孫紅源

摘 要：本文分析了高校文書檔案管理工作在高校建設(shè)發(fā)展中的作用及存在的問題，并從規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接，重視人才引進、加大培訓(xùn)力度，領(lǐng)導(dǎo)重視、做好文書檔案管理工作，提高創(chuàng)新能力、提高服務(wù)效率，加強制度建設(shè)、保障執(zhí)行力度等五個方面提出了做好高校文書檔案管理工作的一些建議。

關(guān)鍵詞：高校;文書檔案;管理

文書檔案管理工作是高等學(xué)校內(nèi)部管理工作中的一個重要組成部分，是衡量一所高校管理水平的重要指標之一。為進一步加深對文書檔案管理工作的認識，根據(jù)本人工作實踐和理論學(xué)習(xí)，結(jié)合目前高等學(xué)校文書檔案管理存在的問題及現(xiàn)狀，本文從如何做好高校文書檔案管理工作方面進行一些探討。

一、高等學(xué)校文書檔案管理工作的重要性

1.助手作用

文書檔案管理工作是高校的服務(wù)性、輔助性工作。相比于教學(xué)工作來講，文書檔案管理僅僅占據(jù)了輔助性的地位。但是實際上，文書檔案管理對于高?，F(xiàn)階段推行的各項日常教學(xué)以及其他日常工作都體現(xiàn)為必不可少的輔助作用。作為高校各項科研以及日常教學(xué)不可缺少的重要助手，文書檔案管理必須能夠受到現(xiàn)階段的高校部門重視。

2. 紐帶作用

正是由于文書部門的信息傳遞，才能使高校的各項工作得以落實。在整個高校的內(nèi)部，各個部門之間并非孤立性的，而是應(yīng)當緊密銜接成為整體。在此前提下，各部門可以借助于傳遞相關(guān)文書的方式來達到密切溝通的目的，避免表現(xiàn)為部門孤立的狀態(tài)。同時，高校內(nèi)部的各個院系以及各個部門針對現(xiàn)有的文書檔案信息可以做到共同進行分享，進而體現(xiàn)了信息分享以及信息互動的重要作用。

3. 窗口作用

文書檔案管理在高?，F(xiàn)階段推行的各項日常管理舉措中占據(jù)不可忽視的地位，并且高校的整體形象也可以經(jīng)由文書檔案管理的方式予以突顯。因此作為關(guān)鍵的高校形象窗口而言，文書檔案管理領(lǐng)域必須能夠保證符合規(guī)范化以及科學(xué)化的基本原則，如此才能創(chuàng)建優(yōu)良的高校整體形象，體現(xiàn)良好的高校外在風(fēng)貌。

二、高等學(xué)校文書檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1.文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

“文書工作是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理則是文書工作的繼續(xù)和延伸，兩者密不可分。而在實際工作中，文書和檔案往往實行分塊管理體制，在某種程度上拉大了文書工作與檔案管理的距離?！睓n案管理人員很少接觸文書工作，文書工作人員的檔案意識也比較淡薄，致使兩者在銜接過程中會出現(xiàn)脫節(jié)。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

目前，高校文書檔案管理水平普遍較低，與高校文書檔案隊伍專業(yè)人才匱乏有著極其密切的關(guān)系。然而從現(xiàn)狀來看，很多高校內(nèi)部仍然欠缺管理檔案文書的專門人才。并且，很多高?，F(xiàn)有的該領(lǐng)域負責(zé)人員都具有兼職的特征，同時從事管理文書檔案以及其他的高校管理事項。在此種狀態(tài)下，高校目前推行的文書檔案管理就很難保證體現(xiàn)最佳的實效性，同時還會消耗較多的檔案管理領(lǐng)域成本。

3. 檔案意識不強

在實際工作中，工作常常處于被動狀態(tài)，檔案管理部門得不到領(lǐng)導(dǎo)及廣大師生的重視，針對現(xiàn)階段的相關(guān)要求及檔案工作的意義認識不夠。近些年以來，某些高校雖然已經(jīng)認識到文書檔案應(yīng)當屬于珍貴的高校內(nèi)部資源，但是相關(guān)負責(zé)人員并沒能真正做到著眼于推進文書檔案管理，而是局限于簡單進行文書的歸類與整理。由此可見，高校管理者本身欠缺應(yīng)有的重視度，此種現(xiàn)狀將會導(dǎo)致程度較為顯著的文書檔案遺失或者其他不良現(xiàn)象的產(chǎn)生。

4. 繼續(xù)教育力度薄弱

文書檔案管理者往往都是身兼數(shù)職，還有部分領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致每年的培訓(xùn)都向教師隊伍傾斜，檔案管理人員很少有機會出去進修和學(xué)習(xí)。同時，作為文書檔案管理領(lǐng)域的具體負責(zé)人員本身也未能做到全面關(guān)注該領(lǐng)域的綜合素養(yǎng)提升，因此對于高校為其提供的檔案管理領(lǐng)域培訓(xùn)表現(xiàn)為忽視的心態(tài)。在此種狀態(tài)下，文書檔案管理很難做到與信息化手段實現(xiàn)緊密的銜接與融合。

5.缺乏制度創(chuàng)新，與科學(xué)化管理的要求不相適應(yīng)

在經(jīng)濟社會發(fā)展的進程中，近年來大部分高等學(xué)校創(chuàng)新力度都很大，大的制度建設(shè)有領(lǐng)導(dǎo)主抓，層層落實，與新的外部環(huán)境不相適應(yīng)。文書檔案管理工作帶有明顯的黨政機關(guān)檔案管理的色彩，基本上是幾十年一貫制。檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)上，在實際工作中也一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式，忽視了對其他工作的滲透及體現(xiàn)檔案價值的服務(wù)，工作手段相對落后，與信息時代高效便捷的要求不相適應(yīng)。

三、提高高校文書檔案管理水平的對策

1. 規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接

“文件是檔案的前身， 文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量， 沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案， 高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。”文書人員要有非常強的檔案意識，形成良性互動的行動路線，在參與實際活動過程中履行指導(dǎo)、監(jiān)督、服務(wù)職責(zé)。高校文書檔案管理若要體現(xiàn)最佳的實效性，那么必須建立在各項機制銜接與融合的前提下。與此同時，作為負責(zé)人員還應(yīng)當轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案管理認識，確保對于更多的檔案管理資源都要將其投入現(xiàn)有的檔案管理領(lǐng)域。高校通過引進全新的檔案管理設(shè)備，對于老舊的檔案管理設(shè)備予以適當淘汰，并且引進信息科技手段用于支撐文書檔案管理。

2. 重視人才引進，加大培訓(xùn)力度

做好高校文書檔案工作的關(guān)鍵是建立一支穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)精通的檔案管理隊伍，加強對現(xiàn)有檔案人員的培養(yǎng)，建立起切實可行的人才培養(yǎng)方案和激勵機制。具體在該領(lǐng)域的相關(guān)實踐中，作為檔案管理的具體負責(zé)人員應(yīng)當能夠切實做到全面監(jiān)控現(xiàn)有的檔案管理流程，并且善于借助信息科技手段用于完成各類的檔案文書歸類與存放。因此，作為高校部門目前需要全面著眼于培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理負責(zé)人員，并且引進該領(lǐng)域的更多全職人員。

3.領(lǐng)導(dǎo)重視，做好文書檔案管理工作

從本質(zhì)上講，文書檔案管理應(yīng)當被置于首要的高校管理地位，因而需要做到運用合理措施來避免表現(xiàn)為形式化的文書檔案管理。在此前提下，作為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須著眼于重視文書檔案的日常管理，對于現(xiàn)有的各項管理機制也要做到不斷予以健全。唯有如此，文書檔案管理領(lǐng)域才能體現(xiàn)最大化的檔案管理效果，進而對于形式化的文書檔案管理現(xiàn)狀予以切實的改進。

4. 增強創(chuàng)新能力，提高服務(wù)效率

要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，無論是檔案管理工作、檔案信息交流還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，都應(yīng)以現(xiàn)代化技術(shù)手段作為媒介，充分利用網(wǎng)絡(luò)及計算機進行現(xiàn)代化管理，提高管理水平和效率，幫助解決問題。要確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識，扭轉(zhuǎn)研發(fā)者對檔案管理無效益的片面認識，形成研究新需求、接受新技術(shù)、應(yīng)用新手段的強烈使命感。與此同時，高校及其有關(guān)部門還要做到更多借助于信息科技手段，進而實現(xiàn)針對校內(nèi)文書檔案資源的溝通。各個不同高校之間若能做到頻繁進行檔案文書領(lǐng)域的資源互動，則可以保證分享現(xiàn)有的檔案管理珍貴經(jīng)驗，避免表現(xiàn)為盲目性的檔案管理現(xiàn)象。

5. 加強制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度

“著力推進制度創(chuàng)新工作，根據(jù)學(xué)校的管理體制、機制、機構(gòu)變化，甄別廢除完全不適宜的規(guī)定，修改、完善部分不相適宜的規(guī)則，建立新興業(yè)務(wù)的管理辦法，建立階段性修編檔案規(guī)范制度，為檔案工作提供強有力的組織制度保障?！痹跈n案部門外圍環(huán)境不斷變化的過程中，檔案工作制度建設(shè)不可能一蹴而就。為此，我們要定期對現(xiàn)有的規(guī)章制度進行評審，組織系統(tǒng)內(nèi)的管理力量集中進行篩選、修訂或補充，以使我們的制度符合實際和切實行之有效。從創(chuàng)建機制保障的視角來看，高校針對現(xiàn)階段的文書檔案全面管理必須能夠做到逐步予以推進，通過運用循序漸進的思路來彌補現(xiàn)有的檔案管理誤區(qū)，逐步做到健全現(xiàn)有的檔案管理模式與管理手段。針對各類不同的文書檔案來講，應(yīng)當切實做到全方位的篩選以及歸類工作，避免混淆各類的文書檔案信息。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，它不僅要求文書工作和文書檔案管理人員具有良好的工作能力和業(yè)務(wù)能力，有良好的職業(yè)道德和高度的責(zé)任心，而且也要求各級高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，為文書檔案管理工作提供各項保障。只有這樣，才能提高高校文書檔案管理水平，發(fā)揮文書檔案在高校改革發(fā)展中的作用，更好地為學(xué)校和社會服務(wù)。

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