萬雅麗

摘 要：高中學籍檔案在記錄高中生學業(yè)情況、學校管理情況方面有巨大作用。隨著信息技術的發(fā)展，電子學籍檔案能更方便快捷的開展各種服務。學籍檔案管理從紙質到電子化管理，管理方式上產生了一些新的變化，高中電子學籍檔案要抓住特征、找準問題并尋求方法。通過通暢電子學籍檔案管理，讓教學工作更加智能化、最大限度的實現(xiàn)學籍檔案的價值，更好的服務于師生和社會。

關鍵詞：學校管理;電子學籍檔案;信息安全

一、學籍檔案的特征

隨著教學改革的深入推廣，擴大了教學規(guī)模，學籍檔案的工作量更大，學籍檔案的特征也更加凸顯，主要有以下幾個特征：一是唯一性。一個學生在高中三年的學習情況的所有記錄都真實的記錄在學籍檔案中。學籍檔案具有原始性、唯一性，是最有效的歷史記錄。在今日的一個法院審理案件中已經表明學籍檔案可信度高于學生持有的相關證件，兩者不一致時，應該以學籍檔案為準。學籍檔案的唯一性也是它具有巨大價值的重要原因，在電子學籍檔案管理要高效、便捷，發(fā)揮出其價值。二是保密性。學籍檔案中涉及很多個人隱私，如學生姓名、教師姓名、家庭情況、在校處分等。學籍檔案最終是人事檔案的重要組成部分，2018年新出臺的《干部人事檔案工作條例》中明確提出了涉及商業(yè)秘密、個人隱私的信息要按照國家的要求進行管理。學籍檔案的隱私性使得在電子檔案管理時將信息安全始終放在第一位。三是豐富性。學籍檔案的內容很豐富，例如入學報到證、學習成績單、體檢報告、校內獎懲資料、全國級及省市參賽資料、補考輟學轉學資料等。由于學籍檔案的內容豐富、來源甚廣，在進行電子學籍檔案管理時一定要做到共享，保證該入檔的資料從不同的來源處能匯集到一起。

二、電子學籍檔案管理的意義

電子學籍檔案管理在全國各普通高中已經開展，這并非在信息時代盲目跟風電子化，電子化管理具有以下意義：

首先，便捷了學籍檔案內容的歸檔工作。電子學籍檔案收集、整理及查詢都在系統(tǒng)中完成，采用定期在系統(tǒng)中錄入信息的方式。根據(jù)官方資料，全國有普通高中16153所，在校高中生2514.5萬人?？梢妼W籍檔案管理內容很多，教務工作者任務繁重，電子學籍檔案的實施優(yōu)化了紙質學籍檔案管理流程，更加省時省力。電子化的管理方式更能適應時代對學籍檔案的要求。

其次，方便了學籍內容變動和內容查詢。例如學生出現(xiàn)休學、復學、輟學、跳級、換班等時要對相關信息進行修改，手續(xù)繁雜。電子學籍檔案管理都在系統(tǒng)中進行，優(yōu)化了手續(xù)辦理的流程，提高了辦事效率。學籍檔案是伴隨人一生的重要檔案之一，利用非常頻繁，在學校期間查詢甚多。通過電子化檢索可以大大節(jié)省時間，提高效率。由于數(shù)量巨大，原紙質學籍檔案查詢需要翻找1-2天時間，現(xiàn)用系統(tǒng)查詢在1分鐘之內就可以搜索到利用者需要的相關信息。

最后，促進學校管理現(xiàn)代化。學籍檔案是學校管理的一個重要方面，學籍檔案的電子化能帶動學校管理水平的提高，能提升學校服務社會、服務教學的水平，推動校務管理工作標準化、統(tǒng)一化、電子化。

三、電子學籍檔案管理存在的問題

1.缺乏統(tǒng)一管理標準。目前全國各高中及上級部門已經建立了管理平臺。但仍存在學籍檔案信息資源分散、各信息源孤立存在的現(xiàn)狀。在管理中極容易出現(xiàn)重復投資、重復錄入、且沒有發(fā)現(xiàn)等情形。調查發(fā)現(xiàn)有些學校還存在著上級單位要求的系統(tǒng)與本校使用的系統(tǒng)為兩個不同系統(tǒng)的情況。本校使用的系統(tǒng)認為適用于本?，F(xiàn)狀，但上級單位系統(tǒng)認為可以在更多的高中推廣開來。這樣就降低了工作效率，兩個系統(tǒng)都要操作。這就是缺乏統(tǒng)一標準的弊端。另，在系統(tǒng)的操作環(huán)節(jié)中也經常有不科學的地方。由于沒有統(tǒng)一的操作標準，學校只能根據(jù)使用情況來優(yōu)化系統(tǒng)的設置，拉長了系統(tǒng)功能建設的時間，也耗費了更多的資金。因此缺乏標準會帶來很多管理環(huán)節(jié)上困擾。

2.檔案意識高度低。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，信息技術在檔案行業(yè)開始運用。信息技術運用具有復雜性，信息技術作用的發(fā)揮需要一個過程，人們對信息技術的優(yōu)勢的接收也需要一定的時間。調查發(fā)現(xiàn)很多高中領導都認為電子學籍檔案僅是通過系統(tǒng)錄入信息而已，而沒有充分理解出信息技術管理的意義，難以發(fā)揮出電子學籍檔案的意義，學籍檔案管理隊伍的力量也比較薄弱，在電子學籍檔案管理中難以做到規(guī)劃化和創(chuàng)新管理水平。

3.內容安全性有待提高。電子文件具有無痕性，一旦修改就直接覆蓋了原有的信息，導致了相關信息無法回溯，導致教務工作者在學籍管理時不便查閱到原始信息。反復修改在數(shù)據(jù)呈現(xiàn)上看不出來，若有人惡意修改內容則不宜察覺，只能通過查看操作者賬號來一一排查，排查耗時長且有力證據(jù)不足。由于學籍檔案內容都通過系統(tǒng)的方式呈現(xiàn)，所以系統(tǒng)安全是非常重要的。雖然還沒有出現(xiàn)重大的黑客攻擊事件，但應該防范于未然。如阿里巴巴等互聯(lián)網(wǎng)公司經常找到黑客攻擊，就十分重視維護用戶信息安全，用戶財產安全等。但現(xiàn)在學籍檔案信息安全度是沒有達到能防范相關信息安全危害的標準的。根據(jù)調查，很多高中學籍檔案管理系統(tǒng)沒有對可能發(fā)生的信息安全事件做預估也并沒有提前準備好應對措施，一旦發(fā)生相關事件造成的損失是難以挽回的。

4.缺乏專業(yè)過硬的管理人才。電子學籍檔案由于受重視度不高，領導對崗位的定位較低，在配備人員時沒有將計算機水平高，檔案規(guī)則意識強的優(yōu)秀人才配置到崗位上;在招聘時也難以將檔案專業(yè)的相關人員引入到崗位上;在用人時沒有搭建健全的培訓體系，無法通過培訓提升管理人員對電子化的適應力，對系統(tǒng)的操作能力;在留人方面，從事電子學籍檔案管理的教務人員待遇一般，他們沒有較強的職業(yè)榮譽感，缺乏對檔案工作的責任心，久而久之對工作的抱怨較多，工作交流也不通暢。

四、加強學籍檔案管理的路徑

1.加強學籍檔案管理相關制度建設與宣貫。學籍檔案的管理工作都應該有規(guī)范統(tǒng)一的管理制度，歸檔制度、收集制度、系統(tǒng)建設制度、元數(shù)據(jù)標準、利用制度、電子學籍檔案管理水平驗收標準等一系列符合本校實際的制度。同時還要加強對上位法的學習宣貫工作。學籍檔案與高中管理制度緊密相連也與《檔案法》、2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱條例）緊密相聯(lián)系。以新出臺的《干部人事條例》為例來剖析電子學籍檔案管理中對相關制度的貫徹。黨的十八大以來，各級組織人事部門在嚴把選人用人檔案關、開發(fā)利用信息資源應用、推進干部人事檔案信息化建設等方面積累的好方法，也需要以制度的加以明確，并以制度創(chuàng)新推動干部人事檔案工作各項改革措施真正落到實處的背景下制定的。學籍檔案是人事檔案核心材料，重要的組成部分。在電子學籍檔案管理時要有前瞻性，深刻把握條例的內涵，條例所要求的管理規(guī)范電子學籍檔案也要加以學習和落實，為電子學習檔案內容歸入人事檔案提前奠定良好的基礎。

2.提升檔案意識。首先要提升學校領導的檔案意識，在學校范圍內廣泛的宣傳《檔案法》、開展國際檔案日等活動，形成電子學籍檔案管理的組織管理隊伍，人盡其責，各司其責，落實電子學籍檔案管理的責任制。要得到校領導對電子檔案管理的認可度，加大對技術、資金、人才的投入，為電子學籍檔案管理營造良好的管理條件。其次要提升教務人員的檔案意識。教務人員是電子學籍檔案管理的核心人員，很多教務人員是電子學籍檔案的歸檔者，只有提升他們的管理意識才能提高歸檔的質量和數(shù)量，保證該歸檔的信息都能順利的納入系統(tǒng)中，減少信息孤島的存在。最后要提高高中生的檔案意識。要讓廣大高中生知道電子學籍檔案的重要性和唯一性，必須要如實的填寫相關的信息，必須要高度配合教務人員的檔案管理工作。只有提高以上三類人員的檔案意識才能提高電子學籍檔案管理的效率和保證歸檔質量。

3.做好信息安全保障。在電子學籍檔案的各環(huán)節(jié)中都與信息安全聯(lián)系緊密。在電子學籍檔案歸檔時要注意信息安全。由于學籍檔案來源廣，歸檔口就比較多，在各口信息進入到系統(tǒng)時要留好相關的操作痕跡，堅持誰錄入的信息誰負責的原則，保障歸檔信息完整安全。在電子學籍檔案查詢時要注意信息安全，在檢索功能設計時要充分考慮到檢索者級別和檢索內容的關聯(lián)性。要能控制檢索者查看內容和傳播范圍，不能傳播的內容一定能收到檔案部門的監(jiān)管，如果有違反傳播的行為一定能收到制裁。在電子學籍檔案管理時還要重視系統(tǒng)本身的安全。互聯(lián)網(wǎng)時代黑客攻擊事件時常發(fā)生，危害社會的人員及國際敵對分子若發(fā)現(xiàn)電子學籍檔案對其有巨大的利用價值，一定會采取各種手段盜取學籍檔案內容。各高中在學籍檔案管理時要防范于未然，在信息安全上提高技術手段。調查發(fā)現(xiàn)，一線城市有一些普通高中在信息安全確保上甚至會做黑客攻擊的模擬測試，這種測試可以進一步了解到現(xiàn)有的信息安全管理水平，提升人員的信息安全意識，如若遇到相關情況就能胸有成竹。

4.加強電子學籍檔案人員的人力資源建設工作。在管理人員招聘方面要加強對檔案專業(yè)人員、計算機專業(yè)人員的招聘，加強對不同年齡段不同性格人員的搭配招聘，讓電子學籍檔案管理隊伍成為一支有活力的隊伍，能出成績的隊伍。在管理人員的培訓方面，可以根據(jù)形勢多開展一些培訓工作，如與省市檔案館的檔案工作培訓、信息系統(tǒng)使用的培訓、與其他學校的交流培訓等。要讓管理者成為復合型人才，能在崗位上坐得住，能在崗位上多思考多創(chuàng)新。在管理人員的薪酬方面，要不降低電子學籍檔案人員的薪酬福利待遇，要改善工作設施設備，營造良好的工作環(huán)境，讓電子學籍檔案工作人員能有工作激情，對自己工作崗位有較強烈的認同感。

五、結語

電子學籍檔案管理在高中教務管理中是一個新課題，高中教務管理者在過程中已經取得了很多成績，通過不斷的優(yōu)化管理水平，將來我國高中電子學籍檔案一定能更上一個臺階。

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