左暉

摘 要：本次通過全過程管理、制度建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制落實、業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及現(xiàn)代化建設(shè)等手段的實施，探究如何加強化工建設(shè)項目的檔案管理。

關(guān)鍵詞：化工建設(shè)項目;檔案管理

1 引言

我國的化工產(chǎn)業(yè)一直保持持續(xù)高效的發(fā)展速度，產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，環(huán)保意識不斷增強，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造有序進(jìn)行，對于我國化工領(lǐng)域的發(fā)展起到極大的促進(jìn)作用。但在企業(yè)發(fā)展過程中，對于項目檔案的管理成為一個難題，特別是在信息化背景下，給化工項目檔案管理帶來更多的改變。

2 實施化工建設(shè)項目檔案全過程管理，確保檔案收集的完整性

按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定和要求，化工建設(shè)項目需要實現(xiàn)檔案的全過程管理，也就是從項目立項開始，到建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)管、驗收、使用等整個生命周期，都要實施科學(xué)的管理體制，這樣可以提高檔案信息的全面性和準(zhǔn)確性?；そㄔO(shè)項目的實施過程比較復(fù)雜，涉及到的內(nèi)容很多，專業(yè)性也非常強，進(jìn)行的檔案管理工作滲透到項目的每個階段和程序中，因此進(jìn)行檔案管理需要從源頭入手，持續(xù)在整個項目進(jìn)行過程中。檔案管理人員需要從項目立項、前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、驗收和竣工等環(huán)節(jié)，明確各個相關(guān)方的檔案管理職責(zé)和內(nèi)容，樹立統(tǒng)一的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確定好嚴(yán)格的檔案信息提交時間，并建立合理的考核制度，配合獎懲措施，提高管理人員檔案管理工作的責(zé)任意識和積極性，保證化工建設(shè)項目檔案資料收集的全面和準(zhǔn)確性，以便于為后期項目的改擴(kuò)建、運行等提供參考資料。

3 堅持化工建設(shè)項目制度管理、提高檔案工作質(zhì)量

因為檔案管理的復(fù)雜性，要保證有科學(xué)的制度作為管理依據(jù)。因此化工建設(shè)企業(yè)需要根據(jù)時代發(fā)展的特點，以及化工建設(shè)項目本身檔案的特點，完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行管理，比如《檔案法》等，還要參考本企業(yè)制定的檔案管理制度進(jìn)行?；そㄔO(shè)企業(yè)要根據(jù)項目的具體內(nèi)容，針對某個項目制定詳細(xì)的檔案管理制度，劃定明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理規(guī)范化;實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一驗收和統(tǒng)一移交的原則，促使檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化;制定科學(xué)的管理方式，包括檔案資料收集、鄭麗、歸檔、保存、轉(zhuǎn)交等，都建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照檔案類別、內(nèi)容、載體、表現(xiàn)形式等的不同，制定不同的收集和歸檔標(biāo)準(zhǔn)等。另外還要實現(xiàn)信息化管理，將檔案資料錄入到計算機(jī)中，為項目構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫，規(guī)劃科學(xué)的目錄形式，對每個環(huán)節(jié)或程序的資料內(nèi)容做好標(biāo)記，還要注意錄入時要反復(fù)核對信息，保證資料的準(zhǔn)確性。

4 建立化工建設(shè)項目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，提高檔案管理工作的效率

因為化工建設(shè)項目的專業(yè)性很強，涉及到的企業(yè)相關(guān)部門較多，因此需要建立檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案管理責(zé)任落實到位，避免出現(xiàn)無人管現(xiàn)象，提高管理效率。在化工項目建設(shè)過程中，要確定參與項目的各個單位，要求他們安排專門的項目負(fù)責(zé)人參與管理工作，從項目設(shè)計、物資采購、施工和監(jiān)督、竣工驗收等整個階段，都要求相關(guān)負(fù)責(zé)人的參與。同時還要保證這些負(fù)責(zé)人嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度進(jìn)行實施，自主收集和整理項目施工期間形成的各類資料，確保其全面性、準(zhǔn)確性，堅決拒絕資料信息遺失或損毀的問題。確定化工建設(shè)項目檔案管理部門的管理職責(zé)和范圍，將責(zé)任明確到個人和崗位，方便在出現(xiàn)問題后追責(zé)。通過領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制的落實，保證檔案管理的效率和質(zhì)量，并能實現(xiàn)橫向和縱向的全方位管理。這樣還能優(yōu)化配置檔案管理工作需要的人力、物力、財力等資源，將所有檔案管理資源進(jìn)行整合，提供清晰明確的管理流程，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5 強化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、提高化工建設(shè)項目檔案管理水平

檔案管理也是專業(yè)性很強的工作，因為這不僅涉及到檔案本職工作，還涉及到化工建設(shè)項目的相關(guān)內(nèi)容。較高的管理需求，要求從業(yè)人員既具備先進(jìn)的檔案理論知識和管理技能，又具備信息化技術(shù)操作水平，還要保證對化工建設(shè)項目有所了解，在規(guī)整檔案資料時不會出錯?；そㄔO(shè)項目涉及到土建、水利、安裝等專業(yè)，施工管理難度大，涉及面廣，驗收的質(zhì)量要求也高。但目前來說項目檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，專業(yè)水平不足，需要對其素質(zhì)進(jìn)行提升，這關(guān)系到項目管理工作的質(zhì)量。化工建設(shè)企業(yè)需要加強項目檔案的制度化管理，加強對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平;定期組織檔案管理知識、計算機(jī)操作技術(shù)、化工建設(shè)項目內(nèi)容等相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高業(yè)務(wù)能力;定期組織專家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)、檢查和督工，監(jiān)督檔案資料的整理、歸納工作;增加實踐經(jīng)驗的積累;對工作成效進(jìn)行考核，配合實施科學(xué)的獎懲制度，比如說將檔案管理工作成效和考核結(jié)果與績效相掛鉤，以提高管理人員的積極性。另外還要重視提高管理人員的責(zé)任意識和的道德素質(zhì)，提升對檔案管理工作的重視，從思想層面做好準(zhǔn)備，增強責(zé)任心，保證有高尚的職業(yè)道德開展工作。

6 提升化工建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)代化水平

在新形勢下要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升化工建設(shè)項目檔案管理的信息化水平。在這里，相關(guān)單位需要準(zhǔn)備完善的硬軟件設(shè)施，建立統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對化工建設(shè)項目和人員的信息化管理，研發(fā)針對本企業(yè)實際的信息化系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的適用性。做好信息化系統(tǒng)的更新工作，定期進(jìn)行補丁更新和漏洞處理，提高安全性和運行效率。對過去化工建設(shè)項目保存下來的的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)換成電子檔案，錄入到計算機(jī)中，形成數(shù)據(jù)庫，對內(nèi)容進(jìn)行整理和備份，防止資料丟失、損毀等。還要加強對于檔案搜索的信息化建設(shè)，提高檔案資料的檢索速度和查詢速度，加快檔案管理效率。建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案資料共享，推動化工建設(shè)項目的穩(wěn)定發(fā)展。

7 結(jié)語

化工建設(shè)項目的檔案管理工作對于整個項目建設(shè)的穩(wěn)定順利進(jìn)行十分重要，也關(guān)系到項目建設(shè)的質(zhì)量和效率。因此化工單位需要重視對項目的檔案管理工作，提高管理效率和質(zhì)量，為其他工作的開展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：盛虹煉化（連云港）港口儲運有限公司）