范瑋

【摘要】隨著社會(huì)節(jié)奏的不斷加快，辦公室工作對(duì)效率的要求也不斷提升，在現(xiàn)代化辦公手段的“加持”之下，許多辦公室都呈現(xiàn)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)。然而高速不意味著高效。在實(shí)際工作中，高速運(yùn)轉(zhuǎn)往往帶來(lái)的是疲于應(yīng)付、壁壘加重、工作浮于表面。長(zhǎng)此以往不僅工作會(huì)走下坡路，員工的身心健康也將受到影響。因此本文從工作分類、相互協(xié)作和任務(wù)完成的角度對(duì)如何高效低速工作進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作;高效;工作分類;相互協(xié)作、任務(wù)完成

習(xí)近平總書(shū)記在《秘書(shū)工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》一文中指出，辦公室的工作有四個(gè)特點(diǎn)：一是“重”，地位重要。二是“苦”，非常辛苦。三是“雜”，事務(wù)繁雜。四是“難”，難度很大。辦公室承擔(dān)著文秘、督辦、接待、值班、維穩(wěn)、保密、外事、物資采購(gòu)、后勤等黨政管理和服務(wù)職責(zé)，是內(nèi)外協(xié)調(diào)的窗口、上傳下達(dá)的中樞、牽頭抓總的重要部門。如此紛繁復(fù)雜的工作，在高速運(yùn)轉(zhuǎn)的大環(huán)境下，如何做好辦公室工作，如何保持辦公室人員的積極性，如何高效低速地運(yùn)轉(zhuǎn)工作，給辦公室工作提出了巨大的挑戰(zhàn)，本文針對(duì)上述問(wèn)題就以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。

一、站位全局，分清主次，把握好工作節(jié)奏

辦公室工作的同志喜歡稱辦公室為“不管部”，這其中有自嘲的成分，是帶著一種自豪感的自嘲。別人不愿管的、不想做的事，辦公室都得管、都得做，真正做到了無(wú)事不管、無(wú)事不問(wèn)。也應(yīng)了“辦公室是個(gè)筐，什么都能裝”的形容。如何把筐里的東西整理好，領(lǐng)導(dǎo)和職工需要的時(shí)候信手拈來(lái)，考驗(yàn)辦公室人員的智慧。按照下述思路作簡(jiǎn)要闡述：要站在整個(gè)單位的高度去思考辦公室的工作，分為日常工作、重點(diǎn)工作、難點(diǎn)工作去分類處理，爭(zhēng)取全面、無(wú)差錯(cuò)、有效果。

（一）實(shí)事求是，突出重點(diǎn)工作。隨著時(shí)代的變遷，對(duì)辦公室重點(diǎn)工作的要求也會(huì)有所差別。比如八項(xiàng)規(guī)定的出臺(tái)，讓辦公室負(fù)責(zé)接待的同志一下子感受到肩上的擔(dān)子輕了許多，有了更多的精力可以投入到其他工作中;隨著上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作抓落實(shí)講實(shí)效的重視，對(duì)督辦、調(diào)研工作工作的要求不斷提高;我們獲取信息的手段日益多樣化、便捷化，向領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)的政務(wù)信息工作更應(yīng)側(cè)重于信息的提煉和意見(jiàn)建議的提出;在紛繁復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界如何做好保密工作，也是辦公室面臨的新挑戰(zhàn)。以上種種，想要說(shuō)明的是我們不能墨守成規(guī)，過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)固然重要，但只有應(yīng)時(shí)而變才是解決問(wèn)題的良方。因此辦公室工作的重中之重是：根據(jù)實(shí)際情況，理順辦公室工作的幾條主線，重點(diǎn)關(guān)注主線工作，將工作做深做細(xì)，保證效果和質(zhì)量。其他工作根據(jù)輕重緩急合理進(jìn)行安排，工作中要有定力，切不可讓簡(jiǎn)單、著急的工作占用重點(diǎn)工作精力，造成投入大量精力卻一事無(wú)成的現(xiàn)象。同時(shí)，一些占用精力大、明顯過(guò)時(shí)、無(wú)用的工作，要學(xué)會(huì)舍棄，將有限的精力用在刀刃上。

（二）迎難而上，理順難點(diǎn)工作。人的天性是喜歡待在舒適區(qū)，干熟悉的、順手的工作，而許多重要的工作往往有點(diǎn)難度，在舒適區(qū)之外，需要積極迎接挑戰(zhàn)，迎難而上。面對(duì)難點(diǎn)工作，首先要不畏困難，敢于迎接挑戰(zhàn)，堅(jiān)信所有的大困難都可以化解為小麻煩，不能好高騖遠(yuǎn)，從小目標(biāo)開(kāi)始一步步解決。其次要向先進(jìn)學(xué)習(xí)，切忌閉門造車，辦公室工作大多都是經(jīng)驗(yàn)的實(shí)踐和再改造，借鑒的效率遠(yuǎn)大于埋頭苦干。最后要善于總結(jié)套路，當(dāng)難點(diǎn)不再困難時(shí)，就是將難點(diǎn)工作套路進(jìn)行總結(jié)，將其轉(zhuǎn)化為日常工作程序，將新攻下的山頭徹底變?yōu)楹蠓交亍?/p>

（三）腳踏實(shí)地，做細(xì)日常工作。除重點(diǎn)工作、難點(diǎn)工作外，辦公室還有許多日常工作，這些工作要依據(jù)重要程度、緊急程度統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好，盡量做精做細(xì)，一個(gè)單位的辦公室對(duì)外代表著單位的形象，低級(jí)錯(cuò)誤百出是會(huì)貽笑大方的。充分利用信息化手段，將常規(guī)工作細(xì)化深化，同時(shí)減少工作量，高效利用好有限的人力資源。大量的簡(jiǎn)單重復(fù)性的工作通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，需要遠(yuǎn)距離交互的工作通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的矩陣式優(yōu)勢(shì)，將原本集中的大量簡(jiǎn)單工作分散到全體需求人群。

二、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，換位思考，積極促成正和博弈

相信每個(gè)單位都不乏推諉扯皮現(xiàn)象，從博弈論的角度來(lái)看，這是因?yàn)榱愫筒┺牡脑颍ぷ骶湍敲炊?，你干了我就不用干，成?jī)就在那，你拿了我就拿不到，因此作為單位的調(diào)度和樞紐，辦公室要進(jìn)一步提高站位，發(fā)揮好協(xié)調(diào)作用，增強(qiáng)同理心，努力將零和博弈促成多方獲益的正和博弈。

（一）提高站位，講究大格局。辦公室不僅要對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)還要聯(lián)絡(luò)外部，如果眼光只盯在本部門的利益上，是極其不稱職的，甚至?xí)：φ麄€(gè)單位的聲譽(yù)。因此辦公室以及辦公室的同志們要學(xué)會(huì)發(fā)揚(yáng)風(fēng)格，做決定前要思考全局利益和局部利益，整體利益和個(gè)人利益，眼前利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。所謂群眾的眼睛是雪亮的，領(lǐng)導(dǎo)是從群眾中選拔出來(lái)的，不會(huì)讓老實(shí)人吃虧的。

（二）增長(zhǎng)智慧，講究科學(xué)方法。要透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，遇到問(wèn)題不能片面的一刀切，要站在各方的角度充分思考產(chǎn)生問(wèn)題的原因，以及兼顧各方利益的解決辦法。有的時(shí)候不是困難太大，而是我們的方法不夠多，只能多向前輩學(xué)、向書(shū)本學(xué)，在實(shí)踐中摸索。

（三）多開(kāi)展交流，保持同理心。許多時(shí)候問(wèn)題得不到解決是因?yàn)閾Q位思考不夠，因此要增進(jìn)了解，（下轉(zhuǎn)第192頁(yè)）（上接第187頁(yè)）最好的辦法就是開(kāi)展交流。在實(shí)際工作中還可以思考將交流、宣傳與培訓(xùn)工作有效結(jié)合，去了解合作方的需求，同時(shí)將我方的觀點(diǎn)盡可能地宣傳，條件允許的情況下可以雙方相互培訓(xùn)，以更好地了解相互工作，換位思考。充分了解雙方所思、所想、所憂、所盼，交流思想，溝通信息，保持足夠的同理心，相信在溝通協(xié)調(diào)中能夠事半功倍。

三、思想切入，管理到位，并肩完成各項(xiàng)任務(wù)

辦公室工作相互合作甚多，甚至要求聯(lián)動(dòng)完成才能利益最大化。比如某個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)推進(jìn)遇到了困難，領(lǐng)導(dǎo)要求辦公室牽頭調(diào)研，解決困難，保障項(xiàng)目順利推進(jìn)。將此任務(wù)拆解來(lái)看，涉及最主要的工作是調(diào)研和隨之而來(lái)的督辦，還有可能涉及人、財(cái)、物、后勤保障。如果割裂地去工作，派出調(diào)研人員調(diào)研后交給督辦人員攤派任務(wù)進(jìn)行督辦，相信還會(huì)遇到更多實(shí)際的困難。因此在解決這類問(wèn)題時(shí)通常形成臨時(shí)工作小組，將相關(guān)部門的人員都列入調(diào)研工作組，共同調(diào)研，共同形成解決方案，協(xié)力推進(jìn)。

（一）落實(shí)責(zé)任，描繪好分工協(xié)作的邊界，確保日常工作的落地。并非相互協(xié)作就意味著沒(méi)有清楚的職責(zé)邊界，絕大多數(shù)日常工作要依靠清楚的職責(zé)分工去完成。因此好的辦公室組織一定有好的職責(zé)邊界，既不能過(guò)于模糊形成大鍋飯，又不能過(guò)于涇渭分明，形成工作壁壘。如果條件允許可以設(shè)置同一崗位的主角、配角，同一團(tuán)隊(duì)多崗位互相補(bǔ)位，既鍛煉業(yè)務(wù)能力成就多面手，又相互了解工作便于團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

（二）提升境界，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)，應(yīng)對(duì)好重大急難工作。中國(guó)企業(yè)不同于外企的優(yōu)勢(shì)在于我們的思想政治建設(shè)，習(xí)總書(shū)記在治國(guó)理政中提到：牢記黨的政治建設(shè)是黨的根本性建設(shè)，把思想建設(shè)作為黨的基礎(chǔ)性建設(shè)。在實(shí)際的辦公室工作中把黨的政治建設(shè)擺在首位也將讓我們受益無(wú)窮。在困難面前黨員帶頭一直是我們的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此在團(tuán)隊(duì)建設(shè)中最重要的還是黨的建設(shè)、思想政治建設(shè)，不僅要業(yè)務(wù)能力過(guò)硬，還要培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員“同榮辱、共進(jìn)退”的意識(shí)，培養(yǎng)一支在關(guān)鍵時(shí)刻能靠得住、頂?shù)纳?、能吃苦、能?zhàn)斗的隊(duì)伍！

（三）加強(qiáng)管理，增強(qiáng)工作針對(duì)性，發(fā)揮有限人員的最大潛能。加強(qiáng)管理中一定要規(guī)避“為了管理而管理”，加強(qiáng)工作的有效性和針對(duì)性。要思考如何做正確的事、正確地做事、高效地做事、經(jīng)濟(jì)地做事、協(xié)作地做事。一切工作從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性地開(kāi)展工作，我們可以總結(jié)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，切不可憑經(jīng)驗(yàn)、拍腦袋。管理工作歸根結(jié)底是為了保障中心工作的順利開(kāi)展，為中心工作服務(wù)，因此要根據(jù)中心工作的運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)確定管理的重點(diǎn)，不可為了管理而管理。

有限的人員，海量的工作，將好鋼用在刀刃上，發(fā)揮有限人員的最大潛力是管理追求的目標(biāo)，以上僅就如何高效低速地運(yùn)轉(zhuǎn)辦公室工作做一些淺顯的思考。理論是從時(shí)間中總結(jié)提煉出來(lái)的，最終將應(yīng)用到更多的工作中去檢驗(yàn)，希望在不斷地總結(jié)提升應(yīng)用中尋求到更優(yōu)的工作方式。