彭玫

摘 要：隨著高校財(cái)務(wù)工作改革的深入，會(huì)計(jì)檔案資料在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策和專項(xiàng)審計(jì)工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。如何高效規(guī)范地做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，是提高高校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策的準(zhǔn)確度和保證各項(xiàng)專項(xiàng)審計(jì)工作質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校;會(huì)計(jì)檔案;信息化

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)

高校會(huì)計(jì)檔案是反映高校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的載體，記載了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)同收付款有關(guān)的所有原始資料，涵蓋了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從招投標(biāo)、合同簽訂、付款、驗(yàn)收等全過(guò)程內(nèi)容，是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，具有以下特點(diǎn)。

（1）重要性。高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、總賬及明細(xì)賬本、決算報(bào)表、銀行對(duì)賬單、工資名冊(cè)等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，是重要的原始經(jīng)濟(jì)資料，是各專項(xiàng)檢查、審計(jì)工作的主要核查判斷依據(jù)，也是進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策的重要參考資料，具有重要的保存價(jià)值。

（2）專業(yè)性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和單位相關(guān)財(cái)務(wù)管理辦法針對(duì)收付款而確定的支撐材料，包含招投標(biāo)文件或相關(guān)批文、收付款合同或協(xié)議、發(fā)票、清單、銀行收付款憑單及補(bǔ)充說(shuō)明資料等內(nèi)容。

（3）唯一性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的原始收付資料包含合同、發(fā)票、簽領(lǐng)表等都是唯一的，具有不可替代性。

（4）保存期限長(zhǎng)。由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證的重要性和不可替代性，因此根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期，最少10年，最長(zhǎng)30年，各單位應(yīng)嚴(yán)格遵守。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（1）存儲(chǔ)保管方式單一，電子檔案缺乏規(guī)范的管理模式。目前高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存方式還是以紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存為主，電子數(shù)據(jù)為輔，會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)量大占用儲(chǔ)存空間多，紙質(zhì)檔案需要按照檔案法規(guī)定的相應(yīng)存儲(chǔ)條件，因此學(xué)校綜合檔案室的硬件環(huán)境都做了相應(yīng)改造，從室內(nèi)溫度、濕度、消防、防蟲等方面均進(jìn)行改造，耗費(fèi)大量人力物力維護(hù)。多數(shù)學(xué)校尚未開(kāi)展憑證電子化，只是保存了電子版的會(huì)計(jì)賬，早期是保存在光盤上，目前是存貯在服務(wù)器上。

（2）高校歷史悠久，會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間長(zhǎng)，檔案數(shù)量巨大。以G大學(xué)為例，該校是省屬重點(diǎn)高等學(xué)校，1995年由三所院校合并建立，加上之前各校的辦學(xué)時(shí)間，歷史近30多年，這還是普通省屬高等學(xué)校，如果是國(guó)家級(jí)重點(diǎn)高校歷史更加悠久。同時(shí)隨著我國(guó)宏觀經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，高校也迎來(lái)了黃金發(fā)展階段，國(guó)家對(duì)教育的經(jīng)費(fèi)投入逐年增加。伴隨著高校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程日益規(guī)范，使得會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅增長(zhǎng)，G大學(xué)年資金量20多億，資產(chǎn)近80億，每年的憑證量達(dá)90000多份，裝訂保管工作量巨大。隨著政府會(huì)計(jì)制度的施行，高校會(huì)計(jì)核算采用雙分錄，勢(shì)必造成會(huì)計(jì)憑證量進(jìn)一步增加。

（3）會(huì)計(jì)檔案借閱量大。由于高校主要業(yè)務(wù)活動(dòng)是教學(xué)和科研活動(dòng)，目前國(guó)家規(guī)定縱向科研項(xiàng)目結(jié)題都需要提供相應(yīng)的收支憑證復(fù)印件，科研項(xiàng)目研究周期少則兩年，多則3―5年，時(shí)間跨度大。以G大學(xué)為例，一年的縱向科研項(xiàng)目近千項(xiàng)，結(jié)題審計(jì)的憑證借閱量逐年增加，同時(shí)國(guó)家加大了對(duì)高校各項(xiàng)專項(xiàng)審計(jì)工作的力度，從校內(nèi)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)到各主管部門的專項(xiàng)審計(jì)，每年高校都要接受數(shù)個(gè)專項(xiàng)審計(jì)，需要提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行審計(jì)，因此繁重的借閱任務(wù)是高校會(huì)計(jì)檔案管理的特殊性。

（4）銷毀工作難度大。按照國(guó)家檔案法規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證、賬簿保管期限為30年，年度報(bào)表永久保存，月度、季度報(bào)表保管期限為10年，銀行對(duì)賬單、調(diào)節(jié)表等保管期限為10年。但由于高校涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)眾多，高校歷史悠久，時(shí)間跨度大，例如涉及部分經(jīng)濟(jì)糾紛事項(xiàng)包含建設(shè)工程項(xiàng)目、用工爭(zhēng)議事項(xiàng)、收費(fèi)投訴等等，訴訟時(shí)間長(zhǎng)，過(guò)程煩瑣，因此對(duì)于已經(jīng)到了保管期限的會(huì)計(jì)檔案單位一般都不敢核銷。造成保管壓力大，無(wú)論是存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)質(zhì)量上都有困難。

（5）會(huì)計(jì)檔案管理人員配備不足，業(yè)務(wù)能力有待加強(qiáng)。由于行政事業(yè)單位的用人制度對(duì)人員編制控制較嚴(yán)，高校的會(huì)計(jì)檔案裝訂管理人員人手嚴(yán)重不足。以G大學(xué)為例，會(huì)計(jì)檔案裝訂管理主要由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)處要完成日常煩瑣復(fù)雜的核算管理業(yè)務(wù)，而憑證裝訂工作量十分巨大。由于人員編制影響，往往是返聘已經(jīng)退休的財(cái)務(wù)人員從事裝訂管理工作，但對(duì)于每天幾百份憑證量一個(gè)退休人員是無(wú)法完成的，所以還有安排勤工助學(xué)的學(xué)生兼職完成，但因?yàn)閷W(xué)生工作時(shí)間有限，流動(dòng)性較大，對(duì)于憑證裝訂質(zhì)量都有一定影響。人手不足使得財(cái)務(wù)部門經(jīng)常出現(xiàn)全體人員一起加班裝訂憑證的場(chǎng)面，工作強(qiáng)度大，同時(shí)裝訂管理人員的待遇也有待提高。

三、提高高校會(huì)計(jì)檔案管理水平的措施

1.從思想上高度重視，認(rèn)識(shí)高校會(huì)計(jì)檔案工作的重要性

從領(lǐng)導(dǎo)到每一位會(huì)計(jì)人員要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)工作中的重要性。會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)人員辛勞工作的結(jié)晶，體現(xiàn)了廣大財(cái)務(wù)工作者付出的巨大勞動(dòng)，規(guī)范有效的會(huì)計(jì)檔案管理為財(cái)務(wù)管理工作水平提供了有力的保障，也是各項(xiàng)審計(jì)監(jiān)督工作的有效證據(jù)。只有思想上的高度重視才可以在憑證審核環(huán)節(jié)提高會(huì)計(jì)核算人員的憑證編制質(zhì)量，審核憑證附件資料的準(zhǔn)確有效和完整性，從源頭控制會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，在裝訂環(huán)節(jié)加強(qiáng)裝訂人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。

2.提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理水平

（1）改變過(guò)去紙質(zhì)檔案保管為主的狀況，提高會(huì)計(jì)電子檔案管理水平。目前在我國(guó)信息產(chǎn)業(yè)整體水平迅猛發(fā)展的帶動(dòng)下，高校財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)建設(shè)發(fā)展也上了一個(gè)新臺(tái)階。以G大學(xué)使用的神州浩天高校財(cái)務(wù)信息化軟件為例，目前已開(kāi)發(fā)出了憑證影像系統(tǒng)、財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)解決了紙質(zhì)憑證查詢和管理麻煩、工作效率低，易損壞的缺點(diǎn)，將紙質(zhì)憑證轉(zhuǎn)換成電子影像文件保持憑證原貌，高效使用、快速調(diào)閱，降低了管理成本。系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫(kù)（mongo）存貯保密性強(qiáng)，不被盜用、篡改，而圖片信息上傳成功后被存儲(chǔ)于SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)中，與其他各個(gè)系統(tǒng)相匹配，方便用戶調(diào)閱各個(gè)憑證的具體信息，為財(cái)務(wù)審計(jì)、科研審計(jì)工作帶來(lái)極大便利。高校應(yīng)該積極利用軟件公司的產(chǎn)品，不斷提高高校財(cái)務(wù)管理工作水平，把財(cái)務(wù)檔案管理工作從大量重復(fù)煩瑣的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高工作效率和工作質(zhì)量。對(duì)于高校電子檔案的管理可以采用兩種途徑，一是針對(duì)當(dāng)年會(huì)計(jì)憑證開(kāi)始采用憑證影像系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案可利用軟件系統(tǒng)根據(jù)單位業(yè)務(wù)量情況配備專門工作人員，當(dāng)天的憑證及時(shí)進(jìn)行掃描備份，再進(jìn)行裝訂整理。而對(duì)于歷史年度的會(huì)計(jì)憑證，結(jié)合單位資金情況，可選擇專業(yè)公司批量完成掃描工作，也可以選擇有利用價(jià)值的（例如科研項(xiàng)目有結(jié)題需要、涉及重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、設(shè)備采購(gòu)、工程建設(shè)、工資發(fā)放等）經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行掃描備份，解決歷史遺留問(wèn)題。

（2）加強(qiáng)財(cái)務(wù)電子檔案的管理制度建設(shè)。為了配合高校會(huì)計(jì)電子檔案管理的發(fā)展需要，必須制定完善的電子檔案管理制度，明確對(duì)于各種不同會(huì)計(jì)電子檔案采用何種介質(zhì)進(jìn)行保存，明確各方的責(zé)任和業(yè)務(wù)。目前高校會(huì)計(jì)賬的存儲(chǔ)方式已由過(guò)去普遍采用刻錄光盤的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)槟壳翱梢圆捎梅?wù)器備份等方法。對(duì)于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)序時(shí)賬、會(huì)計(jì)報(bào)表等檔案資料都要明確各自存貯方式，只有制定了細(xì)致規(guī)范有效的檔案管理辦法才能使得財(cái)務(wù)人員有法可依，切實(shí)提高財(cái)務(wù)工作效率和工作質(zhì)量。

3.提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作責(zé)任心，重新梳理會(huì)計(jì)檔案查閱流程

一方面要充分理解檔案管理人員工作的難點(diǎn)，同時(shí)要提高責(zé)任心，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)原始檔案的不可復(fù)制性、唯一性。會(huì)計(jì)檔案作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)載體在審計(jì)和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。過(guò)去的會(huì)計(jì)憑證裝訂人員多數(shù)只是完成裝訂、歸檔工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的重要性了解不足，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案經(jīng)常會(huì)有搬運(yùn)、查閱的工作，經(jīng)手人員多，如果不做好完備的登記、接收工作，會(huì)造成難以彌補(bǔ)的后果。

4.加快高校會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作

由于高校的辦學(xué)歷史長(zhǎng)，涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量大，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量巨大，保管方式單一，許多超過(guò)銷毀年限的會(huì)計(jì)檔案也不敢銷毀。由于高校屬于行政事業(yè)單位，資金來(lái)源主要是財(cái)政撥款和行政事業(yè)性收費(fèi)，接受的上級(jí)主管部門的專項(xiàng)審計(jì)、檢查任務(wù)繁多，年限跨度大，每次都需要提供財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)原始檔案，因此高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案往往只有增加沒(méi)有減少，給保管工作帶來(lái)很大壓力。不僅需要較大的存儲(chǔ)空間，而且還要做防蟲防火等工作，希望通過(guò)電子檔案管理的推進(jìn)，提供多方面的會(huì)計(jì)檔案查詢方法，這樣即使在原始紙質(zhì)憑證已經(jīng)銷毀的情況下有需要查詢的工作仍然可以通過(guò)電子檔案來(lái)完成，保證了各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

隨著政府會(huì)計(jì)制度改革的深化，給高校財(cái)務(wù)工作帶領(lǐng)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何在新形勢(shì)下重新梳理各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作流程，規(guī)范各項(xiàng)財(cái)務(wù)規(guī)章制度，提高財(cái)務(wù)管理工作水平是廣大高校財(cái)務(wù)工作者需要思考的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)

1.陸曉萍.淺析事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（15）.（責(zé)任編輯：蘭卡）