田曉梅 亓瑩

[摘 要]在落實深化高等教育內(nèi)涵式發(fā)展要求，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化的過程中，高校的社會服務(wù)職能凸顯出來。高校作為主體所涉及的各類合同關(guān)系多元化、糾紛復(fù)雜化。因此，規(guī)范化的合同管理對于高校防范業(yè)務(wù)風(fēng)險，有效實現(xiàn)高校內(nèi)部控制和管理等有著重要意義和價值。隨著《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南（試行）》等文件出臺，監(jiān)管部門對于合同管理的關(guān)注程度也不斷地提升。2019年開始執(zhí)行的《政府會計制度》對高校財務(wù)會計核算、合同管理等相關(guān)方面提出了新的要求。

[關(guān)鍵詞]高校;合同管理;政府會計

[中圖分類號]F812.2

1 高校合同管理存在的現(xiàn)狀

高校作為市場活動中的主體，對單位層面及預(yù)算、收支、采購、資產(chǎn)、基建及合同管理等業(yè)務(wù)層面開展內(nèi)部控制建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范合同管理，完善“分級負(fù)責(zé)，歸口管理”的運行機制，通過制度修訂、流程再造、監(jiān)督評價等方式對合同管理實施內(nèi)控建設(shè)。高校通過開展修訂早期制定的合同管理辦法，明確歸口管理部門的職責(zé)，明確規(guī)定合同的審批、訂立、履行、變更與解除、糾紛處理進(jìn)行監(jiān)督、檢查、評估等管理活動，梳理合同業(yè)務(wù)流程，引入合同范本制度，對重大合作協(xié)議及非范本合同文本開展合法性審查、建立合同履行情況評估機制等工作，從制度層面保證合同管理的依據(jù)性;通過啟動合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，從實踐操作層面改進(jìn)了高校合同管理。然而，高校合同管理仍普遍存在以下不足。

（1）合同審核與簽訂流于形式。高校資金來源的多元化和使用的多樣化決定高校合同管理相對復(fù)雜。各高校合同的管理涉及多個職能部門，各職能部門之間的管理模式及要求不一。例如，設(shè)備采購的合同通常由設(shè)備管理部門進(jìn)行歸口管理，維護(hù)修繕的合同通常由總務(wù)、后勤相關(guān)部門進(jìn)行歸口管理，而涉及科研協(xié)作費的合同則由科研管理部門進(jìn)行歸口管理等。不同歸口管理部門對合同審核點及事項不一，存在合同審核風(fēng)險，可能導(dǎo)致合同管理分散，缺乏統(tǒng)籌，檔案管理效率低下;合同簽署過程中管控不當(dāng)，未制定標(biāo)準(zhǔn)模板、缺乏會審機制等，難以發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款、對方主體資格不符、重大問題上做出不當(dāng)讓步、合同執(zhí)行期過長等問題，存在高校合法利益受損或承擔(dān)額外的法律責(zé)任風(fēng)險。

（2）合同印章管理不嚴(yán)格。依據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》，高校應(yīng)明確合同的授權(quán)審批和簽署權(quán)限，妥善保管和使用合同專用章，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自以單位名義對外簽訂合同。高校作為獨立的法人實體對外簽訂合同，通常使用幼兒園合同專用章或幼兒園公章對外簽訂合同，但同時也存在未經(jīng)授權(quán)情況下各學(xué)院或單位使用學(xué)院或單位公章對外簽訂合同的情況，使用學(xué)院或單位公章對外簽訂的合同通常金額比較小，不屬于幼兒園招標(biāo)管理的范疇，合同歸口管理部門職責(zé)不清晰。合同承辦單位未經(jīng)授權(quán)擅自簽訂合同，可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)資源無法正常流入或形成額外的支付義務(wù)，以承辦單位名義簽訂合同的法律責(zé)任需由幼兒園承擔(dān)，可能導(dǎo)致幼兒園經(jīng)濟(jì)利益受損，在合同執(zhí)行過程中處于被動地位。

（3）合同登記管理不規(guī)范。合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強對合同登記的管理，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管理。但是，由于合同歸口管理部門分散，存在合同臺賬登記不規(guī)范或登記信息不完整，可能導(dǎo)致合同歸口管理部門未能全面掌握幼兒園合同信息，無法有效跟蹤合同簽訂及履行情況。同時，合同承辦單位可能存在合同文件不完整或丟失但未能通過合同臺賬對比發(fā)現(xiàn)。

（4）合同履行監(jiān)管弱化。高校合同管理普遍存在重簽訂、輕履行、無監(jiān)管的現(xiàn)象，對合同履行情況沒有實施有效監(jiān)控，不能及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中的問題，如違約或合同條款與實際執(zhí)行存在差異等，難以及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致幼兒園利益受損情況，也難以采取有效應(yīng)對措施。

（5）合同信息化管理薄弱。目前，很多高校沒有合同管理信息系統(tǒng)，有合同管理信息系統(tǒng)的高校也大多都只能實現(xiàn)合同的審批、編碼管理、合同統(tǒng)計功能，而對于合同執(zhí)行過程中的監(jiān)管，收付款進(jìn)度的跟進(jìn)等方面功能表現(xiàn)乏力，不能與高校內(nèi)部其他管理信息系統(tǒng)形成對接，形成信息孤島。

可見，就目前來看，高校合同管理普遍存在內(nèi)部控制機制不健全，沒有明確幼兒園層面的歸口管理部門、建立統(tǒng)一的合同管理制度、合同審批流于形式、合同公章管理不規(guī)范、合同履行的監(jiān)督機制不完善、合同檔案管理不規(guī)范等問題。

2 政府會計制度對高校合同管理的新要求

2019年1月1日起，高校實行政府會計。《政府會計準(zhǔn)則——基本準(zhǔn)則》中規(guī)定政府會計由預(yù)算會計和財務(wù)會計構(gòu)成。預(yù)算會計實行收付實現(xiàn)制，即高校的預(yù)算收入與預(yù)算支出均以實際收到或支付款項時予以確認(rèn)，與《高等學(xué)校會計制度》在賬務(wù)處理上沒有區(qū)別。財務(wù)會計實行權(quán)責(zé)發(fā)生制，高校的收入應(yīng)在符合收入定義和收入確認(rèn)條件時確認(rèn)收入，即滿足與收入相關(guān)的含有服務(wù)或者經(jīng)濟(jì)利益的經(jīng)濟(jì)資源很可能流入且會導(dǎo)致會計主體資產(chǎn)增加或負(fù)債減少，同時金額能可靠計量予以確認(rèn)收入，收入的確認(rèn)與實際收到款項存在時間差。為更好明晰高校的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，引入權(quán)責(zé)發(fā)生制，通過“應(yīng)收賬款”或“預(yù)付賬款”進(jìn)行反映。在財務(wù)會計核算的要求下，收入的確認(rèn)需要判斷經(jīng)濟(jì)資源是否很可能流入，這項流入是否會導(dǎo)致資產(chǎn)增加或負(fù)債減少，而判斷的依據(jù)重點在于合同簽訂與履行情況?？梢?，會計制度的變更對“業(yè)財融合”提出了更高的要求，同時也對高校合同管理提出了新的要求，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）合同管理與高校財務(wù)管理高度融合。以高?？蒲惺杖霝槔?，在《高等學(xué)校會計制度》下，高校通常以科研經(jīng)費到賬時確認(rèn)科研收入，此時業(yè)務(wù)與財務(wù)上的融合要求不高，財務(wù)只要收到款項就可確認(rèn)收入，不需要考慮該款項下的合同執(zhí)行情況。而在政府會計制度下，一方面預(yù)算會計要求以實際收到款項確認(rèn)預(yù)算收入;另一方面財務(wù)會計實行權(quán)責(zé)發(fā)生制，為準(zhǔn)確計量確認(rèn)科研收入，則要依據(jù)合同簽訂及履行情況的不同，收入確認(rèn)的時間也不同，財務(wù)會計下將有以下幾種處理情況。一是按合同履行情況支付進(jìn)度款的情況。合同訂立收付條款為按合同履行進(jìn)度支付進(jìn)度款，此時按實際收到進(jìn)度款確認(rèn)收入。二是合同履行前支付全款的情況。合同訂立預(yù)收款項時確認(rèn)“預(yù)收賬款”，同時跟進(jìn)合同的完成進(jìn)度，以合同完成進(jìn)度分期確認(rèn)收入。三是合同履行完后支付全款的情況。合同訂立收款條件為合同完成支付款項時，要求根據(jù)合同的完成進(jìn)度計算本期的“應(yīng)收賬款”，同時確認(rèn)收入，待合同履行完收到款項則沖減“應(yīng)收賬款”。

通過上述科研收入確認(rèn)的分析，政府會計下對財務(wù)人員提出了更高的要求，以前是被動的接受，等款項到了以后才確認(rèn)收入，而政府會計下為準(zhǔn)確計量，全面反映高校的收入，債權(quán)債務(wù)情況，則要求“業(yè)財”高度融合，將合同管理的業(yè)務(wù)流融入財務(wù)流，實現(xiàn)合同管理與財務(wù)管理兩條高速公路并軌，每一筆合同的簽訂與履行情況都將在財務(wù)中得以恰當(dāng)?shù)姆从常瑫r發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督的功能。

（2）合同管理的全過程監(jiān)督和管理。高校應(yīng)加強對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，在合同履行過程中，由于各種原因不能或可能無法按時履行的，應(yīng)當(dāng)及時采取應(yīng)對措施，如對于已確認(rèn)收入，長期掛應(yīng)收賬款的，應(yīng)定期分析原因，對無法繼續(xù)履行的合同賬款應(yīng)提取壞賬準(zhǔn)備。

3 政府會計制度下高校合同管理的幾點思考

（1）健全合同管理制度體系。由于高校內(nèi)部職能機構(gòu)的龐雜性，資金來源的多樣性，合同管理涉及學(xué)校所有領(lǐng)域，通常涉及多層級、多個職能部門，決定了合同管理相對較為復(fù)雜。高校應(yīng)當(dāng)建立《合同管理辦法》，必要時輔之以《合同印章管理實施細(xì)則》《合同登記與保管實施細(xì)則》《合同信息管理實施細(xì)則》等，形成“一辦法多細(xì)則配流程”等管理機制，全方位將合同管理融入各項業(yè)務(wù)管理中。

《合同管理辦法》用合同歸口管理部門、業(yè)務(wù)主管部門及合同承辦單位的職責(zé)，對合同的起草、審核、簽訂、履行、信息管理及責(zé)任追究進(jìn)行規(guī)定，如合同歸口管理部門、法律事務(wù)部門、設(shè)備管理部門、科研管理部門、基建部門、總務(wù)部門、教務(wù)部門、采購部門、各級合同承辦單位（院系）等，明確各職能部門之間的職責(zé)分工是有效合同管理的關(guān)鍵。明確劃分各部門之間的職責(zé)，避免各部門之間的推諉，出現(xiàn)管理空白區(qū)。

高校需根據(jù)學(xué)校自身的具體情況，通過建立相關(guān)實施細(xì)則對《合同管理辦法》做進(jìn)一步的詳細(xì)補充規(guī)定。例如，制訂《合同印章管理實施細(xì)則》以明確學(xué)校合同專用章的保管、使用、登記、監(jiān)管等具體事宜;制訂《合同登記與保管實施細(xì)則》用以明確學(xué)校合同編號規(guī)則、保管要求等具體事宜;配合合同信息化管理制訂《合同信息管理實施細(xì)則》，用以明確合同管理信息系統(tǒng)中人員權(quán)限設(shè)置、權(quán)限審批、系統(tǒng)維護(hù)等具體事宜。

（2）理順合同管理業(yè)務(wù)流程。制度是執(zhí)行的依據(jù)，而合理通暢的業(yè)務(wù)流程則是制度執(zhí)行的保障。流程的梳理為后續(xù)合同管理信息系統(tǒng)的建立奠定基礎(chǔ)。在細(xì)化合同類型的基礎(chǔ)上，對合同進(jìn)行分類管理，建立不同類型合同的管理業(yè)務(wù)流程，并融合到學(xué)校業(yè)務(wù)流程中。合同立項時，參與主體及合同審批部門需要充分考慮該合同行為的必要性;資格審查時要注意主體資質(zhì)、經(jīng)營能力、履約能力、信用程度、法人委托代理權(quán)限等。合同起草及審簽要注意通過法務(wù)部門審定合同的具體條款及內(nèi)容，注意其嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性。要建立合同執(zhí)行過程的監(jiān)督體制，監(jiān)督和預(yù)測合同主體的持續(xù)履約情況，合理監(jiān)管合同變更及調(diào)整。

（3）加強合同全過程監(jiān)管。高校合同管理可采用“統(tǒng)一指導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)”的三級方式進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督。合同歸口管理部門定期組織學(xué)校合同管理檢查工作，對合同業(yè)務(wù)主管部門和合同承辦單位的管理情況進(jìn)行監(jiān)督評估;業(yè)務(wù)主管部門建立合同履行情況評估制度，每年對業(yè)務(wù)主管范圍內(nèi)的合同管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，合同承辦單位負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行，監(jiān)督合同相對人履行合同義務(wù)，確保合同得到全面有效履行。

（4）建立以“業(yè)財融合”為基礎(chǔ)的合同管理信息系統(tǒng)。在明確管理職責(zé)，流程清晰順暢的情況下學(xué)校應(yīng)推進(jìn)合同信息管理，實現(xiàn)合同管理信息系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)的對接，促進(jìn)合同數(shù)據(jù)在合同歸口管理部門與合同付款部門的信息共享;同時，合同管理信息化可提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度，實現(xiàn)賬表一致，使得合同業(yè)務(wù)主管部門及合同承辦單位精確掌握合同付款情況，降低了財務(wù)風(fēng)險，從整體上使得學(xué)校合同管理工作質(zhì)量和效率取得突破性進(jìn)展與實質(zhì)性的提升。

4 結(jié) 語

高校合同管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，任一環(huán)節(jié)的差池都將給高校管理帶來經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險。政府會計制度的實施促使了高校合同管理更加規(guī)范化。從制度角度規(guī)范合同管理，從流程和信息化角度協(xié)同合同管理相關(guān)部門形成合同管理全過程信息流監(jiān)管機制，為實現(xiàn)高校的內(nèi)部控制管理、有效提升高校成果轉(zhuǎn)化提供堅實保障。

參考文獻(xiàn)：

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[1]徐晨，王梅芳.新形勢下規(guī)范高校合同管理的若干思考[J].知識經(jīng)濟(jì)，2018（13）.

[作者簡介]田曉梅，江西吉水人，會計師，注冊會計師非執(zhí)業(yè)會員，研究方向：內(nèi)部控制、財務(wù)會計。