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        財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化研究①

        2019-10-21 20:42:26康小曄朱新科張海霞祝子麗
        中國商論 2019年2期
        關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享中心標(biāo)準(zhǔn)化

        康小曄 朱新科 張海霞 祝子麗

        摘 要:共享服務(wù)的本質(zhì)是流程的共享。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的過程,實(shí)質(zhì)就是財(cái)務(wù)流程再造。對財(cái)務(wù)共享中心的流程優(yōu)化和設(shè)計(jì),可消除業(yè)務(wù)處理中不增值甚至低效的行為,提高流程的經(jīng)濟(jì)效益,在此同時(shí)消除部門壁壘,激發(fā)員工工作積極性、降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、并且清晰相關(guān)部門全力與職責(zé)的界限,從而在整體上提升企業(yè)運(yùn)行效益和競爭能力,故必須努力優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程,解決流程運(yùn)作時(shí)的各種問題,努力達(dá)到流程最優(yōu)化。

        關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享中心 業(yè)務(wù)流程化 標(biāo)準(zhǔn)化

        中圖分類號:F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:2096-0298(2019)01(b)-178-02

        隨著中國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,越來越多的中國企業(yè)在走向國際化的同時(shí)不斷擴(kuò)張,世界500強(qiáng)企業(yè)中中國企業(yè)所占比重越來越大,但由于管理控制體系的欠缺所導(dǎo)致的企業(yè)運(yùn)營也問題日漸顯露,建立新型財(cái)務(wù)共享中心成為一種必然。財(cái)務(wù)共享中心流程的優(yōu)化是財(cái)務(wù)共享中心建立的關(guān)鍵。企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心就是想提高公司本身的整體效益,所以必須制定最優(yōu)化的共享中心流程,以發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心的最大效益。

        1 財(cái)務(wù)共享中心的基本業(yè)務(wù)流程構(gòu)建

        陳虎等(2008)在研究財(cái)務(wù)共享服務(wù)流程管理時(shí)提到財(cái)務(wù)共享服務(wù)主要包括應(yīng)付賬款流程、應(yīng)收賬款流程、固定資產(chǎn)管理流程、費(fèi)用報(bào)銷流程和總賬流程[1]。在未得到技術(shù)支持之前,設(shè)想流程中各個(gè)環(huán)節(jié)較為分散,相互之間的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)。

        取得技術(shù)支持后,實(shí)際工作流程與設(shè)想流程存在較大差異。以中國交建為例,中國交建在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的不斷嘗試中,發(fā)現(xiàn)為推動(dòng)業(yè)財(cái)融合,需先實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。為此梳理了多個(gè)業(yè)務(wù)明細(xì)流程:為業(yè)務(wù)覆蓋收入核算、應(yīng)收賬款核算、結(jié)算核算、人工薪酬、備用金及費(fèi)用報(bào)銷、物資合算、資產(chǎn)核算、資金收款、資金支付等,同時(shí)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)共享管理制度、資金管理、信息系統(tǒng)和信息標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和規(guī)范。此外,從中國交建的業(yè)務(wù)流程圖中可以發(fā)現(xiàn)集團(tuán)將成本分析前移,將其設(shè)置在報(bào)賬申請部分,橫向溝通業(yè)務(wù)中心與資金中心,以此推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化,用統(tǒng)一的業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)流程,加強(qiáng)了對于業(yè)務(wù)資金的管控,做到管控前移。管控前移在極大程度上降低企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn),并橫向打通業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的隔絕,改善了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門只對業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行完工后分析的僵化問題,在業(yè)務(wù)的初始階段就對業(yè)務(wù)進(jìn)行隨時(shí)的監(jiān)管和掌控,并且連接資金中心與業(yè)務(wù)中心,在加強(qiáng)管控的基礎(chǔ)上推動(dòng)業(yè)財(cái)融合。

        通過對中國交建共享中心業(yè)務(wù)流程的了解,可以大致了解現(xiàn)今財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)流程模式。相較于構(gòu)建之前的設(shè)想而言,實(shí)際運(yùn)作流程更為復(fù)雜化,也更為細(xì)節(jié)化,所以構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程中也存在著許多問題需要解決。

        2 企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)存在的問題

        2.1 涉及較多利益沖突,業(yè)務(wù)匯總環(huán)節(jié)難以完成

        第一,初建階段職業(yè)分化難,正常流程難以運(yùn)行。大部分公司在建立財(cái)務(wù)共享中心時(shí),會(huì)將大量的業(yè)務(wù)從企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門及分、子公司中分離出來匯總至共享中心。這樣雖能提高企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)的處理效率,簡化業(yè)務(wù)流程,但也造成了企業(yè)各部門與共享中心之間的利益沖突。第二,業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移難以進(jìn)行,工作難以開展。對于企業(yè)各部門而已業(yè)務(wù)即利益,將自身業(yè)務(wù)分交由共享中心勢必會(huì)導(dǎo)致自身利益流出。從而對共享中心產(chǎn)生抵觸情緒,不愿將自身業(yè)務(wù)與共享中心合作。共享中心也將因?yàn)楦鞑块T的不配合,無法正常開展工作,效率降低,企業(yè)內(nèi)部控制難度隨之加大,工作流程也無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第三,財(cái)務(wù)共享中心涉及地區(qū)范圍廣,不同機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)難。由于企業(yè)規(guī)模較大,分、子公司較多,分布區(qū)域較廣,容易出現(xiàn)項(xiàng)目分布在不同區(qū)域,或是項(xiàng)目涉及范圍廣泛的現(xiàn)象就會(huì)很頻繁,那么對于哪些部門負(fù)責(zé)重點(diǎn)項(xiàng)目,哪些部門負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目的安排就容易引起矛盾,責(zé)任劃分不明確。

        2.2 傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程難以改變,共享服務(wù)推進(jìn)難

        長期以來,我國絕大多數(shù)國有企業(yè)一直沿用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理流程,集團(tuán)有直屬財(cái)務(wù)總部,下設(shè)分子公司有其獨(dú)立核算的財(cái)務(wù)部門年末,季末進(jìn)行對總公司的報(bào)賬匯總,而建立共享中心則意味著總公司對各個(gè)分子公司的賬目進(jìn)行直接掌控,新型的財(cái)務(wù)共享模式必將與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式產(chǎn)生沖突,這也容易造成集團(tuán)內(nèi)部意見的不統(tǒng)一,如何降低傳統(tǒng)財(cái)務(wù)的影響以順利推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心的建立對集團(tuán)來說是一個(gè)考驗(yàn)。且受傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬習(xí)慣影響,業(yè)務(wù)人員在平時(shí)不報(bào)賬,共享中心員工業(yè)務(wù)量少,“無事可做”,而等到月末,季末,年末時(shí)由于臨近關(guān)賬,業(yè)務(wù)人員將平時(shí)積壓的大部分未報(bào)賬目進(jìn)行掃描錄入,業(yè)務(wù)報(bào)賬工作量猛增,致使共享中心業(yè)務(wù)分配時(shí)間的不均衡。管理者既不能按高峰業(yè)務(wù)量匹配編制,也無法動(dòng)態(tài)調(diào)整業(yè)務(wù)與人員數(shù)量的匹配,造成忙閑不均等問題,這使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員出現(xiàn)新的“期間冗余現(xiàn)象”正常的業(yè)務(wù)流程無法正常運(yùn)行且共享中心工作效率低。

        2.3 業(yè)務(wù)流程繁復(fù),業(yè)務(wù)人員能力存在缺陷

        吳玥瑭(2018)認(rèn)為只有標(biāo)準(zhǔn)化流程、規(guī)范化作業(yè)流程才能提升財(cái)務(wù)工作的效率[2]。而有些集團(tuán)公司的流程都是由內(nèi)部子公司軟件進(jìn)行流程管理和流程再造設(shè)計(jì),存在一些缺陷,如質(zhì)量目標(biāo)沒有流程分析為基礎(chǔ),設(shè)計(jì)流程未充分考慮內(nèi)控需求造成財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程脫節(jié)。張瑞君等(2010)基于中興通訊集團(tuán)管理實(shí)踐發(fā)表了相關(guān)見解,他們認(rèn)為在財(cái)務(wù)共享服務(wù)的過程中存在實(shí)物流、信息流、資金流[3]。如何利用信息技術(shù)保證三流有機(jī)融合成為構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式需要解決的關(guān)鍵問題。實(shí)物流——各地分子公司發(fā)生的大量業(yè)務(wù)票據(jù)需要經(jīng)過各地的歸集、郵寄、接收、分發(fā)、歸檔等傳遞到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。信息流——各地分子公司人員每天都要通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)填寫大量電子單據(jù)(如出差申請單等) ,從全國各地傳遞到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。資金流物流、信息流流動(dòng)的過程伴隨著資金流在成員單位和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之間的流動(dòng)。如果電子單據(jù)的信息流、實(shí)務(wù)票據(jù)的實(shí)物流、資金結(jié)算的資金流在成員單位和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之間不能同步進(jìn)行,將會(huì)大大地影響業(yè)務(wù)處理效率,此外實(shí)物的頻繁流轉(zhuǎn)極易造成票據(jù)的丟失,服務(wù)質(zhì)量無法保證,對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心形成很大的壓力。共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)的處理大多是在業(yè)務(wù)人員自行完成發(fā)票錄入的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,但由于業(yè)務(wù)人員的專業(yè)性限制,企業(yè)的業(yè)務(wù)部門不懂專業(yè)發(fā)票,不能進(jìn)行正確的錄入,致使前期的退票率較高、業(yè)務(wù)人員的重復(fù)錄入等問題。導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門不能及時(shí)的錄入發(fā)票,共享中心不能及時(shí)的進(jìn)行審核,最終降低共享服務(wù)中心的效率和價(jià)值。

        2.4 信息處理環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)高,查錯(cuò)追責(zé)難明確

        瞿繼偉(2018)在探究企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建問題探究時(shí),認(rèn)為財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心的運(yùn)作依賴于大數(shù)據(jù)和云計(jì)算,將所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總處理,大大提升了信息的傳輸量和流通量,容易導(dǎo)致信息爆炸和滯留現(xiàn)象。目前信息數(shù)據(jù)的處理分析與過濾沒有達(dá)到完全智能化,也會(huì)使FSSC工作有所詬病[4]。

        財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是依靠現(xiàn)代電子信息技術(shù)建立起來的,所有的業(yè)務(wù)記錄都會(huì)記錄到企業(yè)的資源管理系統(tǒng)中,信息安全風(fēng)險(xiǎn)的控制不過關(guān),將會(huì)對企業(yè)造成巨大的危害。且財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的共享性,對于信息的加密需要一定的手段,否則一旦造成企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)信息泄密或木馬入侵系統(tǒng)致使癱瘓,對于企業(yè)運(yùn)營造成無法預(yù)計(jì)的損失。在信息錄入環(huán)節(jié),業(yè)務(wù)人員通過錄入單據(jù)將信息傳遞給共享中心再由共享中心進(jìn)行審核處理,由于共享中心與業(yè)務(wù)部門的分離,財(cái)務(wù)共享中心只能看到電子信息,而原始單據(jù)還在業(yè)務(wù)部門手中,造成信息的不對稱,從而加大共享中心業(yè)務(wù)處理的風(fēng)險(xiǎn),尤其在引進(jìn)機(jī)器人后,由于信息系統(tǒng)存在不穩(wěn)定性,更加大了風(fēng)險(xiǎn)控制的難度,如何對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制成為公司現(xiàn)階段的問題。且在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的初期,標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、制度化建設(shè)尚不健全;即使業(yè)務(wù)系統(tǒng)已成熟完善,也可能因企業(yè)所處環(huán)境的改變存在較大的流程或制度漏洞,從而產(chǎn)生系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)難以避免,一旦發(fā)生將為企業(yè)帶來不可預(yù)料的損失,故其責(zé)任由誰來承擔(dān)?

        3 優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程的對策

        3.1 業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化,環(huán)環(huán)相扣設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

        為確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在集團(tuán)內(nèi)更好的建設(shè)和實(shí)施,在需要集團(tuán)內(nèi)最高領(lǐng)導(dǎo)層的堅(jiān)定不移的支持外,還需要其對一些阻礙共享服務(wù)中心建設(shè)的人員進(jìn)行溝通交流,排除障礙。此外,集團(tuán)相關(guān)管理人員需嚴(yán)格要求和規(guī)范集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)部門及分、子公司間的業(yè)務(wù)銜接,確保相關(guān)可由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理的業(yè)務(wù)已實(shí)現(xiàn)從原部門的分離。并采用“無合同,不計(jì)量;無計(jì)劃,不付款”的原則:集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)部門及分、子公司首先針對此業(yè)務(wù)的開展制定相應(yīng)的目標(biāo)成本,并且在制定目標(biāo)成本時(shí),對其總量和單價(jià)進(jìn)行控制,由此形成分包、材料、設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料方面的合同,再在上級的審核批復(fù)后向下級采購部門等相應(yīng)的部門進(jìn)行計(jì)量結(jié)算,然后再通過債務(wù)確認(rèn),和制定支付計(jì)劃等步驟提出支付申請,等待上級集團(tuán)的付款審批,最后取得付款憑證。并且在此過程中,對于各個(gè)部門及分、子公司對付款計(jì)劃外的付款需求不予付款,需在各部門及分、子公司作出補(bǔ)充計(jì)劃后再實(shí)行相應(yīng)的付款審批與付款。在此種原則下,企業(yè)將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)進(jìn)行捆綁,做到各個(gè)階段環(huán)環(huán)相扣,相輔相成,推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化。

        3.2 實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)流程化,加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

        在發(fā)展初期,集團(tuán)尚未對相關(guān)業(yè)務(wù)處理流程、報(bào)賬環(huán)節(jié)流程有很好的程序設(shè)計(jì),因此集團(tuán)還需慢慢適應(yīng)和磨合調(diào)整。集團(tuán)可以先通過設(shè)立預(yù)處理模式來在共享服務(wù)中心運(yùn)行中不斷進(jìn)行優(yōu)化升級改造,通過反復(fù)的測試改造以實(shí)現(xiàn)程序最優(yōu),流程最優(yōu)。業(yè)務(wù)信息錄入是在業(yè)務(wù)人員自行完成發(fā)票錄入的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,但考慮到業(yè)務(wù)人員的專業(yè)性限制,以及企業(yè)的人員安排與工作效率,企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)人員入職培訓(xùn)時(shí),可以相應(yīng)的對發(fā)票錄入等相關(guān)知識與技能的培訓(xùn),從而改善前期退單率較高的問題。

        3.3 限時(shí)報(bào)賬促均衡,獎(jiǎng)懲制度立規(guī)范

        為解決財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心出現(xiàn)“期間冗余”現(xiàn)象,集團(tuán)可以規(guī)定每天按時(shí)或限時(shí)報(bào)賬,以確保平日就可以完成的報(bào)賬的業(yè)務(wù)及時(shí)報(bào)賬,從而減少共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員期末工作量猛增的現(xiàn)象。對于因?yàn)槔_突,企業(yè)內(nèi)部人員對共享中心的不滿而惡意延遲報(bào)賬、刻意增加中心工作量的現(xiàn)象,集團(tuán)需制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度,對這一系列惡性現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)厲打擊整治。

        3.4 責(zé)任共擔(dān)降風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)管控保運(yùn)營

        財(cái)務(wù)共享中心建立后,業(yè)務(wù)人員通過錄入單據(jù)將信息傳遞給共享中心再由共享中心進(jìn)行審核處理,由于共享中心與業(yè)務(wù)部門的分離,財(cái)務(wù)共享中心只能看到電子信息,而原始單據(jù)還在業(yè)務(wù)部門手中,由此易造成信息的不對稱,加大了共享中心業(yè)務(wù)處理的風(fēng)險(xiǎn),此外,在引進(jìn)機(jī)器人后,由于機(jī)器人工作的不確定性和信息系統(tǒng)的不穩(wěn)定性,更加增加了業(yè)務(wù)處理流通中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。因此建立風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)機(jī)制則顯得尤為需要,這種機(jī)制在避免相關(guān)人員逃避責(zé)任的同時(shí),更是督促所有參與業(yè)務(wù)流通的人員盡心盡力實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的完美完成。當(dāng)然也需將業(yè)務(wù)流通至于法律法規(guī)的約束下,以更好的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 陳虎,董皓.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的績效管理及評估[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì),2008(22).

        [2] 吳玥瑭.財(cái)務(wù)共享中心支撐企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展:基于長虹的案例分析[J].財(cái)政監(jiān)督,2018(2).

        [3] 張瑞君,陳虎,張永冀.企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的流程再造關(guān)鍵因素研究——基于中興通訊集團(tuán)管理實(shí)踐[J].會(huì)計(jì)研究, 2010(7).

        [4] 瞿繼偉.企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建問題探究[J].全國流通經(jīng)濟(jì),2018(6).

        ①基金項(xiàng)目:本文受湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院省級科研項(xiàng)目——農(nóng)村土地金融資金資助。

        作者簡介:康小曄(1999-),女,漢族,湖南衡陽人,本科,主要從事財(cái)務(wù)共享、會(huì)計(jì)方面的研究。

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