康小曄 朱新科 張海霞 祝子麗

摘 要：共享服務(wù)的本質(zhì)是流程的共享。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的過(guò)程，實(shí)質(zhì)就是財(cái)務(wù)流程再造。對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的流程優(yōu)化和設(shè)計(jì)，可消除業(yè)務(wù)處理中不增值甚至低效的行為，提高流程的經(jīng)濟(jì)效益，在此同時(shí)消除部門壁壘，激發(fā)員工工作積極性、降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、并且清晰相關(guān)部門全力與職責(zé)的界限，從而在整體上提升企業(yè)運(yùn)行效益和競(jìng)爭(zhēng)能力，故必須努力優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程，解決流程運(yùn)作時(shí)的各種問(wèn)題，努力達(dá)到流程最優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享中心 業(yè)務(wù)流程化 標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2019）01（b）-178-02

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的中國(guó)企業(yè)在走向國(guó)際化的同時(shí)不斷擴(kuò)張，世界500強(qiáng)企業(yè)中中國(guó)企業(yè)所占比重越來(lái)越大，但由于管理控制體系的欠缺所導(dǎo)致的企業(yè)運(yùn)營(yíng)也問(wèn)題日漸顯露，建立新型財(cái)務(wù)共享中心成為一種必然。財(cái)務(wù)共享中心流程的優(yōu)化是財(cái)務(wù)共享中心建立的關(guān)鍵。企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心就是想提高公司本身的整體效益，所以必須制定最優(yōu)化的共享中心流程，以發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心的最大效益。

1 財(cái)務(wù)共享中心的基本業(yè)務(wù)流程構(gòu)建

陳虎等（2008）在研究財(cái)務(wù)共享服務(wù)流程管理時(shí)提到財(cái)務(wù)共享服務(wù)主要包括應(yīng)付賬款流程、應(yīng)收賬款流程、固定資產(chǎn)管理流程、費(fèi)用報(bào)銷流程和總賬流程[1]。在未得到技術(shù)支持之前，設(shè)想流程中各個(gè)環(huán)節(jié)較為分散，相互之間的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)。

取得技術(shù)支持后，實(shí)際工作流程與設(shè)想流程存在較大差異。以中國(guó)交建為例，中國(guó)交建在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的不斷嘗試中，發(fā)現(xiàn)為推動(dòng)業(yè)財(cái)融合，需先實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。為此梳理了多個(gè)業(yè)務(wù)明細(xì)流程：為業(yè)務(wù)覆蓋收入核算、應(yīng)收賬款核算、結(jié)算核算、人工薪酬、備用金及費(fèi)用報(bào)銷、物資合算、資產(chǎn)核算、資金收款、資金支付等，同時(shí)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)共享管理制度、資金管理、信息系統(tǒng)和信息標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和規(guī)范。此外，從中國(guó)交建的業(yè)務(wù)流程圖中可以發(fā)現(xiàn)集團(tuán)將成本分析前移，將其設(shè)置在報(bào)賬申請(qǐng)部分，橫向溝通業(yè)務(wù)中心與資金中心，以此推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化，用統(tǒng)一的業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)流程，加強(qiáng)了對(duì)于業(yè)務(wù)資金的管控，做到管控前移。管控前移在極大程度上降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，并橫向打通業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的隔絕，改善了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門只對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行完工后分析的僵化問(wèn)題，在業(yè)務(wù)的初始階段就對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行隨時(shí)的監(jiān)管和掌控，并且連接資金中心與業(yè)務(wù)中心，在加強(qiáng)管控的基礎(chǔ)上推動(dòng)業(yè)財(cái)融合。

通過(guò)對(duì)中國(guó)交建共享中心業(yè)務(wù)流程的了解，可以大致了解現(xiàn)今財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)流程模式。相較于構(gòu)建之前的設(shè)想而言，實(shí)際運(yùn)作流程更為復(fù)雜化，也更為細(xì)節(jié)化，所以構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程中也存在著許多問(wèn)題需要解決。

2 企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)存在的問(wèn)題

2.1 涉及較多利益沖突，業(yè)務(wù)匯總環(huán)節(jié)難以完成

第一，初建階段職業(yè)分化難，正常流程難以運(yùn)行。大部分公司在建立財(cái)務(wù)共享中心時(shí)，會(huì)將大量的業(yè)務(wù)從企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門及分、子公司中分離出來(lái)匯總至共享中心。這樣雖能提高企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)的處理效率，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，但也造成了企業(yè)各部門與共享中心之間的利益沖突。第二，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移難以進(jìn)行，工作難以開(kāi)展。對(duì)于企業(yè)各部門而已業(yè)務(wù)即利益，將自身業(yè)務(wù)分交由共享中心勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致自身利益流出。從而對(duì)共享中心產(chǎn)生抵觸情緒，不愿將自身業(yè)務(wù)與共享中心合作。共享中心也將因?yàn)楦鞑块T的不配合，無(wú)法正常開(kāi)展工作，效率降低，企業(yè)內(nèi)部控制難度隨之加大，工作流程也無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，財(cái)務(wù)共享中心涉及地區(qū)范圍廣，不同機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)難。由于企業(yè)規(guī)模較大，分、子公司較多，分布區(qū)域較廣，容易出現(xiàn)項(xiàng)目分布在不同區(qū)域，或是項(xiàng)目涉及范圍廣泛的現(xiàn)象就會(huì)很頻繁，那么對(duì)于哪些部門負(fù)責(zé)重點(diǎn)項(xiàng)目，哪些部門負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目的安排就容易引起矛盾，責(zé)任劃分不明確。

2.2 傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程難以改變，共享服務(wù)推進(jìn)難

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)絕大多數(shù)國(guó)有企業(yè)一直沿用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理流程，集團(tuán)有直屬財(cái)務(wù)總部，下設(shè)分子公司有其獨(dú)立核算的財(cái)務(wù)部門年末，季末進(jìn)行對(duì)總公司的報(bào)賬匯總，而建立共享中心則意味著總公司對(duì)各個(gè)分子公司的賬目進(jìn)行直接掌控，新型的財(cái)務(wù)共享模式必將與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式產(chǎn)生沖突，這也容易造成集團(tuán)內(nèi)部意見(jiàn)的不統(tǒng)一，如何降低傳統(tǒng)財(cái)務(wù)的影響以順利推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心的建立對(duì)集團(tuán)來(lái)說(shuō)是一個(gè)考驗(yàn)。且受傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬習(xí)慣影響，業(yè)務(wù)人員在平時(shí)不報(bào)賬，共享中心員工業(yè)務(wù)量少，“無(wú)事可做”，而等到月末，季末，年末時(shí)由于臨近關(guān)賬，業(yè)務(wù)人員將平時(shí)積壓的大部分未報(bào)賬目進(jìn)行掃描錄入，業(yè)務(wù)報(bào)賬工作量猛增，致使共享中心業(yè)務(wù)分配時(shí)間的不均衡。管理者既不能按高峰業(yè)務(wù)量匹配編制，也無(wú)法動(dòng)態(tài)調(diào)整業(yè)務(wù)與人員數(shù)量的匹配，造成忙閑不均等問(wèn)題，這使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員出現(xiàn)新的“期間冗余現(xiàn)象”正常的業(yè)務(wù)流程無(wú)法正常運(yùn)行且共享中心工作效率低。

2.3 業(yè)務(wù)流程繁復(fù)，業(yè)務(wù)人員能力存在缺陷

吳玥瑭（2018）認(rèn)為只有標(biāo)準(zhǔn)化流程、規(guī)范化作業(yè)流程才能提升財(cái)務(wù)工作的效率[2]。而有些集團(tuán)公司的流程都是由內(nèi)部子公司軟件進(jìn)行流程管理和流程再造設(shè)計(jì)，存在一些缺陷，如質(zhì)量目標(biāo)沒(méi)有流程分析為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)流程未充分考慮內(nèi)控需求造成財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程脫節(jié)。張瑞君等（2010）基于中興通訊集團(tuán)管理實(shí)踐發(fā)表了相關(guān)見(jiàn)解，他們認(rèn)為在財(cái)務(wù)共享服務(wù)的過(guò)程中存在實(shí)物流、信息流、資金流[3]。如何利用信息技術(shù)保證三流有機(jī)融合成為構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式需要解決的關(guān)鍵問(wèn)題。實(shí)物流——各地分子公司發(fā)生的大量業(yè)務(wù)票據(jù)需要經(jīng)過(guò)各地的歸集、郵寄、接收、分發(fā)、歸檔等傳遞到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。信息流——各地分子公司人員每天都要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)填寫大量電子單據(jù)（如出差申請(qǐng)單等） ，從全國(guó)各地傳遞到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。資金流物流、信息流流動(dòng)的過(guò)程伴隨著資金流在成員單位和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之間的流動(dòng)。如果電子單據(jù)的信息流、實(shí)務(wù)票據(jù)的實(shí)物流、資金結(jié)算的資金流在成員單位和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之間不能同步進(jìn)行，將會(huì)大大地影響業(yè)務(wù)處理效率，此外實(shí)物的頻繁流轉(zhuǎn)極易造成票據(jù)的丟失，服務(wù)質(zhì)量無(wú)法保證，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心形成很大的壓力。共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)的處理大多是在業(yè)務(wù)人員自行完成發(fā)票錄入的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，但由于業(yè)務(wù)人員的專業(yè)性限制，企業(yè)的業(yè)務(wù)部門不懂專業(yè)發(fā)票，不能進(jìn)行正確的錄入，致使前期的退票率較高、業(yè)務(wù)人員的重復(fù)錄入等問(wèn)題。導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門不能及時(shí)的錄入發(fā)票，共享中心不能及時(shí)的進(jìn)行審核，最終降低共享服務(wù)中心的效率和價(jià)值。

2.4 信息處理環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)高，查錯(cuò)追責(zé)難明確

瞿繼偉（2018）在探究企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建問(wèn)題探究時(shí)，認(rèn)為財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心的運(yùn)作依賴于大數(shù)據(jù)和云計(jì)算，將所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總處理，大大提升了信息的傳輸量和流通量，容易導(dǎo)致信息爆炸和滯留現(xiàn)象。目前信息數(shù)據(jù)的處理分析與過(guò)濾沒(méi)有達(dá)到完全智能化，也會(huì)使FSSC工作有所詬病[4]。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是依靠現(xiàn)代電子信息技術(shù)建立起來(lái)的，所有的業(yè)務(wù)記錄都會(huì)記錄到企業(yè)的資源管理系統(tǒng)中，信息安全風(fēng)險(xiǎn)的控制不過(guò)關(guān)，將會(huì)對(duì)企業(yè)造成巨大的危害。且財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的共享性，對(duì)于信息的加密需要一定的手段，否則一旦造成企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)信息泄密或木馬入侵系統(tǒng)致使癱瘓，對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)造成無(wú)法預(yù)計(jì)的損失。在信息錄入環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)人員通過(guò)錄入單據(jù)將信息傳遞給共享中心再由共享中心進(jìn)行審核處理，由于共享中心與業(yè)務(wù)部門的分離，財(cái)務(wù)共享中心只能看到電子信息，而原始單據(jù)還在業(yè)務(wù)部門手中，造成信息的不對(duì)稱，從而加大共享中心業(yè)務(wù)處理的風(fēng)險(xiǎn)，尤其在引進(jìn)機(jī)器人后，由于信息系統(tǒng)存在不穩(wěn)定性，更加大了風(fēng)險(xiǎn)控制的難度，如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制成為公司現(xiàn)階段的問(wèn)題。且在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的初期，標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、制度化建設(shè)尚不健全；即使業(yè)務(wù)系統(tǒng)已成熟完善，也可能因企業(yè)所處環(huán)境的改變存在較大的流程或制度漏洞，從而產(chǎn)生系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)難以避免，一旦發(fā)生將為企業(yè)帶來(lái)不可預(yù)料的損失，故其責(zé)任由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)？

3 優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程的對(duì)策

3.1 業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化，環(huán)環(huán)相扣設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

為確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在集團(tuán)內(nèi)更好的建設(shè)和實(shí)施，在需要集團(tuán)內(nèi)最高領(lǐng)導(dǎo)層的堅(jiān)定不移的支持外，還需要其對(duì)一些阻礙共享服務(wù)中心建設(shè)的人員進(jìn)行溝通交流，排除障礙。此外，集團(tuán)相關(guān)管理人員需嚴(yán)格要求和規(guī)范集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)部門及分、子公司間的業(yè)務(wù)銜接，確保相關(guān)可由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理的業(yè)務(wù)已實(shí)現(xiàn)從原部門的分離。并采用“無(wú)合同，不計(jì)量；無(wú)計(jì)劃，不付款”的原則：集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)部門及分、子公司首先針對(duì)此業(yè)務(wù)的開(kāi)展制定相應(yīng)的目標(biāo)成本，并且在制定目標(biāo)成本時(shí)，對(duì)其總量和單價(jià)進(jìn)行控制，由此形成分包、材料、設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料方面的合同，再在上級(jí)的審核批復(fù)后向下級(jí)采購(gòu)部門等相應(yīng)的部門進(jìn)行計(jì)量結(jié)算，然后再通過(guò)債務(wù)確認(rèn)，和制定支付計(jì)劃等步驟提出支付申請(qǐng)，等待上級(jí)集團(tuán)的付款審批，最后取得付款憑證。并且在此過(guò)程中，對(duì)于各個(gè)部門及分、子公司對(duì)付款計(jì)劃外的付款需求不予付款，需在各部門及分、子公司作出補(bǔ)充計(jì)劃后再實(shí)行相應(yīng)的付款審批與付款。在此種原則下，企業(yè)將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)進(jìn)行捆綁，做到各個(gè)階段環(huán)環(huán)相扣，相輔相成，推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化。

3.2 實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)流程化，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在發(fā)展初期，集團(tuán)尚未對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)處理流程、報(bào)賬環(huán)節(jié)流程有很好的程序設(shè)計(jì)，因此集團(tuán)還需慢慢適應(yīng)和磨合調(diào)整。集團(tuán)可以先通過(guò)設(shè)立預(yù)處理模式來(lái)在共享服務(wù)中心運(yùn)行中不斷進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)改造，通過(guò)反復(fù)的測(cè)試改造以實(shí)現(xiàn)程序最優(yōu)，流程最優(yōu)。業(yè)務(wù)信息錄入是在業(yè)務(wù)人員自行完成發(fā)票錄入的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，但考慮到業(yè)務(wù)人員的專業(yè)性限制，以及企業(yè)的人員安排與工作效率，企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)人員入職培訓(xùn)時(shí)，可以相應(yīng)的對(duì)發(fā)票錄入等相關(guān)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，從而改善前期退單率較高的問(wèn)題。

3.3 限時(shí)報(bào)賬促均衡，獎(jiǎng)懲制度立規(guī)范

為解決財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心出現(xiàn)“期間冗余”現(xiàn)象，集團(tuán)可以規(guī)定每天按時(shí)或限時(shí)報(bào)賬，以確保平日就可以完成的報(bào)賬的業(yè)務(wù)及時(shí)報(bào)賬，從而減少共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員期末工作量猛增的現(xiàn)象。對(duì)于因?yàn)槔_突，企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)共享中心的不滿而惡意延遲報(bào)賬、刻意增加中心工作量的現(xiàn)象，集團(tuán)需制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)這一系列惡性現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)厲打擊整治。

3.4 責(zé)任共擔(dān)降風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)管控保運(yùn)營(yíng)

財(cái)務(wù)共享中心建立后，業(yè)務(wù)人員通過(guò)錄入單據(jù)將信息傳遞給共享中心再由共享中心進(jìn)行審核處理，由于共享中心與業(yè)務(wù)部門的分離，財(cái)務(wù)共享中心只能看到電子信息，而原始單據(jù)還在業(yè)務(wù)部門手中，由此易造成信息的不對(duì)稱，加大了共享中心業(yè)務(wù)處理的風(fēng)險(xiǎn)，此外，在引進(jìn)機(jī)器人后，由于機(jī)器人工作的不確定性和信息系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，更加增加了業(yè)務(wù)處理流通中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。因此建立風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)機(jī)制則顯得尤為需要，這種機(jī)制在避免相關(guān)人員逃避責(zé)任的同時(shí)，更是督促所有參與業(yè)務(wù)流通的人員盡心盡力實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的完美完成。當(dāng)然也需將業(yè)務(wù)流通至于法律法規(guī)的約束下，以更好的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳虎，董皓.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的績(jī)效管理及評(píng)估[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2008（22）.

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[3] 張瑞君，陳虎，張永冀.企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的流程再造關(guān)鍵因素研究——基于中興通訊集團(tuán)管理實(shí)踐[J].會(huì)計(jì)研究， 2010（7）.

[4] 瞿繼偉.企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建問(wèn)題探究[J].全國(guó)流通經(jīng)濟(jì)，2018（6）.

①基金項(xiàng)目：本文受湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院省級(jí)科研項(xiàng)目——農(nóng)村土地金融資金資助。

作者簡(jiǎn)介：康小曄（1999-），女，漢族，湖南衡陽(yáng)人，本科，主要從事財(cái)務(wù)共享、會(huì)計(jì)方面的研究。