差錯(cuò);缺乏清晰量化與明確化的指示，導(dǎo)致實(shí)際操作中易出現(xiàn)工作責(zé)任相互推諉的情況。

二、推動(dòng)高職檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

1.加大高職檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

第一，高職院校應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，重視檔案管理的信息化建設(shè)，保證專(zhuān)項(xiàng)資金投入。高職院校必須保證檔案管理有足夠的資金投入，并專(zhuān)款專(zhuān)用，從而為檔案資料的信息化存儲(chǔ)和信息共享提供良好的發(fā)展基礎(chǔ);第二，完善相關(guān)硬件設(shè)備。檔案管理的相關(guān)設(shè)備，不只電腦、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)的辦公設(shè)備，還應(yīng)具備一定數(shù)量的交換器、服務(wù)器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，這樣才能保障檔案信息的安全性和檔案工作的效率，使檔案管理信息化建設(shè)工作切實(shí)的實(shí)施。第三，購(gòu)置相關(guān)的軟件，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。檔案信息化建設(shè)的軟件通常包括信息處理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)的信息化管理程序和流程等。高職院校在購(gòu)置軟件過(guò)程中，要結(jié)合各自院校檔案管理的具體需求，對(duì)軟件公司提出針對(duì)性的要求，保證所購(gòu)置的相關(guān)軟件能滿(mǎn)足本院校的實(shí)際需要，具有可操作性和實(shí)用性，避免軟件的閑置和資金的浪費(fèi)。軟件的使用將提高檔案管理的效率。同時(shí)，高職院校要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，逐漸實(shí)現(xiàn)所有檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)資源的建設(shè)范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。高職學(xué)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化、智能化，將推進(jìn)檔案管理進(jìn)入一個(gè)全新的發(fā)展空間。

2.加強(qiáng)高職檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的信息化水平

加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)在高職檔案管理信息化建設(shè)中的作用，才能使檔案的信息化建設(shè)落到實(shí)處，才能從根本上將信息化建設(shè)的進(jìn)程得以推進(jìn)。首先，高職院校需引進(jìn)一些對(duì)檔案管理有清楚的理論和實(shí)踐操作能力，對(duì)于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，這些人才將引領(lǐng)檔案信息化建設(shè)的迅速推進(jìn);第二，加強(qiáng)對(duì)原有人員的培訓(xùn)。高職院校應(yīng)兼顧人員的專(zhuān)業(yè)能力和信息化技能，采取線上與線下相結(jié)合的方式，理論與實(shí)操相結(jié)合的方式，對(duì)現(xiàn)有的人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，以提高他們的檔案信息化管理能力和綜合服務(wù)能力，保證檔案管理工作的質(zhì)量。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理人員要注重保護(hù)隱私權(quán)和利用權(quán)，防止信息泄露，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。第四，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。高職院?？赏ㄟ^(guò)崗前培訓(xùn)、溝通協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)等類(lèi)型的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)的精神，為學(xué)院師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3.加快高職檔案管理體系和制度建設(shè)，為信息化建設(shè)的推進(jìn)提供保障

首先，建立健全檔案信息化建設(shè)管理規(guī)章制度，統(tǒng)一要求、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保校園網(wǎng)和相關(guān)檔案系統(tǒng)之間的有效聯(lián)合溝通及信息交換的順利實(shí)施。其次，完善對(duì)檔案管理人員的考核制度，激發(fā)管理人員的積極性并培養(yǎng)責(zé)任心?？己顺晒c個(gè)人的薪資福利、假期、晉升、進(jìn)修等機(jī)會(huì)相匹配，調(diào)動(dòng)工作人員的自主性。通過(guò)健全考核制度，培養(yǎng)態(tài)度端正、業(yè)務(wù)精湛、工作積極的檔案專(zhuān)業(yè)人才。

信息化建設(shè)是高職檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，高職院校應(yīng)順應(yīng)趨勢(shì)，從基礎(chǔ)設(shè)施、隊(duì)伍建設(shè)和制度保障等方面推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息管理和共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，促進(jìn)高職院校信息化的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：劉勇，遼寧石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理干事，研究方向?yàn)闄n案管理。